國外科研文件和檔案管理研究

一、國外相關(guān)術(shù)語的涵義

國際檔案理事會大學(xué)和科學(xué)檔案分委員會（ICA/SUV），2003-2004年開展的關(guān)于“科學(xué)（science）”，“研究（research）”，“科學(xué)文件（records of science）”國際調(diào)查①揭示，國際上對科學(xué)、研究和科學(xué)檔案的認識存在差異。

關(guān)于科學(xué)的認識有三種：包括社會科學(xué)在類的所有科學(xué)；不包括人文和社會科學(xué)的科學(xué)；其它。

關(guān)于研究的認識有學(xué)術(shù)性與非學(xué)術(shù)性研究之分。

科研文件的定義不僅國際學(xué)術(shù)領(lǐng)域和國家間存在差異，機構(gòu)間也存在不同認識。主要有五種視角：第一種是科研項目視角，如在奧地利和比利時，科研文件指科研項目形成的文件；第二種是科研機構(gòu)視角，如在澳大利亞和加拿大，科研究機構(gòu)科學(xué)活動及其文化背景中形成的所有文件被看成科研文件；第三種是科學(xué)家及其科學(xué)活動視角，如美國密西根大學(xué)將科學(xué)家活動的文件及其私人信件看成科研文件，第四種是狹義的科研活動視角，如在英國，與科研活動直接相關(guān)的文件被看成科研文件；第五種是廣義科研活動視角，如在瑞典、捷克、愛爾蘭，整個科學(xué)研究活動中形成的所有文件被看成科研文件。

本課題調(diào)查②揭示國外科學(xué)研究領(lǐng)域中使用頻率最高的詞是文件而非檔案，文件管理是科學(xué)研究活動中所有相關(guān)人員都廣泛關(guān)注的話題，檔案則主要是檔案領(lǐng)域和歷史研究者才關(guān)注的話題?？蒲形募母拍畎蒲袡n案，科研檔案僅是其中需要永久保存部分。

二、 國外科研文件和檔案管理中存在的主要問題

研究揭示國外科研文件和檔案管理中存在的主要問題有三個方面：

第一，對已經(jīng)形成的科研檔案的鑒定問題，這是過去和現(xiàn)在及未來都面臨的難題?？蒲袡n案的鑒定存在誰該對其負責(zé)的爭議和不同的責(zé)任模式，無統(tǒng)一認識。有大學(xué)學(xué)術(shù)委員會負責(zé)、系主任負責(zé)、科學(xué)家負責(zé)、科研項目負責(zé)人負責(zé)、檔案館工作人員負責(zé)和其他多種多樣的責(zé)任形式。采用最多的是檔案館工作人員負責(zé)，其次是科學(xué)家負責(zé)。目前尚缺少科學(xué)的依據(jù)和廣泛認可的統(tǒng)一原則和標準。

第二，對正在形成的數(shù)字檔案的保護問題，Arovelius調(diào)查報告③揭示國外大多數(shù)機構(gòu)對科研文件的數(shù)字保護仍無對策，電子文件主要采用的是其自然格式的保存，只有少數(shù)機構(gòu)采用了遷移和仿真保護方法。對檔案管理機構(gòu)而言，采用OAIS模型可以對已經(jīng)形成的數(shù)字檔案的長久保存和利用，但難于介入正在形成和將要形成的電子和數(shù)字科研文件的前端控制與真實性保證。

第三，對科研文件管理規(guī)劃的國際性研究問題。McCarthy andSherratt ④指出科研文件的科學(xué)管理可以反映學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域的造假、學(xué)術(shù)不軌行為、知識產(chǎn)權(quán)保護、法律和財務(wù)的責(zé)任承諾情況，有必要開展專門研究，其收益不僅限于對文件和檔案管理的專業(yè)知識貢獻，不僅限于對科學(xué)領(lǐng)域的貢獻，對政府、學(xué)術(shù)機構(gòu)和企業(yè)都將有重要受益。目前國際領(lǐng)域?qū)ｉT針對科研文件和檔案管理的研究較少，有專門基金資助的研究為零。

全球化背景下，越來越多的科研活動是跨國、跨領(lǐng)域合作開展的，如何制定科學(xué)領(lǐng)域廣泛采納的跨國家、跨機構(gòu)、跨項目和跨個人的連貫一致的文件管理規(guī)劃，規(guī)范記錄科學(xué)與技術(shù)活動過程，規(guī)范科研活動信息的產(chǎn)生、發(fā)布、保護、管理和利用，規(guī)范其科研文件和檔案的收集、鑒定、數(shù)字化保存和長久利用具有特別重要的國際意義。

三、國外科研文件和檔案管理的規(guī)律

研究揭示國外在為什么進行科研文件和檔案管理，管理什么和如何管理方面具有如下規(guī)律。

為什么管的驅(qū)動力因素主要有四個方面：個人科研學(xué)術(shù)行為規(guī)范與道德規(guī)范要求、科學(xué)家身份認證與科研活動繼承與發(fā)展、機構(gòu)科研歷史維護與記憶延續(xù)、科研信息資源社會共享與公共信息服務(wù)。

管什么的模式有四種：個人科研活動證據(jù)庫、機構(gòu)科研活動記憶庫、科研領(lǐng)域數(shù)據(jù)庫和信息庫、科研項目專題知識庫。目前廣泛采用的管理模式是文件連續(xù)體管理模式，通常采用文件管理規(guī)劃實現(xiàn)文件生命全過程管理。

如何管的方法有多種，其中值得借鑒的是：積極參與國際性或國家性科研檔案管理協(xié)會組織的學(xué)術(shù)交流活動；科研文件和檔案管理制度化和規(guī)范化，制定科研文件和科研檔案管理規(guī)范和最佳實踐指南并將其納入機構(gòu)科研活動管理規(guī)范體系和科研信息管理規(guī)范體系；建立并實施個人、項目組、科研管理機構(gòu)三級責(zé)任管理體系；科研檔案利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，開展科學(xué)家、科研項目和科研機構(gòu)及基金會為對象的科研檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)化社會服務(wù)。

四、國外科研文件和檔案管理的特點及其發(fā)展趨勢

調(diào)查⑤揭示國外科研檔案管理受數(shù)據(jù)保護法、知識產(chǎn)權(quán)法、信息自由法、檔案法、大學(xué)和學(xué)術(shù)研究機構(gòu)的政策、研究團隊的規(guī)定、捐贈機構(gòu)的要求等制約。按歸屬和所有權(quán)劃分，科研文件的管理模式有：公共財產(chǎn)模式，遵循檔案法管理科研文件；個人私有財產(chǎn)模式，采用捐贈者協(xié)議管理科研文件；機構(gòu)財產(chǎn)模式，按有關(guān)機構(gòu)財產(chǎn)法規(guī)管理科研文件；混合模式，根據(jù)知識產(chǎn)權(quán)要求、科學(xué)家、科研機構(gòu)或基金資助單位的不同、劃分公共財產(chǎn)、機構(gòu)財產(chǎn)或是私有財產(chǎn)，實施對應(yīng)的管理。檔案的收集渠道有檔案法規(guī)定、大學(xué)和學(xué)術(shù)機構(gòu)政策規(guī)定、捐贈、宣傳和動員移交、購買等，其中捐贈和動員移交為多數(shù)。

研究揭示目前國外科研文件和檔案的管理有以下五個發(fā)展趨勢：

第一，科研文件和檔案管理研究的合作化與國際化趨勢。從各種國際學(xué)術(shù)交流活動中可以看出，其活動均相互關(guān)聯(lián)，共同參與，如國際檔案理事會ICA/SUV下屬的科學(xué)檔案分委員會活動、美國檔案工作者協(xié)會的科學(xué)與技術(shù)和醫(yī)療與健康工作組活動和澳大利亞檔案工作者協(xié)會的科學(xué)與技術(shù)和醫(yī)療檔案專門小組活動。越來越多的科研文件和檔案管理研究者介入到國際科學(xué)理事會和國際科技信息理事會科技信息政策委員會的學(xué)術(shù)活動中，與圖書和博物機構(gòu)共同制定全球的科學(xué)與文化數(shù)字資源保護與利用對策和合作性服務(wù)規(guī)劃?？蒲形募蜋n案的長久保存和可持續(xù)利用問題是科學(xué)領(lǐng)域、文件檔案管理領(lǐng)域、信息領(lǐng)域和IT領(lǐng)域共同關(guān)注的全球性問題，從國際視野出發(fā)制定全球性對策是未來研究的趨勢。

第二，基于最佳實踐的科研文件和檔案規(guī)范化管理趨勢。國外研究揭示科研技文件管理逐漸被納入科研活動及其管理過程，越來越多的科研機構(gòu)制定有科研文件管理規(guī)劃和科研檔案管理最佳實踐指南，采用ISO15489及其系列標準指導(dǎo)文件管理，采用OAIS參考模型指導(dǎo)檔案數(shù)字資源長久保存與利用是較為成功的經(jīng)驗。

第三，業(yè)務(wù)驅(qū)動的科研文件和檔案管理趨勢。強調(diào)服務(wù)于科研業(yè)務(wù)活動及其管理，給其帶來如下受益，如信用支持、審計支持、績效支持、質(zhì)量支持，基于證據(jù)的學(xué)術(shù)規(guī)范治理，科研項目治理等。

第四，科研檔案利用的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化社會服務(wù)趨勢。如澳大利亞從二十世紀八十年代就開始研究如何將澳大利亞的科學(xué)遺產(chǎn)提供利用，在二十世紀九十年代便成立了澳大利亞科學(xué)檔案項目組，建立起形成者、保管者和利用者間的合作框架，確保澳大利亞科學(xué)檔案和以科學(xué)為基礎(chǔ)的醫(yī)療和技術(shù)檔案的保護和利用。美國也開展有以科學(xué)家、科研項目和科研機構(gòu)及基金會為對象的科研檔案利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化社會服務(wù)項目。

第五，建立跨學(xué)科和跨領(lǐng)域的科研文件和檔案管理動態(tài)聯(lián)盟趨勢。從載體長久保存，轉(zhuǎn)向證據(jù)和誠信保證及責(zé)任承諾，保證文件和檔案的真實性、可靠性、完整成套性和長久可用性，將科研文件、檔案管理納入科研活動及其管理效率、效益和效能提高的信息系統(tǒng)和數(shù)字化管理工程，提高科研項目管理的整體水平及管理能力。

參考文獻：

① ③ Arovelius， Renata. Archives of Science: An International Perspective and Comparison on Best Practices for Handling of Scientific Records， The 15th International Congress on Archives. www.widen2004.ica.org. Accessed 2007-4-9.

②⑤課題從6個途徑開展了國外科研檔案管理的調(diào)查： （1）“research records”， “ research archives” 題名檢索ProQuest， Web of Science 數(shù)據(jù)庫。（2）國際檔案理事會（ICA）、國際文件基金會（IRMT）、國際文件管理工作者協(xié)會（ARMA）、美國（SAA）、英國（SOA）、澳大利亞（ASA）、加拿大（CAA）檔案工作者協(xié)會網(wǎng)站上有關(guān)出版物、學(xué)術(shù)刊物和學(xué)術(shù)活動中有關(guān)檔案管理標準和科研與科技檔案管理研究的調(diào)查。（3）美國、英國、澳大利亞、加拿大、新西蘭國家檔案館網(wǎng)站和ISO網(wǎng)站有關(guān)檔案管理標準和科研與科技檔案管理研究的調(diào)查。（4）ISOTC46/SC11/WG5 ISO15489文件管理工作組專家訪談。（5）相關(guān)科研信息管理規(guī)范和科研最佳實踐典型案例研究。（6）相關(guān)學(xué)術(shù)研討活動及研究項目進展調(diào)查。

④McCarthy ，Gavan andSherratt，Gavan， Mapping Scientific Memory: understanding the role of record-keeping in scientific practice， Archives and Manuscripts， vol.?24， no.?1， May 1996.

作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院