讓信息血液在企業體內循環

信息技術的高速發展與廣泛應用徹底改變企業傳統的內部控制體制

如今，信息已經改變整個社會基礎，以知識產權和管理能力為主的人力資本（知本），以信息技術為代表的高新技術形成的新經濟模式，將在21世紀世界經濟中起決定作用。這幅前景相當激動人心：人類將通過信息、文字、手勢、表情等各種自然方式與信息工具、用具交流，沉浸在十分和諧的人機交互環境中。

那么作為一個企業，在這樣的時代將如何生存發展？一個最強有力的途徑與保證就是，建立在信息流基礎上的內部控制制度。

信息技術的高速發展與廣泛應用徹底改變了企業傳統的內部控制體制。信息技術的應用增加了企業內部控制的潛在風險，但信息流程和業務流程的有效整合也給企業提高內部控制效率、增強內部控制效果帶來了前所未有的機遇。

雖然在信息技術環境下，企業內部控制制度仍由控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控五個基本要素構成，其框架體系未發生實質性改變，但是每項基本要素的內部構成卻呈現出新內容，表現出新特征，隨之帶來內部控制中的新問題。

控制環境

在信息技術條件下，企業內部控制環境將發生以下主要變化：

首先是管理結構扁平化。工業時代金字塔式自上而下逐層控制的組織形式，將轉變為信息時代扁平化、網絡化、民主化的組織形式。新經濟要求企業不斷創新，這需要個人、部門之間進行高效合作，需要有強烈的團隊意識和團隊精神。企業內部控制不是更多地基于權力需要，而是基于信息科學性和企業健康發展的需要。新經濟下企業內部控制層次明顯地減少，但責任更明確，效率更提高。內部控制通過每個人與組織建立合適“視窗”來進行，內部控制透明度也大大增強。

其次，內部控制方式與管理觀念將發生改變。信息技術應用產生巨大競爭力，增強企業靈活性。在企業這種新型扁平式組織結構之中，對等信息使得無論信息處于何處，企業內外部人員都能夠容易地獲得，領導不再是組織等級上層，而成為行動中心。信息經濟要求并倡導企業組織從機械式向虛擬組織而演變，這要求企業領導層學會在一個流動和動態的環境中發現內聚力并構造組織，既要有利于創造、革新、加快速度，又能在不斷磨合中加強內部控制和員工向心力。

風險評價

信息技術手段的不斷應用，在給企業帶來風險的同時也帶來了控制風險的機會和工具。

風險控制體系的變革，使內部控制的范圍加大。在信息技術環境下，雖然企業整體目標沒有改變，但伴隨業務流程的變化，系統開放性、信息分散性、數據共享性，以及來自企業的內外環境都發生變化，從而改變著傳統的風險控制內容和方法，擴大了內部控制范圍。

比如強大復雜的計算機系統增加了企業潛在風險，因為人們主觀判斷被忽略，數據處理過于集中，存儲數據可以被不留痕跡地改寫、刪除和復制，數據存放形式增加數據再現難度，數據處理過程無法觀測等等。這些新的風險點構成了內部控制的新內容。

有效利用信息技術，作為控制風險的工具。在信息技術環境下，廣泛使用信息技術為支持決策和改善業務與信息過程，提供了戰略機會，而風險普遍存在不是我們把信息技術拒之門外的理由，而是我們應樹立信息意識，把信息技術作為防范風險的工具，更新控制觀念，改變思維定式，有效利用信息技術為企業管控服務。

比如利用信息技術將控制嵌入到會計信息系統中，針對關鍵控制點制定相應的控制手段，強調預防措施、業務操作和對規章制度的遵守情況，從傳統管理的發現問題事后補救的做法，轉變為做到事前預防和事中控制，從而保證企業業務處理活動嚴格按一定規則進行，把信息技術作為控制風險的一個有效工具。

控制活動

信息技術環境下的企業需要分離新職責，取消舊職責，以反映用來設計和運行系統的手段更新。為了不斷改善內部控制，使其保持高標準，應識別與更高過程相關風險，制定相應控制程序以有效地降低風險。而不能讓特定控制程序限制了對技術的使用，使用技術將會使業務運行效率和準確率更高。

信息技術的引入增強了控制手段的多樣性、靈活性、高效性，加強了內部控制的預防、檢查與糾正的功能。控制的重點由對人的控制為主轉變為對人、機共同控制為主，控制程序也應當與計算機處理相適應。信息技術環境下的企業需要分離新的職責，取消舊的職責，以反映用來設計和運行系統的手段的更新。企業內部控制不是更多地基于權力的需要，而是基于信息的科學性和企業健康發展的需要。新經濟下，企業內部控制層次明顯減少，但責任更加明確，效率更加提高。

信息技術的恰當應用，可以使企業擺脫人員與資源限制，經濟有效地實現內部控制目標。在新環境下應形成新的控制理念：好的內部控制不應僅依賴過多的審核人員或復雜的控制程序，而應該依賴信息時代的控制哲學和恰當適用的信息技術。

利用信息技術將控制嵌入到信息系統中，及時中止預警計算機犯罪活動。隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動有所增加。如儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改；數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要數據，使得計算機犯罪具有很大隱蔽性和危害性，因此增加了內部控制的難度與復雜性，建立內部控制制度，應充分考慮技術能力，具備實時控制思想。

信息與溝通

與現代信息技術相結合的信息系統具有開放化、實時化、電子化等技術特點，在內部控制系統中呈現出新特點并發揮出新作用。企業內部控制關系也將發生明顯變化，由命令與控制向集中與協調轉變。

在工業經濟時代，企業內部等級非常明顯，工作先按過程分解，然后通過命令和控制再將其進行連接，指令往往來自企業上層。在新經濟時代，企業通過網絡可以很方便地使內部人員之間及與外部人員之間平等、動態地進行協作和溝通。企業中每一個人都是網絡中知識貢獻者，都可成為企業控制網絡上決策點或節點，都可盡可能地做出自己最大貢獻。

在新經濟時代，網絡銜接企業各職能部門，信息需求者可以獲取實時信息，使得工作在空間和時間上的接近不再是至關重要的問題，這樣內部控制可由順序化向并行化發展。通過這種方式，可使企業的設計、制造、銷售、加工、施工等人員并肩工作，共同控制企業物流和信息流。

開放的信息系統為內部員工、管理者以及顧客、供應商等外部團體提供了開放的溝通管道，有利于進行內部溝通與外部溝通，使得組織內員工清楚了解內部控制制度規定和各自責任；管理者隨時掌握內部控制制度的執行與生效情況，并可從外部信息中獲悉關于本企業內部控制功能的重要信息。

網絡信息的真實性受到質疑。網絡開放環境很難避免非法侵擾，會計信息系統很有可能遭受非法訪問甚至黑客或病毒的侵擾，直影響新環境下信息系統的信息品質。在網絡環境下，財務信息的傳遞借助于網絡及時完成，電子符號代替了會計數據，磁性介質代替了紙張，財務數據流動過程中簽字蓋章等傳統交易授權手段不再存在，這些都給內部控制提出了新問題。

監控

信息技術的應用，使得內部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點。這些程序化內部控制的有效性取決于應用程序，如果程序發生差錯或不起作用，由于人們對計算機系統的依賴性、麻痹大意以及程序運行的重復性，使得失效控制長期不被發現，從而使系統“在特定方面發生錯誤或違規行為的可能性較大”。