發展現代檔案咨詢服務的可行性分析

一、什么是現代檔案咨詢服務

現代檔案咨詢服務是隨著檔案中介機構的產生而發展起來的，它是檔案中介服務的重要內容，同時也是咨詢業的重要組成部分。在檔案中介機構的各類業務中，它以相關的信息、技能、知識作為輸出形式，提供層次較高的智力服務。它的相應機構——檔案中介機構的獨立性較強，不是檔案行政管理部門的附屬機構，而是具有法人地位的、自主經營、自負盈虧的實行獨立核算的企業，即實行企業化經營，以有償服務為主。現代檔案咨詢服務所提供的服務不再局限于一些內容直白、淺顯的事實性查詢、檢索性咨詢，而是以檔案信息、與檔案有關的技術知識為輸出形式，綜合利用現代科學技術和方法，提供質量相對較高和服務層次較高的智力密集型服務。如1993年成立的上海檔案咨詢服務中心的服務內容就包括了檔案工作發展戰略和檔案管理模式的咨詢，科研成果的推廣應用，檔案技術、法律、政策方面的咨詢及相關項目的可行性論證等研究性咨詢項目，使原來單一的基于傳統業務項目輸出為主的服務方式轉變為以各類檔案信息、檔案管理技能、檔案知識及相關科研成果輸出為主的較高水平的咨詢服務。

雖然現代檔案咨詢服務與傳統的檔案咨詢服務都是以檔案這個特殊事物為基點，但現代檔案咨詢服務有著更廣的服務對象和更深的服務層次。它以現有資源為基礎，開發特色服務，在提供檔案管理實體業務和一般的檔案信息咨詢服務的同時，側重于提供高層次、高知識含量的智能性服務，為領導決策及社會各項事業服務。它既是現代咨詢業的重要組成部分，又是檔案服務于社會的重要窗口。現代檔案咨詢服務有必要，而且有能力向著產業化方向發展，成為真正獨立的檔案咨詢服務事業，由單一的業務管理咨詢服務向系統的綜合性管理咨詢服務過渡，綜合運用現代科學知識和技術，向檔案咨詢服務網絡化方向發展。

二、現代檔案咨詢服務存在和發展的必要性

1、豐富和完善咨詢服務市場

隨著信息化、知識經濟的深入發展，人們對檔案的需求越來越多，要求越來越高，碰到的有關檔案的問題也越來越復雜。這些需求是其他咨詢行業所無法滿足的，現代檔案咨詢服務則可以大顯身手。同時，由于檔案信息的原始記錄性、檔案工作的成熟系統性，使得現代檔案咨詢服務相對于其他咨詢行業更加真實可靠。如果能夠充分利用檔案的特色，開發特色性咨詢服務，提供高層次、高知識含量的智能性服務，它將具有其他咨詢服務行業無可比擬的優勢。它不僅可以單獨開展檔案咨詢服務，如幫助客戶進行工程項目檔案論證、提供檔案法律咨詢和檔案科研項目咨詢等；而且它還可以和其他行業合作，參與大型綜合咨詢，提供輔助決策性咨詢服務，因此豐富和完善咨詢市場，現代檔案咨詢服務必不可少。

2、檔案工作社會化的迫切需要

檔案工作社會化一直是我們要實現的一個目標，具有咨詢業性質的現代檔案咨詢服務是實現這一目標的有效窗口。它的服務性特點以及積極主動的工作方式會有效地帶動檔案部門認識上的轉變，促進檔案部門社會意識的增強；它有著廣闊的社會接觸面，服務成果更具科學性和知識性，是讓社會了解、認識檔案及檔案工作的有效渠道和有力的宣傳方式；更重要的是它可以促進資源的社會化，咨詢人員在充分調查研究的基礎上，對檔案信息資源及其他信息資源進行開發利用、加工提煉，通過咨詢服務這個窗口將檔案信息及相關的各種信息最大限度地傳播、滲透于社會的各個角落，能進一步提高資源的

共享程度。

3、促進檔案事業的改革

隨著我國各項改革的深入，檔案部門也在不斷進行或大或小的改革和調整，最突出的表現就是檔案局、館合一，強調要強化執法監督職能和拓寬社會服務功能。這要求檔案行政管理部門必須從大量具體的、直接管理的檔案事務中脫離出來，集中精力研究和開發新領域，搞好宏觀調控和統籌規劃。某些中介性的檔案咨詢服務機構恰好可以配合檔案行政管理部門承擔起這部分具體檔案管理事務。因此，開展現代檔案咨詢服務是對檔案事業體制改革的有力促進。

4、活躍檔案工作機制

市場化和規模化是咨詢業存在和發展的基礎，是產業化的核心和評價依據。現代檔案咨詢服務的產業化也是不可阻擋的趨勢。不進行產業化的經營，服務成果就不能盡快地轉化為生產力，現代檔案咨詢服務也就失去了存在和發展的意義。因而商業經營性是現代檔案咨詢服務最基本的特征之一，咨詢成果轉讓在市場上進行，實行直接有償化，服務機構具有獨立的法人資格。在檔案服務中引入有償服務，實現檔案信息有償服務及產業化的目標，啟發、激活檔案人員的思維，可以有效活躍檔案工作機制。

三、現代檔案咨詢服務存在和發展的可行性

1、市場基礎

現代檔案咨詢服務機構是市場化和商業運作的機構，市場是其生存和發展的最主要的空間。隨著我國社會主義市場經濟體制的進一步完善和市場體系的進一步健全，逐步完善的信息市場與技術市場及咨詢業的深入發展，必將為其提供更廣闊的發展空間。同時由于占經濟主體地位的企業對檔案管理方法的選擇具有一定自主權，其管理處處都是以利潤最大化為目標，必然會拋棄不利于提高管理效益的管理方法，轉向社會尋求專業化咨詢服務。如果交付一定費用后，既能解決問題，又能提高管理效益，那么現代檔案咨詢服務必將得到市場的認可和信任，市場需求就會比較大。

2、物質技術基礎

現代檔案咨詢服務是知識密集型的檔案服務方式，它的發展需要充分的物質技術條件作為基礎，主要包括一定的資金和設備、容納豐富的信息資源的數據庫和信息中心及其他先進技術。我們一直在進行的檔案管理現代化的努力和嘗試為發展現代檔案咨詢服務提供了一定基礎，如在管理思想、管理手段、管理組織及管理人才上的現代化程度都有所提高。雖然目前發展現代檔案咨詢服務的基礎還很薄弱，但還是具備一定發展潛力的，只要給予重視、采取相應措施，現代檔案咨詢服務的物質技術條件是會很快得到改善和加強的。

3、人員基礎

包括人員的數量和質量。現代檔案咨詢服務人員可以來自在職檔案工作者、檔案學者和專家、專業咨詢員、經驗豐富的離退休檔案工作者等。這些是發展現代檔案咨詢服務充足的人力資源。另外，檔案部門已越來越認識到人才的重要作用，比過去更加重視了對檔案工作人員素質的培養和對人才的吸收，檔案人員的業務水平和知識結構在整體上有很大提高。雖然同其他咨詢行業相比，現代檔案咨詢服務人員的素質在整體上有待進一步提高，但他們仍是重要的潛在力量，使得現代檔案咨詢服務得以存在和發展。比如上海檔案咨詢服務中心，在1993年初成立時，其專兼職工作人員中，高級職稱人員三名，至1998年增至五人，中級職稱人數達三十多人。正是由于他們的存在，使得該中心在短短幾年內，承擔了各類咨詢服務項目八十多項。所以可以說現代檔案咨詢服務具備了最基本的發展力量。

4、實踐基礎

很多現代檔案咨詢服務機構是在不斷增加和擴大的檔案中介機構的基礎上發展起來的，當前社會上以“檔案事物所”、“檔案信息交易中心”等各種形式存在的檔案中介機構實際上都承擔著現代檔案咨詢服務的職能。20世紀90年代中期以后，檔案中介機構數量逐漸增多，如上海、浙江等地都建立了規模不等、名稱各異的檔案中介機構。數量增加的同時，現代檔案咨詢服務的深度和層次也有明顯提高。比如業務范圍由最初的代管檔案，整理裝訂檔案，抄寫、著錄、打印檔案目錄等拓展到科研成果的推廣應用，檔案技術、法律、政策方面的咨詢及有關項目的可行性論證等研究性咨詢項目。這些實踐中取得的成果不僅為現代檔案咨詢服務贏得了社會信譽和實踐經驗，更證明了它完全可以和其他咨詢行業一樣蓬勃發展下去。

參考文獻：

1、張占倉主編：《現代咨詢及咨詢產業》，地震出版社，2001年3月。

2、齊虹：《關于檔案信息咨詢產業化的思考——兼議檔案中介機構產生的必然性與發展方向》，《北京檔案》2000年第11期。

3、上海檔案局編：《檔案中介機構研究》，1999年。

4、鐘杏云：《產業化發展階段論》，《技術經濟與管理研究》2003年第2期。

作者單位：廣東外語外貿大學