對《電子文件歸檔與管理規范》進行修訂的幾點建議

《電子文件歸檔與管理規范》(以下簡稱《規范》)作為我國指導電子文件歸檔與管理的第一個標準，對提高我國電子文件管理水平起了很大的作用。但《規范》出臺的時間較早，有些地方不是很成熟：而且隨著實踐的發展，有些內容需要進行修訂，以適應新形勢的需要。

從形式上來看，《規范》的格式(例如條目之間的層次關系)有值得進一步推敲的地方：某些地方的表述不夠簡練，有損國家標準的嚴肅性。

從內容上來看，若干術語和定義的表述不太準確，對標準中涉及的術語提煉不夠全面；操作性的規范比較少，而概念性的條文比較多，從而使規范的操作性不強；《規范》與漢字編碼標準、電子簽名法等其他標準、法規的銜接不夠：規范還人為地縮小了管理的“范圍”，即本標準僅“適用于黨政機關產生的電子文件”，未提及其他機構如企業、個人等形成的電子文件。事實上，作為國家標準，對其他機構和個人所產生的電子文件也同樣具有指導意義：最后，《規范》中沒有對歸檔電子文件管理的規章制度進行規定，不利于電子文件的安全管理。

從具體的條文來看，《電子文件歸檔與管理規范》在以下幾個地方可酌情修訂。

1 元數據的定義不完整。元數據是一個重要的術語，《規范》的3.8，5.3，6.1.11，7.2.3，7.2.4，8.5等6個地方都提到了要建立或保護元數據，而《規范》3.4在介紹“元數據”這一術語時，雖然比較科學地提出了其定義，即元數據是“指描述電子文件(3.1)數據屬性的數據”，但在列舉元數據外延時不夠全面，從而導致可操作性不強。建議參照學術界(包括檔案學和圖書館學界)對元數據的研究，重新列舉“元數據”的外延，使之具有更強的可操作性。

2 《規范》3.3所定義的術語“背景信息”，翻譯為context不是很妥當。“context”通常翻譯為“背景、上下文關系”，并不包括“信息”的含義，因此建議翻譯為“contextinformation”。

3 《規范》3.9所提出的術語“有效性utility”用于電子文件不嚴謹。“有效性”一般指法律意義上的“有效”，即電子文件具有法律證據作用，或者它的形式規范，屬于“有效”的文件。而《規范》將有效性解釋為電子文件的“可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。”這些性質，實際上是指電子文件的可用性。utility一詞也為“可用”的意思。建議將這一術語更改為“可用性”。

4 《規范》3.10所定義的術語“捕獲”，是借鑒了國外的術語“cap-ture”后翻譯過來的，capture的確有“捕獲”的意思，不過用于電子文件領域，這種直譯就不符合中文習慣，建議更改為“采集”。

5 《規范》的“術語和定義”當中，缺少了“移交”、“更新”等重要術語的定義。在電子文件管理國際標準中。提到了“移交”(transfer)，一種含義為“文件的保管權、所有權或責任權、管理權的變化”，另一種含義為“文件從一個保管場所到另一個保管場所的轉移行為”?！案隆?refresh)則指將電子文件從某一載體拷貝到另一載體上。

6 《規范》4.6指出，“應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章?！笔聦嵣??！吨腥A人民共和國電子簽名法》已于2004年8月通過，并于2005年4月1日起正式施行，即電子簽名是具有法律效力的，能起到憑證作用。再附加有法律效力的非電子簽章純屬多余，建議刪除這一條。

7 《規范》6.14所推薦的電子文件的通用格式，應該加入一些能跨平臺使用的格式，例如pdf格式。另外，即使是能跨平臺使用的格式如txt純文本格式，也有可能使用不同的編碼(encoding)標準，如gb2312、big5、gbk、utf-8、unicode等等。而這些編碼的正確顯示往往依賴于一定的計算機本地語言環境(locale)。因此應該對電子文件的編碼和使用的本地語言環境有所規范。其中漢字編碼標準可以作為本規范的引用標準。

8 《規范》7.5.2.2指出，“對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝?！睂τ诩用艿碾娮游募?，密文才是電子文件的內容。如果經過解密，則電子文件變成了明文。密文與明文之間存在結構、形式的不同，解密后的電子文件可能會丟失某些背景信息。這與《規范》4.1“總則”所提出的確保電子文件“真實性、完整性”的要求矛盾，建議將這一條改為“對于加密電子文件，應將解密方法和解密工具同時歸檔?！?/p>

9 《規范》4.2指出，電子文件的全過程管理包括“形成、收集、積累、鑒定、歸檔”， 《規范》第7部分又把鑒定作為歸檔的內容之一，與前面的規定在邏輯上不統一，建議將“鑒定”這一部分提出來。單獨成節。

《規范》7.5的標題“歸檔”與上一級標題相同，不合邏輯。建議更改為“歸檔方式”：其內容中的“歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素?！迸c總則4.3的內容重復，建議刪除。

《規范》7.4“檢測”的內容可以調整至歸檔方式之后。

調整之后第7部分的內容為：7.1歸檔要求、7.2歸檔時間、7.3歸檔方式、7.4歸檔檢測。

10 《規范》8.1指出“歸檔電子文件的整理按DA/T22規定的要求進行?！倍鳧A/T22所規定的“歸檔文件”是指“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”，即紙質文書檔案。用紙質文書檔案整理的標準來整理電子文件，操作不具有可比性。

11 《規范》8.2指出“歸檔電子文件以件為單位整理?！奔热?.1已經規定采用DA/T22標準，而DA/T22的2.2條明確規定“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化”。這里無需重復，建議刪除這一條。

12 《規范》9.2.2的內容，即包括了檢驗項目，又包括了檢驗結果的處理方法，顯示不出標準規范的簡潔之美，建議將“檢驗結果”單獨成節。

13 《規范》9.7.1在規范電子文件的利用時指出“未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件?！睆椭齐娮游募烧l批準，這里的行政行為主體不明確。建議進一步明確。

14 《規范》9.8.1對電子文件的銷毀做了規定，“參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續后實施?！眹谊P于檔案鑒定銷毀的有關規定都規定了必須辦理相關的審批手續，因此“且應在辦理審批手續后實施。”也屬冗余，可以刪除。

15 《規范》有多處出現標題層次不統一，缺乏標準的嚴肅性。例如，第7部分，標題最多分了4個層次，而9.2.2對檢驗項目進行規范時，使用了破折號來標示同一層次的內容：9.4規范保管要求時又使用了a)，b)，c)，d)，前后不一致。

(作者單位：湘潭大學管理學院)