回顧過去，展望未來澳大利亞國家檔案館電子文件管理３０年

Simon Davis著 章燕華 摘譯

發(fā)動變革的引擎30多年前，澳大利亞國家檔案館(下簡稱國家館)首次接收移交進(jìn)館關(guān)于石油開發(fā)勘測中海底爆破的數(shù)量龐大的計算機(jī)文件。1991年，Steve Stuckey所著的《The good oil for Australia：petroleum data》記錄了國家檔案館早期管理石油開發(fā)文件的經(jīng)歷。推動國家館對電子文件長期保存問題對策的發(fā)展有兩個因素，除了上述早期計算機(jī)文件管理經(jīng)歷之外，還與國家館的機(jī)構(gòu)文化——處理當(dāng)代電子文件管理問題前瞻的眼光和務(wù)實(shí)的態(tài)度——關(guān)系密切。國家館專注于制定能夠反映未來政府文件管理發(fā)展趨勢的戰(zhàn)略。從20世紀(jì)50年代注重為政府機(jī)構(gòu)人員提供文件管理培訓(xùn)。到60、70年代提供聯(lián)邦文件系列系統(tǒng)以及過去30年對數(shù)字文件和文件管理實(shí)踐前端管理可以看出，國家檔案館樂于接受創(chuàng)新。

20世紀(jì)70年代國家館接收石油開發(fā)文件和其他機(jī)讀文件。

20世紀(jì)80年代中期，開始鑒定計算機(jī)化的系統(tǒng)。到1988年，制定檔案處置手冊，包括電子文件鑒定指南，這個時期國家館處理電子文件的方法還是基于傳統(tǒng)思維，即移交后電子文件管理采取紙質(zhì)文件管理方式。文件管理建議的口號就是“需要它!打印它!把它立卷歸檔!”(Need It!Print It!File It!)，國家館還建議那些有適當(dāng)紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件。

到了20世紀(jì)90年代早期，很顯然對電子文件的紙質(zhì)管理方法已經(jīng)不再是長期保存的萬全之策了。早期石油開發(fā)文件的利用面臨著威脅，這種威脅不是由于計算機(jī)磁帶載體物理退化而是緣于解碼的計算機(jī)硬件和數(shù)據(jù)格式的過時。為此。1992年，國家館開始了一項(xiàng)重大的研究項(xiàng)目：電子文件項(xiàng)目，項(xiàng)目的主要目標(biāo)就是起草一套電子文件管理指南。1992年10月，在為期一天的文件管理團(tuán)體會議上指南草案被提交。這次會議的論文集《Managing Electronic Records》標(biāo)志著電子文件檔案化管理路徑的轉(zhuǎn)折。

范式的轉(zhuǎn)變：分布式保管

《Managing Electronic Records》表明了對“具有檔案價值的電子文件需要由國家館保管”這種預(yù)期的嚴(yán)重背離。指南草案中提出了與傳統(tǒng)保管范式不同的電子文件分布式保管模式，同時在紐約州檔案與文件管理署也采取了同樣的做法。David Bearman和Margaret Hedstom在《Reinventing archives for electron-ic records：alternative service delivery options》一文中也記錄了紐約州的部分工作。同時David Bearman在20世紀(jì)90年代早期幾次訪問澳大利亞并在這里找到了他檔案思想的知音。Bearman與澳大利亞檔案工作者惺惺相惜使得他們開展了富有成果的對話，Bearman參加了1993年的會議，這對AS4390中所述“八步走”方法論的制定意義重大。

1993至1994年，澳大利亞國家檔案館在世界上第一次提出了富有爭議的電子文件分布式保管方法。在1994年11月Playing for Keeps會議中，Stephen Ellis和Steve Stuckey做了名為《Australian Archives'approach to preserving long-term access to the Commonwealth's electronic records》的聯(lián)合發(fā)言，第一次正式地提出了分布式保管。國家館認(rèn)為，需要一種新的電子文件管理方法，保存有價值的電子文件最好的方法就是保證澳大利亞政府機(jī)構(gòu)高標(biāo)準(zhǔn)地管理其電子文件。電子文件一旦形成就應(yīng)該被維護(hù)和保存在形成機(jī)構(gòu)的現(xiàn)行系統(tǒng)中：而國家館應(yīng)當(dāng)扮演標(biāo)準(zhǔn)的制定者和建議的給予者來保證電子文件得到良好管理。

20世紀(jì)90年代中后期，國家館制定了一系列建議性文件用以幫助政府機(jī)構(gòu)改善其文件管理，尤其關(guān)注電子文件的挑戰(zhàn)。1995年5月頒發(fā)的《Managing Electronic Records：A Shared Responsibility》賦予了文件新的定義(從強(qiáng)調(diào)文件是信息載體轉(zhuǎn)向信息本身)。該文件也闡明了機(jī)構(gòu)和國家館在電子文件分布式保管環(huán)境下的角色和作用。機(jī)構(gòu)在它們的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)文件管理功能，在系統(tǒng)中確認(rèn)文件及其價值、處置具有有限行政價值的文件，同時確保對具有持久價值文件的獲取。而檔案館則是通過提供關(guān)于文件保管系統(tǒng)開發(fā)或?qū)哂袡n案性質(zhì)的電子文件獲取的政策指導(dǎo)、標(biāo)準(zhǔn)和建議，幫助確認(rèn)元數(shù)據(jù)需求，以及加強(qiáng)合作來鑒定和處置電子文件發(fā)揮作用。國家館僅在“技術(shù)和資源允許的條件下”扮演保管者的角色。

《Managing Electronic Records》是從高層次闡釋電子文件管理問題，而作為其配套成果，《Keeping Electronic Records》則為計算機(jī)系統(tǒng)的用戶和管理者就如何管理和保存作為機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動證據(jù)的電子文件提供了實(shí)際的指導(dǎo)。

國內(nèi)外的合作與領(lǐng)先

整個20世紀(jì)90年代，國家館積極參與澳大利亞文件管理團(tuán)體的合作性活動。1995年末，國家館幫助制定了澳大利亞檔案館理事會聲明。該聲明強(qiáng)調(diào)了文件保管系統(tǒng)對電子文件管理的重要性，國家館工作人員參與了世界上第一個文件管理標(biāo)準(zhǔn)AS4390(1996)的制定，該標(biāo)準(zhǔn)已成為2001年頒布的國際文件管理標(biāo)準(zhǔn)IS015489的基礎(chǔ)。1997年以來，國家館形成的許多建議性成果都是基于AS4390(后來是ISO15489)。

國家館還積極投身于國際論壇，參與制定和促進(jìn)電子文件問題的解決。1992年國家館工作人員成為ICA電子文件委員會成員。20世紀(jì)90年代末，國家館與加拿大國家檔案館、美國檔案與文件管理署、英國公共文件管理署(國家檔案館)形成“G4”組織，調(diào)研公共部門電子文件管理改進(jìn)的實(shí)踐項(xiàng)目，

在這段時期，國家館在支持政府信息技術(shù)辦公室(OGIT)的信息和文件管理共享系統(tǒng)套件中發(fā)揮主導(dǎo)作用。國家館領(lǐng)導(dǎo)制定的澳大利亞政府定位服務(wù)(AGLS)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)志著國家館與OGIT合作的高潮。目前所有澳大利亞政府都已經(jīng)采用了AGLS作為著錄網(wǎng)絡(luò)資源的標(biāo)準(zhǔn)。《AGLS Manual for Users，version 1.0》于1998年頒布，國家館隨即在促進(jìn)AGES使用和維護(hù)中成為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，至此國家館關(guān)于電子文件的問題開始受到信息技術(shù)相關(guān)領(lǐng)域的注意。1999至2000年，AGLS修訂，內(nèi)閣批準(zhǔn)的政府在線戰(zhàn)略要求澳大利亞政府公共網(wǎng)站資源著錄使用AGLS元數(shù)據(jù)。為了幫助機(jī)構(gòu)執(zhí)行上述規(guī)定，國家館成立了AGLS培訓(xùn)項(xiàng)目并建立元數(shù)據(jù)一致性制度。2002年，AGLS元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)成為新的澳大利亞標(biāo)準(zhǔn)，即AGLSMetadata Element Set(AS5044，2002)。

邁入e-permanence

20世紀(jì)90年代后期，國家館開始了雄心勃勃的研究和發(fā)展項(xiàng)目，以世界上首次全國檔案機(jī)構(gòu)培訓(xùn)運(yùn)動——1998年國家館將政府服務(wù)部門所有檔案人員開展了為期一年的現(xiàn)代文件管理專業(yè)發(fā)展項(xiàng)目——為序幕。培訓(xùn)提供的標(biāo)準(zhǔn)和建議都是基于一個原則：文件管理最佳實(shí)踐就是與業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫整合。2000年3月的e-permanence營銷運(yùn)動和投入使用將此次運(yùn)動推向了高潮。e-permanence包含了能夠用于指導(dǎo)機(jī)構(gòu)建立最佳實(shí)踐的文件管理環(huán)境的全方位建議的成果。

《DIRKS：A Strategic Approach to ManagingBusiness Information》，也就是DIRSK手冊，一直是e-permanence的基石。它是根據(jù)AS4390(后來的ISO15489)為設(shè)計和實(shí)施文件管理系統(tǒng)提供具體的指導(dǎo)。DIRSK在全世界范圍內(nèi)得到廣泛的使用。

照亮黑暗的數(shù)字時代

2000年e-permanence的啟用，為國家館提供了重新審視其電子文件保管政策的機(jī)會。

2000年國家館頒布的《Custody Policy for Com-monwealth Records》向人們傳達(dá)了一個重要信息：國家館原則上將承擔(dān)起對所有具有檔案價值的電子文件的保管責(zé)任，不管其形式如何。

2000年末，國家館開展了數(shù)字保存項(xiàng)目。項(xiàng)目第一階段工作就是對電子文件形成概念性認(rèn)識：電子文件是證據(jù)信息而不是一種實(shí)體形式，具有長久的檔案價值。工作的成果就是在2002的數(shù)字保存綠皮書《An Approach to the Preservation of DigitalRecords》中提到的“essential performance model”。在該綠皮書出版后，國家館開始著手制定實(shí)現(xiàn)長期保存遠(yuǎn)景的操作工具。Xena就是成果之一，它是一種規(guī)格化、呈現(xiàn)、轉(zhuǎn)換數(shù)字文件的應(yīng)用軟件。

一方面新的數(shù)字保存項(xiàng)目正在進(jìn)行之中，另一方面機(jī)構(gòu)文件管理實(shí)踐也在穩(wěn)步推進(jìn)。2001年，國家館在澳大利亞政府范圍對評估文件管理實(shí)踐改進(jìn)效果的態(tài)度展開了調(diào)查。2002年，國家館在對部分機(jī)構(gòu)文件管理審計中得到了澳大利亞國家審計署的支持，同時也獲得了公共服務(wù)委員會的支持，該委員會在它的服務(wù)狀況報告中強(qiáng)調(diào)了文件管理事項(xiàng)，

國家館在設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)和制定指南方面不遺余力。2004年頒布的Digital Recordkeeping：Guidelines forCreating，Managing and Preserving Digital Records，從涉及面來說，是Keeping Electronic Records的繼任者。它們將DIRKS方法置于更廣的文件和管理框架之中，并且為保存自己文件的機(jī)構(gòu)提供了關(guān)于數(shù)字保存策略的最新信息。國家館還發(fā)行了它的配套文件Digital Recordkeeping Self-Assessment Checklist以幫助機(jī)構(gòu)評估它們的文件管理績效。

從如何實(shí)施AS4390和ISO15489最佳實(shí)踐全面的建議到開發(fā)數(shù)字保存隨手可用的軟件，國家館關(guān)于電子文件開展的務(wù)實(shí)工作使得其他檔案機(jī)構(gòu)在開展它們自己的電子文件項(xiàng)目時紛紛將目光轉(zhuǎn)向國家館。國家館的許多成果在澳大利亞和世界范圍內(nèi)被引用。國家館和維多利亞州公共文件辦公室的VERS在數(shù)字保存方法上的大體相似，這表明在制定政府檔案館參與公共電子文件管理的最佳方法上它們?nèi)找孢_(dá)成專業(yè)共識。

2003年，國家館倡議澳大利亞檔案機(jī)構(gòu)正式聯(lián)合以鞏固和進(jìn)一步推動出現(xiàn)的具有澳大利亞特色的數(shù)字文件管理方法。Digital Recordkeeping Initia-tive(DRI)就是聯(lián)合的產(chǎn)物，參與機(jī)構(gòu)包括所有澳大利亞政府檔案館和新西蘭國家檔案館，2004年形成了《Making，Keeping and Using Digital Records》。在DRI中國家館與其他機(jī)構(gòu)分享30多年電子文件管理經(jīng)驗(yàn)并且合作以開發(fā)下一代檔案工具。

本文摘自Simon Davis，Looking Back to the Fu-ture：30 years of Keeping Electronic Records in theNational Archives of Aflstralia，available at http：//ourhistory.naa.gov.au/libraryflooking_back to future.html(2007-4-11)。

(作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院)