用好“現代教育技術裝備管理系統”（青島版）提升裝備管理水平

自2003年開始，青島市教育局下發紅頭文件，決定在全市中小學推廣使用北京現代朗塑科技發展有限責任公司在其享有著作權產品“現代教育技術裝備管理系統”的基礎上，結合青島地區具體情況推進二次研發的青島版“現代教育技術裝備管理系統”，我區29所小學也參與到這項工作中來。通過4年多的使用，有了不少的切身體會，現分幾個層次簡述如下：

1 青島版\"現代教育技術裝備管理系統\"的產生背景和主要目的、作用

2000年前后，隨著教育越來越被整個社會所重視和關注，政府對教育的投入不斷加大，青島市教育系統的裝備資產也在迅速增長，但是， 按傳統的統計方式出來的統計數字是否真實的反映了全市教育系統的裝備資產情況和使用情況，這在報表上很難得到完全的驗證，我們的心里更加沒底。單純看報表只能發現一些明顯的問題，由于上報口徑的不同和人為因素等，要想就某一方面了解準確的情況，往往需要就某個專題或具體的單項進行全市、全區的統計，每年可能進行數次，耗費了很多人力，卻仍發現有單位出現數據前后不一致的現象，有時到基層調研才發現有些問題和報表不盡相同，有些學校的報表可能就是拍腦袋想出來的。為了使國有資產得到更好管理及更充分的利用，了解全市教育的真實家底，更好的為教育教學服務，為領導的決策服務，解決現有的一系列問題，提高工作效率，青島市教育局裝備辦決定吸取北京市的經驗，在全省率先推行全市范圍的裝備日常管理和統計的現代化工作。

采用這套系統后，對我們來說，發揮的主要作用有以下幾條:一是提高了工作效率，可以經常對感興趣的課題進行軟件統計分析，基本是想做多少次就做多少次。而以前這往往要動用區、校兩級人員做大量的工作才能完成，還要受各種現實條件的限制。統計匯總也不再那么枯燥了，學校上報數據工作結束后，只需要在管理系統內按幾個按鈕，數分鐘后，便可以生成全區的統計報表。二是為領導決策和日常工作提供了準確、可靠的數據支持。以前，我們每年都作全區裝備資產的統計，但數據總有變化而且不知道數據是否代表學校真實狀況，采用裝備管理系統后的一年里，在匯總、分析后發現，原來統計的3600萬裝備資產，實際只有2900萬，多出來的有的是將不屬于裝備的資產進行了統計，有的帳務不相符，等等。通過準確數據，領導也清楚了裝備的實際家底，在原有的預算基礎上加大了對裝備的投入。今年的數據統計工作結束后，由于功能教室的數據發生了較大變化，我們向領導建議，準備加大對部分功能教室（如：實驗室、語音室）的投入力度，滿足學校日常教學的需要。三是對學校的儀器設備的評估分析更加準確了。以前，我們想對學校的儀器設備達標情況進行分析，只能按目錄逐條對比，由于數據量大，每年又都有變化，好多學校在上報的時候只把當年最主要的變化反映出來，還有的學校是數據數年一個樣。采用這套系統后，由于提供了強大的評估分析功能，可以從多方面進行評估，我們能準確地知道學校尚需配備設備的詳細目錄、數量、金額，達標情況也可以從金額、數量等幾個尺度進行衡量。由于在新版本中，對儀器目錄的大大擴充和對所有儀器設備提供了參考價格，所以，對未達標的儀器設備進行金額估算，從而看學校的達標情況，更顯得有實際意義。

2 業務部門的專業指導和對專職人員的培訓是做好學校裝備日常管理現代化和裝備統計現代化的基礎

當初，這套軟件剛發下來的時候，我們想，既然軟件把各種功能都設計進去了，軟件的操作是主要問題，提高操作人員的微機操作水平、進行錄入工作的分工是這項工作的重點。所以，我們區雖然要求學校財產管理員參加，但更多的學校派了信息技術教師參加了市裝備辦和區電教站組織的“現代教育技術裝備管理系統”的操作培訓。具體實施的時候，開始的確是軟件操作成了工作的重點，由于資產管理員操作不熟練而信息技術教師對工作流程不熟悉以及軟件初期不完善帶來的問題占據最初工作的大部分時間，許多教師打電話詢問，在朗塑軟件公司的工程師的支持下，解決了教師在操作中的一些問題以及軟件局部設計不完善的地方。隨著操作的熟練和發布了兩三個軟件補丁，操作問題就很少發生了。

此項工作之所以能在我市及各縣區得到全面推行，主要是市裝備辦從一開始就重視人員的培訓問題，把建、管、配、用落到實處，從骨干力量的培養到大面積的普及培訓，都抓到實處。請來朗塑軟件的開發人員對各縣市、局屬中學進行軟件操作的骨干培訓，通過講解、操作，解決了老師們在實際工作中碰到的一些問題。也為各縣市區、局屬中學的普及培訓打下了良好的基礎。通過逐級培訓，并通過裝備辦嚴格的數據審查和糾正，大大提高了上報數據的質量。

3 裝備軟件的研發使用必須與當地的實際情況相結合，并吸取裝備人員的建議進行改進，使其更加適用

我們在軟件使用之初就發現，盡管研發人員之前做了大量調查，但在裝備的具體業務上還是有所欠缺，因此導致軟件設計的一些瑕疵。另外，每個地方都有自己的具體情況，因此，軟件在細節上的通用性就很難做到。如在一些部門的設置上，出現了名稱不同，部門、處室設置數量不同的情況；配標中特教缺少合適的配標等。這些，不但需要軟件研發人員熟悉軟件技術，更要深入了解裝備業務，了解當地的情況，摸清用戶的具體需求，才能設計出人性化、功能完善的軟件。為解決這個問題，市裝備辦專門從各縣市區、局屬中學中選出多名教師用于研究軟件功能設計、使用上的問題，并結合裝備業務知識和易于教師操作的理念，提出很多建議，與研發人員不斷溝通、交流，使得軟件不斷得以修改完善。

4 利用軟件解決工作中的具體問題，為領導決策提供依據

最早，管理軟件多用在數據上報和實驗教學管理方面。隨著軟件的持續使用，我們嘗試利用軟件解決工作中更多的實際問題，從而提高工作效率呢？針對學校中大量使用的重要資產——計算機我們做了單獨的統計分析，結果發現，雖然區內學校計算機數量很多，近兩年更換了大批品牌計算機。但現有大部分仍是舊機器，而拼裝機在其中占了很大比例，使用時間在5年以上的占了一定比例。根據日常工作經驗，我們判斷出區內有相當多的舊計算機處于將要報廢和閑置的狀態。因此，我向領導建議，對舊計算機的實際使用狀況進行調查，以便能使這批計算機利用起來。在領導的指示下，我們對區內學校的計算機使用情況進行了專題調研，通過調研發現，有部分舊計算機需要報廢，還有很多能正常運行的計算機因不適應新課程的需要長期閑置（還有的學校有了新計算機就將舊的放置一邊了）。

調研后，通過電教站同事們群策群力，決定對還能運行的舊計算機采用Windows2003終端方式對進行改造，在實驗、試點后，在重慶路第二小學召開現場會，從而拉開了區內500臺舊計算機改造、利用的序幕。青島晚報還對此進行了報道。試想如果沒有軟件對計算機情況的全面統計分析，這一舊計算機的改造工作也就無從做起。管理系統在這項工作中發揮了重要作用。

5 為充分發揮管理系統的作用，還要加強日常的調研及督查、檢查工作

裝備管理軟件設計初期，就試圖包容教育技術裝備管理的方方面面，從儀器設備賬目管理、庫存管理乃至各種簿冊的使用記錄到數據的查詢、統計分析、實驗教學，基本能用這套系統對裝備的日常工作進行全方位的管理。我們也越來越依賴軟件做統計分析和依據系統產生的結果作為工作的依據。如領導要求我們對儀器的配備情況進行統計分析，沒采用管理系統前，我們往往要用數天甚至半個多月的時間進行統計匯總，從向學校布置統計要求，到匯總數據，聯系交流到最后生成數據，反反復復經過數次修改才能最后成稿。如遇要求在三、四天甚至更多時間內提供數據，則往往只能拿出以前的匯總數據再根據當前的總體情況進行修改，其間最多聯系、了解幾個單位目前的具體數據，數據的準確性和參考作用便打了折扣。現在，利用軟件，對于不太復雜的數據提供要求，短則幾分鐘，多則1小時，就肯定能產生結果，在很大程度上提高了工作效率，并為多項工作提供的確切的數據支持。近兩年，除向教體局內部多個科室提供了數據支持外，我們還為區文化局的圖書使用情況調查、區經計委的廢舊物資報廢處理情況調查、區政協現代技術技術情況調研及市區教育督導室督察等多項工作提供了及時、準確的數據支持。盡管管理系統功能強大，但也不能放松對學校工作的日常調研及督察、檢查工作。如：我們到學校檢查時發現，學校還提出了一些軟件上不易直接發現的問題，如常用易損儀器經過多年使用，逐漸老化，已經影響到了部分課程的日常教學。班班通計算機在學校里的使用并未完全按要求到位，有挪用和閑置的情況。實驗開出情況和實際有出入等。這些都是我們在到學校調研的時候發現的，這使我們感到，除了用軟件進行管理外，還要加強裝備人員隊伍的管理、培訓，強化軟件錄入的準確度，完善日常管理制度和常規管理手段，待軟件完善后更要加強日常的調研和督查力度，使裝備管理更加規范化，為教育主管部門提供更加真實、可靠的資產數據，最大限度的為課程改革、為教育教學、為師生的成長提供服務。