開封大學電子文件歸檔情況調查

高校在信息化與辦公自動化建設上相對比較超前，但高校中的各種管理信息與應用系統的運行環境、數據標準、文件格式各不相同，這就給電子文件歸檔與管理工作帶來一定的困難。筆者在對本校電子文件形成歸檔情況調查的基礎上，對高校管理信息系統資源整合，電子文件歸檔管理，實現電子文件信息共享提出建議。

1 電子文件與電子檔案管理現狀

按照國家檔案局2002年公布的《電子文件歸檔與管理規范》的規定與要求，我校已開展了電子文件歸檔管理工作。但整個工作尚處在起步階段，現存的電子文件均存放在計算機中，還沒有存儲在其他存儲介質上，更沒有達到電子文件歸檔與管理的要求。

關于電子文件的數量，從實際調查情況看，由于學校尚沒有要求收集與上交電子文件，各主要部門對自己產生的電子文件數量心中沒有底。全校16個專業管理系統和普遍使用的辦公軟件產生的電子文件也沒有上交校檔案室保存。

從范圍上看，應該包括所有數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。其中涉及到文字型電子文件(XML、RTF、TXT為通用格式)、視頻和多媒體電子文件(MPEG、AVI為通用格式)、音頻電子文件(WAV、MP3為通用格式)、數據庫文件、計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件等。而目前我們收集的范圍還只限于文字型電子文件和數據庫文件。

同時，對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等，專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。而我校的16個專業管理系統應用軟件和與之相關的使用說明書、用戶指南等技術文檔尚沒有作為電子檔案歸檔管理。

從管理制度的建立上看，學校及各院系(部)均沒有制定出比較完備的電子文件與電子檔案管理方面的專門制度與規定。多數與應用信息系統接觸的工作人員尚不清楚自己在電子文件歸檔管理中的職責，沒有自覺地、習慣地、規范地開展這一工作。

沒有廣泛的收集與規范的管理，就無法實現各種應用信息系統中電子文件信息的共享。

2 措施與建議

2.1 加大共享平臺的開發與建設。加大對各個管理信息系統之間共享平臺的開發與投入，整合各個專業應用管理信息系統的資源，在不斷增加、更新、充實和完善檔案室與各院系(部)檔案工作部門硬件技術裝備的同時，使各個應用系統中產生的電子文件信息在歸檔之后，即可實現“共享”。

2.2 學習規范與標準。在部門領導、各應用信息系統管理工作人員、專兼職檔案工作人員等相關人員中，以《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規范》為教材，開展專題學習活動，為有效開展工作奠定基礎。重點是使盡可能多的工作人員，了解這兩部電子文件與電子檔案管理專業規范所提出的要求，學習與熟悉電子文件與電子檔案管理的相關技術標準，掌握電子文件與電子檔案管理各個階段的工作流程。

2.3 制訂本校電子文件與電子檔案管理方面的規章制度。為適應我校電子文件與電子檔案管理工作的需要，應根據我校電子文件與電子檔案管理工作的實際情況，在原國家教委頒布的《普通高校檔案管理辦法》尚沒有進行修訂前，參照國家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規范》，制訂本校電子文件與電子檔案管理方面的規章制度。要將這項工作納入檔案室與各院系(部)檔案工作的日常工作范圍，以此來推動這項工作向制度化發展。

2.4 開展培訓工作，提高專兼職檔案工作者的信息技術水平。要根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規范》兩部規范的要求，開展信息技術的培訓工作。對所有工作中與應用信息系統相關的工作人員，特別是專兼職檔案工作者，進行系統的培訓，提高專兼職檔案工作者的信息技術水平，特別是實際運用各種信息系統和應用軟件的操作能力。并將這種培訓經常化，根據信息技術發展變化的情況。不斷調整與充實培訓的內容，使檔案工作人員能夠適應信息技術的不斷更新、發展、變化。

2.5 實行學校信息化年報制度。根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》與《電子文件歸檔與管理規范》所涉及到內容，實行學校信息化年報制度。通過年報制度。對本校信息化工作的進展，各種各類信息系統的使用情況，電子文件與電子檔案管理現狀進行全面系統的統計，隨時掌握情況。有針對性地開展這項工作。

(作者單位：開封大學檔案室)