企業人力資源管理外包的必要性及風險

人力資源管理外包是隨著企業中人力資源部門由行政性角色向戰略性角色的轉變而產生的。它是指企業將部分人力資源管理活動或業務外包給供應商的過程。一般來講，企業把一些重復性的、事務性的、不涉及企業機密的工作（比如工作分析與崗位描述、員工招聘、員工的培訓與開發、薪酬與福利、員工檔案管理、人力資源管理信息系統等）外包給從事該項業務的專業機構完成，而對其它一切涉及企業機密的職能依然由本企業內部的相關部門來完成和管理。

在美國，出現了大量的專業PEO（ProfessionalEmployer Organization）公司，這些公司是客戶公司的聯合經營者，為客戶公司承擔有關工資發放、保險、福利、上稅、員工檔案招聘錄用、培訓等管理工作并提供相關報告等，專門為企業提供人事方面的服務。

一、人力資源管理外包的必要性

基于人力資源管理部門由行政角色向戰略伙伴角色的轉變，企業的人力資源管理部門就不應當每天只專注于一些簡單的、重復性的工作上，而是應該從傳統的人事活動中解脫出來。因此，人力資源管理外包就有了存在的必要性。主要從以下幾方面來考慮：

第一，從成本——效益角度考慮，外包能夠降低企業的人力資源管理成本。通過人力資源管理外包，利用專門從事人力資源服務的服務商對本企業的人力資源事務性工作進行管理，這不僅可以提高管理的效率和準確性，促進企業人力資源管理從繁瑣的事務中“解脫”出來，專注于企業的人力資源短期和長期規劃，實現人力資源管理戰略性角色的轉變，還能大大降低企業對人的管理成本。

第二，基于勞動分工的理論，外包有助于企業獲得高素質的、專業的人力資源管理。企業將招聘、培訓、檔案管理等一系列的非關鍵業務交由獵頭公司、培訓公司和人事代理機構等組織代為進行，這些服務商由于對特定領域的知識、技能十分精通，往往可以提供更專業的人員，更先進的技術，更高質量的服務，使得企業可以將工作重心集中于自己更具優勢的方面。

第三，基于核心競爭力理論，外包有利于提高企業的核心競爭力。外包就是將自身的核心競爭能力保留下來，而將非核心的部分包給比自己更具成本優勢和專業化優勢的企業，使企業能夠把更多的精力、資源投入到核心業務，以此來創造核心優勢，最終達到提高企業核心競爭力的目的。

第四，中小企業管理資源不足，從而產生外包需求。中小企業面臨的主要問題是資源不足，不少中小企業由于規模的限制，沒有設置人力資源管理職能部門；有的企業雖然設有人力資源部，但沒有人力資源管理的專業人員，部門主要從事一些最為傳統的行政性人事活動，如發放工資、負責考勤、填報表格等。因此往往沒有系統的人力資源管理制度，不能給雇員提供完備的福利待遇和培訓機會，更沒有人力資源規劃。而外包的服務商中有各方面的專家，他們能夠為客戶公司提供更為有效的人力資源管理工作。從而使中小企業有機會通過利用外部資源彌補自身不足，從而降低員工離職率，留住優秀員工。

第五，從企業風險承擔角度考慮，外包有利于分擔企業風險。市場經濟運行和經營者自身業務活動的復雜性，經營者認識能力的滯后性，使企業面臨來自法律、政策、公司治理、金融、技術等一系列的風險，如果將這部分職能外包給專業性的人力資源管理咨詢公司，可以使企業獲得高效的人力資源管理服務。

二、人力資源管理外包的風險因素分析

人力資源管理外包作為一種新生的事務，由于其發展還不完善，所以在給企業帶來巨大利益的同時，也存在著潛在的風險。

第一，外包服務商選擇不當及機密泄漏所帶來的巨大風險。外包管理使企業面臨較大的安全風險，特別是有關敏感的經營機密，一旦泄漏給競爭對手，將使企業喪失對某些人力資源管理關鍵環節和優勢資源的獨占性，必將對企業產生不利的影響。另外由于企業外包要求資源實現共享和優化，因此一旦企業不再采用外包方式時，就涉及到如何避免企業機密泄漏等問題。

第二，成本估算失誤所帶來的風險。外包的目的在于降低成本。企業將現有工作人員完成特定活動的成本與外包所產生的成本進行對比，如果外包成本遠遠低于自行完成成本，則選擇外包。因為利用服務商的專業化和規模化效應可以降低成本，但是關鍵點在于，簽訂合同之前應該對成本進行準確的預測。一般情況下，顯性的成本（薪酬、福利、辦公設備、場地租賃等）都較好估算，但是對于一些隱性成本（如維護與服務商的良好關系、企業員工對完成的外包工作的滿意度等）很多企業卻不夠重視，因此造成企業在進行外包決策時做出錯誤的決定。

第三，外包決策失誤所帶來的風險。外包決策是指企業在開展外包業務時，決定對哪些業務進行外包，哪些業務由自己完成。企業人力資源管理外包的內容是有選擇性的，并非所有的人力資源管理工作都適合外包。企業需要結合自身的發展戰略和實際需要來確定人力資源管理外包的內容。如果企業不能充分認識到自己的核心業務，將不適宜外包的人力資源管理職能外包出去，會給企業營運帶來不同程度的風險。

第四，對企業內部人力資源管理人員的影響。首先，影響外包企業人員獲得人力資源管理直接知識和經驗，不利于人力資源管理技能的提高。其次，影響員工的工作熱情與積極性。所以在進行外包時，如果沒有充分的宣傳，很容易在員工中產生恐慌，使員工產生抵觸情緒，從而不利于企業的發展。同時，外包還會使員工有“受制于外部人”的感覺，因此也會產生相應的抵觸。

三、人力資源管理外包風險的規避

人力資源管理外包的存在，大大的提高了管理的績效，但是同樣也存在一定的風險，那么如何才能規避風險使企業的損失降到最低呢？

第一，慎重選擇外包服務商。外包服務商的選擇是外包管理中非常重要的環節。企業除了考慮價格因素外，還應當重點考察服務商的信譽、質量、可靠性等。若是從未用過服務商，可以選擇其實力雄厚、信用記錄好的公司，或者通過正在進行人力資源管理外包的企業了解相關服務商的信息。

第二，針對成本估算風險與決策失誤風險，作為企業的決策者，在企業準備實施人力資源管理外包之前，必須進行成本效益分析并且先界定清楚，某一職能是否真的適宜外包。進行成本分析時不但要將現有人員完成某個特定任務的成本，包括員工薪酬、福利、辦公設備等與外包的成本進行比較，而且還應該考慮其他的一些問題，比如，企業現有員工的未來能力變化、企業的技術狀況變化、員工和管理人員對外包工作的滿意度、什么方式可以帶來最高的回報率以及可能由此引起組織的混亂程度等。

第三，與員工充分溝通。某項人力資源管理職能外包后，原來負責該項業務的員工可能被換崗，甚至被辭退。因此企業管理者應當做好充分的溝通。在溝通的同時，應當讓員工了解，企業為他們制定了個性化的發展方案以幫助他們盡快勝任更有挑戰、更有意義的工作崗位；同時可以推薦他們到承包該業務的外包服務公司工作，以此取得員工的信任，讓員工了解其在外包中所應扮演的角色，以便積極做好本職工作。

第四，簽訂完善的外包協議，同時注重與外包商及時進行溝通。協議的目的在于明確雙方的權利與義務，在簽訂過程中尤其要注意“保密協議”的簽訂，以此降低企業的風險。與外包服務商的溝通在于讓外包商充分了解企業文化，企業的需求，避免服務偏差或不當造成損失。

除此之外，企業還可以對外包商加強監控，建立風險預警管理體系，做到未雨綢繆，防患于未然，以減少企業的損失。

（作者單位：西安航空技術高等專科學校）