檔案信息化建設現狀、問題與對策

吳品才，蘇州大學社會學院檔案系副主任、副教授、碩士生導師，管理學博士。長期從事科技文件與科技檔案管理理論、文件運動理論與文件管理技術的教學與研究。出版著作5部，其中個人獨著、專著2部，一是《現代科技檔案管理學》，35萬字；二是《文件縱橫運動論》，22萬字。省級以上公開發表的論文40余篇。

張照余，蘇州大學教授，管理學博士，中國檔案學會理事，教育部檔案學科教學指導委員會委員。主要從事電子文件管理和檔案信息化研究，先后主持國家社科基金項目1項，省部級項目3項，出版《檔案信息網絡化建設研究》等專著、教材8部，發表學術論文80余篇。

1 政府投入與效益提升

吳品才：我國檔案信息化起步很早，但發展速度并不理想，這其中有客觀因素，也有主觀原因，我個人認為政府在檔案信息化建設方面的投入有限是造成這種局面的主要原因，你是否有同樣的認識?

張照余：我國檔案信息化的起步是比較早的，1979年起，中央檔案館、中國人民解放軍檔案館、國家檔案局檔案科學技術研究所等個別機構就陸續購置計算機設備，開始了檔案管理自動化課題的研究和實驗，至1985年底，全國已有20多個檔案館成功開發并運行計算機檔案管理系統。1993年隨著國家經濟信息化戰略的啟動，大量電子文件問世，為此1996年國家檔案局成立了“電子歸檔研究領導小組”，檔案信息化逐步由自發進行轉向自覺開展。然而，從國家層面對檔案信息化建設的宏觀組織，卻要遲至2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》(檔發[2002]8號)發布算起。在此之前的十年，我國檔案信息化發展的速度是比較緩慢的，作為信息資源的核心管理機構，在國家信息化戰略中沒能發揮應有的作用，在很多方面顯得比較被動。1999年的政府上網工程，國務院幾十個部、委、局聯合發起，國家檔案局卻未能參與其中。代表我國行業信息化的“金”字號工程，自1993年“三金”工程開始，到2005年底“國家數字檔案建設與服務工程”(簡稱“金檔”工程)的提出，期間相距了整整12年，這不能不說是個遺憾。

對于這種“起步早，發展慢”的現象，檔案界正在反思，主、客觀原因找了不少?？捶性谌瞬挪蛔恪⒓夹g稀缺、投資不力和認識不夠等方面，我在承擔《江蘇省檔案信息化建設現狀與發展對策研究》課題時曾做過系統調研，絕大多數人的看法與你相同，認為檔案信息化發展的“瓶頸”是經費投入不足。對此，我不以為然。

檔案信息化建設需要耗費大量的財力、物力，這對主要依靠財政預算的檔案機構而言確實是個沉重的負擔，經費不足正成為檔案信息化建設的一個普遍問題。但不是關鍵問題。事實上，這些年來各級財政在檔案信息化建設方面的投入總量并不小，2003年國家檔案局作過一個書面調查，當時的統計數據顯示全國省級以上檔案館在檔案信息化建設方面的投入經費達到5000多萬元，近兩年政府在檔案信息化建設上的投入更大，數字檔案館的預算規模一般都過百萬元，浙江省數字檔案館建設預算更達到1500萬元，一期投入就有800萬元。盡管如此規模的投入相對于檔案信息化發展的需要來說仍捉襟見肘，但對于“清水衙門”的檔案部門，這恐怕已是空前的了。即便與其他行業相比，這樣的財政投人規模也不算小。如果說檔案信息化建設在經費方面存在問題的話，我認為問題并不出在政府投入太少，而出在我們“開源節流”不夠，投入效益有待提高。

吳品才：我也做過調查，尤其去了部分經濟不發達地區，經費緊張、投入不足的問題相當嚴重，個別地方甚至連基本的維持費用都不夠。有個地市在建設政務網時居然向各入網單位“集資”，檔案局終因無錢繳納建設費用而無緣一期建設。俗話說“巧媳婦難為無米之炊”，受到政府投入的限制，很多檔案信息化項目沒法上馬，這是不爭的事實。我個人認為。我們必須指出并強調這一點，以引起各級政府的高度重視，加大該方面的投入。

張照余：一味地訴諸于政府投入不足，表面上看似乎能引起政府更多的重視，以此獲得更多的資源，但實際效果恐怕適得其反。我認為，進一步加大政府在檔案信息化建設上的投入是必要的，但檔案界在強調這一點之前必須明確三點：

第一，財政對檔案信息化建設的投入，是以獲取良好的效益為前提的。政府和社會就像一家投資公司，會不斷評估已有投入的實際效果和未來投入可能帶來的效益。為獲得他們對檔案信息化建設更大的財政支持，檔案界必須樹立效益觀念，重視效益分析，讓先期投入產生明顯的社會效益，讓他們看到或者意識到投入的必要性。而實際情況是。在檔案信息化建設中普遍存在重“硬”輕“軟”、重“建”輕“用”。搞形象工程、政績工程、攀比工程的現象，許多項目缺乏總體規劃，盲目追求技術完美，造成驚人的浪費。昂貴的硬件設備常常因應用軟件開發不足而成為展示“投入”的擺設：不分青紅皂白的數字化，囤積起大量利用率極低、不久便會因格式落后而淘汰的“數字垃圾”。在這樣的“效益”背景下一味要求政府加大投入是不現實的。

第二，要善于從地方信息化建設和電子政務建設的總盤子中去“分餐覓食”。這兩年，隨著國家電子政務建設步伐的加快，各級財政在信息化方面的投入相當大。檔案部門要有強烈的“融入”意識，積極參與到地方信息化建設和電子政務建設中去，主動向地方的信息化辦公室、電子政務建設領導小組匯報、請纓。切忌“置身事外”。事實上，這些部門掌控著最大量的信息化建設資源，獲得他們的支持。列入其建設規劃，遠比檔案部門自身申請專項建設經費容易得多。電子文件中心建設、政府檔案數據保管基地建設等項目都可以通過上述渠道來獲得財政上的支持。

第三，在財政預算總量有限的情況下指望政府在檔案信息化建設方面一下子投入很多是不切實際的，尤其是在財政比較困難的不發達地區。面對檔案信息化所需的大量資源，檔案部門必須開拓思路，轉變投入機制。充分動員社會力量，利用一切可利用的社會資源， “多元化”地建設檔案信息化工程。例如，我們可以與基礎電信部門合作，獲得其網絡資源方面的優惠支持，就像當初中國電信給予政府上網工程提供免費服務一樣：與IT企業聯合，利用其市場政策和開拓形象的需要，獲取其資金、技術和資源服務方面的支持。

吳品才：確實，在投資有限的情況下，采取種種措施來提高檔案信息化建設的效益尤為重要。我認為提升建設效益，避免投資失誤最關鍵的一點是重視總體方案的設計論證?？傮w方案是整個信息化工程的靈魂，體現著信息化建設的目標、原則和方向，左右著信息化建設的投入規模，一旦出現問題，意味著建設方向出現偏差，其后果將是“差之毫厘，謬以千里”。因此，檔案部門必須充分重視檔案信息化總體方案的設計、論證工作，強調其科學性、可行性和經濟合理性，在沒有形成系統、嚴謹的總體方案之前，決不貿然行事，否則將造成巨大的資源浪費。

張照余：忽視檔案信息化總體方案是一個比較突出的問題。我在調查中發現。檔案局、館真正制定有檔案信息化長期規劃(如一期、二期、三期工程)的屬于少數，多數檔案館只是被動地按上級主管部門的要求向地方政府提出財政預算或專項經費申請，獲得立項后再通過招標的方式將建設任務委托給信息技術公司。這種看似合理的建設模式存在致命弱點，外包公司出于中標和利潤最大化的考慮，方案設計時把關注的重點集中在項目的短期效應和表面功能，缺乏長遠規劃和整體考慮，其后果是長期投資上的浪費。

要提高檔案信息化建設的效益，我認為還必須堅持“一切從實際需要出發”的原則。檔案信息化建設的實際需求形形色色，需求程度和滿足難度存在較大差別，有些十分緊迫。例如，電子文件的歸檔保管，如不盡快解決?？赡軒頌碾y性后果：有些則是預見性的，如廣域范圍內數字檔案信息的共享，并不急于實現。有些需求實現成本較大。技術要求較高，如電子文件中心的構建：有些需求實現起來相對簡易，如檔案網站建設，投入少，難度小。一切從實際需要出發，就是要厘清各種需求的緊迫程度。分清輕重緩急，在力所能及的范圍內著力解決最急需解決的問題。對于未來需求，考慮到技術進步和設備降價因素，可視財力狀況逐步實現，因為這些需求放到今后，可以采用更先進、更簡便的技術手段以更低廉的代價來實現。

一切從實際需求出發，需要我們對檔案信息化項目的實際效果進行深入分析，明確各項投入的意義之所在，避免無意義的投入或低效益的工程，杜絕跟風行事。例如，面廣量大的檔案數字化工程，在檔案界的一片呼喚聲中迅速推展開來，其工作量和投資規模幾乎占到檔案信息化總投入的一半。然而對于檔案數字化的真正目的及可能產生的實際效益卻很少有人作更深入的研究。事實上，檔案數字化的目的不外乎兩點：為保護檔案尤其是瀕危檔案而制作數字化副本：為實現網絡環境下的檔案信息共享利用而數字化。無論出于何種目的，都只需要進行有限范圍的數字化工作。因為，需要用數字化副本的方式加以特別保護的瀕危檔案只是少數，況且這種利用替代式保護只是權宜之計：至于為網絡共享而數字化，畢竟被數字化檔案在壽命期內的網絡利用頻度足以抵償其不菲成本的也只是少數，從實際利用效益的角度分析，大部分檔案是不值得數字化的。深入的需求分析告訴我們，檔案數字化必須小步慎行，那種認為“數字化檔案館系統以能否產生和積累數字化的檔案信息資源作為判斷其成敗的標志”…的觀點是值得商榷的，“有文必掃”更是巨大的資源浪費。

2 信息化中的技術要素

吳品才：信息技術是檔案信息化建設的要素之一，在你的很多文章中都表達了信息技術在檔案信息化建設中的決定性地位，我本人及很多學者認為技術只是手段而已，而建設目標及管理策略等非技術因素對檔案信息化建設的意義要大于技術因素。你將技術因素抬舉到如此高度，似有本末倒置之嫌，檔案信息化終究是檔案的信息化，而非技術的信息化，過分夸大“工具”的作用會導致目標的淡化。

張照余：檔案信息化是信息技術與檔案管理的有機結合，我個人認為。離開信息技術。檔案信息化是無從談起的。之所以將技術要素看得如此之重，是基于以下兩點認識：

第一，檔案信息化是源于信息技術進步的一場檔案管理革命，技術雖然只扮演著工具的角色。但卻是這場革命的源動力。是整個檔案信息化的龍頭和先導。這場“手段”上的革命，除了沒有改變檔案工作的社會目標外，給檔案管理帶來的變化是全方位的，從對象、內容、方式、方法到程序、環境，并且這種變化還隨著信息技術的高速發展而不斷改變。為此，檔案界在信息化過程中必須保持對信息技術發展的高度敏感，及時追蹤新技術趨勢，深入研究各種信息技術引入檔案工作的可能性、必要性及其可能帶來的積極意義和消極影響。

第二，檔案界正在經歷“技術缺失”的陣痛。信息化對檔案職業而言是一場“蛻變”，整個職業從傳統文化行業向現代IT行業轉型，在此過程中，檔案界原先以人文見長的群體知識結構在高速發展的信息技術面前顯得“力不從心”。一些決策者從對技術的無知滑向了對技術的“膜拜”，觀念上“技術唯上”，行動上“技術盲從”。不惜代價、不切實際地追求技術上的一步到位。這種做法，符合承攬檔案信息化工程的外包公司的利益，迎合了部分追求技術完美的技術人員的口味，這些局外技術專家常?！熬牟邉潯?，將有限的建設經費不適當地投入到最高端的軟、硬件設施的配置上，造成了巨大的浪費。

相反，另一部分從業者由對技術的生疏而滋生出技術畏難、抵觸情緒，認為檔案信息化過程中的技術問題完全可通過引入外部力量來解決。本人不排斥引入外部技術力量。事實上，檔案界不可能自行解決信息化建設中的所有技術問題，離開外部技術力量的支持，檔案信息化建設至少就目前而言是寸步難行的。但是技術外包不等于“技術外化”，在檔案信息化建設過程中，業務和技術緊密結合，兩者無法相互剝離。技術是優化業務的手段，總體上服從于業務目標，但不同的技術方案對業務過程又具有明顯的“反作用”，需要進行業務流程的重組。檔案信息化最佳建設方案必然是技術因素與業務因素整體權衡的結果。將業務設計與技術設計割裂開來，簡單沿用檔案人員提出功能需求，外部技術人員設計技術方案的“一腳踢”模式，絕對不可能設計出最佳方案。缺乏自身技術能力和總體規劃的技術外包十分危險，其結果將喪失檔案部門對信息化項目的控制權，并最終導致系統工程的失敗。

因此，我認為，整個檔案界必須深入技術層面，培養既熟悉檔案業務，又精通信息技術的專業人才，積極組織檔案信息化應用技術研究，依靠自身的技術力量來主導檔案信息化建設。我是從這個角度，從宏觀層面上強調信息技術對于我國檔案信息化建設的決定性作用的。

3 人才危機的癥結與對策

吳品才：人才是技術的源泉，人才資源始終是我國信息化建設的瓶頸，2002年國家信息化測評中心的調研報告顯示，我國信息化指數為38.46時，信息化人才資源指數僅為13.43，信息化人才十分匱乏。近年來，檔案界人才隊伍建設有了長足進步，從業者的總體素質不斷提高，但由于受到原有基礎、總體環境、財政狀況和工作條件的限制，與其他行業相比，檔案信息化人才依然緊缺，人才形勢十分嚴峻。你認為目前檔案信息化人才建設方面存在的最大問題是什么?

張照余：我國檔案信息化人才的現狀可以概括成十六個字“總量不足，結構失衡，增量有限。存量流失”。首先是人才總量不足。我在完成《江蘇省檔案信息化建設現狀與發展對策研究》課題時曾作過一個嚴謹的需求預測，至十一五末，江蘇省從事檔案信息化工作的專職人員數應達到3300余人，檔案信息化專業人才的絕對數應達到2000人，其中技術型人員應超過1500人。而目前的實際情況是江蘇省13個地級市的檔案局、館具有信息技術學歷背景的專業技術人才不足20人，檔案信息化人才的短缺程度可見一斑。

其次是群體知識結構和人才類型結構嚴重失衡，整個檔案職業隊伍的信息化素養(信息化意識和信息技能)偏低。不能適應檔案信息化建設的需要。調研發現，從業者中還存在很多“三不會”(不會打字、不會上網、不會發電子郵件)的人員，技術性人才嚴重缺乏，檔案從業者中具有信息技術專業背景(大、中專以上學歷)者還不到5％。而在檔案信息化建設過程中起著關鍵的“樞紐”、“溝通”作用的中間性人才，即既熟悉檔案管理業務，又精通信息技術的人才更是少之又少。結構失衡嚴重制約著檔案信息化建設的順利開展。

再次是增量有限、存量流失的問題突出。雖然全國29所高校的檔案專業每年為檔案界培養出上千名專業人才，特別是這幾年針對檔案信息化建設的需要培養出一批管理與技術“雙料型”人才，但相比全國十多萬專職人員和近兩百萬兼職人員的檔案職業隊伍規模，這點“新鮮血液”是遠遠不夠的，并且，這些正統的檔案專業人才，畢業后選擇檔案職業的并非多數。更嚴重的是，面對經濟待遇或發展前景更好的外資企業、實權性政府機關、高校的競爭。 “清水衙門”的檔案局、館對高素質專業技術人才的吸引力十分有限，很多在崗的人才“見異思遷”，心存離念?！笆聦嵣?，恰是現代技術的掌握為他們跳出檔案館，另謀高就創造了條件”。顯然，在專業人才的引入、激勵政策上檔案系統還存在很大不足。

吳品才：如你所說，檔案信息化人才在“存量”和“增量”上都存在嚴重問題。而且，你將技術性人才的缺失看成是整個檔案職業“轉型”時期群體知識結構的“慣性”使然，將人才流失的主要原因歸結為檔案職業待遇問題，這是否可以理解為檔案信息化人才問題具有歷史必然性。是無法避免的。

張照余：這種現象的成因是客觀的，但其結果是可以改變的，至少說是可以改善的。事實上，整個國家在信息化過程中面臨的人才問題同樣具有歷史必然性。我們強調這一點，是為了讓整個職業界重視并正確面對信息化人才危機，避免消極情緒。而不是要去淡化改變這種狀況的主觀能動性。

吳品才：檔案界如何才能走出人才困境?

張照余：檔案信息化人才問題的解決將是一個漸進過程，一項長期性任務，不可能一蹴而就。假以時日，一定能夠改變這種狀況。我認為，目前應從以下幾方面著手：

其一，實施檔案信息化全員培訓工程。所有從業人員都要參加檔案信息化知識培訓。并將這種培訓經?；?、制度化，將參加培訓的情況列入考績、評審的范圍。新從業者必須通過信息化專業知識的培訓考核后方能上崗。全員培訓工程旨在改變檔案職業隊伍的整體知識結構，提升整個職業隊伍的信息化素養。

其二，實施檔案信息化專門人才培育工程。依托我國高等院校的教育力量，專門打造適應檔案信息化建設需求的高級人才。檔案行政管理機關在檔案高等教育規模、層次的確定，培養目標的確立，教學計劃的調整、課程體系的改革等方面要積極引導，適當參與，使高等院校的檔案學專業真正成為檔案信息化高端研究型人才、宏觀層次人才、管理型人才和技術性人才的搖籃，專門人才培育工程旨在解決檔案信息化專門人才的增量問題。

其三，實施合理的檔案信息化人才政策。建立起有利于人才引進的軟、硬件環境，提高人才待遇，增強人才引進的動力：建立起科學的績效考評、薪酬分配和競爭機制，為檔案信息化人才營造良好的發展空間，

總之，檔案界必須堅持行內培養與行外引入相結合、學校教育與繼續教育相結合、高等教育與職業教育相結合、人才培養政策與人才使用政策相結合，從行業自身的人才資源出發，建立起多元化的人才培育體系，著力培育符合本行業特點的專業技術人才，逐步積聚起一支穩定、勝任的專業隊伍。

4 數字檔案館的目標與定位

吳品才：我國數字檔案館建設方興未艾。而據我所知，國外連“數字檔案館”這一名稱都沒有，這是否意味著我國在這方面走在了國際的前列，或者根本就走錯了方向?

張照余：數字檔案館建設是有必要的。不僅國內熱火朝天，國外同樣興致正濃，只不過是國內、國外對此事物的定位、著重點及其稱謂、術名不同罷了。國外雖然很少直接使用“數字檔案館”(digital archive)這一名稱，但“電子文件檔案館”(electron-ic record archive)卻是一個炙手可熱的術名。究其原因，我認為有以下兩個原因：

第一，國外“文件”、“檔案”概念與國內文件、檔案概念的內涵、外延差別很大。在西方檔案學體系中，“record”(譯成“文件”)是一個廣義的概念，比起國內所指稱的文件概念要寬泛得多，“archive”(譯成“檔案”)只是“文件”的一種，是處于非現行狀態的“文件”(in-active record)。我們在做比較研究時首先要弄清楚概念之間的對應關系，國內的數字檔案是包含在國外“電子文件”(electronicrecord)概念范圍之內的。因此，從理論上講，國外“電子文件檔案館”的外延范圍涵蓋國內的數字檔案館。

第二，在數字化環境之下。文件與檔案之間的界限逐步淡化，一體化管理成為確保檔案真實性的現實要求。自形成開始就被“檔案化”了的文件，卻因為證據屬性長期受到質疑而被拒于法律意義上的檔案范圍之外，謹慎的檔案學家只得將其稱為“具有檔案屬性的電子文件”、“歸檔保存的電子文件”，或者干脆直接稱其為電子文件。好在國外“文件”概念本身就包含著檔案在內，所以國外用電子文件概念取代數字檔案概念，習慣使用“電子文件檔案館”，而不是“數字檔案館”自在情理之中。國內也正是基于這個原因，一些學者呼吁數字化環境下應當采用大文件概念。

吳品才：但我覺得國外的電子文件檔案館與國內的數字檔案館存在很多方面的不同，比如建設的目標、模式等。一個總的感覺是前者側重于電子文件的保管，后者更傾向于資源利用。

張照余：是的，無論國外的電子文件檔案館還是國內的數字檔案館，建設的出發點都是解決由電子文件所帶來的保管、利用問題。例如，美國Electronic Record-s Archives的總體目標是：“使得美國國家檔案館能夠長期保存美國政府在任何地點所創造的任何類型的具有檔案價值的電子文件”，我國的數字檔案館“是一個電子化信息的倉儲，能夠存儲大量各種形式的信息。用戶可以通過網絡方便地訪問它，以獲得這些信息。并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。它能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理、查詢集成在一起，使這些信息得以在網絡上傳播，從而最大限度地利用這些信息”。但是深入分析后可以看出，兩者的側重點有很大的不同，前者重保管，后者重利用。我個人認為，這一側重點上的差別，反映出的是兩種不同的建設思路和建設效果，值得我們深思。

從邏輯上講，利用是重于保管的。檔案工作的目標是利用，保管為利用服務。但是，電子文件給檔案界帶來的最大挑戰并不是利用問題，而是保管問題，如何長期、安全地保管電子文件成為困擾檔案界的難題。西方檔案學家在電子文件問題上抓住了實質。果斷地將精力投向長期、安全保管問題，并且他們明智地意識到這一問題的解決絕非一館、一室所能為，必須集中集體智慧，實施國家層面的“頂層設計”，基于長期的研究和試驗。美國最先啟動電子文件檔案館建設項目的是國家檔案與文件署，為有效解決電子文件保管難題，國家檔案與文件署確立了聯合行動策略，自1998年起與包括In-terPARES在內的國際、國內組織或項目合作，開展了長達7年的前期研究和規劃，并自2004年起正式實施，計劃要到2011年完全建成。這種“基于保管、頂層人手、聯合攻關、謀定后動”的建設思路務實而高效。

相反，我國的數字檔案館建設從一開始就呈現出“百花齊放、百家爭鳴”的局面，在目標、方向尚不明確、核心問題尚未解決的情況下任由地方檔案機構“摸著石頭過河”，這實際上是一種效率低下的“小生產式”的發展模式，分散了研究力量，浪費了建設資源。時至今日，我國各地數字檔案館在低水平重復建設的同時累積消耗了驚人的財政資源，雖然深圳、青島等建設模式層出不窮，但誰也沒有真正解決“電子文件長期保管”這一核心問題。更令人遺憾是，學界過分地強調了數字檔案館的利用共享功能，“數字檔案館的建設和運行只能作為傳統檔案館的附屬。它實質上也就是傳統檔案館實現檔案信息快速檢索、信息共享、服務網絡化的技術手段。”個別學者在數字檔案館研究方面更是夸夸其談，不著邊際，在遠離實際、遠離技術的想象中隨意設計著數字檔案館的“未來”，什么“超時空集成”、“虛擬空間”、“知識挖掘”等，拈來一大堆“眼花繚亂”的名詞，將建設者的目光和大量寶貴的建設資源不適當地引向了大量傳統檔案的數字化和現行電子文件利用環境的構建等方面。

吳品才：數字檔案館建設的策動力首先源于檔案界保存數字時代社會記憶的歷史使命感，因此，你將電子文件的長久保管功能作為數字檔案館的核心功能，這一點我可以理解。但我們不能忽視另一個重要事實，電子政務的發展是推動數字檔案館建設的另一股重要力量，正是由于辦公管理和政務信息公開對電子文件的利用需求，促使政府和公眾對數字檔案館的建設傾注了熱情。如果輕視了數字檔案館的文件利用需求，無形中會降低社會對數字檔案館建設項目的支持程度。

張照余：我們強調數字檔案館的保管功能，是因為實現電子文件的長久、安全保管具有相當的技術難度，需要占用大量的資源。數字檔案館建設“以保管為導向”并不意味著我們忽視其利用功能，無論是國外的電子文件檔案館還是國內的數字檔案館，文件利用服務始終是其最基本的功能。美國2003年形成的《電子文件檔案館需求分析》中列舉了電子文件檔案館的九大功能，利用是其中之一。我國的數字檔案館項目更是重視利用功能的開發，例如，深圳數字檔案館具有通過公網向公眾提供檔案文件查詢的功能。問題是。數字檔案館的利用功能應開發到何種程度?

利用功能的開發基于兩個前提條件：可利用資源與利用環境。就可利用資源而言，數字檔案館究竟是提供電子文件還是同時包含數字化了的歷史檔案?是提供歸檔了的電子文件還是同時包含歸檔前的現行文件?是一館范圍內的數字檔案，還是跨館共享的檔案資源集合?這些問題在建設數字檔案館之前是必須明確的。對此，“以保管為導向”的數字檔案館和以“利用為導向”的數字檔案館會給出不同的選擇，西方“以保管為導向”的電子文件檔案館將收藏、利用的對象范圍限于“具有檔案價值的電子文件”，以避免數字時代的“社會失憶”。而我國“利用為導向”數字檔案館建設，在強調數字檔案館利用服務功能的同時輕易地擴大了其收藏、利用資源的范圍，或要求數字檔案館為政府機構和社會公眾提供現行文件利用服務，或要求數字檔案館能夠在線查詢歷史檔案。于是，歷史檔案和紅頭文件的數字化成了數字檔案館不堪承受之重，而接收、保管和發布電子政務平臺和辦公自動化系統產生的現行文件更使得檔案館感到管理與技術上的尷尬。

在利用環境方面，我國的數字檔案館強調在線服務，分布式存儲和廣域范圍的資源集成，這種好大求全、包羅萬象的設計，不僅陡增了數字檔案館實現的技術難度和投資規模，而且掩蓋了數字檔案館建設所要解決的核心問題是電子文件的長久、安全保管。

事實上，檔案館作為社會記憶的永久保管機構這一性質。在數字時代是不會也不應該改變的，數字檔案館的根本使命與傳統檔案館一致，所不同的只是其保管、利用的主要對象為歸檔電子文件，“存史為本，資治為源”同樣是數字檔案館建設的原則。至于數字檔案館如何與電子政務結合，為辦公管理活動服務，是另一個需要探討的問題。我個人認為，在數字檔案館之前另外構建基于政務網的電子文件中心，將電子文件管理和數字檔案保管功能相對區分，借助政務網絡平臺來采集、管理和利用現行、半現行狀態的電子文件，并通過標準化的數據接口聯結辦公業務系統、電子文件中心系統和數字檔案館系統，保證數據之間的“無縫”流轉，從而實現電子文件到數字檔案的有效過渡。這種基于政務網的電子文件中心，對于數字檔案館而言其功能類似于上世紀問世的半現行文件中心(但不完全相同)，起著對政務環境中海量電子文件的收集、緩存、利用、篩選和移交等前端控制作用。電子文件中心的構建可大大簡化數字檔案館的功能設計。