縣級機關對表彰文件保管期限的鑒定

表彰文件是指在各個時期，上級、不相隸屬或本機關授予為黨和人民做出顯著成績的單位或個人具有保存價值的文件材料。這部分文件集中體現了本單位在各項工作中取得的集體和個人的榮譽，因涉及面廣、利用率高而備受本單位領導的重視。在文書處理工作中，這些表彰文件成為收集的重點，在歸檔文件整理時，對其保管價值的鑒定更是受到了縣級機關的“另眼相看”。

2006年12月18日，國家檔案局以8號令頒布了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》(以下簡稱《規定》)。《規定》對表彰文件尤為重視，堅持“以人為本、和諧發展”的思想，第9.4條明確規定：“先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料，受縣級(含)以上表彰、獎勵的存永久；受縣級以下表彰、獎勵的存30年(即定期)”。這與1987年國家檔案局制定的《機關檔案保管期限規定》中關于“省級以上的表彰存永久，地、縣級以下表彰的存長期”相比，放寬了標準，降低了條件。筆者通過調查研究認為，應從實際情況出發，用辯證的、發展的觀點看待縣級機關表彰文件：凡是上級、不相隸屬機關發來的針對立檔單位或個人的表彰文件無論級別高低一律歸永久，凡是本機關發文形成的表彰文件歸永久。

1 表彰文件的情況統計

以2006年南陽市臥龍區歸檔文件整理為例。為直觀表現區直各立檔單位表彰文件的具體情況，筆者選取了具有代表性的9個區直一級單位、9個鄉鎮辦、2個系統三個層面的34個一、二級單位，對2006年表彰文件進行了復查登記，將數據匯總后形成如下四表。

從表一可以看出，在9個一級單位中，本機關發表彰文件33件，區級以下71件，區級54件，市級7件，省級3件。按照《規定》要求，受縣級(含)以上永久保管的64件，受縣級以下定期保管的104件。受縣級以下表彰文件占全年表彰文件的62％，受縣級以下的表彰文件明顯多于受縣級以上的表彰文件。

從表二可以看出，在統計的9個鄉鎮辦中，本機關發表彰文件18件。區級以下20件，區級6件。市級9件，省級無。按照《規定》，永久保管的15件，定期保管的38件。受縣級以下表彰文件占全年表彰文件的72％，受縣級以下的表彰文件也明顯多于受縣級以上的表彰文件。

從表三、表四可以看出，衛生、交通系統二級單位共計16個，其中本單位發表彰文件16件，區級以下33件，區級4件，市級無，省級l件。按照《規定》要求，永久保存的5件，定期保存的49件。受縣級以下表彰文件占全年表彰文件的91％，受縣級以下的表彰文件顯然占領了全年表彰文件的主要地位。2受縣級以下表彰文件劃歸永久保管的理由。

2.1 臥龍區169個(其中一級單位95個、二級單位74個)立檔單位，受縣級(含)以上表彰文件的區直機關較多(占38％)。鄉鎮辦次之(占28％)，二級單位則寥寥無幾(占9％)；而受縣級以下表彰的文件各占62％、72％、91％。由此可見，縣級機關中來自于省、市、區級的表彰很少，而受縣級以下表彰文件是本單位表彰的主要來源。如果把占主要來源的縣級以下機關授予的表彰文件劃為定期，不僅不能全面反映本機關的職能工作，而且分割了表彰文件的系統性。因此筆者認為，縣級機關應把受到的縣級以下表彰(含本單位發文)文件提高價值。劃歸永久保管。

2.2 筆者在統計時發現，區直機關受到的縣級(含)以上表彰大部分來源于業務上級，鄉鎮辦受到的縣級(含)以上表彰主要來自區委、區政府，二級單位的表彰主要來自系統本身，如果嚴格按照《規定》劃分保管期限，區直少部分一級單位、大部分二級單位一年甚至幾年都不存在一份永久表彰文件。因此筆者認為。縣級機關應重視受到的縣級以下表彰(含本單位發文)文件。劃歸永久保管。

2.3 縣級以下表彰文件是基層單位進行企業改制、年終考評、晉升專業技術職務以及工資升級工作的原始憑證。作為對基層工作者辛勤工作的回報，表彰文件不僅是個人取得成績的原始記錄，更是關系職務晉升、職稱評聘個人利益得失的強有力的憑據。起到了至關重要的作用，應劃歸永久保管。

(作者單位：南陽市臥龍區檔案局)