會計電算化系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)控制度探討

　　【摘要】會計電算化對會計核算產(chǎn)生許多不利影響，為此在會計電算化下應(yīng)建立嚴格有效的企業(yè)內(nèi)部控制制度，以保證會計信息的真實、完整，保障會計工作的順利進行。
　　
　　隨著科學(xué)技術(shù)的進一步發(fā)展，現(xiàn)代電子信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于會計實務(wù)中，使會計人員的職能由核算型逐漸向管理型轉(zhuǎn)變，這一變革對會計理論和實務(wù)的發(fā)展具有深遠影響。會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)應(yīng)用到會計中，用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人工完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。會計電算化的實現(xiàn)改變了過去傳統(tǒng)的手工記賬方式，這使得企業(yè)的內(nèi)部會計控制制度也需要根據(jù)會計電算化的特點做相應(yīng)的調(diào)整和加強，這是保證會計信息真實、可靠的基礎(chǔ)。
　　
　　一、會計電算化對會計核算的影響
　　
　?。ㄒ唬嫏n案無紙化和電腦操作無形化
　　在電算化會計系統(tǒng)中，會計的業(yè)務(wù)處理程序及方法產(chǎn)生了很大的變化，導(dǎo)致各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和媒介也發(fā)生了很大的變化。在手工賬務(wù)處理程序下，會計信息以賬、證、表等形式處在不同的紙質(zhì)上，實現(xiàn)會計電算化后原來的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式資料減少了，并且原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核、復(fù)核等工作，現(xiàn)在由人工在機器上操作完成，其意義不同以往。
　　
　?。ǘ嬋藛T職責比較集中
　　企業(yè)會計電算化實現(xiàn)后，會計人員的職能劃分發(fā)生了很大的變化。在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，經(jīng)手人越多，業(yè)務(wù)處理透明度越高，錯誤和舞弊發(fā)生的風險越?。粫嬰娝慊到y(tǒng)下，原來有多名會計人員處理的事項，現(xiàn)在可能由一名業(yè)務(wù)人員在會計軟件上一次完成，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。
　　
　?。ㄈ嬰娝慊哟罅素攧?wù)舞弊和犯罪的風險
　　采用計算機進行賬務(wù)處理，其產(chǎn)生的財務(wù)數(shù)據(jù)存儲在磁性介質(zhì)上，那么未經(jīng)批準擅自改動數(shù)據(jù)的可能性就明顯增大，而且數(shù)據(jù)改動后可以不留痕跡，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。這就對會計檔案管理提出了更高的要求，不僅要保存紙介質(zhì)會計核算資料，而且要保管好以磁性介質(zhì)方式存儲的各種會計數(shù)據(jù)，維護好計算機軟件和計算機程序。
　　
　　二、會計電算化系統(tǒng)下應(yīng)建立嚴格有效的內(nèi)部控制制度
　　
　?。ㄒ唬┙⑼晟频臅嫏n案保管制度
　　鑒于會計電算化系統(tǒng)下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息具有無紙化的特點，企業(yè)應(yīng)當建立兩套會計檔案，一套以書面形式存儲；另一套以電子版存儲。打印輸出書面憑證、賬簿、報表，這些資料應(yīng)及時存檔，指定專人負責檔案保管，完善資料借用和歸還登記制度，為會計檔案設(shè)置標簽和索引，并定期進行檢查。另外，還應(yīng)對所有會計資料的電子版定期備份，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計憑證、賬簿、報表，并妥善保管好這些備份介質(zhì)，企業(yè)應(yīng)制定一旦檔案被破壞的事件發(fā)生如何采取應(yīng)對措施和恢復(fù)的辦法。企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等能及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
　　
　?。ǘ┙嬰娝慊瘝徫回熑沃?br/>　　會計機構(gòu)的每名會計人員應(yīng)明確各自崗位的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。電算化會計崗位可以按照電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析幾個崗位來設(shè)置。電算主管、數(shù)據(jù)分析可由會計主管兼任，但軟件操作（包括輸入原始數(shù)據(jù)，編制記賬憑證等）應(yīng)與審核記賬崗位相分離，系統(tǒng)操作的職務(wù)應(yīng)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)相分離。會計電算化人員的設(shè)置應(yīng)當符合企業(yè)的實際規(guī)模和企業(yè)的總體經(jīng)營發(fā)展目標。
　　
　?。ㄈ┙栏竦臅嬰娝慊僮鞴芾碇贫?br/>　　明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴格管理，定期更換，堅決杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件；操作人員離開機房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件；建立必要的上機操作記錄，記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等；健全必要的防治計算機病毒的措施，裝有會計軟件的機器不用于登陸互聯(lián)網(wǎng)站，拒絕不明來源和未經(jīng)防病毒檢測的軟盤、U盤、光盤等存儲介質(zhì)；機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數(shù)據(jù)。
　　
　　（四）建立有效的內(nèi)部審計制度
　　為監(jiān)督并促進系統(tǒng)運行質(zhì)量的提高，企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨立的內(nèi)部審計部門，在審計委員會或高層決策機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)下工作。內(nèi)部審計應(yīng)包括：１.對會計資料定期進行審計，審查會計電算化系統(tǒng)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定；２.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；３.審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容、做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；４.對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。
　　總之，會計電算化系統(tǒng)存在一些缺陷。因此，企業(yè)在使用這一會計核算工具時應(yīng)建立嚴格的內(nèi)控制度，而提高會計電算化人員素質(zhì)，規(guī)范和完善電算化會計信息系統(tǒng)操作和管理章程，增強數(shù)據(jù)安全意識，是當前強化電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的關(guān)鍵問題。
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