淺談高校采購與供應管理的協調機制

摘要：在市場經濟的條件下，高校的物資采購工作有了較快的發展。在新的機遇和問題面前，如何從不同角度探討高校物資采購的發展方向，分析其協調的類型，并考慮建立對高校采購管理的發展有重要作用的協調機制。

關鍵詞：物資采購；協調機制；采購管理

中圖分類號：F252 文獻標識碼：A 文章編號：1002-3100(2007)02-0089-03

Abstract: Under the condition of market economy， management of material supply in Colleges and Universities has gotten very fast development. Encountering new opportunities and problems，how to study the development direction of management of material supply from different angles， analyzing coordination type， and considering what kind of coordination mechanism should be established has important effect for the development of purchasing management in Colleges and Universities.

Key words: material purchasing; coordination mechanism; purchase management

伴隨著21世紀經濟全球化、信息迅猛化、技術尖端化的浪潮，高等學校也在快速發展，且規模不斷擴大，教學基礎條件投入也相應改善，高校物資采購的規模也在擴大，但高校工作也面臨著諸多挑戰，其中之一是學校的發展帶來了對采購與供應管理的體制建立與完善、協調機制建立的思考。在全球加強采購戰略與供應鏈競爭的形勢下，如何隨著全球經濟運行方式、生產方式、流通方式的改變而變化，調整自身的運作模式，實施新的采購戰略與優化采購供應管理成了必然選擇。

1高校采購與供應管理的發展趨勢

1.1新形勢下的問題。在日益激烈的全球競爭環境下，新型采購與供應管理有了迅速的發展，建立了新型供需關系，如何實現從供應商、廠商、分銷商到最終用戶之間的物流、信息流和資金流的一體化管理，對于整個供應鏈低成本、高效能運作具有重要的意義[1]。供應鏈管理模式實質包含“供”與“需”兩方面，物流從供方開始沿著各個環節向需方移動。每一個環節都存在“需方”與“供方”的對應關系，形成一條首尾相連的供應鏈[2]。高校采購是整個供應鏈上的一個環節，它聯接了供應商和學校的最終用戶，屬于供應鏈中的一部分，但也有其高校的獨特之處，如何優化供應鏈的整體效率，保證高校供應鏈的內部化，設計供應鏈上的各種解決方法，促使高校采購與供應也得到相應的協調發展，這一問題亟待探索和解決。

1.2轉變思想觀念。從管理的角度來看，采購與供應管理是一種專業的管理思維方式，它執行供應鏈中從供應商到最終用戶的物流計劃和控制等職能。在供應鏈管理的大環境下，一方面企業要達到快速響應市場需求的目的，另一方面高校也要獲得自身的最大利益，那么采購管理工作面臨著諸如供應目標與需求目標的協調一致、采購前期溝通、采購信息化及反饋、采購質量、采購成本和采供關系等挑戰[3]。

1.3業務范圍廣。高校采購緊密地聯系了學校和市場，涉及到處理學校與供應市場之間的各類業務活動，如申購、審核、采購、物流、驗收、服務等，涉及到政府、相關職能部門和供應商，但不包括供應商的供應商，即只與第一級供應商的業務有關。高校物資采購管理是基于學校的發展，其中關系到高校的各個方面，重點就在于嚴格執行國家采購的政策法規，按照各種采購方式執行采購計劃，千方百計地提高學校的投資效益。

1.4制度不斷完善。實施政府采購制度的財政資金采購管理的新型制度，委托政府采購機構執行政府采購集中目錄中貨物，而高校實行內部集中采購和各院系的非集中采購[4]。高校采購管理部門除了代表學校與國家設立的集中采購機構辦理事宜外，主要工作就是組織公開招標、競爭性談判等采購方式的采購與管理，它強調采購的公正、公開、公平，遵循提高經濟效益、維護公共利益等原則。

2當前面臨的阻礙協調的因素

如前面提到，高校的采購也屬于供應鏈中的一個鏈條，采購與供應管理的協調是為了使高校采購供應的各種操作能順暢地在采購流程中傳遞，減少因信息不能共享或不一致所造成的提供、采購和到貨等環節的不確定性，以及消除因內部因素或縱向的各部門目的不同而造成的利益沖突，提高采購與供應管理的整體績效而采取的任何措施[5]。采購與供應管理的協調要求每個流程節點的每個階段都考慮自身的行為對其他階段的影響，如果采購與供應管理的各個階段都采取了有利于整個供應鏈效益提升的行為，那么其協調性就會得到改善[6]。

采購與供應管理中阻礙協調的因素歸結為以下幾個方面：

2.1程序性上的阻礙因素。反映在規章制度和條例辦法上。比如，采購工作的相關制度與人的認識上的不統一，采購政策和制度涵蓋面窄，加上采購中主客觀原因的影響，給采購工作帶來不必要的影響。采購價格的核定不合理，招標只以低價作為中標價，沒有考慮用戶的實際需要、市場因素和質量因素等問題，使采購結果很難得到實惠。

2.2結構上的阻礙因素。涉及到相關的組織和部門，以及關注責任和參與過程。采購的相關部門沒有統一協調運作機制，缺乏合理有效的監督體系。采購工作關系到高校各方面的實際利益，各部門理應相互配合，互相履行職責，互相監督。但由于沒有統一協調運作機制，有的監督部門競參與實際采購，使采購過程缺乏監督，操作不能順利進行，遇到比較棘手的事情，部門之間又互相推委，給采購工作造成不必要的經濟損失。

2.3行為上的阻礙因素。涉及地位導向和復雜的人際關系。采購單位所在位置的關系，上級領導的權力行使，各個監督部門的參與，政府采購工作部門的協調等，都影響著采購工作的進行。比如，上級的命令與本崗位的職責相矛盾，如何處理，通過什么來協調，值得深入思考。

2.4技術上的阻礙因素。由于各種客觀原因，高校預算和采購計劃目標與實際目標不能達到一致。高校投資主體多、資金來源廣，所需商品的品種和質量也隨著技術開發和技術創新而快速地變化，因此很難提前半年就提供技術參數、商品質量、數量、金額等完全準確的采購計劃，因此，采購工作不能順利的進行。采購人員與使用用戶在思想認識方面很容易產生偏差，在具體操作過程中也存在不少問題，比如：采購任務的輕重緩急、設備型號廠家的不確定、所供貨物的質量問題、售后服務的不到位、維護工作的不及時等，都有可能產生溝通障礙。有的使用單位申購追求高檔次、高標準，違反了采購工作的初衷，必然會與主管部門的原則存在矛盾。

從某種程度來說，這些阻礙因素可能是交叉的，去掉一種阻礙因素可能會關聯到另一種阻礙。例如，結構上的嚴格程序并不值得相信，或具有偏見，所以，它是行為阻礙因素的突出特點[7]115。

3協調的兩種類型

在某種意義上講，采購與供應管理的協調機制是為了實現學校采購管理系統的目標而設計的行為規則或處理過程，表現為對參與各方相關行為設置的守則，或關于業務過程細節的一系列規范的設置。也就是說，協調機制可以定義為系統組成部分的某些具體安排，行為或任務執行的一定順序，以及系統成員的行動及相互之間的行為交互必須遵循的一定規則[8]75。根據學校的內外關系，可把這種協調分為內部環境層次和外部環境層次兩方面。高校從外部購買物品需要更多的外部協調，而需求和計劃執行的協調主要是內部協調，它們形成了高校采購與供應的互補協調關系[7]114。

3.1內部環境層次的協調。是指在高校內部環境下的影響，比如縱向的行政職能，橫向的院系（部）處，也可以認為是學校供應整體控制下的協調以及內部不同成員單位之間的需求與分配協調問題，這些部門或成員不是獨立的，它們都處于學校整體規劃的統一管理下。中央決策層的決策目標是穩定和發展的利益最大化，該類型的研究內容主要體現為有關的成員選擇及與之相關的信息披露與激勵機制、雙方的合作協調機制以及成員單位行為與決策的相互作用與影響。各個單位部門都服從內部的規章制度和法規，它們能否緊密合作，在最大程度上共享信息，消除供應關系中的不確定性，作為一個利益整體參與管理，是實現學校效益最大化的關鍵所在。

3.2外部環境層次的協調。是指與學校相關的外部環境，如與政府關系，與供應商關系。政府采購制度不僅是指政府機關的采購辦法，而且也是指使用財政性資金進行采購的單位必須遵循的經濟法規。實施政府采購制度，加強政府采購程序的監控，嚴格按照政府集中采購目錄做好高校采購工作。高校采購與供應管理部門應與供應商建立一種相互協作的關系，控制和管理供應商，真正體現高校采購市場的優勢，并建立健全供應商體系。供應商的縱向一體化的協調管理，通過合同/協議方法松散型使用的協調機制來約束雙方的行為。負責雙方的整體利益協調和成員之間的沖突消解，處理高校與外部市場環境之間的有關事務。

4建立協調機制的對策

高校采購與供應工作在嚴格遵守高校采購制度的前提下，采用政府采購的原理和運作機制，強化學校采購管理，為創造出更大的經濟效益和社會效益提供有力保障，有必要的在環境、信息、行為等方面來形成有效的協調措施。

4.1進一步完善高校采購制度體系。是指高校依照政府采購的法規、政策和制度，結合本校的實際情況而制訂的一系列規章制度的總稱。高校采購制度的建設，貫穿于采購工作的全過程，是高校龐大的采購系統工程的執行依據和準繩，只有建立完善且行之有效的制度體系和科學的管理機制，才能真正規范高校的采購行為，保障高校采購公開、透明地運行。因此，高校采購制度體系完善從根本上保證了采購管理的協調。

4.2完善物資供應的管理體制和監督機制。首先應當建立健全相關的規章制度，制定可操作性強的工作流程，完善崗位職責，加強對采購工作的行政監督，強化采購部門與使用管理部門的約束機制，使得物資采購中的主要環節處于有關部門、使用單位的參與和群眾的監督之下，強調增加采購環節中的透明度[9]。其次建立有效的監督機制，保證高校采購工作的規范運作。因此，高校采購工作應形成行為主體之間責權明晰、相互制衡的約束機制，它必須涵蓋采購工作的全過程，即采購的事前、事中和事后監督。

4.3加強對采購工作的領導，統一思想認識。高校采購工作的有效開展，應對采購工作進行統一的領導和管理，避免多頭領導和管理的弊端，這樣，才能統一全校的思想認識，避免因對采購工作的思想認識偏差而帶來的種種不利因素，保證高校采購工作統一、有序地開展。

4.4建立供應商管理體系，掌握好市場信息動態。建立供應商管理體系可以保證采購產品的質量，提高采購效率，降低采購成本。學校和供應商的長期合作是基于采購管理基礎上的，是以長期契約來進行的，它提供一個行為規范，這個規范不但供應商應該遵守，高校自己也必須遵守。充分的信息交流是采購管理良好運作的保證，實際環境的不斷變化，需要雙方的不斷協調，建立良好的合作關系。學校采購管理部門應做好市場調研，掌握好了市場信息，了解各種儀器設備的技術現狀，掌握用戶使用意見，這樣才有利于學校的采購與供應管理。建立供應商信用資料庫，做好基礎工作，可以針對不同商品不同批量邀請不同供應商參與競標活動，不僅有利于查詢比較，而且有利于提高學校采購效益。

4.5調查研究，使其盡可能準確。由于學校年度預算一經財政部門批復后，其數量、規格、技術指標和參數就很難更改，所以在預算編制過程中，必須制定完整的收支范圍和加強收支項目的分類，這樣才有利于國庫集中支付制度的實行；在預算執行過程中，為保證預算的剛性，必須建立高效、嚴格的預算執行機構，科學、嚴密的預算控制系統，完善的監督檢查機制，這樣才能強化預算的約束，確保政府采購在高校的全面展開。

4.6個人素質的提高。采購人員要提升自己的綜合分析能力與整體意識。在采購過程中，應當注意處理好先進與實用的關系，不盲目追求多功能、高性能，獲取最好的性能價格比，因為一些價格相對較低的產品雖然也符合用戶的質量要求，但產品質量和服務質量不能保障，長遠來看這未必經濟。最適宜的因素應該是質量、價格、時間、服務四點綜合最優。且采購人員要處理好和用戶的協調關系，做好學校的服務。

綜上所述，建立合理的采購與供應管理協調機制，嚴格按此思路來規范日常供應管理工作中的行為，強化采購與使用、使用與管理的約束機制，增加監督實效，才能保證儀器設備的投資效益并取得較好的社會效益。

5簡單歸納采購與供應管理的協調機制基本特點

市場競爭擴展到高校采購管理當中，采購供應的效率日益成為成功的決定性的因素，而有效的協調機制則是提高學校的整體競爭力和系統效率的基本保證。總體來說，有效的供應鏈協調機制應該具備以下基本特點:

（1）有效性。加強成員之間的合作，能夠明顯提高系統的效率，使之更加有序化，使協調后的系統收益明顯優于協調之前，從而使系統整體和各成員的處境得到改善。

（2）自動性。有效的協調策略應該具有自動依從的性質，不需要額外的強制手段來規范參與人的行為。也就是說，有效的協調策略應該能夠產生帕累托最優（Pareto Optimum）結果，即在使系統效率達到最優的同時，所有參與者的處境也達到最優，從而沒有人有打破均衡狀態的動機。

（3）公平性。所有參與者的地位平等，協調機制不能偏袒某些成員，也不至于以犧牲部分成員的利益來達到系統的整體協調，這是保證簡潔性的必要條件。

（4）實際可操作性。協調機制最終必須以具體可操作的行為規范、規章制度或指導原則的形式確定下來，給成員以明確的行為指導和制約，抽象的、模糊的概念是不可操作的，也無法保證執行中的正確性，也使得采購程序的難以順利進行。

（5）一般性。協調策略在整個系統內部具有一般性，體現在兩個方面：首先是可以適用于一般的高校，對大家進行一致性的規制；其次，協調策略須適用于系統中信息分布的不同情況，在完全信息和不對稱信息的情況下都有協調能力。

（6）獨立性或并發性。采購管理中的各成員往往與多個部門具有相關聯系，協調機制應該保證相互聯系的成員之間的協調行動產生的影響不會涉及其他部門[8]76。

參考文獻：

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