紙質檔案與電子檔案的共存期管理

電子檔案的產生，使檔案室和檔案館打破了傳統單一的紙質檔案管理的局面，出現了紙質檔案和電子檔案共存的現象。筆者就如何做好紙質檔案和電子檔案共存期的管理談點滴看法。

1 建立檔案兩套制管理，確保電子檔案的使用安全有序

現在不少單位在工作中形成了電子和紙質的兩種文件形式，其中電子文件數目有增無減。檔案部門保留了兩種文件的同時，對二者的處置方法也不盡相同。有的按傳統的做法把紙質檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行處置：有的將電子文件和紙質文件分別集中保管在電子信息技術部門和檔案部門，紙質文件獲得了“檔案”身份，而電子文件則成為資料；也有的將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質的兩套檔案。目前，很多檔案工作者已承認了電子文件的“檔案價值”，主張應當由檔案部門統一管理電子檔案，正是由于兩種介質檔案的共存，可以預見今后會有更多的機關、企事業單位乃至檔案館會采用“兩套機制”管理檔案。

兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計算機產生的電子文件轉化為紙質文件，使之應用于實際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。這種“謹慎”是很必要的，這使檔案工作者有責任和義務盡最大努力保存反映歷史真實面貌的歷史記錄。在有充分的把握證實電子文件的法律效力(憑證性)前，檔案部門不能輕易放棄傳統的文件形式。這種“固執”的精神所體現的正是檔案工作者的職業精神；同時，將電子文件保存下來是因為電子文件在檢索、利用、傳輸、存儲等方面的方便快捷，能有效地滿足利用者的信息需求。于是形成了電子文件——紙質文件的兩套制。

另外一種情況是為現有的一些紙質檔案制作數字化副本。主要目的在于改進利用和改善保護，在利用方面，數字化文件綜合利用者帶來的方便是十分明顯的，隨著網絡的迅猛發展，它使全文檢索和異地查閱成為現實。在檔案保護方面，數字化文件也有很大的優越性，根據現有的技術水平，為原件制作的模擬副本的質量總是低于原件，而且再復制一次，質量就會下降一次。而在對原件進行數字化時可以根據需要制出不同分辨率的副本，甚至獲得比原件更好的質量。有專家認為：“對于許多日益腐朽的信息載體來說，唯有數字存儲才能做到使信息保存數千年而不失真。”所以就有了紙質文件——電子文件的兩套制。

筆者認為，要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，充分發揮各自的優勢，以下工作不容忽視：一是電子文件必須建立與紙質檔案相一致的信息體系。二是在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數據項。三是電子檔案數量可能少于紙質檔案，應根據需要和可能確定其內容的完整程度，并協調管理。

2 采用新的立卷方法，促進電子檔案優越性和實用性的發揮

簡化立卷方式，這是前10年檔案學術界十分關注的一個問題，各種觀點爭論不休，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定比例。2000年國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》，它的廣泛實施，已經充分展示了以“件”為整理單位的優越性和實用性。其優點是便于提供利用，缺點是裝訂工作量過大。電子檔案的出現，可以摒棄原來紙質檔案立卷所耗費的大量手工操作。

3 采用新的保管和利用方式，方便檔案查找使用

電子檔案和紙質檔案共存必然引發檔案保管及利用方式的革命，紙質檔案保管中的有些工作可以通過對電子檔案的管理得以實現。電子檔案的管理，可以自動形成建庫后全宗檔案分類方案、排序規則、機構設置以及它們的變更情況和年度歸檔移交目錄等工作。通過電子檔案，可以記錄或自動賦予邏輯庫存的庫址位置，從而指明任何紙質案卷的具體地點和任意檔案裝具或檔案庫房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據，具有一舉兩得的功能。

總而言之，紙質檔案與電子檔案共存的時代已經來到，探究其共存期的管理已經成為檔案界的一個熱點和焦點。我們有理由相信，在紙質檔案還無法退出歷史舞臺，電子檔案正蓬勃發展的今天，檔案理論界會探索出一套最好的共存期管理方案。

(作者單位：長垣縣檔案局)