檔案管理與知識(shí)管理（之二）

雖然相較圖書情報(bào)部門而言，檔案界因觀念與體制的束縛，在接受知識(shí)管理新理念上滯后了一些，但現(xiàn)在業(yè)內(nèi)人士也紛紛談起知識(shí)管理了。我等庸人天資愚鈍，盡管竭力要趕潮流，但往往對新事物的了解和接受總比別人要慢上個(gè)一拍半拍的，所以為了掩飾自己的愚笨與迂闊，只好用看似審慎實(shí)則多疑的眼光去打量“檔案管理”與“知識(shí)管理”，對它們之間能否發(fā)生一些實(shí)質(zhì)性的關(guān)系心存疑慮。

剛開始的想法是，知識(shí)管理的內(nèi)涵不僅包括對我們所熟悉的顯性知識(shí)的管理，更重要的是對更加玄乎而陌生的隱性知識(shí)的開發(fā)與管理。而這一方面的內(nèi)容是檔案管理不曾涉及的，雖說可以退一步而言，目前只針對顯性知識(shí)進(jìn)行管理的檔案管理，也可以說是知識(shí)管理的初級階段。但進(jìn)一步分析可以發(fā)現(xiàn)，就算單就顯性知識(shí)而言，從嚴(yán)格意義上說，檔案部門所謂的知識(shí)管理的含金量不高，首先，并非管理的全是知識(shí)，像平常接觸最多的也是所有檔案門類中數(shù)量最多的文書檔案(或叫政務(wù)檔案)，其實(shí)更多地只是信息記錄，而非系統(tǒng)的知識(shí)結(jié)晶；其次，相應(yīng)地，并非這些管理方法都是知識(shí)管理的方法。所以，現(xiàn)有檔案管理方法與理論之中，能算得上是知識(shí)管理的是少之又少的。

但后來又想到，從另一角度去看，既然作為信息記錄的原始材料(即現(xiàn)行文件)必須經(jīng)過人們的識(shí)別和加工才能成為檔案，那么，從這個(gè)意義上說，檔案也是一種經(jīng)過加工、系統(tǒng)化了的信息記錄，那可就是知識(shí)的源泉了。

或者按照教科書上的說法，說詳細(xì)一些就是，檔案信息必須經(jīng)過人們的識(shí)別和加工才能有效地發(fā)揮作用。識(shí)別，即根據(jù)檔案信息形式或內(nèi)容特征、相互聯(lián)系、不同價(jià)值等因素，以特定的方式揭示和固定下來，使無序的檔案信息達(dá)到有序化。加工，即根據(jù)特定需要對檔案信息進(jìn)行整理、分析、概括、歸納、綜合、擴(kuò)充和濃縮等不同形式、不同程度的處理。如此，說這些成為檔案的信息記錄是知識(shí)的結(jié)晶，似乎也不為過。

更何況，在所有的檔案門類中，占相當(dāng)數(shù)量的科技檔案所記載和反映的絕大部分內(nèi)容應(yīng)該是科技知識(shí)。科技檔案的知識(shí)儲(chǔ)備功能，應(yīng)該是比較突出的。相比較而言，其他門類的檔案不能說不具備但可以說不太突出。當(dāng)然，若管理對象不是知識(shí)含量高的信息記錄，并不一定表明不可以運(yùn)用知識(shí)管理的手段來進(jìn)行管理。但至少要談知識(shí)管理，最好先從此開始，再推之其他。

這也就是說，若在檔案部門當(dāng)中談知識(shí)管理(盡管只是顯性知識(shí)的管理)，似乎從科技檔案的管理人手更適合，也更容易些，畢竟，做事需講究先易后難，那么先把顯性知識(shí)的管理搞好再說，即對于檔案部門而言，顯性知識(shí)的管理可以先從對科技檔案的管理人手。當(dāng)然，在打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)之后，就可以進(jìn)一步結(jié)合科技創(chuàng)新、企業(yè)研發(fā)對科技人員頭腦當(dāng)中的隱性知識(shí)進(jìn)行管理。這正是一個(gè)由易到難的過程。

而隱性知識(shí)部分，可從企業(yè)人手，從與人力資源管理相關(guān)的員工業(yè)績檔案突破。我們知道，其實(shí)企業(yè)的員工業(yè)績檔案，就是從傳統(tǒng)的干部人事檔案和工人檔案演變而來的。當(dāng)然，這樣的一種轉(zhuǎn)變，必然是在人事管理制度改革的大背景下才能發(fā)生。較之政府部門，企業(yè)由傳統(tǒng)的人事管理向人力資源的開發(fā)與管理的轉(zhuǎn)變既走在了前面，又相對地難度小一些。

值得說明的是，在企業(yè)檔案中，科技檔案是占有相當(dāng)大的比例的，即不管顯性知識(shí)還是隱性知識(shí)的管理，都與企業(yè)管理、企業(yè)檔案的管理密切相關(guān)，由此可以推之。在企業(yè)管理中運(yùn)用得較為普及的知識(shí)管理理論，極有可能也被檔案部門借鑒，率先在企業(yè)檔案管理領(lǐng)域取得突破。

但這樣的一種突破，決不可能是檔案部門單兵作戰(zhàn)的結(jié)果。也就是說，需要將文檔一體化、圖情檔一體化的理念與企業(yè)的知識(shí)管理理論相對接。只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的綜合管理，才有可能完成向企業(yè)知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變。

理由很簡單，前面所提及的檔案信息的識(shí)別與加工，是建立在準(zhǔn)確了解檔案用戶需求的基礎(chǔ)之上的。那么，檔案用戶的需求又是如何呢?以企業(yè)為例，由于企業(yè)的重點(diǎn)在于經(jīng)營決策，而經(jīng)營決策方案又必須建立在外部環(huán)境、內(nèi)部條件和經(jīng)營目標(biāo)三者之間動(dòng)態(tài)平衡的基礎(chǔ)之上，因此，用戶一般要求獲得綜合性較強(qiáng)的有關(guān)信息(而不僅是內(nèi)部的檔案信息)，這就決定了檔案部門不能單打獨(dú)斗，而必須與企業(yè)內(nèi)部的其他信息資源管理部門合作，做到內(nèi)外信息的相互配合和互為補(bǔ)充，為決策部門提供有用的綜合性信息。這說明，在企業(yè)內(nèi)部，需要對不同的信息(或知識(shí))源進(jìn)行綜合管理。

實(shí)際上，文檔一體化、圖情檔一體化的本質(zhì)就是要實(shí)現(xiàn)信息資源的綜合管理，這一點(diǎn)在企業(yè)信息資源管理當(dāng)中體現(xiàn)得尤其明顯。不過同是“一體化”，文檔一體化和圖情檔一體化的涵義是不一樣的。

(作者單位：廣西民族學(xué)院管理學(xué)院)