從高校評(píng)估看高校檔案工作中的若干缺失

目前正在進(jìn)行的高校評(píng)估工作，客觀上對(duì)高校的檔案工作起到了積極的推動(dòng)與促進(jìn)作用，使參加評(píng)估高校的檔案工作得到了不同程度的鞏固與發(fā)展。使其更加規(guī)范有序。事物總是一分為二的，一方面各個(gè)高校的檔案工作在評(píng)估中得到了加強(qiáng)與發(fā)展，從另一方面也反映出近幾年來(lái)高校在檔案工作中存在著某些缺失。

1 隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，普遍的檔案室設(shè)置已經(jīng)不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要

原國(guó)家教委1989年10月10日發(fā)布的“6號(hào)令”即《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)第二章第五條對(duì)高等學(xué)校建立檔案館應(yīng)具備的條件作出了具體規(guī)定。按照這樣的標(biāo)準(zhǔn)，在高校實(shí)施擴(kuò)招前，能夠成立檔案館的學(xué)校不多。因此，檔案室在我國(guó)高校檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置中占絕大多數(shù)。《辦法》自頒布至今，已經(jīng)近20年。這20年來(lái)，我國(guó)高等教育事業(yè)得到了極大的發(fā)展，教學(xué)規(guī)模與招生數(shù)量均有很大的變化，辦法的要求已經(jīng)不能適應(yīng)目前高校工作的現(xiàn)實(shí)需要與發(fā)展需求。即便是按《辦法》中有關(guān)設(shè)置檔案館的條件。除第一條外。其他三條多數(shù)高校已經(jīng)達(dá)到或基本達(dá)到。只是各高校在其建設(shè)規(guī)劃中，往往將重點(diǎn)放在院系及專業(yè)建設(shè)上，忽略了檔案館的設(shè)立與建設(shè)。

在這次全國(guó)性的高校建設(shè)評(píng)估工作中，許多高校都成立了以主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭負(fù)責(zé)的檔案資料收集與整理機(jī)構(gòu)。在這樣的機(jī)構(gòu)中，除檔案室的工作人員外，還臨時(shí)抽調(diào)了一些同志幫助工作。這一作法雖然只是臨時(shí)性、突擊性的，卻也說(shuō)明目前檔案室的設(shè)置，僅從人員配置的數(shù)量上已經(jīng)不能滿足工作的需要。

另外，由于檔案室一般均隸屬于校(院)長(zhǎng)辦公室，只是校(院)長(zhǎng)辦公室諸多工作的一部分。盡管校(院)長(zhǎng)辦公室主任有搞好檔案工作的主觀愿望，但客觀上仍然存在著精力、資金、人員以及與其他部門協(xié)調(diào)等許多問(wèn)題。工作中難免會(huì)出現(xiàn)一些扯皮、推諉、拖拉等現(xiàn)象，這些都直接或間接影響到檔案工作的開(kāi)展，

以檔案室為主的管理體制已經(jīng)不能適應(yīng)高校檔案工作的發(fā)展。應(yīng)該將檔案室從校(院)長(zhǎng)辦公室中分離出來(lái)，建立與院、系同級(jí)的檔案館，將會(huì)更有利于高校檔案工作的發(fā)展。

2 院系兩級(jí)管理后，院系缺少相對(duì)固定的檔案管理人員及場(chǎng)地、設(shè)施、器材和裝具

在評(píng)估工作中，院系兩級(jí)負(fù)責(zé)保存的教學(xué)檔案資料存在問(wèn)題相對(duì)較多。原因之一，是高校實(shí)行院系兩級(jí)管理后，由于種種原因，各院系負(fù)責(zé)教學(xué)檔案資料保存的教學(xué)秘書(shū)更換頻繁，致使教學(xué)檔案材料的收集、保管等經(jīng)常出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。要解決這個(gè)問(wèn)題，一是從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度著想，選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的同志到教學(xué)秘書(shū)崗位上工作，并盡可能保持相對(duì)穩(wěn)定：二是建立一個(gè)包括教學(xué)檔案管理內(nèi)容在內(nèi)的教學(xué)秘書(shū)交接程序，并以制度的形式固定下來(lái)：三是及時(shí)加強(qiáng)對(duì)新任教學(xué)秘書(shū)的相關(guān)檔案知識(shí)和法規(guī)的培訓(xùn)：四是把教學(xué)檔案管理內(nèi)容明確寫進(jìn)教學(xué)秘書(shū)的崗位職責(zé)和考核細(xì)則中，作為晉級(jí)、評(píng)優(yōu)、提拔的一項(xiàng)內(nèi)容。除此之外，還要設(shè)法保障院系檔案管理場(chǎng)地、設(shè)施、器材和裝具的落實(shí)。

3 收集歸檔制度未能落實(shí)到教學(xué)、科研等各個(gè)環(huán)節(jié)

在高校收集與歸檔制度是有的，而且基本上得到了落實(shí)。但在評(píng)估工作中，仍然發(fā)現(xiàn)有一些環(huán)節(jié)沒(méi)有得到切實(shí)的落實(shí)。這其中教學(xué)與科研是兩個(gè)不容忽視的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。如在教學(xué)檔案積累中，教學(xué)日志是一個(gè)重要組成部分，它能全面、準(zhǔn)確、具體地反映教學(xué)情況，包括課程安排、教師的講課內(nèi)容和效果、課堂紀(jì)律、存在的問(wèn)題等。教學(xué)日志。是學(xué)校教學(xué)情況的活的體現(xiàn)和反映。但由于教學(xué)日志是由各任課教師填寫的，由于事先沒(méi)有相關(guān)的填寫要求與規(guī)范，存檔的教學(xué)日志中存在諸多問(wèn)題。如書(shū)寫不規(guī)范：所用的材料大小不統(tǒng)一；內(nèi)容不全；時(shí)間缺失；沒(méi)有填寫人署名：缺乏規(guī)范性審查等。

再如科研論文、論著及研究課題是高校的教學(xué)科研成果，是高校一筆非常珍貴的財(cái)富，它不僅是個(gè)人的成果，而且也能具體地反映出學(xué)校的學(xué)術(shù)水平。但從評(píng)估工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題看，有許多科研論文、論著、研究課題的材料沒(méi)有歸檔。這里面存在的原因很多，主要是：一是沒(méi)有將有關(guān)制度落到實(shí)處。盡管檔案管理部門也制定了歸檔范圍、歸檔制度。但在執(zhí)行時(shí)不夠認(rèn)真，以至于許多珍貴的具有相當(dāng)學(xué)術(shù)價(jià)值的檔案材料仍然保存在個(gè)人手中，沒(méi)有及時(shí)歸檔。二是沒(méi)有抓住歸檔的有利時(shí)機(jī)。如每年職稱評(píng)定時(shí)與人事部門溝通，將申報(bào)職稱人員提供本人的論文、論著、研究成果等科研材料收集歸檔，在每年科研成果評(píng)獎(jiǎng)與科研課題報(bào)告待評(píng)獎(jiǎng)時(shí)。與科研管理部門溝通，將直接由科研處接收材料進(jìn)行評(píng)獎(jiǎng)，改為先交到檔案室，等評(píng)委評(píng)比審定后。直接歸檔。可減少層次，保障歸檔率。三是缺少必要的強(qiáng)制性措施。

(作者單位：開(kāi)封教育學(xué)院)