強化企業職工檔案管理勢在必行

［中圖分類號］G271 ［文獻標識碼］A［文章編號］1009—2234(2007)03—0211—01

一、強化企業職工檔案管理，是新形勢的要求

檔案事業在社會主義建設中占有重要的地位。檔案是歷史記錄，是重要的信息資源，是黨和國家的寶貴資源和財富。在建設社會主義和諧社會的偉大實踐中，企業職工檔案尤其重要。一是從地位作用上看。在新的歷史時期，企業職工檔案的作用不局限企業本身，而是社會問題。當今，企業職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎，是職工個人維護合法權益、政府有關部門落實政策、維護社會穩定的法律憑證，是現代企業制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。二是從內容上看。企業職工檔案已成為職工信譽體系的主要內容，同過去相比職工檔案的內容已不單是側重職工政治歷史、工作簡歷、工作情況鑒定記載、工資審批、晉級晉職稱等形成的材料綜合，而是側重于養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、公積金、住房補貼的繳費和發放、簽定、解除勞動合同等形成的材料。三是從服務對象上看。企業職工檔案不僅要服務于企業和企業職工，而且要為建設社會主義和諧社會服好務。可見，強化企業職工檔案管理是新形勢新任務的要求。

二、企業職工檔案管理目前存在的問題

隨著改革開放和經濟社會迅速發展，特別是隨著國企改革的深入，破產轉制企業的增加，企業職工檔案保管和管理出現不少值得研究和解決的問題。主要出現一亂、二重、三不清的問題。一亂，就是企業職工檔案在保管和管理上混亂，政出多門，頭緒多而且分散，統一不起來。一些企業固定職工和合同制職工檔案，有在企業主管部門管的，有在企業管的，沒有與企業各門類檔案實行資源整合，集中統一管理。有些地方政府主管部門對所轄企業的在職職工、失業人員、再就業人員沒有清晰、準確、可靠的統一人員名單。特別是有些破產企業、合并企業、轉制企業、民營企業等單位職工檔案更亂一些，甚至有的職工檔案無故丟失。二重，就是有些企業職工檔案改的、缺的、損的、毀的現象嚴重，甚有無故丟失的，還有甚者偽造檔案的問題。因此使職工檔案保持不了原始記載、客觀記錄的準確性，出現問題還得不到及時處理解決。三不清，就是責任不清。有些企業職工檔案保管和管理中責任不清。如立卷人、移交人、辦案人、檢查人、主管領導，在檔案管理工作上幾乎沒有親筆簽字、記錄、名章。因此，丟失、毀改、偽造等問題查不清，找責任人找不到。

目前，企業職工檔案保管和管理上出現上述一些問題，主要原因是：一是檔案管理體制與改革開放和經濟發展不相適應出現滯后；二是檔案行政管理部門缺乏及時有效實施監管；三是有些企業領導在認識上、工作領導上缺乏高度負責，檔案管理沒落到實處；四是有一些檔案人員素質不高，責任心不強等等。

三、企業檔案管理應采取的新對策

第一，要強化企業職工檔案管理體制，實行規范化管理

首先在體制上明確檔案行政機關是監管企業職工檔案的主體地位。在企業職工檔案管理中，政府檔案行政管理部門和各級勞動保障、人事行政管理部門和企業主管部門密切配合，明確劃分職責。各級勞動保障行政部門要用規范有效的各項管理制度強化督促，對職工檔案調轉、勞動合同書解除（終止）勞動合同實行審核備案制。各企業主管部門要從適應經濟發展和新型勞動力市場發展需要，由現在的多頭分散管理，逐步過渡為集中統一管理。有條件的企業職工檔案管理可利用計算機網絡技術，逐步建立職工個人檔案與養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、再就業等系統化管理體系，為企業發展提供服務。無論是檔案行政管理部門或各級勞動保障行政管理部門，都要強化對失業人員、靈活就業人員、農民工、離退休人員檔案代保管中心的監督和指導，使職工合法權益得到更好的維護。

第二，要強化企業職工檔案法律體系，以法治案

政府檔案行政部門和勞動保障行政部門要按照《檔案法》和有關規定，根據實際工作需要，有計劃和制定地方企業職工檔案管理條例，對用人單位、代保管單位、職工個人明確企業職工檔案管理范圍、內容、方式、標準、責任人、主管領導等提出科學的規范的可打操作性規定要求。對職工檔案涂改、偽造、損毀、丟失、無敵扣留、不守職盡責的人，違法行為實行追究和問責制，以法問責。特別是政府檔案行政部門要依法履行檔案監管職能，要完善建章建制，進行規范管理；要執法檢查、進行有效監管，做到以法治檔。

第三，要強化企業職工檔案基礎建設，提高內在質量

企業職工檔案基礎建設主要是：一是進一步提高檔案立卷質量。要對檔案登記、審定、編號、入盒，要負責人簽字。二是進一步加強科學化和規范化管理。最好做到專柜、專盒管理。按不同管理期限分別上架，并做到排列整齊有序。同時編號人物卡，建立各種原始帳簿和檢索工具。三是進一步完善各種規章制度、檔案員崗位責任制、立卷歸檔制度、統計報告制度、保密借閱制度。四是進一步增置現代管理設備和先進管理手段。有條件的企業可利用計算機網絡技術，使社會、職工、單位所需的職工檔案的信息在網上共享。

第四，要強化企業職工檔案管理的領導，提高管理人員的素質

企業職工檔案管理，是一項政策性很強，規范性很高、社會性很廣的一項重要工作。所以在改革開放，經濟社會迅速發展，在建設社會主義和諧社會和新形勢下，強化檔案管理領導更有重要意義。各級領導，特別是企業領導更應高度重視，要納入工作日程，責成有關領導主管這方面工作。

無論是專職或兼職檔案管理人員，都要按新形勢要求和工作需要，要進一步提高政治素質和業務能力，增強事業心和責任感。要通過不同途徑和各種辦法提高管理素質：一是堅持執政為民的政治方向，培養具有忠于職守的素質；二是增強組織觀念，培養具有遵紀執法的素質；三是提高業務水平，培養具有專業知識和工作能力的素質；四是加強責任心，培養只有立黨為公，為建設社會主義和諧社會服務的素質。