電子檔案及其管理和利用

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A［文章編號］1009—2234(2007)03—0209—02

隨著信息產業和電子科學技術的飛速發展，電子檔案在檔案工作中所占比例越來越大，發揮著日益重要的作用。檔案的電子化、數字化是檔案發展的必然趨勢，電子檔案的建立和利用使得檔案的管理和查詢更加方便、快捷。但在新的技術和條件下，原有的檔案管理和利用方法已經不能滿足數字化檔案建設的要求和需要，我們必須針對電子檔案的特性，采取相應的管理辦法，才能充分發揮電子檔案的優勢，使檔案工作為現代化建設服務。

一、電子檔案的基本特征

相對于傳統的紙質或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。只有抓住這些主要特征，才能更好的對其進行有效的管理和利用。

(1)實體的虛擬化。我們現有的檔案都是固定在某一載體上的，有的是紙張，有的是光盤或磁帶，而電子檔案是存儲在計算機網絡之中。對于單一文稿而言，它的實體是無形的，是看不到摸不著的。電子檔案海量信息，使得未來的數字檔案存儲只能是分布式的，沒有具體的特定場所，用戶調看或利用的資源可能存儲在本地，也可能存儲在異地。

(2)手段的數字化、網絡化、多媒體化。過去檔案全是手工操作，數字檔案則不然。它從資料的采集、整理、加工、歸檔都是依托數字和網絡環境，即通過網絡收集地方信息或將收集到的其它載體信息進行數字化處理。利用計算機和網絡，就其內容和展示手段而言，數字檔案是多媒體的，它的文體、圖片、音頻、視頻，融于一體，甚至通過超文本鏈接、跨庫關聯等方式擴展內容。用戶通過網絡在線閱讀和利用，并可以選擇瀏覽的界面、版式，也可以選擇下載、打印、刻錄光盤及個性化的保存需求的檔案文獻。

(3)時效性強，周期短。檔案是一個浩大的工程，需要耗費大量的人力物力。而數字檔案采用新的手段和方式，通過網絡采集、數字化管理、計算寫作、電子郵件聯系。新的技術手段減輕了勞動強度，減少了多種環節和時間、大大縮短了檔案整理的周期。另外，電子化的檔案，使得修正錯誤或更新資料都十分方便，電子檔案的內容可以是實時的，可以反映最新的情況。

(4)交互性和個性化檔案。在電子檔案的模式下，文稿的提供與用戶緊密地聯系在一起，用戶之間可以十分便利地溝通，甚至在一定的條件下角色可能會發生轉化，具有空前環境下的交互性。另一方面，電子檔案的形式是線的、實時的、網絡化。有些檔案利用過程也可以不經過現場來進行，通過有關數字化的網絡就可能完成。

(5)加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化。電子檔案在資源加工、整合有特定的統一標準，如統一的壓縮化、編碼技術、視頻格式、瀏覽平臺等，它依托互聯網服務，不同部門的檔案是可以共享的，并可以實現跨庫關聯和檢索。數字化的編輯出版方式，使得方志的編撰常態化，可以收集到大量的資料，有效避免了過去因為編撰時間太長遺漏過多的現象。與標準化加工和海量信息相適應，在檢索技術上，電子檔案是智能化的。檢索系統能夠自動分析檢索條件與結果，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索，能實現多語言混合檢索及檢查結果的自動排序等功能，為用戶提供最為滿意的信息。

二、電子檔案的利用

檔案保管部門提供利用電子檔案一般分為以下三種方法：

(1)提供拷貝。檔案保管部門可以向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案，所用載體應隨不同利用對象而異。對使用大型電子計算機設備的利用者，以提供移動硬盤為宜；對一般的微型電子計算機的使用者如果檔案數據量較小，可用軟磁盤、U盤進行提供；若是大批量的電子檔案，則可考慮用只讀式光盤進行提供。當提供上述載體拷貝件時，應將電子文件轉換成通用的、標準的存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子檔案的軟硬平臺時，也可以向這些用戶提供紙質拷貝件或縮微品。

(2)通過傳輸，通信與電子計算機技術結合，為我們提供了廣闊的網絡環境，用網絡傳遞電子檔案，成為一種越來越簡便的方法。這一方法比較適用于館際之間信息資源的互相交流和向相對固定的查檔單位提供檔案資料。可以通過點對點數據通信或互聯網絡來實現。使用通信網絡傳遞電子檔案更為快捷、可靠，而且利用者不需獲得和保管電子檔案的存儲載體；保管者也不需包裝和向利用者寄送電子檔案存儲載體的拷貝件。

(3)直接利用。直接利用是利用者通過檔案館或另一個檢索機構的電子計算機，在檔案館或網絡上直接查詢的一種方法。這一方法要求檔案館擁有恢復、處理和顯示電子檔案的設備。其特點是：可為利用者提供技術支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作，可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。

三、電子檔案的歸檔

由于電子檔案特有的性質，決定了電子檔案的歸檔方式、歸檔時間、歸檔要求都與傳統紙質檔案有著很大的不同。

(一)電子檔案的歸檔方式。1.物理歸檔方式。物理歸檔包括介質歸檔和網絡歸檔兩種方式。介質歸檔是指文書部門將電子文件下載到存儲介質上移交給檔案部門；網絡歸檔是指將電子文件通過網絡直接傳輸給檔案部門進行存儲。物理歸檔可以實現電子檔案的集中管理。2.邏輯歸檔方式。邏輯歸檔是指文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通過檔案部門，使檔案部門實施在網絡上控制與管理電子檔案的歸檔方式。經邏輯歸檔后，一方面，電子檔案的物理存在位置不會改變；另一方面，文件部門可以利用該文件，但是卻不能對其進行修改和刪除。3.“雙套制”歸檔。“雙套制”歸檔是指采取物理歸檔或邏輯歸檔的電子檔案，同時制成紙質檔案予以歸檔的方式。目前，采取“雙套制”歸檔主要是為了在計算機或網絡系統出現意外故障時能夠確保電子檔案信息的完整性和真實性。實行“雙套制”歸檔并非要求單位將所有的電子檔案都輸出成為紙質檔案，而主要是對那些具有法律憑證作用的需要確保其安全、秘密和真實性的電子檔案采取“雙套制”的歸檔辦法。

(二)電子檔案的歸檔時間。電子檔案的歸檔時間分為實時歸檔和定期歸檔兩種情況。實時歸檔是指電子文件形成后即時歸檔；定期歸檔是指按規定的歸檔周期歸檔。一般情況下，通過計算機網絡歸檔的電子檔案應采取實時歸檔；介質歸檔可以采取定期歸檔。

(三)電子檔案的歸檔要求。電子檔案的歸檔主要有下面幾點要求：1.齊全完整。電子檔案歸檔的齊全完整指除了文件內容之外的軟、硬件環境信息的收集，如電子檔案的設備、支持軟件、版本、說明資料等。2.真實有效。真實有效是指歸檔的電子檔案應該是經簽發生效的定稿，圖形文件如果經過更改，則應將最新的版本連同更改記錄的均予歸檔。3.整理編目。在電子檔案歸檔前，文件形成部門應對文件載體進行整理，并在其包裝盒表面粘說明性標簽；對文件的形式和內容進行著錄、登記等。歸檔時，應將有關的目錄和登記表同時移交給檔案部門。4.雙套備份。物理歸檔的電子檔案要求復制雙套備份脫機文件，其中一套保存、另一套提供利用。重要部門或有條件的單位。最好對電子檔案實行雙套異地保存，以便于在突發災難性事故發生時確保單位核心文件的完整與安全。

四、電子檔案的管理

電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致了電子檔案管理工作的復雜性。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。電子檔案管理的內容豐富，主要涵蓋了以下一些內容。

(一)使用權限的審核。電子檔案利用所步及到的人員有：檔案載體的保管員；數據系統的管理員；利用者及維護操作人員等。由于他們各自工作性質和責任的不同，因而對其進行使用權限審核是十分必要的。審核應由利用的決策者執行。首先，要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使用未經授權的功能，應能拒絕響應并給予警告提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度。在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對它的授權。

(二)拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來利用時間與利用地點的分散，如果管理不好，將會造成檔案信息無原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對其進行嚴格管理。應依據利用者的需求和確認使用權限后再進行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲的電子檔案信息全部拷貝，并通過技術手段防止所提供拷貝的再復制。除經過編輯公開發行的電子出版物外，對那些提供利用的拷貝必須回收。要有完善的提供拷貝手續，提供者和利用者雙方應對提供拷貝的內容進行確認，并對使用載體的類型、數量、使用時間、最后回收期限及雙方責任人等情況進行登記。對回收來的拷貝，應作信息內容的刪除處理。

(三)利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的。它同紙質檔案相比，更加難以控制。因此，在電子檔案的利用中，應特點注意以下幾點：一是利用方式。應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式；二是依據電子檔案內容的密級層次，進行有效的管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行；三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密匙進行定期或不定期的更換；四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據；五是利用系統應有較強容錯能力，避免由于誤操作所帶來不可挽回的損失。

電子檔案相對于傳統檔案具有諸多優勢，它的出現使得檔案工作出現了前所未有的新局面，同時也向檔案工作者提出了更高的要求。檔案工作者在做好傳統檔案工作的同時，也應緊跟時代腳步，學習各種先進的信息技術和計算機知識，充實自身，與時俱進，為各種新技術在檔案事業中的應用打下了堅實的基礎。