淺談重點公路建設(shè)項目檔案的管理

重點公路工程建設(shè)項目檔案是重點公路工程建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計、施工等活動的真實記錄，是對建設(shè)項目進行審計、監(jiān)督、管理驗收及維護、擴建的重要依據(jù)。重點公路工程建設(shè)項目檔案的形成單位往往涉及設(shè)計、建設(shè)、施工、科研、監(jiān)理等單位，其檔案具有廣泛性、復(fù)雜性和多樣性等特點，給完整、準確、系統(tǒng)地管理這部分檔案帶來一定難度。切實加強重點公路工程建設(shè)項目檔案管理工作，保證公路工程建設(shè)項目檔案的齊全完整與安全保管，是各重點公路工程建設(shè)項目檔案部門的重要職責，應(yīng)引起廣大項目檔案工作者的高度重視。

1 建立健全公路工程建設(shè)項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制

重點公路工程建設(shè)項目涉及的單位工程項目或單項工程項目較多，檔案形成的渠道多，牽扯的部門多，如果沒有健全的領(lǐng)導(dǎo)管理體制，那么保證建設(shè)項目檔案的完整、準確與有效管理將是一句空話。為此，要建立重點公路工程建設(shè)項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責任制，按照隸屬關(guān)系，將檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責任制及各參建單位工程質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)人責任制。把項目檔案工作納入建設(shè)單位及各施工單位領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，在公路建設(shè)項目各方領(lǐng)導(dǎo)人協(xié)調(diào)會上，及時解決項目檔案工作中的實際問題。

2 建立檔案機構(gòu)，明確專人負責項目檔案的收集、整理與保管工作

為了確保重點公路工程建設(shè)項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行，建設(shè)單位檔案部門應(yīng)自工程建設(shè)之初就積極督促各參建施工單位建立檔案室，選派政治素質(zhì)高、責任心強的人員負責收集、整理公路建設(shè)項目檔案。檔案機構(gòu)一時建立不起來的，至少應(yīng)做到有專人負責項目文件材料的收集、整理和利用工作，有條件較好的檔案保管場所，嚴禁文件材料私存亂放。要建立“三參加”、“四同步”等各項檔案管理制度，確保專、兼職檔案員參加各種高、精、尖及重大設(shè)備的裝箱驗收、單位工程或單項工程的竣工驗收，以便及時收集各種文件材料，以防文件材料散失。通過建立檔案機構(gòu)，形成以建設(shè)單位檔案部門為核心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而為項目檔案的管理提供良好的組織保障。

3 通過各種經(jīng)濟和法律手段，確保公路工程建設(shè)項目檔案的系統(tǒng)、完整、準確

隨著重點公路工程建設(shè)項目工程招投標制的全面推行，重點公路建設(shè)項目的管理已納入了法制化軌道。各施工承建單位必須通過嚴格的招、投標，并簽訂施工合同后方可進場施工。因此，重點公路工程建設(shè)項目建設(shè)單位的檔案部門應(yīng)不失時機地向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳建設(shè)項目檔案的重要性，以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。爭取把工程文件資料的收集、整理、歸檔納入合同條款，并對竣工圖的編制深度、形式、費用及檔案管理費用作出明確規(guī)定。這樣，通過雙方簽訂合同契約這種法律形式，來有效保證文件材料的完整、準確、系統(tǒng)。運用各種經(jīng)濟手段，是保證項目檔案完整的又一有效措施。不少建設(shè)單位檔案部門建立了工程文件材料的收、發(fā)文本登記制度。設(shè)計部門送交的圖紙等文件材料和向各施工單位發(fā)放的文件材料均在收、發(fā)文本上逐一登記，每一條路建設(shè)交工、竣工驗收時均按收、發(fā)文本核對施工單位歸檔的文件材料。各施工單位須持有檔案室開具的檔案移交歸檔證明，方可到工程指揮部財務(wù)部門進行工程結(jié)算。為了保證工程技術(shù)人員出差或參加技術(shù)會議帶回的文件材料能及時歸檔，有的單位還規(guī)定，出差或外出開會者須有檔案室開具的會議材料歸檔證明，方可到財務(wù)部門報銷差旅費或會務(wù)費。這些措施，有效地保證了公路建設(shè)項目從籌劃到竣工驗收的全過程中，所有設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位所形成檔案的齊全、準確、系統(tǒng)與安全。

4 加強檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高案卷整理質(zhì)量

重點公路工程建設(shè)項目各施工單位配備的專、兼職檔案員，大多具有較高的文化程度，但熟練掌握檔案專業(yè)知識的人員卻寥寥無幾，他們對立卷的方法和各類案卷的國家標準比較陌生，整理出的案卷質(zhì)量不是很高，離國家標準尚有一定差距，往往在向檔案室移交時，還要返工重整，這不僅浪費了人力、物力，而且頻繁的拆卷還不利于檔案的保護。為此，各重點公路建設(shè)項目建設(shè)單位的檔案部門，應(yīng)加大對各施工承建單位檔案人員的培訓(xùn)力度，使檔案人員盡快熟悉公路建設(shè)檔案分類的方法、檔號的編制、案卷的編目等知識；同時，加大對各施工單位檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。發(fā)現(xiàn)問題，及時整改。為了保證案卷質(zhì)量。除提高各參建單位檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)做好平時立卷工作，杜絕竣工驗收前突擊整理。實踐證明，凡是突擊整理案卷的單位。其案卷質(zhì)量都不高。做好平時立卷工作。還有利于保證檔案的齊全、完整，若發(fā)現(xiàn)某些文件材料沒有及時歸檔，還可以及時找有關(guān)人員查尋彌補，避免造成無法彌補的管理漏洞。

(作者單位：漯河市公路管理局)