首先,仔細看看你是如何回復或歸檔每封電子郵件的;看看你選擇保留哪些郵件,又刪除了哪些郵件;當收件箱中充斥著未回復郵件時,你是否會感到焦慮?
事實上,你的收件箱就是你自己。
收件箱的布局和整潔程度,能反映出你的生活習慣、精神狀態,甚至父母養育你的方式。“如果收件箱中滿是郵件,卻不加以清理,那可能意味著你的生活也是一團糟。”美國一位互聯網行為心理學家說,“或者你可能很戀舊,生活中可能還有很多沒做完的事情。”
另一方面,如果你每隔10分鐘就下意識地清理收件箱,那你可能太過心急,會與機會失之交臂,并且往往會忽略細節。你過于追求秩序,會影響你處理其他事情的精力,比如不夠關心家人等。
收件箱是真實生活的微縮寫照。沒有管理收件箱的萬能靈藥,因為每個人的情況都各不相同。不過互聯網行為心理學家相信,更多地了解自己如何管理收件箱,將有利于更好地了解自己的生活狀況。
如果你的收件箱中有1000封郵件,這可能說明你雖然不想錯失機會,但有時卻來不及抓住它;如果你的收件箱中只有十封郵件,說明你前進的腳步過于匆忙,難以細細品味生活的樂趣。
沉迷電子郵件已成為一種普遍的文化現象,但其副產品——“收件箱沖動癥”卻尚未得到普遍關注。有些人醉心于將每條郵件都放到對應的文件夾中;有些人一有垃圾郵件就刪除;有些人一收到媽媽的電子郵件就趕緊回復,生怕她不知道自己依然愛她等等。與此相反,一些人拖拖拉拉,郵件總想等到明天再去處理。
收件箱里的雜亂無章,反映出人們在家庭、婚姻和財務方面的雜亂無章。
營銷顧問斯考特就患上了一種他稱之為“收件箱癱瘓”的病癥。那次他的收件箱中有500封郵件需要他答復。“我覺得很內疚,甚至不敢打開郵箱查看。”他說道。在絕望中,他決定刪除所有郵件,然后給通訊簿上的400人群發郵件,撒謊說互聯網服務商通知他,可能無法收到一些郵件——所以他才沒給朋友和客戶及時回復。“大家都很同情我。”他說,“這樣我才得以重新開始。”
一個研究個人效率的網站創始人說,那些在生活中彬彬有禮的人,可能更容易陷入收件箱的噩夢之中。因為他們覺得有義務及時回復郵件,缺乏對郵件不理不睬的勇氣。不過他也說到,要學會對郵件不理不睬,這非常有必要。因為如果你在工作時不善于拒絕別人,那么你的收件箱很可能面臨危機,因為當你迅速回復電子郵件時,人們會用郵件跟你不斷聯系,最終把他們的問題變成你的危機。
許多人熱衷于實現“收件箱零郵件”,每次一聽到Outlook的來信提示音,就會中斷手頭的工作來處理郵件。但一個人不可能同時做幾件事,這只不過是經常從一件事上跳到另一件事上,而每次轉換時,你都得再熟悉一遍情況。用這種方法干一天的活,會浪費很多時間。
更理智的整理收件箱的方法,是將郵件放入不同文件夾,以主題或需要關注的程度分門別類,每星期專門拿出一些時間清理一次收件箱。加拿大多倫多的一位大學講師曾研究了數百名辦公室一族,發現有個財務總監,收件箱中居然積攢了百萬封郵件。講師建議此人干脆將以往的9000封郵件一次性刪除。
對那些淹沒在郵件海洋中的大忙人來說,唯一的解脫方法就是刪除舊郵件。這位大學講師管這種方式叫做“安樂死”。
何摘自2006年12月12日《青年參考》