談外包編目數據的質量控制

1 引言

我國圖書館編目工作借助計算機技術、現代通信和多媒體技術實現了聯機編目，建立了國家級、地方級的聯機編目中心。全國圖書館共建共享圖書編目數據，提高了編目數據的規范化與標準化，降低了編目成本。聯機編目使圖書館在編目組織形式上發生了相當大的改變，使采編部門原有的工作內容正在逐漸簡化，原始編目比例不斷下降。自上世紀90年代始，與圖書館關系密切的圖書供應商、出版商等憑借著對市場的敏銳觸覺和靈活機制，介入了曾經是圖書館核心業務部門的采編部，出現了外包采編業務的工作模式，編目業務外包是圖書供應商與圖書館之間的一種具有特色與個性的服務，它標志著我國的圖書編目工作已經在聯機合作編目形式的基礎上走向了社會化的集中編目形式。

2圖書館編目業務外包的涵義及優點

所謂業務外包，是現代工業企業經營管理中為節約成本，提高競爭力采用的一種新的模式，“外包”這個概念隨著管理大師們倡導企業應該在核心競爭力上集中精力而得到迅速的推廣。圖書館編目業務外包就是外包商套用外來數據庫（主要是國家圖書館聯機編目中心、CALIS聯機編目中心數據或CIP 數據中心的數據），進行CNMARC(中文圖書)和USMARC(西文圖書)編目，為圖書館配置編目數據的過程。

早在上世紀七、八十年代，美國、日本等國圖書館已經開始將編目業務部分外包，上世紀末業務外包逐漸為我國圖書館界重視和采用。實踐證明，這種工作模式大大減少了編目人員的負擔，加快了文獻處理的速度，解決了不少圖書館待編圖書積壓嚴重、工作負荷不均、專業人員不足等問題；通過外包編目工作，圖書館還能在完成購書的同時實現隨書配送書目數據、完成圖書加工等工作，使圖書館得到更多的優惠和附加的免費服務，比起聯機編目來說是更大大降低了圖書編目成本；同時，編目業務外包，使圖書館能夠對業務流程、人員配置進行重新整合，提高圖書館的競爭優勢，保持圖書館的持續、穩定、健康的發展。可以說，編目業務外包是現代企業經營管理方式在圖書館界應用的成果，體現了傳統圖書館向現代化圖書館轉型過程中圖書館非核心業務社會化的必然發展趨勢。

3 外包編目數據質量分析

圖書館編目業務外包能有效提高圖書館工作效率，但它并非一勞永逸的事情，要對它的質量進行嚴格的監控。筆者認為，有三個因素直接影響著外包編目數據的質量。首先，聯機編目的各成員館由于對《中國機讀目錄使用手冊》、《中國文獻編目規則》理解與執行情況不同、在錄規則與著錄標準方面存在差異，所編制的MARC數據不盡相同，源數據質量的參差不一直接影響外包編目數據的質量；其次，館外編目員在專業技能培訓、專業知識水平及人員素質方面參差不齊，是影響外包編目數據質量的另一因素；第三，外包業務的管理機制是影響編目質量的關鍵。

筆者在對外包編目數據的校驗工作中，認為外包編目數據存在如下質量問題：

3.1 數據著錄標準不統一

表現在每位編目員對《中國文獻編目規則》的理解與執行不同，不能按照標準對源數據進行修改著錄，如對著錄信息源的正確選定、著錄字段的選擇、檢索點的設置等問題存在差別等。

3.2 編目數據描述不正確、不全面

表現在對圖書題名、責任者、版本、出版發行、載體形態、叢編、其他信息等進行描述時存在不客觀、丟項、漏項等現象多，從而不能正確、全面揭示文獻特征。

3.3 數據標引不規范、不一致、不正確

表現在對源數據的盲目跟從現象，出現歸類錯誤、主題詞不規范等問題。我國中文圖書分類采用《中國圖書館圖書分類法》4版，主題標引采用《漢語主題詞表》，在套錄數據時，編目員對舊版的分類號不加修改，不進行復分、對600字段人名標引規范化不足等等現象較多。

3.4 館藏信息的著錄不過關

表現在片面追求速度，忽略查重，文獻的重復著錄、版本、種次、譯本不加區分等現象較多，對多卷書的標引不一致、對個別類目下的著者號取號存在誤區等等，影響館藏數據整體質量。

4 外包編目數據質量控制的重要性

書目數據質量是圖書館關注的重點，它不但是開展各項業務工作的基礎，還直接關系到讀者對館藏圖書的檢索利用，對圖書館資源共享有著重要的作用。外包編目數據的質量對圖書館業務的影響至關重要，它涉及到圖書館書目數據體系的完整、標準、規范和統一，同時，外包編目數據的質量也能反映出圖書館與承包商之間合作的成敗。筆者認為，圖書館必須掌握對外包編目業務質量的控制權，只有做好外包編目質量控制才能保證編目業務外包工作的進一步開展。

5 控制外包編目數據質量的有效措施

借鑒現代企業理論，我們可以把編目業務外包全過程以契約簽定為界分成外包決策和外包執行兩個階段，通過對各階段進行剖析，研究控制外包編目業務的有效措施。

5.1 外包決策階段

首先，圖書館要對本館編目業務外包的決策進行客觀、科學的、理性的評估，對編目業務外包工作的可行性進行研究，評估、研究內容包括本館的人力資源、核心業務工作內容、財力資源及成本核算、技術力量等，最終確定外包的非核心業務內容。

其次，要對承包商進行考察、評估、選擇。圖書館要以公平競爭原則吸引外包商參與外包業務競爭，提高對外包商的可選擇性，降低對他們的信賴性；然后對外包商進行實力、誠信度、服務質量等方面的調查與評估，最終選定彼此利益相近，合作可能性大的承包商。

第三，進行談判，科學地制定權責明晰的外包合同協議細則。合同細則應該明確外包編目業務的具體時間、內容、編目業務外包的數量、質量要求、風險與控制等，明確雙方的權利和義務，同時避免不必要的限制和合同的不完善性，使合同細則具可操作性，建立雙方共享收益共擔風險的合作關系。

做好外包決策階段工作是較好地實現編目業務工作外包的預期目標的保證。

5.2 外包執行階段

這是簽訂外包合同細則后，雙方履行合約的階段。

圖書館需要對編目業務外包過程進行監控和管理。首先，要建立一套圖書館內部的技術管理標準，向外包商傳遞明確的質量要求和實施規則，以保證編目業務外包質量；同時，要組織專門人員對外包編目數據進行管理控制，通過分階段地考核外包編目數據的質量，本著雙贏策略建立溝通機制，對其存在問題和圖書館自身在配合和支持方面的不足等問題進行及時反饋并加以修正，完善合約，使雙方在充分的溝通與相互理解的基礎上加強合作與協調，使業務流程順利進行；此外，圖書館還要實施嚴格的、可操作的監控措施，建立激勵機制，對編目人員做到合理使用，科學管理，激發編目人員的積極性，以提高工作績效，實現書目數據質量與數據的統一，保證外包編目數據能按時、定量、保質完成。

在外包合約完成后圖書館要對本輪外包工作進行評估和總結，為下一輪業務外包的開展做好準備工作，如對外包商的再次考核與評估，以選定長期的外包合作伙伴，認定圖書館外包計劃和策略的科學性、客觀性與可行性等，完善外包合同細則內容等等。此外，還要解決本輪外包中遺留的各種問題，如解決合同爭議、進行事后補救工作等。

外包編目業務過程中的兩個階段都以低成本，高效益、高質量為宗旨，以雙贏為目標。在編目業務外包的實踐中，廣東省立中山圖書館在2006年經過多次考察評估引進外來編目力量后，嚴格控制外編數據的文獻著錄、文獻標引和機讀目錄格式的標準化及編目工作的規范化，用了半年時間完成了了9萬多冊圖書的編目工作，不但保障了書目數據質量，還完成了對多年積壓待編圖書的清理任務，把編目員從長期的疲憊加班狀態中解放了出來，新書到館后能很快就提供流通閱覽，圖書館對外包編目質量基本滿意，讀者對圖書館的工作十分滿意。

6 結語

實踐證明，圖書館編目業務外包不僅僅是一個成本決策，同時也是有效管理的戰略決策，圖書館通過外部資源獲得互補的核心能力，是強化自身競爭地位的一種戰略選擇，嚴格控制外包編目質量才能保證外包編目業務的持續發展，才能提高圖書館的整體服務水平和工作效率。

（作者單位：廣東省立中山圖書館）

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