高校電子文件的前端控制

摘要：前端控制理論被稱為“電子文件時代的新思維”，這一針對電子檔案管理的重要理論正在逐步得到完善，并被許多檔案管理者在實踐中運用。高校檔案工作存在許多問題。檔案工作實踐迫切需要前端控制理論，因為這一理論的運用，對于提高高校電子文件檔案管理質量，協調高校檔案部門與學校總體發展有著重大意義，

關鍵詞：信息化 檔案管理 電子文件

在新技術革命的大背景下，隨著大量電子文件的產生，文件連續體理論的形成，許多學者主張把文件管理階段與檔案管理階段結合在一起。檔案管理在電子文件生成之時就參與進去。法國檔案學者C·諾加雷明確提出：“檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進行干預的時機。甚至重新思考這種生命周期本身。”所謂“干預”就是實行檔案形成的前端控制。我國著名檔案學者馮惠玲將這一思想稱為“電子文件時代的新思維”。隨著信息技術的不斷發展，許多檔案管理者在實踐中開始運用這一理論。檔案前端控制理論切入高校檔案工作實踐是完全可以實現的，

1 高校檔案管理急需前端控制

高校檔案管理存在的問題幾乎是共性的。高校自動辦公系統與檔案電子管理系統相互獨立，且檔案管理信息化發展水平低：檔案工作仍然擺脫不了傳統的工作模式與工作流程：高校檔案利用率較低，檔案信息共享需求受到制約：高校檔案未能全面融入高校日常教育、科研等活動，檔案部門有被邊緣化傾向：高校檔案部門專業隊伍中計算機、網絡技術與檔案專業的復合型人才太少，檔案部門不受重視，很難吸引高層次人才，獨自建設力量不夠：檔案部門監督無力，高校部門歸檔工作缺少主動性。

尤其近幾年高校發展迅速。教學方面，本專科生、成教生、全日制研究生(碩士、博士)、在職的同等學力、專業學位研究生等招生量猛增。學生培養、管理工作更加多層化，學校專業設置、學科發展更迅速。基建、科研、獲獎及對外交流的電子文件材料越來越多。電子文件形成并依賴辦公自動化系統，它和檔案管理屬于各自獨立系統，且無法導入。高校各部門辦公形成的電子文件如何管理、保存、利用，存在許多突出問題。雖然高校檔案部門也要求電子文件歸檔，許多光盤歸后也不便利用，高校不得不繼續沿用傳統紙質檔案的“后續管理”模式，并且還要實行紙質與電子“雙歸”的雙套制。工作人員并未享受到高科技帶來的工作便利，相反還大大增加了工作量。使檔案管理中的矛盾更加突出，落后的檔案管理越來越不適應快速發展的高校工作。

要改變這種被動局面，真正轉變到以知識與高技術為中心管理與開發信息和信息服務的模式上來，在檔案管理中一定要前端控制，因為這一理論的運用，可以使高校檔案管理進行質的飛躍、真正使高校檔案部門的發展與學校總體發展相協調。

2 前端控制需借鑒先進的管理模式

理論產生于實踐，理論的最大作用是指導實踐。檔案是一門實踐性很強的學科，它需要先進理論的指導。數字化時代，文件管理的重點將是電子文件管理。面對大量電子文件及其文件運動規律發生根本改變所帶來的挑戰，許多檔案學者探索新的理論，其中文件連續體理論成為新的導向。它是數字化時代越來越多的電子文件的控制與管理需求的產物，并成為世界檔案界關注的焦點，電子文件管理專家戴維·比爾曼也說：“只有在電子文件產生之前就積極參與確定系統需求，設計電子文件管理系統乃至參與系統的運行與維護，才能對電子文件實施有效的管理。”世界許多國家已在這方面進行大量實踐研究。著名的哥倫比亞模式與匹茲堡模式在電子政務與檔案領域均產生了廣泛的影響。雖本身也有局限性，但它的可操作性引起許多機構開展電子文件項目建設。印第安那大學據此建立了適合自身特點的功能需求及電子文件元數據規范。

我國高校的電子文件管理項目如何建設，是擺在檔案學者與檔案管理者面前的迫切問題。

3 新模式建立需爭取領導支持

高校檔案部門目前僅靠自身的力量是根本不能實現電子文件新模式的管理，要進行電子文件項目建設，觀念、統籌、技術與資金就是四大障礙。爭取學校領導與相關專家支持是首要問題。學校領導一般不是檔案專家，檔案部門領導必須積極爭取，多與領導溝通，指出傳統管理模式已經不適應學校的快速發展，遞交關于電子文件管理項目建設的詳細報告書。對電子文件項目建設的理論依據、實踐成果、模式的優勢進行詳細說明，尤其要強調電子文件前端控制與全程管理的重要性和必要性，引起領導高度重視，使學校高度重視檔案工作，加大政策支持與資金投入。

4 前端控制需統一的系統支撐

所謂“前端”，即文件的形成階段。前端控制是指檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運行和歸檔的全程管理。“干預”的前提必須確定在電子文件管理系統的設計階段。先進的管理理論、管理模式、手段和方法，要切入檔案工作。首先要建立起統一標準、密切相關、互為保證、相對獨立的運行模式。即文檔一體的大軟件系統。

學校要把辦公自動化系統建設與高校檔案館信息網絡化系統建設同步規劃、同步安排，統一考慮進去，統籌協調電子文件管理系統與各部門辦公系統的設計。實現電子政務條件下的文檔一體化管理。提高高校檔案管理工作信息化水平，把檔案館真正作為高校信息資源基地，提高工作效率。領導必須系統指揮，協調部門，專家共討，在學校辦公自動化與數字網絡檔案館建設上統籌協調考慮，統一建設，避免人才、資金的浪費。

5 電子文件管理系統設計者需更新設計理念

目前高校電子文件管理軟件都不是根據全程管理原則和前端控制原則設計的，而是沿用了紙質文件管理的做法，辦公自動化系統(或者電子政務系統)形成、處理電子文件的程序完畢后，才可“歸檔”。這實際是“中后端管理”。所以計算機專家在進行系統設計之前，首先要具有電子文件的前端控制與全程管理理念。設計的系統必須能跨時空、跨行業領域合作。電子信息流能互相暢通。使電子文件連續運動，相互關聯并可相互轉換，體現全程管理思想。電子文件管理從文件的形成、統一系統的設計、文件的捕獲、管理、保管、利用等所有環節都能前端控制。

建立的系統模板要對元數據進行分層，如“載體、內容、形式、人、行為、檔案聯結、數據傳輸”。電子文件元數據由系統自動捕獲：根據檔案的本質特點，電子文件通常以郵件附件的形式存在并與元數據一起打包保存，以保障電子文件信息內容真實、完整。在電子文件管理系統中，電子文件的內容、結構、背景信息和元數據要作為一個有機整體保存。因每份電子文件的背景信息都不相同，不同的背景信息通常包含在電子郵件中，或郵件數據庫及郵件標題和正文之中，其收發記錄、收發地址、接受時間都很明確。電子文件之間存在種種聯系，電子文件要以“件”為單位，建立超鏈接，保護上下文的聯系。背景信息中的上下文關系包括：正文與附件。來文與回復，轉發文與被轉發文等，系統管理起來的各部門電子文件能真正被全過程監控起來，并且從頭管起，使得每一份文件都具備成為檔案的資格，只要有需要保存就能隨時轉入檔案管理階段；建立電子文件檢索、借閱、利用管理系統，具備借閱、預約、查找、遠程利用、統計等功能。

6 學校要制定可行的管理辦法

學校為前端控制在新的管理模式中能有效運行，可針對本校的實際情況制定切實可行的電子文件管理辦法。一是檔案管理部門在文件管理全過程嵌入程序。制訂前端控制細則。二是電子文件的鑒定。檔案人員在電子文件的形成階段就對電子文件的內容、結構和背景信息進行價值鑒定。將電子文件保管期限表嵌入其中。使從文件形成時就具有現行、歷史與法定價值。三是制定電子文件歸檔范圍、保存時間，進行規范控制。四是整合業務與公文流程。強調文件的背景。要求電子文件形成單位負責其原始性、可靠性、完整性。如電子簽名(簽章)，確定其法律效力。完整性不僅指每份電子文件要完整，還有文件中要求的上報材料等也要以郵件附件形式一起打包傳輸。五是電子文件集中到檔案館保存。檔案部門負責其真實性、安全性。這就要求檔案館必須有高水平的計算機、網絡專業人才進行日常防護。查殺病毒，防止泄密。六是檔案著錄、檔號確定要與文件的自動捕獲在統一系統中同步進行，以保障檔案的快速查找利用。七是前端控制要把提供利用作為基點，進行加密與利用權限的授予，真正實現信息開放與融通的時效化、社會化、全球化。八是非檔案部門進行電子文件保存與維護的管理。由于電子文件具有易逝和易變性、對軟硬件設備及背景信息和元數據的依賴性、內容結構與存儲載體的可分離性等特點，必須實行“前端控制”和“全程管理”才能有效維護，九是建立檔案部門的局域網與大系統的動態連接與自動隔離，局域網同步保存電子文件，一旦發生危險，保障信息不會丟失。

學習檔案管理先進理論，把理論與實踐結合，才能開展工作。為保證新的管理模式運行，還要加強對復合型檔案管理人才的培養，因為人才是保障。

(作者單位：蘇州大學)