從高校評估看高校檔案工作中的若干缺失

目前正在進行的高校評估工作，客觀上對高校的檔案工作起到了積極的推動與促進作用，使參加評估高校的檔案工作得到了不同程度的鞏固與發展。使其更加規范有序。事物總是一分為二的，一方面各個高校的檔案工作在評估中得到了加強與發展，從另一方面也反映出近幾年來高校在檔案工作中存在著某些缺失。

1 隨著高校招生規模的擴大，普遍的檔案室設置已經不能適應形勢發展的需要

原國家教委1989年10月10日發布的“6號令”即《普通高等學校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)第二章第五條對高等學校建立檔案館應具備的條件作出了具體規定。按照這樣的標準，在高校實施擴招前，能夠成立檔案館的學校不多。因此，檔案室在我國高校檔案管理機構設置中占絕大多數。《辦法》自頒布至今，已經近20年。這20年來，我國高等教育事業得到了極大的發展，教學規模與招生數量均有很大的變化，辦法的要求已經不能適應目前高校工作的現實需要與發展需求。即便是按《辦法》中有關設置檔案館的條件。除第一條外。其他三條多數高校已經達到或基本達到。只是各高校在其建設規劃中，往往將重點放在院系及專業建設上，忽略了檔案館的設立與建設。

在這次全國性的高校建設評估工作中，許多高校都成立了以主要領導牽頭負責的檔案資料收集與整理機構。在這樣的機構中，除檔案室的工作人員外，還臨時抽調了一些同志幫助工作。這一作法雖然只是臨時性、突擊性的，卻也說明目前檔案室的設置，僅從人員配置的數量上已經不能滿足工作的需要。

另外，由于檔案室一般均隸屬于校(院)長辦公室，只是校(院)長辦公室諸多工作的一部分。盡管校(院)長辦公室主任有搞好檔案工作的主觀愿望，但客觀上仍然存在著精力、資金、人員以及與其他部門協調等許多問題。工作中難免會出現一些扯皮、推諉、拖拉等現象，這些都直接或間接影響到檔案工作的開展，

以檔案室為主的管理體制已經不能適應高校檔案工作的發展。應該將檔案室從校(院)長辦公室中分離出來，建立與院、系同級的檔案館，將會更有利于高校檔案工作的發展。

2 院系兩級管理后，院系缺少相對固定的檔案管理人員及場地、設施、器材和裝具

在評估工作中，院系兩級負責保存的教學檔案資料存在問題相對較多。原因之一，是高校實行院系兩級管理后，由于種種原因，各院系負責教學檔案資料保存的教學秘書更換頻繁，致使教學檔案材料的收集、保管等經常出現斷檔現象。要解決這個問題，一是從長遠的角度著想，選擇責任心強、業務素質高的同志到教學秘書崗位上工作，并盡可能保持相對穩定：二是建立一個包括教學檔案管理內容在內的教學秘書交接程序，并以制度的形式固定下來：三是及時加強對新任教學秘書的相關檔案知識和法規的培訓：四是把教學檔案管理內容明確寫進教學秘書的崗位職責和考核細則中，作為晉級、評優、提拔的一項內容。除此之外，還要設法保障院系檔案管理場地、設施、器材和裝具的落實。

3 收集歸檔制度未能落實到教學、科研等各個環節

在高校收集與歸檔制度是有的，而且基本上得到了落實。但在評估工作中，仍然發現有一些環節沒有得到切實的落實。這其中教學與科研是兩個不容忽視的重點環節。如在教學檔案積累中，教學日志是一個重要組成部分，它能全面、準確、具體地反映教學情況，包括課程安排、教師的講課內容和效果、課堂紀律、存在的問題等。教學日志。是學校教學情況的活的體現和反映。但由于教學日志是由各任課教師填寫的，由于事先沒有相關的填寫要求與規范，存檔的教學日志中存在諸多問題。如書寫不規范：所用的材料大小不統一；內容不全；時間缺失；沒有填寫人署名：缺乏規范性審查等。

再如科研論文、論著及研究課題是高校的教學科研成果，是高校一筆非常珍貴的財富，它不僅是個人的成果，而且也能具體地反映出學校的學術水平。但從評估工作中發現的問題看，有許多科研論文、論著、研究課題的材料沒有歸檔。這里面存在的原因很多，主要是：一是沒有將有關制度落到實處。盡管檔案管理部門也制定了歸檔范圍、歸檔制度。但在執行時不夠認真，以至于許多珍貴的具有相當學術價值的檔案材料仍然保存在個人手中，沒有及時歸檔。二是沒有抓住歸檔的有利時機。如每年職稱評定時與人事部門溝通，將申報職稱人員提供本人的論文、論著、研究成果等科研材料收集歸檔，在每年科研成果評獎與科研課題報告待評獎時。與科研管理部門溝通，將直接由科研處接收材料進行評獎，改為先交到檔案室，等評委評比審定后。直接歸檔。可減少層次，保障歸檔率。三是缺少必要的強制性措施。

(作者單位：開封教育學院)