機關外事檔案的整理

隨著我省改革開放的不斷深入，對外合作交流的不斷擴大，政府及各部門承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會和出國出境人員日益增多，在承辦、申請和辦理出國出境過程中，形成了大量的機關外事工作文件材料。我們在業務指導中發現，有些承辦單位和申請單位，外事工作文件材料收集不全，反映不出我省承辦國際性會議和出國出境人員對外合作交流情況的全貌，直接影響到編寫和研究我省改革開放對外交流的歷史及取得的成果，影響到外事檔案的整理、保管和利用，為加強我省機關外事檔案的管理，筆者結合業務工作的實踐，就機關外事檔案的整理，談一點一孔之見。與同行們交流一下認識和看法。

1 機關外事工作文件材料的收集

檔案收集工作是檔案業務諸環節中的第一個環節，是其他業務環節的工作基礎。從某種意義上說，沒有收集工作，就沒有整理工作。也就是說，沒有收集來的文件材料，就沒有檔案整理的物質對象。由此可見，收集工作是多么的重要。因此，為了加強機關外事工作文件材料的管理，必須做好機關外事文件材料的收集工作。從我們業務指導接觸到的機關外事工作文件材料看，其收集范圍有四部分內容：一是在承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會過程中形成的文件材料，如承辦會議的請示、批復、會議通知、會議日程表及議程表、領導及有關代表講話、主報告(原文和譯文)、輔助報告(原文和譯文)、委員會、分會會議和學術會的討論記錄、交流材料、會議簡報、會議須知、組委會名單(主辦單位、承辦單位和參與單位)、會議代表登記表、會議接待安排計劃、會議宣傳報道等方面的文件材料，均應收集。二是在出國出境審批過程中形成的文件材料，如邀請國(地區或個人)的邀請函(含翻譯件)；派出單位向主管部門的請示：主管部門向出國出境審批單位的請示：出國出境審批單位的批復和出國出境人員登記(匯總)表及其他證明等方面的文件材料，均應收集。三是派出單位在出國出境參觀訪問、合作交流過程中形成的文件材料，如參觀訪問、參加國際會議、講學、留學、進修、學術交流、合作研究、技術考察、洽談貿易、工程承包等方面的文件材料，均應收集。四是在接待外國黨政官員、各界人士來我省參觀訪問、合作交流過程中形成的文件材料，如外國黨政官員、各界人士來我省參觀訪問、講學、留學、研修、學術交流、合作研究、技術考察、洽談貿易、工程承包等方面的文件材料，均應收集。

2 機關外事檔案的整理

檔案整理工作是檔案業務工作環節中承上啟下的關鍵環節，不但是對收集工作的檢驗，而且也影響著其他業務工作環節的開展，更重要的是影響著外事檔案信息資源的開發和利用。要有效開發和利用外事檔案信息資源，必須提高外事檔案的整理質量和水平。本文為了使機關外事檔案的整理更有針對性和操作性，只談國際性會議承辦單位、出國出境審批單位、出國出境人員派出單位和外國人員來訪對口接待單位檔案的整理。而不涉及其他(不談外事檔案的特點和分類方法)。

國際性會議、大型展覽會、博覽會承辦單位，在整理檔案時，應根據會議文件材料成套性的特點，按會議的批復、請示、會議通知、會議日程表或議程表、領導和有關代表講話等一整套會議文件材料進行排列。按單件進行整理。會議形成多少文件就整多少文件。不能籠統地、人為地把一次會議形成的所有文件材料作為一件來整理(如過去的會議文件專卷)。根據國家檔案局8號令的規定，本機關承辦的國際性會議、大型展覽會、博覽會，形成的文件材料。其保管期限。既有永久的。又有30年和10年的。我們考慮到省直以下大多數機關，承辦這種會議的機會，不能說沒有，但不會太多。說不定幾年遇不到一次。因此，這部分文件材料，正因為少而顯得寶貴，所以作為永久保管。

出國出境審批單位，在整理檔案時，應根據審批文件材料的形成特點，在同一年度中，采用分請示單位結合出國出境流向(國別、地區)和問題(如講學、留學、進修、學術交流、洽談貿易、工程承包等問題)的方法進行整理。根據國家外交部的規定，這部分文件材料作為短期保管。但是，我們認為出國出境人員登記(匯總)表應作為永久保管。因為通過登記表可以反映出我省出國出境人員的數量、流向和工作性質。能為今后我省加大對外交流合作提供決策依據。出國出境審批單位，在填寫歸檔文件目錄時，只填寫某某省(市)政府的批復(批件)和直接向某某省(市)政府請示的單位的請示兩份文件，如某政出科任字(某年)某號，某某省(市)政府關于某某大學某某赴某某國學術交流的批復(批件)：又如某教出字(某年)某號，某某省(市)教育廳(局)關于某某大學某某赴某某國學術交流的請示。

間接請示單位(某某大學)給省(市)教育廳(局)的請示及一系列審查文件材料，作為直接請示單位(省市教育廳局)文件的附件，不再填寫歸檔文件目錄。

出國出境人員派出單位，在整理檔案時，應將申請和辦理出國出境過程中形成的全套文件材料收集起來，按上級機關的批復和本機關的申請材料的順序排列。這部分文件材料應作為永久保管。在填寫歸檔文件目錄時。某某政府和負責審批單位及主管部門的批復，本機關的請示及附件應逐件填寫。這里需要說明的是，本機關出國出境人員參加國際學術會議提交的論文、訪問報告、講學、合作交流、進修、留學取得學位和研究成果論文及各類證書的影印件(原件由本人保管)，這部分材料。應作為永久保管。按分類的要求，歸到相應的類別里。

外國來訪人員對口接待單位，在整理檔案時，其文件材料應按外國黨政官員、社會知名人士、著名科學家、工程技術專家、訪問學者、留學生等層次或批次先后順序排列，保管期限應作為永久保管。但是我們在業務指導中發現，高校對這部分文件材料劃分的保管期限。有的是永久，有的是長期。如本校各專業教學計劃、教學大綱，作為永久保管，而本校的外國留學生的教學計劃、大綱、安排，作為長期保管：本校出國進修、留學取得學位和研究成果論文及各類證書復印件，作為永久保管。而本校的外國留學生學位論文和學位證復印件，作為長期保管；外國黨政官員、各界人士來校參觀訪問形成的文件材料，作為長期保管。高校劃分上述文件材料的保管期限，依據是1994年原國家教委辦公廳編的《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》，這本身沒有什么不對。但我們認為，能接待外國留學生的高等學校并不多。為發展高等學校與外國的友好合作與交流，應將外國留學生在本校學習過程中形成的文件材料，作為永久保管(據媒體報道，越南現任國家總理阮晉勇‘曾在廣西師范大學留過學)。尤其是外國黨政官員來校訪問考察、發表演講形成的文件材料，我們認為不能作為長期保管應作為永久保管。如果不是名牌大學、重點大學，能安排外國政要去訪問、去演講嗎?不像北大、清華接待外國政要來校訪問、演講的機會多一些，而對其他高校來說，能遇上一次這樣的機會，其形成的接待文件材料能不作為永久保管嗎?

(作者單位：河南省檔案局)