加強省轄市圖書館業務檔案建設的措施

1 拓寬圖書館業務檔案信息資料的收集范圍和渠道

圖書館應針對其工作的服務性、社會性、學術性等特點，不斷拓寬檔案信息收集范圍，適時、準確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲工作。收集時應根據公共圖書館檔案載體多樣化、形式多樣化的特點，不僅收集紙質檔案信息，還要注意收集磁帶、光盤等載體的檔案信息。除了及時收集日常工作的檔案外，還要收集圖書館科研、管理、服務過程中產生的數據、報告、成果等，多方位地征集和挖掘各類檔案信息，以保證圖書館檔案信息資料收集的系統性、完整性、全面性。

2 對收集到的檔案信息資料加強整理歸檔。要實行準確分類、標準化著錄、規范化管理

對收集到的原始材料整理歸檔是圖書館業務檔案建設的重要環節。這就需要檔案人員在精通檔案業務的前提下，按歸檔范圍和歸檔時間進行整理，按歸檔要求和程序進行分類、立卷。分類要保持客觀性、科學性、邏輯性、一致性：整理要遵循業務檔案的自然形成規律，重視和利用原有的整理基礎，不要輕易打亂重整；卷內文件的整理，案卷目錄的編制，都要嚴格按照規范進行：還要保持歷史連貫性，要保持業務文件材料之間的內在聯系，不能按照偶然的需要和人為的聯系隨意分合：要便于保管和利用，這是圖書館業務檔案工作的基本出發點和最終要求。

在圖書館檔案信息資源的整合和建設過程中，應認真執行國家關于檔案工作的法規、法規。認真做好圖書館檔案的分類、編目、主題標引等工作，實行標準化著錄、規范化管理。

對圖書館檔案的管理，應采取集中和分散相結合的辦法，圖書館所有的業務檔案應由圖書館辦公室集中管理，安排專人負責。業務流程檔案則由各業務部門分散管理。

采取集中與分散相結合的辦法，有利于各部門結合自己的業務進行檔案資料的收集、管理和利用，同時也能激發各部門開展檔案工作的積極性。

3 建立圖書館檔案管理制度，確保檔案的系統、完整、安全

圖書館的檔案是圖書館館藏文獻信息資源的重要組成部分。為了有效地建設和開發利用檔案信息資源，圖書館必須建立完備的檔案信息管理制度，以確保檔案信息資源的完整性、科學性、規范性，確保檔案信息的合理開發以及安全使用。為此，圖書館在各類文件材料的完整、準確、系統、優化等方面要做出明確規定，使圖書館檔案收集、管理、利用有章可循，便于操作。

4 利用計算機輔助檔案管理

要改變傳統檔案管理方式，利用計算機開展檔案現代化管理，首先要更新觀念。掌握現代化技術；其次要有現代化的設備。當前計算機已應用到社會的各個領域，對檔案進行計算機管理是發展的必然趨勢。利用計算機、掃描儀等現代化設備可以大大提高立卷、歸檔工作的效率。變手工操作為高質量的計算機輔助立卷、歸檔管理。既做到省時、省力，又做到方便快捷。

5 提高檔案工作人員的素質

檔案工作人員的素質是影響檔案開發利用工作的重要因素之一。檔案工作者不但要有較強的政治素質，還要有較高的業務水平，只有這樣，才能做好本職工作。因此，要加強對檔案工作人員的政治思想和職業道德教育，同時還要加強對他們的業務培訓和業務指導，幫助他們全面系統地了解檔案工作的基礎知識和工作方法，盡快掌握有關的新知識和新技能，以適應新時期檔案工作的需要。

6 爭取圖書館領導對檔案工作的重視和支持

圖書館檔案管理人員應主動地向圖書館領導提供所需的檔案資料，讓領導在實際工作中進一步了解檔案的作用，從而爭取領導在人、財、物等方面給予足夠的重視和支持，進一步促進圖書館業務檔案的開發與利用。

7 培養圖書館領導和每個工作人員的存檔意識

通過舉辦檔案業務培訓班、開展咨詢服務等多種形式，培養全館職工的檔案意識，無論是上級下發的文件，還是圖書館形成的文件和活動資料，領導和每個工作人員都要及時加以收集，交給專職管理人員。各部門要將各部門的檔案資料收集齊全，經整理核對后，本部門的交給本部門的管理人員，另備一份交給本館的專職檔案管理人員，不能隨便丟棄和私自占有數據和資料，防止和杜絕有價值的材料遺漏或丟失，確保檔案材料的真實性和完整性。

8 保證一定的經費，提供必要的設備

省轄市圖書館普遍存在經費緊張問題，即使如此，對檔案工作的必要投資還是必不可少的。首先需要一定面積的房屋存放檔案柜，還要配備照相設備、掃描設備和必要的裝訂設備，有條件的還可以開辟一間專門閱覽室，供查閱和利用檔案使用。

(作者單位：濮陽市圖書館采編部)