數碼照片歸檔等（三則）

1、我單位現在照相都使用數碼相機，請問對這些數碼照片如何歸檔？

答：現在各單位普遍使用了數碼相機拍攝，數碼照片的歸檔與管理和傳統以感光材料為載體的照片的歸檔與管理既有區別又有聯系。數碼照片形成的數量比較多，但在歸檔時仍然要注意鑒別，一次會議或活動的照片歸檔5-8張即可；需要歸檔的照片要進行沖洗，并編制文字說明，便于今后的利用。與傳統照片的區別在于：數碼照片是電子文件的一種，其格式應遵循《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）的要求，采用JPEG、TIFF等格式；為保證數碼照片的清晰度和沖洗質量，數碼相機的像素不能太低；在歸檔沖洗照片的同時，也應對電子文件形式的數碼照片進行歸檔，將一年中需要歸檔的數碼照片通過歸檔程序，在線歸入本單位電子檔案數據庫中，同時將其刻錄在一張或多張光盤上進行脫機歸檔。（曉 文）

2、我單位是一個新成立的單位，請問應該如何開展檔案工作？

答：對于一個新成立的單位，可以從四個方面建立和開展檔案工作。

第一，建立健全檔案管理網絡。單位要成立檔案機構，規模大、檔案門類多、數量多的單位可以成立檔案處、檔案科，一般的單位可以設立檔案室，規模小的單位即使不成立專門機構，也要指定專門的檔案工作人員負責檔案的收集、整理和利用等工作。單位要有一名領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中的人財物問題。各部門要設立兼職檔案人員，負責收集、整理本部門形成的需要歸檔保存的文件材料，并向檔案部門歸檔。單位要形成有主管領導分管，檔案人員主管，兼職檔案人員負責的檔案管理網絡。

第二，建立、健全檔案管理的各項規章制度。這些制度既包括綜合性的管理制度，又要包括各種門類和載體檔案的歸檔制度。綜合性制度一般包括：本單位檔案工作的領導體制、組織管理原則、相關部門職責；檔案機構的職責、任務、管理權限以及檔案工作人員任職要求；檔案工作的內容、范圍、形式及相應保障措施，如對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計以及檔案利用等工作做出的原則規定，并分別制定檔案保管制度、檔案利用制度、檔案統計制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、主管領導崗位責任者、專職檔案人員崗位責任者、兼職檔案人員崗位責任者等。各種門類和載體檔案的歸檔制度一般包括：文書檔案歸檔制度、會計檔案歸檔制度、聲像檔案歸檔制度、科技檔案（包括基建檔案、科研檔案、設備檔案等）歸檔制度、電子文件歸檔制度、實物檔案歸檔制度等。

第三，開展專兼職檔案人員的培訓。檔案工作是一項有一定專業性的工作，為適應工作需要，專兼職檔案人員應接受一定的崗位培訓，學習檔案的收集、整理等方面的知識。

第四，對積存文件進行收集和整理。

上述四項工作不是截然分開、必須按階段完成的，而是相輔相成、互相促進的。例如，制定檔案的歸檔制度與清理積存文件的工作可以互相補充，通過清理文件完善檔案的規定范圍，通過制定制度指導具體工作的開展；而檔案人員的培訓與清理文件的結合起來，可以達到理論指導實踐，實踐促使檔案人員操作水平的提高等。（亦 青）

3、我單位的工程項目比較多，請問在工程項目的建設中有哪些材料需要歸檔？

答: 基本建設工程檔案簡稱基建檔案，是科技檔案基本種類之一。它是在各種建筑物、構筑物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和使用、維修活動中形成的科技檔案。即，一個建設項目從醞釀、決策到建成投入使用的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料。基建檔案的特點是建設項目成套，一個建設項目的檔案是有機聯系的整體。其檔案內容構成一般包括：可行性研究、任務書，設計基礎材料，設計文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，財務，以及其他資料等。（曉 文）