淺談重點公路建設項目檔案的管理

重點公路工程建設項目檔案是重點公路工程建設規劃、設計、施工等活動的真實記錄，是對建設項目進行審計、監督、管理驗收及維護、擴建的重要依據。重點公路工程建設項目檔案的形成單位往往涉及設計、建設、施工、科研、監理等單位，其檔案具有廣泛性、復雜性和多樣性等特點，給完整、準確、系統地管理這部分檔案帶來一定難度。切實加強重點公路工程建設項目檔案管理工作，保證公路工程建設項目檔案的齊全完整與安全保管，是各重點公路工程建設項目檔案部門的重要職責，應引起廣大項目檔案工作者的高度重視。

1 建立健全公路工程建設項目檔案工作領導體制

重點公路工程建設項目涉及的單位工程項目或單項工程項目較多，檔案形成的渠道多，牽扯的部門多，如果沒有健全的領導管理體制，那么保證建設項目檔案的完整、準確與有效管理將是一句空話。為此，要建立重點公路工程建設項目檔案管理領導責任制，按照隸屬關系，將檔案工作納入工程質量行政領導人責任制及各參建單位工程質量領導人責任制。把項目檔案工作納入建設單位及各施工單位領導的議事日程，在公路建設項目各方領導人協調會上，及時解決項目檔案工作中的實際問題。

2 建立檔案機構，明確專人負責項目檔案的收集、整理與保管工作

為了確保重點公路工程建設項目檔案工作與項目建設同步進行，建設單位檔案部門應自工程建設之初就積極督促各參建施工單位建立檔案室，選派政治素質高、責任心強的人員負責收集、整理公路建設項目檔案。檔案機構一時建立不起來的，至少應做到有專人負責項目文件材料的收集、整理和利用工作，有條件較好的檔案保管場所，嚴禁文件材料私存亂放。要建立“三參加”、“四同步”等各項檔案管理制度，確保專、兼職檔案員參加各種高、精、尖及重大設備的裝箱驗收、單位工程或單項工程的竣工驗收，以便及時收集各種文件材料，以防文件材料散失。通過建立檔案機構，形成以建設單位檔案部門為核心的檔案管理網絡，從而為項目檔案的管理提供良好的組織保障。

3 通過各種經濟和法律手段，確保公路工程建設項目檔案的系統、完整、準確

隨著重點公路工程建設項目工程招投標制的全面推行，重點公路建設項目的管理已納入了法制化軌道。各施工承建單位必須通過嚴格的招、投標，并簽訂施工合同后方可進場施工。因此，重點公路工程建設項目建設單位的檔案部門應不失時機地向有關領導宣傳建設項目檔案的重要性，以引起領導的重視。爭取把工程文件資料的收集、整理、歸檔納入合同條款，并對竣工圖的編制深度、形式、費用及檔案管理費用作出明確規定。這樣，通過雙方簽訂合同契約這種法律形式，來有效保證文件材料的完整、準確、系統。運用各種經濟手段，是保證項目檔案完整的又一有效措施。不少建設單位檔案部門建立了工程文件材料的收、發文本登記制度。設計部門送交的圖紙等文件材料和向各施工單位發放的文件材料均在收、發文本上逐一登記，每一條路建設交工、竣工驗收時均按收、發文本核對施工單位歸檔的文件材料。各施工單位須持有檔案室開具的檔案移交歸檔證明，方可到工程指揮部財務部門進行工程結算。為了保證工程技術人員出差或參加技術會議帶回的文件材料能及時歸檔，有的單位還規定，出差或外出開會者須有檔案室開具的會議材料歸檔證明，方可到財務部門報銷差旅費或會務費。這些措施，有效地保證了公路建設項目從籌劃到竣工驗收的全過程中，所有設計單位、施工單位、監理單位所形成檔案的齊全、準確、系統與安全。

4 加強檔案人員的專業培訓，提高案卷整理質量

重點公路工程建設項目各施工單位配備的專、兼職檔案員，大多具有較高的文化程度，但熟練掌握檔案專業知識的人員卻寥寥無幾，他們對立卷的方法和各類案卷的國家標準比較陌生，整理出的案卷質量不是很高，離國家標準尚有一定差距，往往在向檔案室移交時，還要返工重整，這不僅浪費了人力、物力，而且頻繁的拆卷還不利于檔案的保護。為此，各重點公路建設項目建設單位的檔案部門，應加大對各施工承建單位檔案人員的培訓力度，使檔案人員盡快熟悉公路建設檔案分類的方法、檔號的編制、案卷的編目等知識；同時，加大對各施工單位檔案員的業務指導。發現問題，及時整改。為了保證案卷質量。除提高各參建單位檔案員的業務素質外，還應做好平時立卷工作，杜絕竣工驗收前突擊整理。實踐證明，凡是突擊整理案卷的單位。其案卷質量都不高。做好平時立卷工作。還有利于保證檔案的齊全、完整，若發現某些文件材料沒有及時歸檔，還可以及時找有關人員查尋彌補，避免造成無法彌補的管理漏洞。

(作者單位：漯河市公路管理局)