檔案服務機制創新的若干要素分析

檔案服務機制創新，從一定的意義上講就是檔案管理機制的創新。任何管理機制的出現都是客觀環境與主觀認識水平的統一，是社會組織的職能要素、目標要素、成本要素、主觀評價要素和責任要素共同作用的結果。因此，要實現檔案管理機制的創新，不是喊一句口號就能實現的事，必須關注并認真研究上述關鍵要素的作用與變化。

1 職能要素

職能要素是指社會組織機構在社會分工中擔當的社會責任。職能是一切社會組織存在的原因，不同的社會組織有著不同的職能，我們研究某一社會組織管理機制的創新，就必須明確這一社會組織在社會分工中擔當的社會責任，研究這一社會組織的職能要素。那么，我們檔案管理機構的社會職能是什么呢?這一點在《中華人民共和國檔案法》第六條、第七條、第八條中有明確規定。

簡單扼要說就是：“管理與保存檔案”。這就是我們的職能。我們的一切管理活動，一切可能的創新都是為了實現這一職能。作為檔案管理機構的成員，我們必須明白我們的工作是為了什么。如果我們失去了對自身職能的理解，就喪失了判斷眾多目標中那些對檔案管理機構來講更為重要的標準。失去了對職能的理解，也就失去了方向。

2 目標要素

工作目標可大可小，可長可短。多種目標也可以同時存在。遠景規劃、五年計劃、年度計劃，就是我們的長期目標、中期目標、短期目標。我們檔案管理機構社會職能的實現，就依賴于這些不同層次、不同區劃、不同時限、不同內容的具體目標。失去了這些具體目標，就無法實現我們的社會職能。

因此，要實現檔案管理機制的創新，就必須研究目標要素，學會在既定的客觀條件下，如何制定不同的目標，并使之成為現實。這其中，必須使每一個同志，特別是在某一方面負有責任的同志清楚，創新絕不是好大喜功的新點子，而是為實現我們的社會職能，所制訂的腳踏實地的工作目標。

3 成本要素

從管理學的原理上看，任何管理都是有成本的。創新檔案服務機制既然是一種管理活動，自然也是有成本的。這種成本包括組織上、體制上、學術上、心理上和經濟上等多個層面。

在目前的情況下，組織與體制這兩個方面的調整與創新的彈性空間已經不大，能夠做的是對現有組織的功能優化和體制功能的優化。檔案管理與服務機制是對政府機構依賴性很強的組織機構，完全意義上的創新是不可能的，而且成本太高。

在學術研究上創新的成本也很大，意味著對傳統東西的否定，意味著不成熟、不完備、不系統，對此如果我們沒有足夠寬容的態度，那些創新的思維火花就會被“專家”“權威”的論證淹滅。

創新在很多時候就是意味著實驗、意味著失敗。對此如果我們沒有足夠的心理準備，不準備為創新可能的失敗承擔“責任”，就不會有創新。

檔案服務工作是一項以館藏檔案為基礎的實體工作。這一服務體系的運轉需要并依靠政府財政的支持，這一服務體系的創新更需要政府財政的支持。在財力不支的情況下——即無力支付創新成本的情況下，創新只能是一句空話。

4 主觀評價要素

創新的動因是不滿足、不滿意。在檔案服務機制創新中。什么是我們不滿足、不滿意的呢?回答這個問題有兩個方法，一是向我們的服務對象征詢，另一個是向我們自己提問。向自己提問就是主觀評價要素。

由于這里評價的對象不是別人或別的組織，而是我們自己。是我們自己在執行計劃、達到目標、實現社會職能時的行為，結果和資源的使用效率等。因此，創新檔案服務機制就必須勇于面對自己。

我們的管理(服務)體制、方法、模式、管理手段中一定存在著與客觀環境、職能及目標不相適應的部分。只有找到它們，并勇敢地改正之，才有可能創新。如果我們自認為自己什么都好，什么都對。過去的都是傳統的，傳統的是不可以輕易放棄的，那么我們還有什么必要創新呢?要創新，就得有所放棄。要放棄，第一步要做到坦誠地認識自己。

5 責任要素

責任要素是指我們自己的使命感。使命感來源于對我們自己從事職業的高度認同感和自豪感。在檔案服務機制創新中，研究責任要素，就是要研究如何提高檔案從業人員的職業認同感和自豪感。如果有了職業認同感和自豪感，就會讓我們明白為什么要創新，明確創新的目的。我們需要那些方面的創新，同時也使我們能夠正確地認識、能夠寬容對待不同見解。

(作者單位：蘭考縣委黨校)