鐵路工程竣工文件的編制原則與管理要求

一、竣工文件的

編制原則

1、鐵路建設項目接管單位的檔案部門在工程開始組織施工即應介入竣工文件的編制工作。在工程施工過程中應組織人員深入施工現場，對本管段內建設項目竣工文件的形成、積累工作進行監督、檢查、幫助、指導，在工程竣工前重點督促、幫助施工單位編好竣工文件。

2、監理單位應依據監理委托合同在施工過程中負責檢查、監督施工單位及時收集和整理竣工文件及竣工驗收資料，并按規定檢查竣工文件的質量和完整性。

3、施工單位的工程項目負責人、總工程師是該項目竣工文件編制工作的組織和領導者，主持竣工文件的編制工作。應做好統籌安排、督促和檢查編制工作情況，要確保參加編制工作人員的相對穩定。主管施工的技術人員必須參加竣工文件的編制工作，必須堅持誰施工誰負責編制的原則，竣工文件未交驗合格該項目技術負責人不得離開該工程項目。

4、工程項目總工程師或工程技術部門負責人應直接領導和組織有關人員參加編制工作，并成立竣工文件編制的工作班子，進行具體分工，落實到人，各司其職。

二、竣工文件存在的問題

1、重視程度不夠。各施工單位對編制竣工文件的重要性認識不足、重視不夠、措施不力；未堅持“誰負責施工，誰主管竣工”的原則；不采取邊施工、邊收集和整理原始資料的方法，造成資料不真實、不齊全、東拼西湊、寫回憶錄，工程竣工后項目總工程師、技術主管工程師已調走，造成竣工文件不能按時提交接管單位審核時，就臨時組織突擊，這樣編制出來的竣工文件肯定是不符合規定和要求的。

2、不完善、不齊全。表現在簽字不完善，有些工程檢查證在工程竣工后，還有施工負責人、主管工程師、檢查工程師、監理工程師簽字不完善的現象。試驗資料有的只簽姓不簽名，在試驗報告中隨意不填寫的現象較多，如不填寫理論配合比選定的編號，河砂、卵石、碎石產地、鑒定編號等；各種重要的表格、施工記錄、施工質量記錄、材料出廠合格證、質量檢驗報告等無責任人簽字，竣工圖上沒有蓋施工單位的竣工圖章，等等。

3、不準確、不真實。比如，有的竣工圖與實物不符，變更設計沒有如實在竣工圖上反應出來，竣工數量匯總表的數量與實際不符，施工小結和工程總結內容混亂，突擊補寫或“寫回憶錄”的現象普遍存在。更為嚴重的是分項、分部工程質量檢驗評定不是完成一項評定一項，而是完工以后由內業人員補填，根本不能反映現場實物質量，這是各施工單位的通病。

4、不規范。竣工圖上文字說明和描圖線條不規范，所畫線條分不清粗、細實線、漏畫線條，無比例尺，尺寸線標注不清，標注尺寸錯誤，鋼筋編號錯誤等。

5、文件理質整量不高。在施工過程中收集的資料存在問題較多，如有用鉛筆、圓珠筆填寫，用雙面復寫紙復寫，有的復印件和曬的竣工圖模糊不清，卷內文件排列順序有誤等等，沒有嚴格按照鐵路建設項目竣工文件編制原則編制。

三、提高認識，明確責任

1、提高認識，加強領導。竣工文件編制的好壞，是展現企業形象、企業管理水平的一項重要標準，也是提高企業信譽的一個窗口，竣工文件不能按時移交，將會造成極大的損失。一是建設項目不能按時初驗；二是工程末次驗工計價無法進行，尾工款不能及時回收；三是項目部不能按時撤除，增加了項目部管理費用；四是施工單位的社會信譽受到損害。因此，必須引起企業各級領導的高度重視，分工負責，統一領導，督促檢查，狠抓落實。

2、把現場技術資料的管理納入計劃管理

把現場技術資料的管理和積累工作納入施工生產計劃，做到生產計劃與積累資料的計劃同時執行。項目經理部在編制生產計劃的同時，編制技術資料的形成收集計劃，在檢查生產任務完成時相應檢查技術資料的積累、整理情況，建立技術資料管理臺賬，并將每月形成的技術資料登記造冊，及時地與完成的工程項目核對，這樣就避免了技術資料的遺漏和重復的現象。

3、確保資料的真實性，加強原始資料的積累

提高項目部對技術資料的積累是確保竣工文件編制完整的基礎。項目部是施工單位的基層管理單位，它在施工生產過程中收集和積累的技術資料，是竣工文件資料的主要來源，項目部對技術資料提供的好壞直接影響竣工文件編制質量。施工單位和下屬項目部應把技術資料的積累和竣工文件編制工作看作是為用戶服務的一個重要內容，項目施工過程中只完成工程實體是不夠的，還要有優質的竣工文件為用戶的使用、管理、維修和改擴建提供可靠的依據。只有把“為用戶服務”的思想提高到對工程負責、對企業負責、對國家負責的高度上，才能把資料積累、編制竣工文件變為自覺的行動。

4、明確分工，把積累技術資料的責任落實到人

對項目部經理、技術主管、內業資料技術人員應明確職責，并由公司施工技術部定期對項目部進行考核。

項目部經理職責：對本項目在施工中所產生的技術文件資料的完整、準確負全面的責任；督促檢查技術、物資人員及時做好技術資料的收集和整理；在工程竣工時組織有關人員及時繪制竣工草圖和竣工資料的整理工作。

項目部技術主管職責：在安排布置施工和技術工作同時布置技術資料的積累工作，并分工落實到人；在分項、分部工程進行到一定階段時，及時檢查技術資料的收集形成情況；督促檢查負責歸口竣工資料人員的工作；檢查督促工地試驗室及其他人員提供資科的情況；檢查內業資料技術人員繪制竣工草圖是否與現場相符，同時檢查整體的技術資料是否正確；建設項目工程竣工后及時編寫技術總結。

項目部物資主管職責：提供外來材料、設備質量證明書、產品出廠合格證、圖紙和技術資料、使用說明書等，這些是竣工文件編制必備資料。

內業資料技術人員的職責：對分管的工程項目必須確保在施工中形成資料的完整、準確；歸口收集的各種資料，按項目工程進展的階段，將工程施工中形成的資料隨時整理好、并繪制竣工草圖，及時提交技術總工程師審定、歸類立卷成冊。要求各級職能部門和有關人員實行崗位責任制，分工明確，促使他們在平時就能夠自覺地收集和整理資料，使技術人員養成竣工文件資料的形成和編制應緊跟工程進度的習慣。

5、加強隊伍建設，提高編制人員的素質

鐵路基本建設工程竣工文件涉及的專業多，每個專業都是一門科學，技術人員在提高專業工作技能的同時也要學習一些檔案專業知識，了解檔案基礎資料形成中的一些基本要求，可以采取崗位練兵和在職培訓的方式。要經常組織施工技術人員學習新規范、新標準、新技術和鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法，提高自身的業務素質。老同志要搞好“傳、幫、帶”，特別是對剛從學校招聘來的大、中專畢業生，要對他們進行指導和幫助，講解從資料收集到完成竣工文件編制全過程的內容和做法。

6、竣工文件編制的分工與協作

堅持誰施工的工程，由誰負責編制竣工文件的原則，各施工合同段的施工單位，按照《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》及《中國鐵道建筑總公司檔案管理辦法》的規定，負責組織竣工文件的編纂工作，按單位工程裝訂成冊。分包工程應按施工合同的規定，由總承包商負責組織本合同段竣工文件的歸口、審定、匯總工作，按單位工程裝訂成冊。建設項目(區段站、長隧道等)由建設單位向幾個施工單位發包的，各承包單位負責收集和整理所承包工程的竣工文件，交建設單位匯總、整理，或由建設單位委托一個承包單位匯總、整理。

7、建立健全編審、評比、獎勵制度

竣工文件的審核是避免錯漏的重要環節，基層單位(項目經理部、工程隊)的技術主管，要認真審核所提供的竣工資料，嚴格把好這道關。在施工過程中要經常檢查收集的資料是否齊全和符合要求，工程完工后，要檢查編制的進度和文件的質量。公司必須指定專門從事竣工文件編制工作的人員到現場進行審核工作，確保竣工文件的編制質量。竣工文件全部編制完成后，施工單位要組織有關人員，對編制的竣工文件進行總結評比，對編制及時、質量高、成績突出的單位和個人，要給予表揚和獎勵，對編制工作較差的單位和個人應進行批評和處罰。獎懲制度的執行會極大增強技術人員的事業心和責任感，能有效地促進技術資料的收集和整理按計劃完成，可加快竣工文件的編制進度，為按期、準確、完整移交竣工文件奠定良好的基礎。

作者單位：中鐵十六局集團四公司