關于檔案形成在前說的幾點說明

摘要：本文回答了各位先生對《論檔案形成在前》一文的質疑，對使用文件和檔案的概念問題，檔案是記憶工具、所以形成在前的問題，檔案之義形成在前、文件之義產生在后的問題，以及檔案的副本問題、檔案的唯一性問題等作出了說明，并談了商榷意見。

關鍵詞：檔案形成在前檔案 文件 關系

筆者在《檔案管理》2007年第二期上發(fā)表的《論檔案形成在前》(以下簡稱《論檔案》)一文，受到了同仁的關注。《檔案管理》2007年第三期上發(fā)表了鄭文、關素芳先生的《對檔案是文件前身觀點的若干質疑》(以下簡稱《鄭、關文》)，《檔案管理》2007年第四期上發(fā)表了王茂躍先生的《對<論檔案形成在前>一文的幾點異議》(以下簡稱《王文》)，《檔案管理》2007年第四期上發(fā)表了張翠華先生的《檔案非形成在前》(以下簡稱《張文》)，對《論檔案》中的觀點提出了異議和看法。在這里，首先要感謝各位先生對筆者《論檔案》的關注和提出的意見，感謝各位先生的不吝賜教。在仔細拜讀了各位先生的文章后，筆者覺得有必要對“檔案形成在前”說和各位先生的觀點作幾點說明與商榷。

1 關于使用文件和檔案概念的問題

《王文》中指出《論檔案》中“為何使用狹義的文件概念?”并認為《論檔案》采用的陳兆祦、和寶榮主編的“《檔案管理學基礎》中的檔案定義是廣義的”，“這一限定是存在問題的：文件概念是狹義的，而檔案概念則是廣義的。”《張文》也有類似的疑問：“既然要弄清檔案與文件到底哪個先形成這個大問題，就不能單純采用檔案與文件的狹義的概念來論述。”關于為何采用狹義的文件概念的問題，筆者原來有論述。因篇幅限制而刪除。在《論檔案》中之所以采用狹義的文件概念，而沒有采用廣義的文件概念：一是因為檔案界所說的廣義的文件概念是為了讓文件包含檔案，以滿足“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點的條件。但是隨著人們對檔案認識的深入和檔案工作的廣泛開展，越來越多的檔案不能被文件所包含，為了維持“文件是檔案的前身”觀點的正確性，只有對文件進行廣義的解釋、不斷地擴大文件概念的外延，因此，廣義文件概念也就成為一個不斷擴展的概念：二是文件不是一個檔案學中特有的概念，廣義文件概念能不能為各界所接受也是一個問題，而且廣義的文件概念能不能包含所有的檔案也仍然是一個問題，而當廣義的文件概念基本上等同于檔案概念，只能用“保存?zhèn)洳椤薄ⅰ皻w檔”、“有保存價值”等來區(qū)別的時候，廣義文件概念與檔案概念的區(qū)別就變得沒有任何實際意義了。因為。檔案概念區(qū)別廣義文件概念的限制條件“保存?zhèn)洳椤薄ⅰ皻w檔”、“有保存價值”等都不過是人為的規(guī)定，也就是說檔案不過是人為規(guī)定的產物而已；三是典型的檔案，也就是文書檔案，按照“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點，它們基本上都是由所謂的“狹義文件”“轉化”的。事實上，“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點，也正是在總結所謂的“狹義文件”“轉化”為檔案現(xiàn)象的基礎上產生的，“狹義文件”“轉化”為檔案現(xiàn)象正是其觀點的基石。在“狹義文件”的范圍內能說明檔案不是由文件轉化而來的，在廣義文件范圍就不必論證了。因為許多被廣義文件概念所包含的檔案現(xiàn)象本身就很牽強：四是對于越來越多文件概念難以解釋的檔案現(xiàn)象，一些檔案學者便對文件概念進行廣義的解釋和定義，以不斷擴展其外延，但結果不是難免多帶有牽強之處，就是仍不能包含所有的檔案現(xiàn)象，而且是漏洞越來越大，矛盾百出。有學者就指出：“廣義文件概念的引入仍不能使‘檔案來源于文件’的結論成立”，而且，“過度擴展的廣義文件概念等同于信息記錄材料概念，從理論上講毫無意義”。

關于采用檔案概念的問題，《王文》指出《論檔案》采用的“檔案定義是廣義的”，對此，筆者承認思考不周，并沒有意識到所采用的檔案定義是廣義的還是狹義的定義。筆者按照《王文》的意見，去查閱文獻時，在主要的檔案學論著中，如《檔案學詞典》，《中國大百科全書圖書館學情報學檔案學》，吳寶康主編的《檔案學概論》，陳兆祦、和寶榮主編《檔案管理學基礎》，馮惠玲、張輯哲主編的《檔案學概論》等十幾本著作中并沒有找到廣義檔案定義和狹義檔案定義之說，更沒有廣義檔案和狹義檔案的具體定義。在雜志論文中查到兩處有關論述，一處是張照余教授提出的：“如果我們仍用‘文件’作為檔案的屬概念，那么，這種狹義的檔案概念自然將‘人工合成檔案’排除在外。但如果我們采用‘歷史記錄’作為檔案屬概念，并適當?shù)匦拚酝亩x，在定義中強調‘被檔案館認證后保管’這一要素，而放寬其他要求，則就可能歸屬檔案范疇。采用廣義的檔案概念，有助于檔案工作者拓展思維，擴大視野”，“顯然，就廣義檔案概念而言，檔案未必來自文件。”另一處是譚(王爭)培教授提出的：“狹義的文件所指的就是公文(或稱文書)。狹義的檔案概念所指的是文書檔案”，“廣義的文件概念強調的是文件的信息屬性”，“廣義的檔案概念強調的是檔案的價值屬性”，“從總體上講，廣義的文件與廣義的檔案之間存在著轉化關系，即檔案的前身是文件。”兩位教授的狹義檔案概念和廣義檔案概念都有很大的差距，兩位教授的觀點哪一個更符合實際，不好判斷。但是，兩者得出的結論卻正好相反。對于狹義檔案和廣義檔案之說只是個別學者的觀點，而且含義不明，得出的結論也相差甚大。因而，《王文》指出《論檔案》中是采用的廣義的檔案定義的理由不是太充分。

對于《王文》指出“用廣義的文件概念與廣義的檔案概念去進行比較，得出的結論應當更具說服力”的說法，雖然建議很好，但是無法實施。一是沒有確切的廣義檔案定義，上述兩位教授雖然提出廣義的檔案概念，卻并沒有給出確切的定義，而且，其含義不明，得出的結論也相差甚大，無法用廣義的文件概念去和所謂的廣義的檔案概念作比較：二是即便是有廣義的檔案確切的定義(可能是筆者孤陋寡聞、資料有限，有專家學者專門論述定義狹義檔案和廣義檔案，而沒有見到)，也有問題，如果是在“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點下去定義廣義的檔案，那么，只能得出“文件是檔案的前身”的結論。事實上，檔案界提出的廣義文件概念基本上都是為了定義檔案而定義的，人們不斷擴大文件概念的外延，給文件以廣義的解釋和定義，其實就是為了讓文件包含檔案，從這一角度出發(fā)去認識文件和檔案，不論是狹義文件與狹義檔案作比較，還是廣義的文件與廣義的檔案作比較，不會得出別的結論。如果不在“文件是檔案的前身”的觀點下去定義廣義的檔案概念，那么，自然會得出“檔案未必來自文件”的結論，張照余教授已經得出這樣的結論。其實《論檔案》采用的是所謂的廣義檔案概念還是狹義檔案概念并不重要，重要的是檔案的本質屬性。《論檔案》之所以選用陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學基礎》中對檔案定義的簡便表述，是贊同他們的“檔案是原始的歷史記錄”的表述，因為它突出了檔案原始記錄的本質屬性，而并不完全贊同他們的完整的表述，也并不認為這就是廣義的檔案定義。如果筆者采用自己定義的檔案概念，那么。就更沒有說服力了。對于檔案定義有100多種，采用哪一個最有說服力并不好選擇。筆者認為用檔案的本質屬性來比較是最有說服力的，因為，“盡管人們對檔案的定義仍在爭論。但對檔案這一事物的本質特性的認識卻是基本一致的，即檔案本質上是社會生活的原始記錄，換句話說，原始記錄性是檔案的本質特性。對這一共識，盡管學界也有不同的觀點，但這些不同觀點至少從目前看，尚不能動搖這一共識的正確性。所以，檔案的具體定義表述就應該揭示并確認‘原始記錄性’這一檔案的本質特性。”實際上，《論檔案》中已說明：“‘案形成在前’說提出的理論基礎是基于檔案的本質屬性是原始記錄性”。

2 關于檔案是記憶工具，所以形成在前的問題

《鄭、關文》中提出了“檔案是記憶工具，就決定著它必須形成在前嗎”的質疑，并指出《論檔案》沒有“系統(tǒng)嚴密的論證和闡述”，《王文》也提出“文件不是記憶工具嗎”的異議，并認為：“文件也可以作為記憶工具”，“或者干脆說公文就是一種記憶工具”。對于“檔案是記憶工具，所以形成在前”的觀點，《論檔案》中已有論證闡述，可能不集中，也可能不嚴密，這里就各位先生的不同意見，再作幾點說明。

第一，檔案是記憶工具，記錄著其形成的全部過程，而文件卻不具備這種功能。一般的檔案都記錄著其形成、修改和核稿、領導簽發(fā)的過程，重要的檔案還有草稿、一稿、二稿、三稿(甚至更多)到定稿，有擬稿、核稿、領導簽發(fā)的簽字，有的還需要多個領導的會簽。而文件所承載的內容，只是定稿的內容，最多還有簽發(fā)人的名字。如果要說文件有記錄功能的話，只是轉錄了定稿的內容和簽發(fā)人的名字，而且也不是原稿和簽發(fā)人的手書簽字。檔案記錄的其他過程，文件根本就體現(xiàn)不出來。其實文件本身就不具備這種記錄功能。

第二，檔案作為記憶工具，在其形成后就具有記憶功能。當檔案形成后，檔案就已經體現(xiàn)它的記憶功能了，而此時的文件正在被復制中，在其被復制形成后才進入分發(fā)階段。而后才能發(fā)揮其辦事、管理功能。如果要說文件有記憶功能，那也是在其被復制形成后才具有的。這從檔案與文件關系及流程圖中看得一清二楚，請參閱拙作《論檔案》的圖和《檔案形成在前說對電子檔案管理的啟示》的圖3。從中可以看出是檔案形成在前，而文件形成在后。

第三，檔案是原始記憶。按照“原始”即“最初的，第一手的”解釋，檔案事實上一形成就是檔案，根本就不存在“前身”的問題，這從上述檔案的形成過程和檔案記錄著其形成的全部過程看已經很清楚，檔案的形成就是最初的第一手的，就是原始的。“檔案是實踐活動的原始的記憶載體”，“它存儲和記憶人們的社會實踐活動真實面貌，檔案的這種信息存儲和記憶功能具有本源性”，記錄的是原始記憶，“是其他信息載體所不具備的”。也就是說文件、圖書等其他信息載體也有記憶功能，但是，它們不是“原始的記憶載體”，記錄的也不是原始記憶。只有檔案記錄的是原始記憶，《鄭、關文》認為：“檔案的原始性和記憶性不可能憑空產生，正是因為人們?yōu)榱艘?guī)范、協(xié)調和指導有關工作或活動而必須首先形成各種相應的文件，當這些文件在完成了現(xiàn)行執(zhí)行效用后，人們才可能從印證和記憶事實，留備查考的需求角度進行鑒別選留，而使之轉化成為檔案。由此可見，檔案‘原始的’或‘最初的，第一手的’基本屬性必須建立在已經開展或完成了的工作或實踐活動的基礎之上。也就是說，正因為文件直接而翔實地規(guī)定、記載和反映著各種工作活動的情況，是人們履行各種職責的必然產物，將之轉化為檔案后，也才使檔案具有了‘原始的、最初的和第一手的’屬性。”這里指出“檔案的原始性和記憶性不可能憑空產生”和“檔案‘原始的’……基本屬性必須建立在已經開展或完成了的工作或實踐活動的基礎之上”的觀點無疑是正確的，但是。檔案的記憶不是對文件的記憶，“已經開展或完成了的工作或實踐活動”并不等于文件，也不等于“文件直接而翔實地規(guī)定、記載和反映著各種工作活動的情況”，下文將專門論述。對于檔案的原始記錄性，如果是由文件轉化為檔案后，才使檔案具有的話。那么，檔案的這種原始記錄性，還是“原始的”或“最初的，第一手的”嗎?還是檔案特有的屬性嗎?這種記憶還是原始記憶嗎?

第四，檔案是記憶工具，而文件不是記憶工具是辦事工具。對于記憶功能來說。文件、圖書、報刊等其他信息載體也都有，但是，它們都不是作為記憶工具出現(xiàn)的，它們都不是記憶工具，它們記錄的也不是原始記憶，也不是“原始的記憶載體”，檔案是為了滿足人類的記憶備忘的需求而產生的，檔案最基本的功能是記憶備忘。檔案是記憶工具，而文件則是人們“在社會活動中為處理事務、交流信息”而使用的“社會交往工具”。文件是為了滿足人們的交流信息、處理事務的需要而產生的，是處理事務不可缺少的辦事工具。對于一般的交流信息、處理事務來說，它只需要其內容信息，而不需要其產生的背景信息。事實上，文件本身只有其內容信息，而沒有其產生的背景信息，產生其背景的信息都記錄在檔案中，只有檔案具備記錄其產生形成過程中的全部信息。這也正是檔案與文件的區(qū)別之處，

第五，檔案的記憶是人腦記憶功能的延伸，而不是文件記憶功能的延伸。《鄭、關文》提出了三點疑問：“其一，如果不首先進行相應的活動，那么去記憶什么?”“其二，記憶能否決定和取代一切?即必須先有記憶活動和記憶功能。才有其他活動和功能嗎?”“其三，檔案的記憶功能從何而來?是否必須先于文件形成才能使其具有記憶功能?實際上決定檔案具有記憶功能的關鍵點并不在于它必須形成于文件之前，而正好是形成于文件之后，文件是形成檔案的最主要和最基本的物質基礎。”檔案作為記憶工具，它延伸了人腦的記憶功能，是人腦記憶的輔助工具。檔案記憶的是人們開展的相應的活動，是從人們的工作或活動中來產生，是以人們的社會實踐活動為基礎的，而不是對文件的記憶，也不是文件記憶的延伸，更不是以文件形成為“最主要或最基本的物質基礎的”。文件不過是檔案功能的延伸，是人們開展各種工作或活動的辦事工具。這里需要對《論檔案》中論述的“人類認識世界和改造世界的一切活動都是從記憶開始的”認識做點補充說明，感覺和知覺是人認識世界的開端，人們認識和改造世界的活動，是一個從感覺→知覺→推理決策→到行為、語言的過程，在這個過程中輸入信息、加工信息和輸出信息都要貯存在記憶中，都要以記憶為基礎。記憶可分為感覺記憶、短時記憶和長時記憶。“感覺記憶也稱感覺登記，是記憶過程的開始階段。現(xiàn)實生活中，所有輸入記憶的信息，都首先經過感官登記。我們會有這樣的體驗。有時，作用于感官的刺激已經消失，而感官中的印象并未消退，還會持續(xù)很短一段時間。如視覺中的后象，這就是感覺記憶”。如果沒有記憶，感覺和知覺獲得的信息就無法保留，也就無法給推理決策提供信息，如果沒有記憶，人們再正確的決策，也無法付之行為和語言，也就無法進行認識和改造世界的活動，從這個意義上講，可以說人們的一切活動都是從記憶開始的。當然，人類開展的活動越來越多，越來越復雜，這就必須使用工具，檔案作為記憶工具，記憶人們的推理決策，文件作為辦事工具發(fā)往有關人員和部門來執(zhí)行辦理推理決策。誰形成在前，誰形成在后不是很清楚了嗎?例如，某領導要在某會上講話，他要講什么，已經有了腹稿，這就是他腦中的記憶，但是，可能由于要講的東西多，加上人腦記憶力的有限，就需要把它們記下來，形成講話稿，這就是檔案，而在會上發(fā)給與會人員的講話稿復制件就是文件。再如某單位要履行某項職責或開展某項活動，經過籌劃形成決策，把此決策過程和結果記下來就形成檔案，而要有關部門執(zhí)行辦理此決策，就要復制成若干文件發(fā)給有關部門執(zhí)行辦理。文件不是人們開展的工作和活動，而是在開展工作或活動中交流信息、處理事務、落實決策的工具。《鄭、關文》的觀點，就在于把文件等同于人們開展的工作和活動。

3 關于檔案之義形成在前，而文件之義產生在后的問題

《鄭、關文》提出“是檔案之義形成在前，文件之義產生在后嗎”的質疑，并認為：“記錄語言、記憶備忘也是文件本身具備的一個基本功能”。文件有記憶功能，但不是記憶工具，上文已論述。《鄭、關文》還引用了何嘉蓀教授認為的“原始的(真實的)歷史記錄和有一定的保存價值，是檔案與文件共有的特性”觀點作說明，而何教授后邊接著還有“不能用作兩者的區(qū)分標準，剩下的只有一條。檔案是人們按照一定規(guī)律有意識保存下來的文件有機整體”的論述。這個觀點在《論檔案》中也引用了，是說明何教授的檔案觀能夠區(qū)別于其他事物的本質屬性是人為指定性。而筆者的觀點是基于檔案的原始記錄性的本質屬性。如果認為檔案的本質屬性是原始記錄性，那么，何教授的觀點就不一定正確：如果檔案的本質屬性是人為指定性，那么，筆者的觀點可能就是錯誤的。按照何教授的觀點，檔案的本質屬性就是“人們按照一定規(guī)律有意識保存下來的”，但這種本質屬性并非檔案所獨有，如圖書館保存的圖書、情報部門保存的情報、文獻，還有某個單位、某個個人保存的資料等，哪個不是“人們按照一定規(guī)律有意識保存下來的”呢?詳細論述請參閱拙作《信息時代：檔案形成在前說的理論意義》。《鄭、關文》還認為：“檔案是在文件形成的基礎上把有關文件選留集合起來，對已經進行的各種工作活動情況的系統(tǒng)性和長遠性的記憶備忘。”把文件“集合起來作為檔案進行保管和利用。這說明了兩個問題：第一，從形成順序上看。顯然應該是先有針對各種實際活動的需要而形成的名稱、種類多樣的文件，然后再對這些文件進行選留并集合為檔案。第二，從文件、檔案一體的角度看，我們說某份文件是檔案，是因為該文件已被納人了某個檔案體系之中，而成為該檔案體系的_個組成因子，所以在這樣的狀態(tài)下它就是檔案”。對此觀點，筆者認為：第一，文件是人們開展各種活動的工具，而不等于人們開展各種活動情況，這在上文已論述；第二，《鄭、關文》所說的檔案是人為的指定物，其本質屬性是“選留并集合”，該檔案的本質屬性與何教授所說的檔案的本質屬性基本相同；第三，《鄭、關文》所說的檔案恐怕只存在于檔案室和檔案館之中，實際上是把許多檔案都排斥在檔案之外了。難道沒有被納入了某個檔案體系之中的檔案就不是檔案了嗎?

4 關于檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件的問題

4.1 關于文件與檔案孰為“源”孰為“流”的問題。《鄭、關文》認為：“從工作活動的多樣性來看，文件在形成和轉化為檔案時必然呈現(xiàn)出靈活多樣的模式。如有些文件只制作不印發(fā)：有些文件既制作又印發(fā)，但不辦理；有些文件則只制作不印發(fā)，但要辦理；有些文件既制作又印發(fā)還要辦理等。這就需要根據(jù)工作活動的實際情況和文件的運動階段及特點，靈活多樣地進行歸檔，而不僅僅是文件稿本制作出來時的歸檔。”筆者認為，第一，再次說明。文件并不等于工作活動，文件只是開展工作活動的交流信息、處理事務的工具：第二，文件稿本并不等于文件；第三，歸檔不是形成檔案的必要條件，檔案不是因為歸檔而成為檔案的，歸檔只是檔案管理工作的一項內容。如果歸檔后才是檔案的話，那么。檔案的本質屬性就不是原始記錄性了，而是“歸檔”了，檔案也就成為了人為的指定物。因為歸不歸檔，哪些歸檔都是人為規(guī)定的，而且是檔案人規(guī)定的。這樣的檔案只能存在于檔案館、室中，許多檔案都排斥在檔案之外了。第四，如果文件只制作不印發(fā)。那還是文件嗎?

4.2 關于副本的問題。《張文》在否定檔案形成在前說時，這樣論述：《劉文》說：西周時期，《周禮》中記載：“凡邦之大盟約，涖其盟書。而登之于天府。大史、內史、司會及六官，皆受其貳而藏之。”也就是國家大盟約(檔案)要存放到天府(檔案館)，并將盟約(檔案)復制成盟約文件發(fā)給“大史、內史、司會及六官”，分別保管，踐約執(zhí)行。這不僅不能說明文件是檔案的復制件，恰恰相反，正說明檔案來源于文件。《周禮·內史》賈公顏疏：“‘內史、司會、冢宰貳之’又‘大史。內史、司會及六官，皆受其貳而藏之。’這些史料中的‘副’、‘貳’。都是指檔案的副本。”西周王朝當時已十分重視檔案副本的收藏，在其文檔管理的過程中。檔案文書已有正本的同時推行副本制度，凡重要文書都保存有副本以備查考，特殊文書甚至存有多份副本，足以見得當時統(tǒng)治者對副本制度的重視程度。劉文又列舉了《周禮》中的記載：“司民，掌萬民之數(shù)，自生齒以上，皆書于版。……獻其數(shù)于王。王拜受之，登與天府。內史、司會、冢宰貳之，以贊王治。”司民歸小司寇所管，負責經常的人口統(tǒng)計。這條記載表明，戶籍的正本呈交天府收藏，內史、司會、冢宰均收藏戶籍檔案的副本……如果說天府是周王室管理檔案文獻的最高級官員的話，那么大史、內史、外史、小史、御史、司勛、司約、司盟、司書、職方氏、司會等，也是周王室起草以及保管檔案文獻的重要官員。

《張文》的論述，第一，又是“重視檔案副本的收藏”，又是“重要文書都保存有副本以備查考”，又是“檔案文書已有正本的同時推行副本制度”，又是“特殊文書甚至存有多份副本”，又是“統(tǒng)治者對副本制度的重視程度”，不知道這所謂的副本制度，是檔案副本制度?還是文件副本制度?第二，副本概念不清，筆者在《論檔案》中說明檔案副本就是文件。但《張文》中的副本概念是混亂的。檔案副本是什么?是檔案?還是其他什么?檔案文書的副本是什么?是檔案?還是文書?還是其他什么?檔案文書正本是什么?是檔案?還是文書?還是其他什么?檔案文書又是什么?是文書?還是檔案?文書副本是什么?是文書?還是檔案?還是其他什么?檔案副本、檔案文書正本、檔案文書副本、文書副本之間是什么關系?不得而知。第三，在“大史、內史、司會及六官，皆受其貳而藏之”、“內史、司會、冢宰貳之”中，怎么也看不到文件(文書)的影子，也看不到檔案怎樣來源于文件，看到的是“這些史料中的‘副’、‘貳’，都是指檔案的副本”。退一步講，即便檔案的副本不是文件，但也絕對得不出檔案來源于文件的結論。只能得出檔案有副本即復制件的結論。更何況“大史、內史、外史、小史……也是周王室起草以及保管檔案文獻的重要官員”，不正說明檔案是文件的前身，文件是檔案的副本，文件源于檔案嗎?第四，古代保管檔案的意識和重視程度是不是比現(xiàn)代強，不好做結論。但是，現(xiàn)代制作檔案副本的條件和技術要比古代不知強多少倍。在現(xiàn)代就是最重要的檔案也不過是三套制。即便說古代比現(xiàn)代對檔案管理的重視程度高，也不至于實行八、九甚至十余套的檔案副本制吧?更何況古代制作檔案副本的技術、條件、成本以及需求都不如現(xiàn)代。這不得不讓人產生疑問，古人為什么要不惜代價制作那么多的檔案副本呢?古人真有那么多的檔案需求嗎?其實答案只有一個，就是這些檔案副本不是為作為檔案而保存，它們是文件，是為了管理的需要而制作的。第五，如果說大史、內史、司會受其貳而藏之，還有可能是作為檔案的多套制保存的話，那么，說“六官”受其貳而藏之的是檔案，就是問題了，發(fā)給“六官”的應是文件，是讓他們辦理執(zhí)行用的。而如果“藏”還有保存?zhèn)洳橹拥脑挘敲矗耙再澩踔巍钡目隙☉撌寝k理的、執(zhí)行的文件，而不是檔案。

4.3 關于檔案唯一性的問題。

《鄭、關文》認為：“檔案唯一的相對性”是“相對于收存保管單位對其所收存檔案的不重復性而言的”，所以，對于來文“盡管該文件可能也會發(fā)往其他機關單位并被作為檔案收存”，“對于本單位的檔案構成體系而言，它仍然是唯一的。而當我們把不同機關單位的檔案匯聚到一個檔案館，作為一個更大、更高層次的檔案體系進行保管時，檔案館一般又會注意調控進館檔案的重復問題，以相對保持其所保存檔案的唯一性。”這種觀點值得商榷，按照《鄭、關文》的解釋，檔案在此范圍是檔案是唯一的，而在彼范圍就不是檔案。就不是唯一的，那么，檔案豈不成了任人隨意指定的嗎?其唯一性不也是人為隨意指定的嗎?筆者認為，檔案的唯一性和檔案的原始記錄性是相輔相成的，檔案因原始記錄而唯一，唯一性是原始記錄的重要特征。

對于《王文》指出筆者對陳兆祦教授關于唯一性觀點有斷章取義之嫌的說法，筆者認為，陳教授的檔案“在形體上都是唯一的，這種唯一的形體對于檔案的‘原始記錄性’來說具有無法替代的獨特價值(即使照原樣絲毫不差地復制了也使其失去了原有的價值)”。“嚴格意義上的檔案實質上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿”的觀點是正確的，即便是陳先生現(xiàn)在放棄了這一觀點，筆者仍然認為此觀點是正確的，而所說的陳先生為防止產生誤解特別說明：“必須指出，檔案這種原始歷史記錄，當然包括作為檔案保存的收文、發(fā)文底稿和印發(fā)文件以及其他各種原始材料：不能誤解為只有原稿才是人們活動中形成的原始歷史記錄：亦非大凡具有原始性和記錄性的任何材料都是檔案。”筆者有不同意見，發(fā)文底稿不等于印發(fā)文件，印發(fā)文件之所以被當作檔案保存，是紙質檔案“雙軌制”現(xiàn)象，這實際上只是檔案歷史長河中特殊階段的一種特殊現(xiàn)象，詳細論述請參閱《論檔案》。如果“亦非大凡具有原始性和記錄性的任何材料都是檔案”正確的話，那么。原始記錄性就可能不是檔案的本質屬性。

對于《王文》所說的：“定稿與文件的關系密不可分。猶如母子。都是一家人。母親是檔案這一家族的，又怎么能說兒子不是檔案這一家族的呢?”筆者認為，定稿不等于文件，定稿與文件的關系如果按照《王文》的意思反過來說。文件是檔案的前身，也就是母親是文件，兒子為什么不是文件而是檔案呢?實際上定稿與文件一同作為檔案保存是紙質檔案在現(xiàn)代印刷技術條件下的“雙軌制”現(xiàn)象。

4.4 關于檔案作為記憶工具，記錄著其形成的全部過程，而文件不具備這種功能的問題。對此問題《張文》認為：“劉文以正在制定的《物權法》為例說，雖經六審而未通過，這六審的原稿或修改意見會作為檔案保存的。這又是一個錯誤的認識，按照檔案保管范圍的規(guī)定，如果經過六審沒有通過，那么這六審的草稿是不需要歸檔的，因為文件沒有按照一定的程序完成，沒有任何法律效力”，“是不用歸檔的；相反，《物權法》一經頒布實施，文件具有了法律效力，其歷次修改稿也就需要歸檔保存，因為它們真實地反映了《物權法》的形成過程。”筆者認為，第一，再次說明歸檔不是形成檔案的必備條件，歸不歸檔是一回事，是不是檔案則是另一回事：第二，檔案保管范圍的規(guī)定，只是檔案館、室挑選保存檔案的范圍，而不是是不是檔案的范圍，不在檔案保管范圍內的不一定就不是檔案：第三。“文件沒有按照一定的程序完成”，沒有通過實施，不能成為文件。但它卻是檔案；第四，沒有通過實施的“文件”不用歸檔保存。這只是一般的規(guī)定。這與它是不是檔案沒有關系。不用歸檔并不能否定它的檔案性質。還以《物權法》為例，即便是它一直沒有被通過。但是，并不能否定《物權法》已經起草經過多次修訂這件事情已經發(fā)生，更不能否定它沒有真實地反映它的起草和多次修訂的形成過程。只有檔案記錄了這個事情的發(fā)生過程，而文件沒有這種功能。事實上有許多檔案都是沒有通過實施的所謂“文件”而被保管的。例如。據(jù)報道，波蘭解密的檔案顯示，華約曾想用核彈蕩平歐洲。檔案中記載核彈部隊對西德和荷蘭的攻擊計劃，如果計劃實行，很可能使歐洲遭受重創(chuàng)，元可挽救。此計劃未實施，難道說這件事就沒有發(fā)生，難道這些檔案記錄的不是歷史的真實過程?

5 關于《鄭、關文》“檔案工作是一項集檔案制作、歸檔到檔案保管為一體的工作嗎”的質疑問題

《鄭、關文》根據(jù)《論檔案》中的第4、5兩個觀點及其理由。推導出了所謂筆者的“檔案工作實際上成為了必須先制作出檔案稿本，然后再對這些稿本進行歸檔管理的工作”，并提出了上述疑問。筆者認為，可能是《論檔案》有表達不清的地方，造成了兩位先生的誤解。筆者覺得兩位先生推導出所謂筆者的檔案工作有臆測的成分。因為《論檔案》中確實沒有表達這種意思，絕沒有讓檔案人員制作檔案稿本的意思。《論檔案》的第4點論述的是把文件與檔案看成是“前身”與“轉化”關系的原因，共有三方面的原因：一是存在著“立卷歸檔”這一參照項：二是由于檔案工作滯后造成了人們誤認為文件形成在前，而檔案形成在后：三是存在著紙質檔案“雙軌制”。第5點是針對檔案管理對“電子文件”提前介入、前端控制名不正言不順的現(xiàn)象提出檔案管理者可以名正言順地參與解決電子信息管理系統(tǒng)中的檔案管理問題。筆者再三閱讀《論檔案》的原文，怎么也無法推導出兩位先生認為所謂的筆者的檔案工作模式。在這里就兩位先生所質疑的檔案工作模式談點意見。筆者也認為檔案工作不是一項集檔案制作、歸檔到檔案保管為一體的工作。嚴格地說檔案的產生與檔案工作沒有關系，先有檔案后有檔案工作，檔案工作不過是對已有檔案的管理。檔案的形成也好，檔案稿本的制作也好是由制作或形成它們的人員制作形成的，不管這些人是誰。檔案人員不是檔案的制作和形成者，檔案人員只是檔案的保管者，檔案工作是檔案人員對已形成的檔案進行有序整理、提供利用的工作。

由于篇幅所限，還有一些問題沒有回答諸位先生，也還有對諸位先生質疑的一些商榷意見。以待以后再敘。最后，本文沒有對有關收文的問題做任何解答，是因為筆者對收文是不是檔案尚有疑問，將撰文專門論述。