國外科研文件和檔案管理研究

一、國外相關術語的涵義

國際檔案理事會大學和科學檔案分委員會（ICA/SUV），2003-2004年開展的關于“科學（science）”，“研究（research）”，“科學文件（records of science）”國際調查①揭示，國際上對科學、研究和科學檔案的認識存在差異。

關于科學的認識有三種：包括社會科學在類的所有科學；不包括人文和社會科學的科學；其它。

關于研究的認識有學術性與非學術性研究之分。

科研文件的定義不僅國際學術領域和國家間存在差異，機構間也存在不同認識。主要有五種視角：第一種是科研項目視角，如在奧地利和比利時，科研文件指科研項目形成的文件；第二種是科研機構視角，如在澳大利亞和加拿大，科研究機構科學活動及其文化背景中形成的所有文件被看成科研文件；第三種是科學家及其科學活動視角，如美國密西根大學將科學家活動的文件及其私人信件看成科研文件，第四種是狹義的科研活動視角，如在英國，與科研活動直接相關的文件被看成科研文件；第五種是廣義科研活動視角，如在瑞典、捷克、愛爾蘭，整個科學研究活動中形成的所有文件被看成科研文件。

本課題調查②揭示國外科學研究領域中使用頻率最高的詞是文件而非檔案，文件管理是科學研究活動中所有相關人員都廣泛關注的話題，檔案則主要是檔案領域和歷史研究者才關注的話題。科研文件的概念包括科研檔案，科研檔案僅是其中需要永久保存部分。

二、 國外科研文件和檔案管理中存在的主要問題

研究揭示國外科研文件和檔案管理中存在的主要問題有三個方面：

第一，對已經形成的科研檔案的鑒定問題，這是過去和現在及未來都面臨的難題。科研檔案的鑒定存在誰該對其負責的爭議和不同的責任模式，無統一認識。有大學學術委員會負責、系主任負責、科學家負責、科研項目負責人負責、檔案館工作人員負責和其他多種多樣的責任形式。采用最多的是檔案館工作人員負責，其次是科學家負責。目前尚缺少科學的依據和廣泛認可的統一原則和標準。

第二，對正在形成的數字檔案的保護問題，Arovelius調查報告③揭示國外大多數機構對科研文件的數字保護仍無對策，電子文件主要采用的是其自然格式的保存，只有少數機構采用了遷移和仿真保護方法。對檔案管理機構而言，采用OAIS模型可以對已經形成的數字檔案的長久保存和利用，但難于介入正在形成和將要形成的電子和數字科研文件的前端控制與真實性保證。

第三，對科研文件管理規劃的國際性研究問題。McCarthy andSherratt ④指出科研文件的科學管理可以反映學術研究領域的造假、學術不軌行為、知識產權保護、法律和財務的責任承諾情況，有必要開展專門研究，其收益不僅限于對文件和檔案管理的專業知識貢獻，不僅限于對科學領域的貢獻，對政府、學術機構和企業都將有重要受益。目前國際領域專門針對科研文件和檔案管理的研究較少，有專門基金資助的研究為零。

全球化背景下，越來越多的科研活動是跨國、跨領域合作開展的，如何制定科學領域廣泛采納的跨國家、跨機構、跨項目和跨個人的連貫一致的文件管理規劃，規范記錄科學與技術活動過程，規范科研活動信息的產生、發布、保護、管理和利用，規范其科研文件和檔案的收集、鑒定、數字化保存和長久利用具有特別重要的國際意義。

三、國外科研文件和檔案管理的規律

研究揭示國外在為什么進行科研文件和檔案管理，管理什么和如何管理方面具有如下規律。

為什么管的驅動力因素主要有四個方面：個人科研學術行為規范與道德規范要求、科學家身份認證與科研活動繼承與發展、機構科研歷史維護與記憶延續、科研信息資源社會共享與公共信息服務。

管什么的模式有四種：個人科研活動證據庫、機構科研活動記憶庫、科研領域數據庫和信息庫、科研項目專題知識庫。目前廣泛采用的管理模式是文件連續體管理模式，通常采用文件管理規劃實現文件生命全過程管理。

如何管的方法有多種，其中值得借鑒的是：積極參與國際性或國家性科研檔案管理協會組織的學術交流活動；科研文件和檔案管理制度化和規范化，制定科研文件和科研檔案管理規范和最佳實踐指南并將其納入機構科研活動管理規范體系和科研信息管理規范體系；建立并實施個人、項目組、科研管理機構三級責任管理體系；科研檔案利用數字化和網絡化，開展科學家、科研項目和科研機構及基金會為對象的科研檔案數字化數據庫建設和網絡化社會服務。

四、國外科研文件和檔案管理的特點及其發展趨勢

調查⑤揭示國外科研檔案管理受數據保護法、知識產權法、信息自由法、檔案法、大學和學術研究機構的政策、研究團隊的規定、捐贈機構的要求等制約。按歸屬和所有權劃分，科研文件的管理模式有：公共財產模式，遵循檔案法管理科研文件；個人私有財產模式，采用捐贈者協議管理科研文件；機構財產模式，按有關機構財產法規管理科研文件；混合模式，根據知識產權要求、科學家、科研機構或基金資助單位的不同、劃分公共財產、機構財產或是私有財產，實施對應的管理。檔案的收集渠道有檔案法規定、大學和學術機構政策規定、捐贈、宣傳和動員移交、購買等，其中捐贈和動員移交為多數。

研究揭示目前國外科研文件和檔案的管理有以下五個發展趨勢：

第一，科研文件和檔案管理研究的合作化與國際化趨勢。從各種國際學術交流活動中可以看出，其活動均相互關聯，共同參與，如國際檔案理事會ICA/SUV下屬的科學檔案分委員會活動、美國檔案工作者協會的科學與技術和醫療與健康工作組活動和澳大利亞檔案工作者協會的科學與技術和醫療檔案專門小組活動。越來越多的科研文件和檔案管理研究者介入到國際科學理事會和國際科技信息理事會科技信息政策委員會的學術活動中，與圖書和博物機構共同制定全球的科學與文化數字資源保護與利用對策和合作性服務規劃。科研文件和檔案的長久保存和可持續利用問題是科學領域、文件檔案管理領域、信息領域和IT領域共同關注的全球性問題，從國際視野出發制定全球性對策是未來研究的趨勢。

第二，基于最佳實踐的科研文件和檔案規范化管理趨勢。國外研究揭示科研技文件管理逐漸被納入科研活動及其管理過程，越來越多的科研機構制定有科研文件管理規劃和科研檔案管理最佳實踐指南，采用ISO15489及其系列標準指導文件管理，采用OAIS參考模型指導檔案數字資源長久保存與利用是較為成功的經驗。

第三，業務驅動的科研文件和檔案管理趨勢。強調服務于科研業務活動及其管理，給其帶來如下受益，如信用支持、審計支持、績效支持、質量支持，基于證據的學術規范治理，科研項目治理等。

第四，科研檔案利用的數字化和網絡化社會服務趨勢。如澳大利亞從二十世紀八十年代就開始研究如何將澳大利亞的科學遺產提供利用，在二十世紀九十年代便成立了澳大利亞科學檔案項目組，建立起形成者、保管者和利用者間的合作框架，確保澳大利亞科學檔案和以科學為基礎的醫療和技術檔案的保護和利用。美國也開展有以科學家、科研項目和科研機構及基金會為對象的科研檔案利用數字化和網絡化社會服務項目。

第五，建立跨學科和跨領域的科研文件和檔案管理動態聯盟趨勢。從載體長久保存，轉向證據和誠信保證及責任承諾，保證文件和檔案的真實性、可靠性、完整成套性和長久可用性，將科研文件、檔案管理納入科研活動及其管理效率、效益和效能提高的信息系統和數字化管理工程，提高科研項目管理的整體水平及管理能力。

參考文獻：

① ③ Arovelius， Renata. Archives of Science: An International Perspective and Comparison on Best Practices for Handling of Scientific Records， The 15th International Congress on Archives. www.widen2004.ica.org. Accessed 2007-4-9.

②⑤課題從6個途徑開展了國外科研檔案管理的調查： （1）“research records”， “ research archives” 題名檢索ProQuest， Web of Science 數據庫。（2）國際檔案理事會（ICA）、國際文件基金會（IRMT）、國際文件管理工作者協會（ARMA）、美國（SAA）、英國（SOA）、澳大利亞（ASA）、加拿大（CAA）檔案工作者協會網站上有關出版物、學術刊物和學術活動中有關檔案管理標準和科研與科技檔案管理研究的調查。（3）美國、英國、澳大利亞、加拿大、新西蘭國家檔案館網站和ISO網站有關檔案管理標準和科研與科技檔案管理研究的調查。（4）ISOTC46/SC11/WG5 ISO15489文件管理工作組專家訪談。（5）相關科研信息管理規范和科研最佳實踐典型案例研究。（6）相關學術研討活動及研究項目進展調查。

④McCarthy ，Gavan andSherratt，Gavan， Mapping Scientific Memory: understanding the role of record-keeping in scientific practice， Archives and Manuscripts， vol.?24， no.?1， May 1996.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院