加強(qiáng)省轄市圖書館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的措施

1 拓寬圖書館業(yè)務(wù)檔案信息資料的收集范圍和渠道

圖書館應(yīng)針對(duì)其工作的服務(wù)性、社會(huì)性、學(xué)術(shù)性等特點(diǎn)，不斷拓寬檔案信息收集范圍，適時(shí)、準(zhǔn)確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)工作。收集時(shí)應(yīng)根據(jù)公共圖書館檔案載體多樣化、形式多樣化的特點(diǎn)，不僅收集紙質(zhì)檔案信息，還要注意收集磁帶、光盤等載體的檔案信息。除了及時(shí)收集日常工作的檔案外，還要收集圖書館科研、管理、服務(wù)過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、報(bào)告、成果等，多方位地征集和挖掘各類檔案信息，以保證圖書館檔案信息資料收集的系統(tǒng)性、完整性、全面性。

2 對(duì)收集到的檔案信息資料加強(qiáng)整理歸檔。要實(shí)行準(zhǔn)確分類、標(biāo)準(zhǔn)化著錄、規(guī)范化管理

對(duì)收集到的原始材料整理歸檔是圖書館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。這就需要檔案人員在精通檔案業(yè)務(wù)的前提下，按歸檔范圍和歸檔時(shí)間進(jìn)行整理，按歸檔要求和程序進(jìn)行分類、立卷。分類要保持客觀性、科學(xué)性、邏輯性、一致性：整理要遵循業(yè)務(wù)檔案的自然形成規(guī)律，重視和利用原有的整理基礎(chǔ)，不要輕易打亂重整；卷內(nèi)文件的整理，案卷目錄的編制，都要嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行：還要保持歷史連貫性，要保持業(yè)務(wù)文件材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，不能按照偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合：要便于保管和利用，這是圖書館業(yè)務(wù)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。

在圖書館檔案信息資源的整合和建設(shè)過程中，應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法規(guī)、法規(guī)。認(rèn)真做好圖書館檔案的分類、編目、主題標(biāo)引等工作，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化著錄、規(guī)范化管理。

對(duì)圖書館檔案的管理，應(yīng)采取集中和分散相結(jié)合的辦法，圖書館所有的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)由圖書館辦公室集中管理，安排專人負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)流程檔案則由各業(yè)務(wù)部門分散管理。

采取集中與分散相結(jié)合的辦法，有利于各部門結(jié)合自己的業(yè)務(wù)進(jìn)行檔案資料的收集、管理和利用，同時(shí)也能激發(fā)各部門開展檔案工作的積極性。

3 建立圖書館檔案管理制度，確保檔案的系統(tǒng)、完整、安全

圖書館的檔案是圖書館館藏文獻(xiàn)信息資源的重要組成部分。為了有效地建設(shè)和開發(fā)利用檔案信息資源，圖書館必須建立完備的檔案信息管理制度，以確保檔案信息資源的完整性、科學(xué)性、規(guī)范性，確保檔案信息的合理開發(fā)以及安全使用。為此，圖書館在各類文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、優(yōu)化等方面要做出明確規(guī)定，使圖書館檔案收集、管理、利用有章可循，便于操作。

4 利用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理

要改變傳統(tǒng)檔案管理方式，利用計(jì)算機(jī)開展檔案現(xiàn)代化管理，首先要更新觀念。掌握現(xiàn)代化技術(shù)；其次要有現(xiàn)代化的設(shè)備。當(dāng)前計(jì)算機(jī)已應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理是發(fā)展的必然趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備可以大大提高立卷、歸檔工作的效率。變手工操作為高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)輔助立卷、歸檔管理。既做到省時(shí)、省力，又做到方便快捷。

5 提高檔案工作人員的素質(zhì)

檔案工作人員的素質(zhì)是影響檔案開發(fā)利用工作的重要因素之一。檔案工作者不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)，還要有較高的業(yè)務(wù)水平，只有這樣，才能做好本職工作。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的政治思想和職業(yè)道德教育，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們?nèi)嫦到y(tǒng)地了解檔案工作的基礎(chǔ)知識(shí)和工作方法，盡快掌握有關(guān)的新知識(shí)和新技能，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的需要。

6 爭(zhēng)取圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持

圖書館檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)地向圖書館領(lǐng)導(dǎo)提供所需的檔案資料，讓領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作中進(jìn)一步了解檔案的作用，從而爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在人、財(cái)、物等方面給予足夠的重視和支持，進(jìn)一步促進(jìn)圖書館業(yè)務(wù)檔案的開發(fā)與利用。

7 培養(yǎng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)和每個(gè)工作人員的存檔意識(shí)

通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班、開展咨詢服務(wù)等多種形式，培養(yǎng)全館職工的檔案意識(shí)，無論是上級(jí)下發(fā)的文件，還是圖書館形成的文件和活動(dòng)資料，領(lǐng)導(dǎo)和每個(gè)工作人員都要及時(shí)加以收集，交給專職管理人員。各部門要將各部門的檔案資料收集齊全，經(jīng)整理核對(duì)后，本部門的交給本部門的管理人員，另備一份交給本館的專職檔案管理人員，不能隨便丟棄和私自占有數(shù)據(jù)和資料，防止和杜絕有價(jià)值的材料遺漏或丟失，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。

8 保證一定的經(jīng)費(fèi)，提供必要的設(shè)備

省轄市圖書館普遍存在經(jīng)費(fèi)緊張問題，即使如此，對(duì)檔案工作的必要投資還是必不可少的。首先需要一定面積的房屋存放檔案柜，還要配備照相設(shè)備、掃描設(shè)備和必要的裝訂設(shè)備，有條件的還可以開辟一間專門閱覽室，供查閱和利用檔案使用。

(作者單位：濮陽市圖書館采編部)