關于大文件概念的一些思考

摘要：本文通過對國外大文件概念即廣義文件概念與我國的廣義文件概念進行對比分析，認為中外的廣義文件概念的內涵是不同的，造成這一差異的根本原因是我國文書工作與檔案工作分開管理的體制。不同的中外文件概念在我國檔案學界并存的狀況應予以改變，否則不利于檔案學研究的正常開展。

關鍵詞：大文件 小文件 廣義文件 狹義文件 文件檔案

我國檔案學界時常有學者提及大文件概念，也有的表述成“大文件觀”、“大文件”觀念、“大文件”理論、文件論等。那么什么是大文件概念呢?為何要在文件前加上一個“大”字，稱為大文件概念呢?我國檔案學界和檔案工作者認可大文件概念嗎?這些問題值得探討。

1 大文件概念

提到大文件概念，我們很自然地就會想到小文件概念。因為大文件概念和小文件概念是相對應的一個概念，沒有小文件概念就沒有大文件概念，而沒有大文件概念也就沒有小文件概念。何嘉蓀教授曾在一篇文章中就同時提到了大文件概念與小文件概念：“在我國，雖然有不少學者也贊同采用上述‘大文件’概念，然而另一些學者……堅持‘小文件’概念”。

何嘉蓀教授在另一篇文章中明確指出。“廣義的文件概念，即大文件概念。”

檔案學者潘連根認為，“狹義的文件僅指現行文件，即正在使用的文件。廣義的文件則指文件整個運動過程中不論其價值形態如何的各種記錄材料。這種廣義的文件概念，也就是本文所說的‘大文件觀’。”

檔案學者傅榮校說得更清楚：文件論“主張檔案是文件的特殊部分，檔案均來自于現行文件。”

由此可見。大文件概念認為，文件是一個大概念，既包括現行文件。也包括檔案。檔案屬于文件，或者說，檔案是文件的一部分。何嘉蓀教授所說的小文件概念，其實指的是現行文件概念。

2 大文件概念與我國廣義文件概念的差異

既然大文件概念就是廣義的文件概念，我國也有廣義的文件概念，那么大文件概念與我國廣義的文件概念是什么關系呢?

2.1 我國廣義文件概念

我們知道，我國最初的文件概念是狹義的，僅指有特定體式和處理程序的公文，也有人認為是指機關使用的書面文字材料。“現代科學技術的發展，文書制作材料和制作手段也有了新的發展，產生了各種新型的文書，如影片、照片、錄音帶、錄像帶，計算機磁盤等，將‘文書’改為‘文件’更適應新的情況。”很顯然，隨著現代科學技術的發展，狹義的文件概念已適應不了實踐的需要，需要擴大文件概念的適用范圍，使之由狹義擴展到廣義。

《檔案學詞典》對廣義文件與狹義文件是這樣概括的：“廣義指組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的一切材料。是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。”“狹義僅指法定機關、團體、企事業單位等形成的具有完整體式和處理程序的公文。”

陳兆祦教授也認為，“文件是一個大概念，不能只理解為紅頭文件、中央文件、省委文件”，并將文件定義為“組織或個人在社會活動中。為了相互聯系、記載事物、處理事務、表達意志、交流情況而制作的又構成該項活動組成部分的記錄材料。”陳兆祦教授關于文件是一個大概念的論述。依然認為文件可作狹義與廣義劃分，文件這個大概念指的是廣義的文件。

2.2 大文件概念與我國廣義文件概念的差異

如果大文件概念就是指廣義文件的話，那么大文件概念無疑沒有提出來的必要。問題在于。大文件概念是從國外引進的文件概念，盡管我國檔案學界有學者稱之為廣義的文件概念，但由于與我國的廣義文件概念的內涵不同，因而在認識文件與檔案的關系上。中外文件與檔案概念是有著明顯的差異的。

我國普遍認為，文件具有現行的效用，檔案是辦理完畢的文件。文件與檔案是同一事物在不同發展階段的兩個不同名稱，通俗地說，“今天的文件是明天的檔案，今天的檔案是昨天的文件”。“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿” 。

但大文件概念在上世紀80年代隨著歐美國家的文件生命周期理論引入我國后，問題就出現了。該理論依據文件的作用將文件劃分為不同的保管階段，并相應地稱為現行文件、半現行文件和非現行文件。受該理論啟發，陳兆祦教授認為我國的文件運動周期可以劃分為四個階段：第一階段是文件的制作(產生)階段，第二階段是文件的現實使用階段(或文件的現行效用階段)，第三階段是文件的暫時保存階段，第四階段是文件的永久階段。由此看來，檔案無疑是文件的一部分，檔案屬于文件，文件概念包含了檔案概念。

那么為什么又要將這種文件稱為大文件概念呢?顯然，這一文件概念與我國的文件概念發生了沖突。我國原來對文件概念的理解很簡單，認為文件就是現行文件，所以才會有檔案與文件同屬一物的說法，和國外的文件概念相比，我國的文件相當于國外的現行文件概念，我國的同一事物相當于國外的文件概念。因此，何嘉蓀教授認為，“對這‘同一事物’有否更好更科學的名稱呢?如果有，不妨道來；如果沒有，是否隨大流，(與世界上絕大多數國家和我國相當數量的檔案學者一樣)也采用‘大文件’概念更好一點呢?”主張同一事物就是文件。

這個同一事物是否一定就是文件，其實檔案學界還是有爭議的。檔案學者韓寶華就認為，“檔案不是文件的一部分，而是文獻的一部分：要以檔案與其他文獻的區別來認識檔案，而不是以檔案與文件的區分來認識檔案。”這一認識也是很有見地的。如果文件是大文件概念，檔案都明確屬于文件了，我們還有必要去比較文件與檔案的關系嗎?《中國大百科全書，圖書館學、情報學、檔案學》就認為，“文書亦稱文件。……文書只是文獻的下屬概念之一……是與圖書、檔案并列的概念。”

由此可以看出，由于我國的文件僅指現行文件，所以我國的文件與檔案是兩個并列的概念。而國外的現行文件、半現行文件和非現行文件則是并列的概念，現行文件、半現行文件和非現行文件，無疑都屬于文件。

國外的文件以及現行文件和非現行文件等概念引入我國后，與我國的文件概念就發生了沖突。正是為了將中外文件概念區別開來，我國的檔案學者才將我國的文件概念稱為小文件概念、狹義文件概念，將國外的文件概念稱為大文件概念、廣義文件概念。

3 我國檔案學界和檔案工作者是否認同大文件概念

由于中外文件概念的不同，由此也帶來了廣義文件所指的不同。

我國的廣義文件與狹義相對應，狹義指公文，或文字記錄的文件，而廣義則指文字、圖表、聲像等各種不同的記錄方式的文件。我國的廣義文件概念與我國廣義的檔案概念是相對應的，即我國的文件是廣義的，檔案也是廣義的，文件與檔案還是兩個并列概念。

而對大文件概念而言，雖然也說大文件概念就是廣義的文件概念，但這種廣義的文件概念與我國通行的廣義文件概念顯然是不同的。在大文件理論的指導下，認為現行文件是狹義的文件，而現行文件和非現行文件的上位概念——文件(也就是大文件，有學者說的相當于我國的同一事物)則是廣義的。

那么對我國而言，就面臨著這樣的選擇：究竟是繼續使用我國的廣義文件概念，還是使用國外大文件意義下的廣義文件概念呢?

不可否認，大文件概念的提出有一定的科學性與合理性。我國已有學者明確提出文件可劃分為現行文件和檔案，強烈要求文件與檔案概念的一體化，要求使用大文件概念。并認為我國的檔案概念不合理。從檔案的起點來說，有主張從現行文件起就看作檔案的，也有主張從非現行文件起看作檔案的。對檔案起點的理解雖不同，但都有共同點：增加一個大文件概念。一個很重要的理由是，“‘文檔一體化’的現實，已經同時要求‘文件’與‘檔案’概念的一體化。”

但檔案學者周玲認為，“管理的一體化并不應導致概念的一體化”，“假定一切與檔案相關的詞都改稱為‘大文件’，不知國際檔案理事會是否會改稱國際‘大文件’理事會?”

陳兆祦教授是大文件概念的首倡者。傅榮校指出：文件論“是80年代以來我國檔案學者陳兆祦首先提出的一種理論。”潘連根也指出：“應該說，陳兆祦教授在該學說的創立中功不可沒。”

但令人深思的是，陳兆祦教授曾在2004年的一篇文章中這樣寫道：“文件論的一些主要思想、觀點尚未被我國文書學、檔案學普遍認同”。傅榮校也指出，“八十年代中后期以來，我國才有學者提出對文件作廣義上的理解和認識，但它并沒有被我國學術界普遍接受，因而難以在文件定義上建立一個共同的認識基礎。”“雖然我國學者現在有建設‘文件論’的構想，但其研究并沒有普遍開展，這也是我國學者對廣義文件的定義認同不普遍的原因。”

我國在20世紀80年代引入大文件概念的根本原因與文件生命周期理論是密不可分的。因為“按照這種文件(指現行文件。筆者注)含義。不可能將檔案階段的管理看作文件管理的組成部分，也就無所謂‘文件生命周期’之說了。”“‘要充分理解文件生命周期理論，就必須站在廣義的文件角度’、‘應提倡廣義文件觀’、‘需要引入廣義文件概念’，但還沒有獲得檔案界絕大多數的認可。”

為什么文件論未被普遍認同?為什么廣義文件概念還未獲得檔案界絕大多數的認可?其中的原因是偶然的嗎?我國學者沒有對廣義文件的定義普遍開展研究是不被認同的普遍原因嗎?我看最根本的原因就是，我國文書工作和檔案工作的實踐還沒有達到需要大文件概念的程度，或者說，目前大文件概念還不符合我國的實際。既然如此，我國檔案界絕大部分人不予認可，不是很自然的嗎?我國有學者對文件論提出質疑，不也是很自然的嗎?

可以作為印證的是，檔案學者劉東斌曾通過問卷的形式調查了60人，其職業有工人、營業員、推銷員、教師、機關干部、醫務人員、圖書管理人員、企業管理人員、技術人員等。問到什么是文件，認為文件就是“紅頭”文件，即帶有固定版頭的文件的有49人，占81.6％：認為還包括“黑頭”文件的有7人，占11.6％：認為還包括科技文件的有4人，占6.6％。

劉東斌還調查了檔案室和檔案局(館)的36名人員。認為“文件”即公文，包括通常說的“紅頭”文件和“黑頭”文件的有21人，占58.3％：認為“文件”除了公文，還包括科技文件、統計報表等的有14人，占38.8％；認為“文件”是廣義的文件的有1人，占3.6％。

通過調查分析，劉東斌得出了這樣的結論：“雖然這項調查在范圍和層次上有局限性，但也可以說明，檔案理論界認為的廣義的文件概念，并沒有被廣大檔案工作者所接受認同。”

這一調查數據與結論，實際上間接地回答了國外的大文件概念未被我國接受的真正原因：我國的文件與檔案概念與我國現行的文件與檔案管理體制是相吻合的。我國認同的依然是狹義的文件概念。

4 結語

大文件概念目前已被我國檔案學界一些學者所接受，但要真正中國化，被檔案界所接受，可能還有一段很長的路要走，畢竟大文件概念和小文件概念的表述欠嚴謹，給人的感覺并不是檔案專業術語。而將大文件概念稱為廣義文件概念，其實又與我國傳統觀念中的廣義文件概念相悖。

筆者曾經撰寫過對文件生命周期理論提出一些異議的文章，有人就認為筆者反對文件生命周期理論中國化。其實，筆者的本意并不是反對文件生命周期理論中國化，不但不反對，也認為該理論是科學的、合理的。問題在于，我們應當如何處理理論與實際的關系。理論再好，但與實際不吻合，我們該怎么辦?是用理論去改造實際，還是讓理論去遷就實際?是與國際接軌，還是堅持中國特色?現在大文件概念遇到的依然屬于這一種情況。“這邊強調‘正確的理論哪里都適用’，那邊就反駁說‘中國有中國的特殊國情’，各執一詞，誰也說服不了誰。”正是我國學者目前對大文件概念態度的真實寫照。

最后稍作強調的是，盡管大文件概念非常合理，但要在我國將大文件概念由合理性要變成現實性，除了需要檔案學界從理論上提供依據外，還需要國家檔案行政管理部門甚至國家法律法規提供支持，尤其需要得到廣大檔案工作者的認同與接受。這幾個方面因素是相互影響、相互促進的。國外的文件概念就是文件概念，絕對不會稱之為大文件概念，但我國檔案學界卻只能稱為大文件概念，這是一種無奈之舉，或者說是一種權宜之計，不同的中外文件概念在我國檔案學界長時間并存的狀況應予以改變，否則就不利于我國檔案學研究的正常開展，對我國檔案事業的發展也會產生不利影響。