區縣檔案館如何在網絡辦公環境下實踐檔案信息化工作創新

檔案信息化工作的實踐內容包括館藏檔案和未移交進館的檔案數字化、管理軟件平臺（B/S或C/S結構）網絡化和信息化、提供利用憑證化。具體內容是文件級檔案目錄、案卷級檔案目錄、照片檔案目錄、全文檔案數字化、音頻視頻檔案數字化等。由此可見檔案信息化工作的實踐成果為網絡辦公環境下開展檔案信息化工作創新提供了數據級基礎準備，同時亟待解決檔案信息資源孤島等利用問題必然提到日程上來。

以北京地區的檔案信息化工作實踐為例，十八個區縣在不同程度地推進檔案信息化工作，大部分區縣都已經形成了自身特色的檔案信息化思路和模式，各基層部門都已經完成了網絡寬帶接入服務，為互聯互通打好了基礎。同時各區縣財政對檔案信息化工作的投入在逐年加大，互聯網的核心交換技術已經進入成熟期，形成了做好檔案信息化工作的大環境。

一、解析檔案信息化工作，

為網絡辦公環境下的創新理清思路

1、網絡辦公環境下的檔案信息化工作的定義。通過實踐我們認為，檔案信息化工作是通過計算機遠程訪問和控制技術、數據庫存儲技術、開發（合并兼容傳統紙質文件紙質檔案處理流程轉向網絡電子文件電子檔案處理流程）轉換軟件平臺的運用，實現提高辦公效率的文檔處理的無紙化，從而達到文件、檔案的一體化，實現檔案信息的高速檢索利用的一個工程。有針對性地開展網絡辦公環境下的檔案信息化工作創新，貼近區縣檔案局館的業務工作，可以為每項檔案業務工作的開展提供一種或幾種工作思路。

2、開展網絡辦公環境下的檔案信息化工作，是對傳統檔案管理工作模式的突破，對于檔案指導工作的延伸，意義更加深遠。通過互聯網遠程訪問和控制技術的運用，指導人員可以在自己的辦公桌前查看分管基層單位的檔案管理情況，實現檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，及時方便地對基層檔案員的問題進行解答，減少了奔波之累。同時還可以及時發現分管單位未按要求進行歸檔的問題；針對編研工作，對于文字（大事記、組織機構沿革等）、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數字化編輯和儲存，并通過計算機和多媒體技術對多元的信息資源進行圖、文、聲等信息的合成加工，非常容易地形成檔案編研材料，用于合乎民意的宣傳工作；對于檔案管理工作中的閱覽工作的影響，同樣不可小視。通過網絡平臺的構建，并利用遠程數據庫查詢功能，解決檔案的自然老化與人為損害等問題。對于現行文件的利用，也會有本質的促進。只要是在網絡平臺上歸檔的電子文件（非涉密和非劃控），均可在網上實現公眾利用查閱。網絡辦公環境下的檔案信息化，必然使檔案工作者改變傳統的思想觀念，自覺地更新知識，促進《電子簽名法》的真正落實，真正實現提供利用憑證化。運用因特網技術中瀏覽器——服務器技術和終端——服務器技術，開展管理工作的實踐，將會不斷提升檔案管理工作創新水平。

二、實踐檔案信息化工作，

為網絡辦公環境下的方法創新積累經驗

1、必須樹立檔案信息化工作是網絡辦公系統工程的重要組成部分的觀念。以往的網絡辦公系統與檔案信息化工作是兩個單位的事，彼此不搭界。伴隨網絡辦公系統（OA）的逐步運用，兩輛目的相同的車，在不同的路徑上行駛即將匯入同一軌道。只有檔案信息化工作成果在網絡辦公系統充分利用起來，網絡辦公的效率才能迅速體現。同樣，只有網絡辦公系統中匯集了檔案信息化成果，才能使政府對檔案信息化工作的投入得到高效回報，檔案工作才能得到重新認識和定位。

2、只有在網絡辦公系統的大環境下，構筑電子文件管理平臺，將傳統文件的收發與電子文件的管理全部納入這個OA系統中，才能真正進行和開展電子文件的管理、電子檔案的原始性認定和《電子簽名法》中相關內容的落實。檔案信息化工作必須創新，才能適應越來越多網民利用的需求，才能適應已經形成的各種類型的檔案數字化成果，如專題目錄數據庫、全文檔案數據庫、照片音頻視頻檔案數據庫的整合管理和在不同數據庫間相互檢索利用。同時區縣檔案館開展檔案信息化工作，又是能夠加大多年來區縣檔案館的檔案鑒定工作力度，或者說是為只重館藏接收、不想或不敢開展鑒定工作，提供了可操作的機遇。因為檔案數字化工作的開展，不僅要對紙質檔案進行數字化，還要進行前期檔案的鑒定，用前瞻性的眼光來處理檔案數字化，對于重份的、副本的、（無批復的）請示等要進行有序的剔除。這些都是檔案信息化部門要統籌考慮的問題。

3、破除網絡辦公環境下開展檔案信息化是給傳統檔案業務工作增加工作量的觀念。大部分區縣檔案業務指導部門每年六月進行紙質檔案歸檔，檔案目錄通過軟件（或專用軟件）形成并打印成紙質目錄。如果電子文件的歸檔流程涵蓋紙質檔案的歸檔流程并完成歸檔工作，這種工作模式的質變，對檔案工作的影響深刻而意義重大。實質上檔案工作量不是增加了，反而因為在網上歸檔的實現使工作量減少了。在網絡辦公環境下形成的電子文件，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過網絡辦公系統（含檔案管理模塊）進行迅速、有效、多角度的整理，不再需要對它進行類似紙質文件那樣的分類整理，而是根據不同的需要，利用網絡辦公系統對電子文件進行虛擬的自由組合分類檢索，從而解決了查閱檔案的查準和查全的問題。

三、網絡辦公環境下開展檔案信息化工作創新

需注意的幾個問題

1、保證電子文件歸檔的只讀性，同時要履行電子文件交接如同紙質檔案移交進檔案館同樣的相關簽字手續。也就是說，做好歸檔電子文件的技術處理工作，無論是通過磁盤或光盤移交的還是通過網上移交的電子文件，都要將已歸檔的電子文件能過技術軟件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮憑證效用。

2、檔案信息化工作中，探索電子文件存儲載體的記憶信息不滅失的辦法。以磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際儲存的驗證，目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行復制，以防止信息損失。昌平區檔案局館的做法是每兩年進行抽檢，每五年進行全面重新轉存。

3、檔案信息化工作人員知識結構的改變必須得到重視。目前，無論是基層檔案室還是區縣檔案館，檔案工作人員所用的絕大多數是紙質文件的歸檔經驗與做法，對檔案信息化工作的認識還有待提高，還不能適應網絡辦公環境下的檔案信息化工作的需求，因此要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握檔案信息管理數字化、網絡化、信息化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

4、在雙套制歸檔模式下，克服“重紙質檔案、輕電子文件歸檔”的不成文模式和認識，積極探索紙質、電子文件合二為一的可能性。從區縣檔案工作的實踐來看，大部分電子文件可以實現磁盤光盤存儲管理，即存于網絡服務器或脫機保存于磁帶機、大容量光盤中。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”（分別由管理科和信息化科負責接收），因此在歸檔內容上形成“兩套制”，即紙質載體與磁盤、光盤載體兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具，在“備注”中注明利用時參照。通過幾年的實踐筆者認為，應大力推薦減少紙質檔案的歸檔，加大同期電子文件的歸檔強度和建立評估考核機制，努力構筑磁盤、光盤載體（在服務器上直接利用或脫機保存于檔案庫房）歸檔為主，紙質載體歸檔為輔的做法。如果當年歸檔的檔案憑證價值較高，則另存一套以“件”為單位的相應的紙質檔案，這樣不僅能夠優化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。

作者單位：北京市昌平區檔案局