對《電子文件歸檔與管理規范》進行修訂的幾點建議

《電子文件歸檔與管理規范》(以下簡稱《規范》)作為我國指導電子文件歸檔與管理的第一個標準，對提高我國電子文件管理水平起了很大的作用。但《規范》出臺的時間較早，有些地方不是很成熟：而且隨著實踐的發展，有些內容需要進行修訂，以適應新形勢的需要。

從形式上來看，《規范》的格式(例如條目之間的層次關系)有值得進一步推敲的地方：某些地方的表述不夠簡練，有損國家標準的嚴肅性。

從內容上來看，若干術語和定義的表述不太準確，對標準中涉及的術語提煉不夠全面；操作性的規范比較少，而概念性的條文比較多，從而使規范的操作性不強；《規范》與漢字編碼標準、電子簽名法等其他標準、法規的銜接不夠：規范還人為地縮小了管理的“范圍”，即本標準僅“適用于黨政機關產生的電子文件”，未提及其他機構如企業、個人等形成的電子文件。事實上，作為國家標準，對其他機構和個人所產生的電子文件也同樣具有指導意義：最后，《規范》中沒有對歸檔電子文件管理的規章制度進行規定，不利于電子文件的安全管理。

從具體的條文來看，《電子文件歸檔與管理規范》在以下幾個地方可酌情修訂。

1 元數據的定義不完整。元數據是一個重要的術語，《規范》的3.8，5.3，6.1.11，7.2.3，7.2.4，8.5等6個地方都提到了要建立或保護元數據，而《規范》3.4在介紹“元數據”這一術語時，雖然比較科學地提出了其定義，即元數據是“指描述電子文件(3.1)數據屬性的數據”，但在列舉元數據外延時不夠全面，從而導致可操作性不強。建議參照學術界(包括檔案學和圖書館學界)對元數據的研究，重新列舉“元數據”的外延，使之具有更強的可操作性。

2 《規范》3.3所定義的術語“背景信息”，翻譯為context不是很妥當。“context”通常翻譯為“背景、上下文關系”，并不包括“信息”的含義，因此建議翻譯為“contextinformation”。

3 《規范》3.9所提出的術語“有效性utility”用于電子文件不嚴謹。“有效性”一般指法律意義上的“有效”，即電子文件具有法律證據作用，或者它的形式規范，屬于“有效”的文件。而《規范》將有效性解釋為電子文件的“可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。”這些性質，實際上是指電子文件的可用性。utility一詞也為“可用”的意思。建議將這一術語更改為“可用性”。

4 《規范》3.10所定義的術語“捕獲”，是借鑒了國外的術語“cap-ture”后翻譯過來的，capture的確有“捕獲”的意思，不過用于電子文件領域，這種直譯就不符合中文習慣，建議更改為“采集”。

5 《規范》的“術語和定義”當中，缺少了“移交”、“更新”等重要術語的定義。在電子文件管理國際標準中。提到了“移交”(transfer)，一種含義為“文件的保管權、所有權或責任權、管理權的變化”，另一種含義為“文件從一個保管場所到另一個保管場所的轉移行為”。“更新”(refresh)則指將電子文件從某一載體拷貝到另一載體上。

6 《規范》4.6指出，“應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章。”事實上。《中華人民共和國電子簽名法》已于2004年8月通過，并于2005年4月1日起正式施行，即電子簽名是具有法律效力的，能起到憑證作用。再附加有法律效力的非電子簽章純屬多余，建議刪除這一條。

7 《規范》6.14所推薦的電子文件的通用格式，應該加入一些能跨平臺使用的格式，例如pdf格式。另外，即使是能跨平臺使用的格式如txt純文本格式，也有可能使用不同的編碼(encoding)標準，如gb2312、big5、gbk、utf-8、unicode等等。而這些編碼的正確顯示往往依賴于一定的計算機本地語言環境(locale)。因此應該對電子文件的編碼和使用的本地語言環境有所規范。其中漢字編碼標準可以作為本規范的引用標準。

8 《規范》7.5.2.2指出，“對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。”對于加密的電子文件，密文才是電子文件的內容。如果經過解密，則電子文件變成了明文。密文與明文之間存在結構、形式的不同，解密后的電子文件可能會丟失某些背景信息。這與《規范》4.1“總則”所提出的確保電子文件“真實性、完整性”的要求矛盾，建議將這一條改為“對于加密電子文件，應將解密方法和解密工具同時歸檔。”

9 《規范》4.2指出，電子文件的全過程管理包括“形成、收集、積累、鑒定、歸檔”， 《規范》第7部分又把鑒定作為歸檔的內容之一，與前面的規定在邏輯上不統一，建議將“鑒定”這一部分提出來。單獨成節。

《規范》7.5的標題“歸檔”與上一級標題相同，不合邏輯。建議更改為“歸檔方式”：其內容中的“歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。”與總則4.3的內容重復，建議刪除。

《規范》7.4“檢測”的內容可以調整至歸檔方式之后。

調整之后第7部分的內容為：7.1歸檔要求、7.2歸檔時間、7.3歸檔方式、7.4歸檔檢測。

10 《規范》8.1指出“歸檔電子文件的整理按DA/T22規定的要求進行。”而DA/T22所規定的“歸檔文件”是指“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”，即紙質文書檔案。用紙質文書檔案整理的標準來整理電子文件，操作不具有可比性。

11 《規范》8.2指出“歸檔電子文件以件為單位整理。”既然8.1已經規定采用DA/T22標準，而DA/T22的2.2條明確規定“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化”。這里無需重復，建議刪除這一條。

12 《規范》9.2.2的內容，即包括了檢驗項目，又包括了檢驗結果的處理方法，顯示不出標準規范的簡潔之美，建議將“檢驗結果”單獨成節。

13 《規范》9.7.1在規范電子文件的利用時指出“未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。”復制電子文件應由誰批準，這里的行政行為主體不明確。建議進一步明確。

14 《規范》9.8.1對電子文件的銷毀做了規定，“參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續后實施。”國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定都規定了必須辦理相關的審批手續，因此“且應在辦理審批手續后實施。”也屬冗余，可以刪除。

15 《規范》有多處出現標題層次不統一，缺乏標準的嚴肅性。例如，第7部分，標題最多分了4個層次，而9.2.2對檢驗項目進行規范時，使用了破折號來標示同一層次的內容：9.4規范保管要求時又使用了a)，b)，c)，d)，前后不一致。

(作者單位：湘潭大學管理學院)