ＥＲＰ環(huán)境下基于實(shí)時(shí)性的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造分析

［摘 要］ 隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，企業(yè)為了對瞬息萬變的市場需求做出準(zhǔn)確的預(yù)測和靈活應(yīng)變，要求會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠提供與管理和營銷活動(dòng)密切相關(guān)的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)信息以及強(qiáng)大的控制管理功能，而現(xiàn)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)這種新的管理需求了，迫切需要對包括會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程在內(nèi)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重建。文章首先分析了我國現(xiàn)行電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的局限性，在此基礎(chǔ)上總結(jié)了企業(yè)運(yùn)用ERP系統(tǒng)對電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的要求，最后根據(jù)要求分析了基于ERP系統(tǒng)的電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造策略，對企業(yè)的改革與發(fā)展有一定的借鑒意義。

［關(guān)鍵詞］ ERP；會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程；再造

［中圖分類號］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）05-0014-03

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)所處的競爭環(huán)境發(fā)生了根本性的變化，企業(yè)要想達(dá)到預(yù)期的占有率和經(jīng)濟(jì)效益，就必須提高自身的應(yīng)變能力與競爭能力，于是ERP便成為企業(yè)提高競爭力的有效利器。但ERP的實(shí)施不僅是一項(xiàng)簡單的信息工程，它給企業(yè)帶來的是管理的變革。 同時(shí)，企業(yè)為了對瞬息萬變的市場需求做出準(zhǔn)確的預(yù)測和靈活應(yīng)變，要求會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠提供與管理和營銷活動(dòng)密切相關(guān)的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)信息以及強(qiáng)大的控制管理功能，而會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)這種新的管理需求了。現(xiàn)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所提供的會(huì)計(jì)信息越來越不能滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展對會(huì)計(jì)報(bào)告實(shí)時(shí)性與多樣化的需求。其原因主要有兩個(gè)方面:第一，現(xiàn)行的會(huì)計(jì)觀念和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程均是工業(yè)社會(huì)分工理論的產(chǎn)物，與信息社會(huì)的發(fā)展不相適應(yīng);第二，在信息系統(tǒng)的集成方面缺乏技術(shù)支持。要改變這種狀況，唯有將ERP與業(yè)務(wù)流程重組的理論和方法相結(jié)合，對電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì)。

一#65380;現(xiàn)行電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的局限性分析

我國會(huì)計(jì)電算化發(fā)展至今，已有20多年的歷史，為企業(yè)管理的現(xiàn)代化做出了卓越的貢獻(xiàn)，但目前我國大部分企業(yè)單位電算化水平還很低，會(huì)計(jì)電算化只是實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)從手工處理向信息處理自動(dòng)化的轉(zhuǎn)變，完全模仿了手工的核算流程。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的日常工作是將業(yè)務(wù)發(fā)生后傳來的記賬憑證錄入系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)程序取代傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)，完成過賬#65380;匯總#65380;編制報(bào)表等工作。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了手工流程的高度仿真，并沒有改變會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)本質(zhì)，也沒有消除會(huì)計(jì)流程所固有的缺陷。

(1)業(yè)務(wù)信息被簡化。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的信息，包含了大量業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)數(shù)據(jù)，而在現(xiàn)行的電算化會(huì)計(jì)流程中，是以記賬憑證為起點(diǎn)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的處理和收集。原始憑證通過報(bào)銷的方式進(jìn)行人工傳遞，再經(jīng)過會(huì)計(jì)人員的職業(yè)判斷，僅僅有極少的信息錄入會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，其他信息被丟棄了。這種信息處理方式存在兩個(gè)缺陷，一是處理速度緩慢，信息不是直接來源于業(yè)務(wù)人員;二是會(huì)計(jì)人員遠(yuǎn)離業(yè)務(wù)，只能根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則進(jìn)行職業(yè)判斷，丟掉了大量的有用信息，而這些信息對于企業(yè)其他人員來說可能是非常重要的。

(2)現(xiàn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程無法實(shí)現(xiàn)企業(yè)實(shí)時(shí)監(jiān)控的需要。在經(jīng)濟(jì)環(huán)境瞬息萬變的今天，信息的實(shí)時(shí)性決定了它的有用性和控制力度，能夠幫助管理者有效和實(shí)時(shí)控制非法事件的發(fā)生。會(huì)計(jì)信息的滯后性不能使管理者從會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中得到所需的信息，現(xiàn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)提供滯后的信息不僅影響了信息的質(zhì)量，降低了它的相關(guān)性，而且正在逐步失去其應(yīng)有的價(jià)值。由于一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的資金流和物流信息是由不同的人員在不同的時(shí)間采集的，而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)一般是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集的，因此現(xiàn)行的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)反映的資金流一般都滯后于物流信息。顯然，將滯后的原始會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)經(jīng)過現(xiàn)行的會(huì)計(jì)流程的處理，會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表反映出的余額都不是當(dāng)時(shí)時(shí)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，企業(yè)無法對經(jīng)營活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，無法應(yīng)對多#65380;變#65380;快的市場競爭。因此，需要建立一個(gè)高度集成的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)同時(shí)采集，才能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，滿足信息使用者的需要，提高企業(yè)的競爭力。

(3)管理需求被忽視。現(xiàn)行會(huì)計(jì)流程對于信息用戶的確定主要定位在外部信息用戶的需求上，并以提供會(huì)計(jì)報(bào)表為主要目的。現(xiàn)行電算化流程中，系統(tǒng)根據(jù)既定的會(huì)計(jì)科目組織#65380;存儲和處理數(shù)據(jù)，除了能夠提供按照預(yù)定視圖設(shè)計(jì)的會(huì)計(jì)報(bào)表信息外，企業(yè)內(nèi)部管理者很難從會(huì)計(jì)系統(tǒng)中取得管理所需要的其他信息分類。為了解決這個(gè)問題，管理會(huì)計(jì)應(yīng)運(yùn)而生。但對于會(huì)計(jì)人員來說，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與管理會(huì)計(jì)在數(shù)據(jù)取得#65380;數(shù)據(jù)口徑#65380;數(shù)據(jù)處理等方面的不一致性，使得會(huì)計(jì)人員左右為難。即使建立了以會(huì)計(jì)流程為基礎(chǔ)的管理信息提供機(jī)制，也會(huì)由于環(huán)境的變化導(dǎo)致信息用戶需求的不斷變化，現(xiàn)有的機(jī)制很快就會(huì)過時(shí)。

(4)信息使用者的多樣化#65380;個(gè)性化信息需求無法滿足。現(xiàn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程所編制的財(cái)務(wù)報(bào)告是標(biāo)準(zhǔn)化的#65380;通用化的，以滿足外部使用者的共同需求。但是財(cái)務(wù)信息使用者眾多，其信息需求的差異很大，不同的人員一般只關(guān)心某些特定的信息，而對另外的信息可能不感興趣。因此，將企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)整個(gè)過程的數(shù)據(jù)提供給信息使用者，由使用者根據(jù)自己的權(quán)限和需求進(jìn)行必要的加工處理，得到其所需要的財(cái)務(wù)報(bào)告，能更好地滿足他們的要求，這樣不僅減輕了財(cái)務(wù)人員的工作量，而且大大提高了工作效率。但是目前的會(huì)計(jì)處理流程，不是將源數(shù)據(jù)，而是把處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行呈報(bào)，中間就有大量的對于某些人員非常有用的信息被處理掉了，從而無法滿足使用者的需要。

從上可以看出，快速發(fā)展的信息技術(shù)已經(jīng)成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要力量，如果企業(yè)會(huì)計(jì)人員不能更加科學(xué)#65380;合理#65380;有效地把財(cái)務(wù)信息提供給相關(guān)人員進(jìn)行使用，會(huì)計(jì)信息的價(jià)值就會(huì)越來越低，從而影響決策人員的判斷#65380;決策。如果企業(yè)僅僅將手工流程予以電算化進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)處理的自動(dòng)化，并不能改變其手工環(huán)境下的本質(zhì)，還是存在相應(yīng)的問題。因此，必須將現(xiàn)有的會(huì)計(jì)流程進(jìn)行再造，對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行徹底的改造，以滿足企業(yè)在信息時(shí)代健康#65380;快速發(fā)展的需要。

二#65380;ERP系統(tǒng)對電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的要求

ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。ERP系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身，成為幫助現(xiàn)代企業(yè)合理配置資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)富最大化的利器，也是企業(yè)在未來數(shù)字時(shí)代生存#65380;發(fā)展的重要基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)信息和ERP系統(tǒng)要緊密結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)傳遞和共享，需要對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行必要的再造。因此，ERP系統(tǒng)對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造提出了以下要求。

(1)信息收集和報(bào)告的實(shí)時(shí)性。現(xiàn)行電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)信息的收集方式是以書面形式通過人工傳遞的方式來進(jìn)行的。由于受人工傳遞和處理速度慢的影響，從經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生到轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息，必然存在著一定的時(shí)間差，而在這個(gè)過程中可能又會(huì)發(fā)生許多信息的改變。在ERP系統(tǒng)中，新的管理方式不僅打破了企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息交流壁壘，而且還把企業(yè)的投資者#65380;供貨商#65380;客戶#65380;銀行等緊密聯(lián)系起來，使得它們之間實(shí)時(shí)的信息交流成為可能。這樣，發(fā)生在企業(yè)內(nèi)外的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在發(fā)生的同時(shí)就可以利用網(wǎng)絡(luò)迅速從企業(yè)內(nèi)部其他職能部門或企業(yè)外部傳遞到會(huì)計(jì)部門，消除了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息收集上的時(shí)間差，實(shí)現(xiàn)了信息收集和報(bào)告的實(shí)時(shí)性。

(2)實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)流程的集成處理。在現(xiàn)行會(huì)計(jì)流程中，由于信息處理能力的限制，無法對信息進(jìn)行多維存儲和處理。而在信息時(shí)代，集成卻是一個(gè)顯著的特征，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)可以輕易地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)系統(tǒng)與生產(chǎn)#65380;物流#65380;管理及外部協(xié)作單位的集成。這樣，會(huì)計(jì)流程結(jié)合在企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)流程中，可以保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在發(fā)生的同時(shí)，信息就在各個(gè)相關(guān)職能部門之間實(shí)時(shí)共享。會(huì)計(jì)系統(tǒng)和其他管理信息系統(tǒng)的完全集成，為會(huì)計(jì)流程在ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用提供了巨大的方便。

(3)滿足用戶需求的決策支持信息成為會(huì)計(jì)流程的終點(diǎn)。現(xiàn)行電算化會(huì)計(jì)流程的終點(diǎn)一般是為了滿足現(xiàn)行的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)提供一系列財(cái)務(wù)報(bào)表而設(shè)定的，沒有考慮到會(huì)計(jì)信息用戶不斷增長的需求，也就無法滿足其他信息用戶，尤其是企業(yè)管理人員對決策支持會(huì)計(jì)信息更為迫切的需求。結(jié)合ERP系統(tǒng)后，要滿足企業(yè)信息用戶的需要，就必須對傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行再造，在利用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)延伸和改進(jìn)處理信息的質(zhì)量和實(shí)效性提供可靠保證的同時(shí)，也為會(huì)計(jì)人員成為信息專家或理財(cái)專家提供必要的條件。通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)收集數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)的自動(dòng)化后，財(cái)務(wù)人員日常數(shù)據(jù)處理時(shí)間大大減少，可將精力用于支持經(jīng)營控制決策和支持戰(zhàn)略決策，會(huì)計(jì)流程再造的終點(diǎn)也將從出具系列會(huì)計(jì)報(bào)表轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┲С謶?zhàn)略決策和經(jīng)營控制的實(shí)時(shí)#65380;有效的信息。

三#65380;基于ERP系統(tǒng)的電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程再造策略分析

(1)建立以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺的全方位原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。現(xiàn)行電算化環(huán)境下，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)首先填制或取得用以證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況， 明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任， 并作為記賬原始依據(jù)的原始憑證。原始憑證按其來源的不同，分為自制原始憑證和外來原始憑證。這些原始憑證是紙質(zhì)的，在傳遞上存在時(shí)延， 所以會(huì)計(jì)的記賬日期通常和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的日期不一樣。原始憑證通常是一式幾份， 財(cái)務(wù)部門#65380;業(yè)務(wù)部門重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，浪費(fèi)大量人力#65380;物力。但是，在運(yùn)用ERP系統(tǒng)的環(huán)境下， 由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)達(dá)，企業(yè)交易過程是在網(wǎng)上進(jìn)行的，因而這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)是各種電子單據(jù)，它們通過網(wǎng)絡(luò)可以無時(shí)延地傳到企業(yè)，同時(shí)，通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，會(huì)計(jì)部門可查看其他部門正在發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，為管理和決策提供有用的信息。數(shù)據(jù)只需一次錄入，其他部門都可共享。可見，在ERP環(huán)境下， 原始單據(jù)的形式發(fā)生了變化， 搜集的方法發(fā)生了變化， 傳遞的時(shí)效上也發(fā)生了變化，因此建立基于網(wǎng)絡(luò)的全方位原始數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)是解決傳統(tǒng)信息采集#65380;傳遞存在時(shí)間差的根本措施。

(2)建立以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺的會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)信息處理系統(tǒng)。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)信息交換的時(shí)間和空間概念，改變了人們收集信息#65380;處理信息和利用信息的方式，實(shí)現(xiàn)信息的共享。現(xiàn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程由于受制于技術(shù)和成本因素，信息的披露主要以季度#65380;年度為主的定期報(bào)告方式進(jìn)行披露，然而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，這種制約因素得到有效克服，使會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)信息處理成為現(xiàn)實(shí)。因此，要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息處理流程需要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺，將實(shí)時(shí)信息處理流程嵌入業(yè)務(wù)處理過程中，將財(cái)會(huì)人員工作嵌入經(jīng)營活動(dòng)過程中，使財(cái)會(huì)人員的工作空間走出辦公室，拓展到生產(chǎn)經(jīng)營的各個(gè)業(yè)務(wù)部門，將財(cái)會(huì)工作由被動(dòng)地#65380;過濾地收集信息#65380;整理信息和加工信息轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)地#65380;全面地#65380;實(shí)時(shí)地收集和加工會(huì)計(jì)信息。這樣，財(cái)會(huì)人員通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在業(yè)務(wù)活動(dòng)執(zhí)行的同時(shí)，將業(yè)務(wù)事件信息輸入管理信息系統(tǒng)中，通過執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則，生成集成信息，實(shí)現(xiàn)信息處理的動(dòng)態(tài)化和實(shí)時(shí)化。

(3)建立以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺的會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)信息多元化披露系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將財(cái)會(huì)人員工作環(huán)境，由財(cái)務(wù)部門延伸到各個(gè)業(yè)務(wù)部門，直接關(guān)注實(shí)際業(yè)務(wù)過程，有助于財(cái)會(huì)人員通過會(huì)計(jì)實(shí)時(shí)信息處理系統(tǒng)準(zhǔn)確#65380;及時(shí)地獲取信息并進(jìn)行加工處理，實(shí)現(xiàn)處理的動(dòng)態(tài)化和實(shí)時(shí)化，并根據(jù)信息的不同特征，分類存儲以備決策之用;改變了現(xiàn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)只處理業(yè)務(wù)過程中所發(fā)生事件的一個(gè)子集，而且財(cái)務(wù)信息與非財(cái)務(wù)信息分離以及兩者之間存在滯后的狀況，使信息采集#65380;加工的實(shí)時(shí)性#65380;完整性和有用性得以實(shí)現(xiàn)，同時(shí)可以應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，設(shè)計(jì)能夠滿足多種用途的全面反映歷史信息#65380;實(shí)時(shí)信息及未來預(yù)測信息的財(cái)務(wù)報(bào)告體系，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息披露多元化，改變原有的定期報(bào)告方式，隨機(jī)產(chǎn)生實(shí)時(shí)報(bào)告，并且根據(jù)實(shí)時(shí)控制的需要提供更加快捷#65380;廣泛的會(huì)計(jì)信息，動(dòng)態(tài)地#65380;及時(shí)地向利益相關(guān)者提供所需會(huì)計(jì)信息。同時(shí)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)#65380;人工智能技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，豐富實(shí)時(shí)報(bào)告的形式和內(nèi)容，從表式信息到表式信息與圖像化信息并重，實(shí)現(xiàn)信息披露的多樣性。

(4)再造后的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。根據(jù)以上分析，設(shè)計(jì)了如圖1所示的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程。從1圖中可以看出，業(yè)務(wù)事項(xiàng)一經(jīng)發(fā)生，其數(shù)據(jù)便由各業(yè)務(wù)部門的管理信息子系統(tǒng)利用基于網(wǎng)絡(luò)的原始數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)加以收集，及時(shí)生成電子原始憑證并保存到中央數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)把產(chǎn)生的電子憑證傳送到企業(yè)的會(huì)計(jì)信息實(shí)時(shí)處理系統(tǒng)，經(jīng)過實(shí)時(shí)處理后生成通用的報(bào)表;另外信息使用者還可以通過應(yīng)用程序和多元信息披露系統(tǒng)生成多樣化的會(huì)計(jì)信息，滿足信息使用者個(gè)性化#65380;多元化的信息需求。新流程的重要特點(diǎn)是互動(dòng)性，可以實(shí)現(xiàn)用戶對信息的訂制。其次是集成性，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)將各信息系統(tǒng)集成，使得原始數(shù)據(jù)采集分散化，而數(shù)據(jù)處理和存儲集中化，從而實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同合作。

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