電算化條件下的內部會計控制

當前，企業在建立了電算化會計系統后，企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，為企業的內部控制帶來了許多前所未有的新問題，那么，要在電算化條件下成功實施內部會計控制，須加強研究與創新。

一、電算化對內部會計控制的要求

由于計算機的飛速發展，數據庫技術的普遍應用，傳統的會計核算工作已經絕大部分被電子數據處理系統所代替，人們利用計算機的記憶功能、數值計算和邏輯運算功能，以及龐大而且先進的數據庫，基本代替了會計的手工操作。由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大提高了會計工作的質量，改變了會計工作的面貌，為會計人員參與管理提供了更大的空間。手工會計是通過原始憑證到記賬憑證、到賬簿，再到報表這樣的流程來開展核算工作的，其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄等工作，尤其是記賬過程避免不了許多重復轉抄工作。而電算化會計僅需將原始憑證一次錄入，其他的過程均可由計算機進行處理且瞬間即可完成。因此可以說，電算化會計不僅徹底解放了會計人員的雙手，同時也為激活會計人員的頭腦創造了條件，使他們有精力、有條件去關注、履行會計原本就有的職能——會計監督，也即會計控制。又因為實踐中不斷開發出的許多先進適用的軟件項目，使電算化會計可以完成大量在手工會計條件下難以完成的信息處理工作，如各種輔助核算和管理會計核算工作，而這些核算正是實施會計控制所必須的，或者說是會計控制的重要內容之一。

會計電算化不僅為實施會計控制提供了眾多機遇，同時也對會計控制提出了嚴峻挑戰。一方面，是電算化會計的實施給會計控制帶來了新的難題。實施電算化會計以后，為一些人利用計算機進行舞弊提供了條件。由于利用計算機進行舞弊比手工操作的隱蔽性更高，防范也就更困難，所以，加強電算化會計的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更為重要的，是要在電算化會計程序中增加會計控制功能，并按此思路來進行設計和開發電算化軟件，從而使會計的反映和監督兩大職能平衡發展。多年來，由于會計以反映為主，電算化會計的監督功能實際上處于弱化的境地。為此，需要大力開發會計控制的功能，擴展數據庫，建立以多種數學方法和數學模型為主的方法庫和模型庫。在進行會計控制功能的開發時，會計人員應熟悉業務，了解市場和國家政策，清楚控制點，能系統掌握以數學為主的管理會計方法。此外，還要與系統開發人員密切配合，集中精力研究控制什么、用什么會計方法控制和怎樣控制等一系列問題。

二、電算化條件下的內部會計控制的內容

筆者認為，就企業會計而言，電算化條件下（包括財務網絡系統）的內部會計控制具有以下幾方面的控制內容。

1、組織與管理控制。在此項控制內容中，需重點關注職責分配、人力配置和內部審計三個控制點。①適當的職責分離。在企業內部，可考慮設置電算化管理中心，由此中心全盤規劃，合理布局，采取措施確保各工作站、終端和人員之間適當的職責分離；②優化配置人力資源。良好的人力資源管理對于企業內部控制的順利實施起著關鍵性的作用，因此要制定措施，確保人力資源的合理利用。③發揮內部審計的作用。內部審計的本質是一種特殊的組織控制，通過內部審計部門對網絡會計系統信息的質量和完整性進行獨立和公正地監督與評價，有利于系統內部自我約束、自我激勵機制的建立與健全。

2、系統開發控制。系統開發控制是為保證電算化會計系統開發過程中各項活動的合法性和有效性而設計的控制措施，它應貫穿于系統規劃、系統分析、系統設計、系統實施和系統運行測試與維護的各個階段。其主要內容包括如下：①明確開發目標，制定項目管理計劃，進行項目的可行性研究與分析；控制開發進度，監督開發質量，檢查各功能模塊設置的合理性及程序設計的可靠性，提高系統的可審性。②檢驗整個系統的完整性，對系統的容錯能力、抗干擾能力和發生突發事件的應變能力以及系統遭遇破壞后的恢復能力進行重點測試；做好人員和設備等資源的整合配置以及初始數據的安全導入，保證新舊系統的轉換有序進行。③一旦發現電算化軟件可能存在安全漏洞，應立即進行在線修補與升級，并將所有與軟件修改有關的記錄報告及時存儲歸檔。

3、日常操作系統管理控制。日常操作系統管理控制是電算化條件下內部會計控制的重要內容，也是我們最熟悉的一項內容，其控制點主要包括：①制定上機操作規程。主要指軟硬件操作規程、作業運行規程和用機時間記錄規程等。②加強系統人員的操作管理。人作為會計電算化系統主體，是電算化發展的基本動力和信息安全的最終防線，人員操作管理的重點是權限控制。系統管理員被賦予超級用戶管理權限，主要負責系統硬、軟件的管理維護和資源分配，操作人員應按照被授予的權限嚴格作業，不得越權接觸系統，系統程序員不得進行業務操作，以避免人為因素或操作不當給操作系統帶來不必要的損失和風險。③建立計算機資源訪問授權和身份認證制度。即明確每個用戶的安全級別和身份標識，并分別定義具體的訪問對象；④建立安全稽核機制。對系統操作的事件類型、用戶身份、操作時間、系統參數和狀態以及系統敏感資源進行實時監控和記錄，進行必要的權限設置，以便能夠對各種不同的操作進行用戶識別和遠程請求識別。⑤設置安全檢測預警系統。即實時尋找具有攻擊特征和違反安全策略的數據流，實時響應和報警。

4、網絡系統安全控制。目前，有許多具備會計電算化條件的單位，建立了財務專用的網絡系統，那么，對于財務專網的系統安全控制，應從以下方面設置控制點。①硬件設備安全控制。硬件設備安全主要涉及計算機機房環境和設備的技術安全要求。應制定網絡計算機機房和設備的管理制度、崗位職責和操作規程，嚴格禁止無關人員接觸系統，專機專用；計算機機房應充分滿足防火、防潮、防塵、防磁和防輻射及恒溫等技術要求，關鍵性的硬件設備可采用雙系統備份。②系統軟件安全控制。嚴格控制系統軟件的安裝與修改，對系統軟件進行定期的預防性檢查，系統被破壞時，要求系統軟件具備緊急響應、強制備份、快速重構和快速恢復的功能。③系統入侵防范控制。為了防止非法用戶對網絡系統的入侵，應采取設置防火墻，身份認證和授權管理等安全技術，用以限制外界對主機操作系統的訪問；用以隔離開應用系統與外界訪問區域之間的聯系，限制外界穿過訪問區域對網絡應用系統服務器尤其是對會計數據庫系統的非法訪問；加強口令的控制，提供授權訪問控制和用戶身份識別。

三、電算化條件下內部會計控制的實施措施

1、要做好管理基礎工作，尤其是會計基礎工作。管理基礎主要指有一套比較全面、規范的管理制度和方法，以及較完整的規范化的數據；會計基礎工作主要指會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎工作，電算化會計信息系統無法處理無規律、不規范的會計數據，電算化工作的開展將遇到重重困難。

2、加強日常操作程序的管理控制。制定相應的上機守則與操作規程，是操作控制制度化的具體體現。上機守則主要是對電腦機房內工作所作的一般性規定，操作規程則是提出了計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

3、加強組織與管理控制。必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。如授權和執行的分離，保管和記錄的分離，以及在電算化部門內部的職責分離等，通過進行內部職責分工，加強內部控制。同時，要加強內部審計。內部審計既是企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。內部審計必須包括以下幾個方面：①對會計資料定期進行審計，主要看電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合有關內控制度，憑證附件是否規范完整等。②審查電子數據與書面資料的一致性。如查看賬冊內容，是否做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理是否予以及時調整。③監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象。④對系統運行各環節進行審查，防止存在漏洞。

4、加強系統安全與網絡的安全控制。加強系統安全控制，主要應從防止未經授權的人員擅自動用系統各種資源，減少因外界因素導致計算機故障等方面入手。主要的控制措施包括：①訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財務專用電腦。②設置操作權限限制。③操作人員身份的密碼控制，④數據存儲和處理相隔離。⑤機房的工作環境保護。

（作者單位：陜西省財政廳國庫支付局陜西省廣電局財務管理中心）