文件迅速增長對檔案工作的影響

由于社會實踐的發展和科學技術的進步，各種門類和載體形式的文件越來越多，其轉化為檔案的數量已急劇增加，從而給檔案工作帶來巨大影響。

1 文件迅速增長對檔案實體管理的影響

檔案實體管理就是對檔案原件實行集中、有序和安全管理。它包括檔案的收集、檔案的管理、檔案的鑒定、檔案的保管四個環節。文件迅速增長，使檔案實體管理的工作量和難度急劇增加，從而給傳統的工作方法帶來巨大的挑戰。

1.1 文件迅速增長對檔案的收集工作造成一定的影響。檔案收集的主要目的就是為了解決檔案的分散狀況與社會利用檔案要求合理集中的矛盾。文件迅速增長不僅使檔案的數量和門類急劇增長。大大加重了收集人員的工作量：而且多種載體類型的檔案也應運而生，從而加大了“合理集中”的難度。其結果造成歸檔文件過于龐雜和零散，嚴重影響到收集工作的質量和檔案工作的其他環節。

1.2 文件迅速增長給檔案的價值鑒定工作帶來了巨大的難度，鑒定工作直接關系到國家寶貴文化財富的命運，是一項極其嚴肅而且技術性較強的工作。它要求檔案鑒定人員抱著對黨、對人民負責的態度，逐份逐件地去劃分保管期限。文件迅速增長，使大量已失去保存價值和本來就沒有什么保存價值的檔案，同有價值或有重要價值的檔案混雜在一起，臃腫龐雜，真正有價值的重要檔案被大量無價值的檔案所淹沒，這就給檔案的價值鑒定工作帶來巨大的困難，使這項工作猶如“沙里淘金”，大大加重了檔案的量大質雜同社會利用檔案要求優質化的矛盾。并且由于檔案門類和載體形式的增多，工作中還產生了一些新的問題，如對于某些專門檔案和特殊載體類型的檔案價值劃分標準等，因而又對鑒定工作人員的業務素質提出了新的和更高的要求。

1.3 文件迅速增長，給檔案的整理工作帶來巨大影響。檔案是文件的轉化，文件是在處理一項工作或生產過程中一件一件形成的。這就要求按照文件的歷史聯系，分門別類地把它們組成有機整體。在文件數量迅速增長的情況下，各種門類和載體類型的檔案增長速度也很快，它們各有特點，這就決定了整理方法必須由單一向多樣化發展，從而導致這項業務工作的復雜化。

1.4 文件迅速增長，對檔案的保管工作提出了新的要求。在實際工作中，許多檔案館(室)庫房面積嚴重不足，柜架奇缺，已達到“卷滿為患”、不堪重負的程度。據統計。20世紀60年代后期，美國國家檔案館80萬立方米的存儲空間已達到飽和。20世紀70年代后，50萬立方米的檔案由于無處存放，不得不分散在租賃的房間內保存。而我國統計數字表明：1985年底，全國檔案館總面積為156萬平方米；到1986年，全國近半數的檔案館沒有適合檔案保管的庫房。文件和檔案數量的激增速度嚴重超過了檔案庫房的承受能力，造成的直接后果就是保管條件急劇惡化，許多珍貴檔案逐漸損壞，甚至形成“自毀”。不僅如此，縮微型、視聽型、機讀型等新型載體文件需要特定的保管技術和保管條件，這是傳統的檔案保管方法所不能勝任的。

2 文件迅速增長對檔案信息開發的影響

檔案信息開發，是對檔案承載的信息進行采集、加工、存貯和輸出的整個過程，是實現檔案價值。充分發揮檔案作用，為社會各項實踐活動服務的關鍵性的工作。文件迅速增長，一方面加大了檔案承載的信息量，拓寬了檔案信息開發的范圍：另一方面，它要求對檔案信息進行深層次、高質量的開發。以提高檔案檢索水平，不斷滿足日益增長的利用需求。

2.1 文件增長對檔案檢索的影響。檔案檢索是為了解決檔案數量龐大與利用檔案時特定的利用需求之間的矛盾，當檔案數量少時，憑借記憶或直接搜尋即可獲得所需的特定材料，而對于數量龐大，內容復雜的檔案，這種做法便不能奏效。隨著歷史的延續。檔案數量也在不斷地增加，同時檔案的載體和記錄方式也出現了多樣化的趨勢。這些變化使得本來已經存在的矛盾更加尖銳化，從而導致了一方面人類大量創造出十分珍貴的檔案，另一方面又來不及利用和吸收：一方面是檔案“浩如煙海”，另一方面是科研資料匱乏。在茫茫無際的檔案海洋面前，人們利用檔案的能力相對下降了，致使許多珍貴檔案信息被淹沒。

2.2 文件迅速增長對檔案信息輸出的影響。文件數量迅速增長必將導致檔案利用率的增加，而文件門類和載體類型的多樣化必將引起檔案利用方式的變革。如對于新型載體文件進行利用，必須借助于特殊設備才能得以實現。原有的檔案服務方式已不能適應日益增長的需要，這些都有待于進一步變革。

(作者單位：南陽市臥龍區新華書店)