“數字化檔案信息利用效益”的研究基礎

人類活動有許多追求，而效益是其中最基本的一項追求。無論是社會營利性組織的生產和運營，還是公益性組織的構建和服務，經濟效益或社會效益的追求都是組織活動持續運行、產品和服務持續創造的不懈動力，無論是個人的活動，還是機構的活動，都是為了獲取一定的經濟利益、經濟收入或為了給社會發展帶來積極作用和有益影響。因此，效益是人類生存和發展的需要，一切人類的發展都可以歸結為有效益的個人活動或組織活動的確證和擴展，檔案信息利用活動不僅通過檔案信息的價值擴展為社會利用者創造了效益，而且也要求檔案信息提供利用的服務主體必須樹立效益觀念，在信息產品制作和服務項目開展過程中注意提高自身活動的效益，

數字化檔案信息利用效益是新型檔案利用和現代化利用手段與技術帶來的新的效益形態，是數字環境中檔案信息利用效益的新的組成部分，對其理論認識和學術研究尚處于摸索和初創階段，缺乏較系統的研究成果。因此，筆者試圖在總結提煉檔案領域效益問題研究成果基礎上，通過對“檔案信息利用效益”相關概念的分析，歸納出檔案信息利用效益的表現形態，為“數字化檔案信息利用效益”研究提供分析視角和理論積淀。

1 檔案領域效益問題研究核心——檔案信息利用效益

檔案領域效益問題的定性研究蘊涵在對檔案價值、作用、功能的探討之中，由來已久并已日趨完善和成熟：從投入產出的動態變化和成本—收益的定量比較中探討利用效益于20世紀90年代初期也已展開。關于“檔案工作效益”的研究已有專著問世。其中對“檔案利用與效益”問題列有專章進行闡述。2004年碩士學位論文中也出現了“檔案利用效益”的選題。國家檔案局早在1994年8月17日就發布丁《開發利用科技檔案所創經濟效益計算方法的規定(試行)》，隨后各企業都積極開展了科技檔案經濟效益的評估工作。但是，與經濟部門的效益分析相比，檔案領域的效益研究還處于初級階段。

1．1 檔案領域效益研究的專題和視角。

效益研究、成本效益分析法是近年來社會科學領域的熱點專題。除經濟領域熱度不減的成本效益研究外，法律界開始了立法效益研究，公共管理領域開始了公共權力效益研究，信息學科群的效益研究也逐漸升溫。信息(情報)效益、圖書館效益、檔案效益等名詞屢屢見諸于專業學術期刊。檔案領域的效益研究是檔案學研究與經濟學研究結合的成果，從中國學術期刊網的檔案專業學術論文選題來看，檔案界的效益研究主要從六個專題領域展開：

一是檔案效益概論和綜論，主要闡述檔案工作效益的特點、檔案信息的經濟效益和社會效益的體現等。

二是檔案信息效益的基礎認識，如對檔案價值、作用、功能以及檔案信息利用意義的論述。

三是效益觀念和理念對檔案管理工作的原則性指導和運用。

四是檔案具體業務工作和項目的成本效益分析，如對檔案縮微、檔案數字化和檔案信息化建設的成本構成和效果收益的探討。

五是檔案利用效益的反饋和統計，評價指標設立(如檔案利用率的修正)和經濟效益的計算。

六是提高檔案利用效益的途徑方法，如效益與檔案信息資源開發的關系，效益與咨詢服務的開展等。

檔案領域的效益研究從分析視角來看，實際上無外乎兩個維度和一個基礎。一是從社會檔案信息利用者角度，深入探討檔案信息利用產生的效益類型：二是從檔案信息利用提供者角度，對檔案信息服務項目的開展和持續，檔案機構的效益，檔案工作的效益進行研究。兩個維度的研究范圍并不完全獨立，而是相互交叉和重疊的，而相互統一的基礎則在于檔案信息資源本體的價值、作用和功能。例如，研究檔案信息資源開發與檔案效益問題，就是立足檔案信息資源本體，從社會利用需求的角度來探索檔案服務機構為自身和社會創造雙重效益的方法和途徑。因此，筆者認為，從一定意義上看，檔案效益、檔案工作效益實質上都必須通過檔案信息利用效益得以體現。檔案及其信息的價值只有在被利用后才能產生效用，檔案工作的勞動消耗和投入支出所產生的收益并不直接體現于檔案工作者所得，而表現于社會利用檔案滿足度和信息收益。所以，檔案領域效益研究的內容雖然表述不一，其核心在于檔案信息利用效益，

1．2 “檔案信息利用效益”相關概念的辨析。

由于人們對檔案領域效益分析的視角定位有所不同，以及效益研究的歷史背景和提出目的差異，因此在學術探討中產生了與檔案信息利用效益相關的兩組內涵交叉、相互關聯的概念表述。

一是從檔案及其信息本體出發表述為“檔案效益”、“檔案的效益”、“檔案信息的效益”，并根據檔案信息內容劃分進一步衍生出“科技檔案的效益”、“普通檔案效益”等。從研究出發點來看，這組表述將效益分析視角定位于檔案信息利用活動中的客體和物質一檔案信息上。從其提出的背景和目的來看，這組表述提出的時間較早，正是人們對檔案的價值、作用、功能認識相對較弱之時，側重于檔案的信息價值研究效益問題有利于人們關注檔案活動的效益基礎，具有歷史積極意義。但是，檔案的信息價值只是效益發揮的源泉和物質基礎，從效益本質來看，客體本身是無所謂效益的，必須放置到以客體為對象的主體活動中才能進行實際考量。以“檔案的效益”為概念表述的具體論述內容實際上仍是“檔案的利用效益”，人們在提及“檔案效益”時常常在頭腦中內設了“檔案利用”這一活動。省略“利用”一詞的簡稱盡管不會在日常理解中產生歧義，但在學術研究中仍然有失嚴謹。

二是從檔案機構和檔案信息利用服務者活動的角度表述為“檔案工作的效益”，即社會對檔案工作的投入與檔案部門對社會檔案信息需求的有效滿足程度之間的比較關系。換句話說，就是檔案工作的勞動消耗與勞動成果之間的關系。檔案工作的效益具有三個基本特點：社會性、隱蔽性和滯后性。檔案工作效益、檔案信息利用效益是側重不同主體活動內容的概念表述，活動主體不同，行為活動內容不同，導致了效益內涵構成的差異。從成本投入來看，檔案工作投入不僅有提供利用服務工作的投入，也有收集、整理、鑒定等基礎業務工作的設備費用、人員投入。但是兩者的收益卻具有較大的重合性和模糊性，因為檔案工作的終極目標在于通過利用活動發揮檔案信息的價值，而作為以社會效益為主的檔案機構本身的收益都間接反映在社會利用檔案信息所創造的物質財富和精神財富上。

因此，可以說，檔案信息利用效益是檔案工作效益的實際體現，與檔案收集、整理、鑒定等基礎工作效益相互影響、相互促進，共同構成了檔案工作總效益。隨著計算機技術、網絡技術、數字化技術在檔案部門的廣泛運用，檔案信息利用效益與檔案數字化、檔案工作標準化、檔案工作信息化的關系也極為密切，“數字化檔案信息利用效益”就是數字環境和條件下檔案信息利用效益的重要組成部分。

檔案信息利用效益研究是檔案利用研究的子課題，是檔案學吸收經濟學概念的理論更新和探索。作為一個跨學科和前沿主題，目前研究力量較為薄弱，研究成果也較為單一。據不完全統計，目前在我國明確提出“檔案(信息)利用效益”并對其進行集中深入研究的核心學者僅有陳永生、劉國能、霍振禮、賈擁民、顏海、付薇等少數學者。此外，檔案學界對于“檔案信息利用效益”的研究還散見于檔案利用率和利用評價指標的研究之中。如：林清澄(2001)、張貴華(2002)、潘積仁(2005)]等。

利用效益是一個十分重要而又研究難度頗高的課題，檔案利用研究中都或多或少地涉及利用效益問題，其中利用效益的表現形態直接關系到檔案信息價值如何發揮和能否發揮，是研究“數字化檔案信息利用效益”的重要理論基礎。因為，無論是傳統環境下非數字檔案信息的利用，還是電子環境下數字檔案信息的利用，其信息的利用價值都將通過各種類型的效益形態得以體現。

2 檔案信息利用效益的表現形態——數字化檔案信息利用效益研究啟示

作為人類活動的價值追求，作為投入和產出的對比關系而提出的效益是一個寬泛的概念。從宏觀上看，人類活動在時間、空間、內容、性質上千差萬別，所預期和追求的效益形態也多種多樣。從微觀上看，每一類活動的物質投入和勞動消耗并不單一，產出的表現方式也難以概而論之：每一類活動的參與主體、物質客體、效益基礎也不盡相同。檔案信息利用是以檔案信息價值為基礎的社會利用者和服務提供者共同參與和相互作用的信息活動，檔案信息利用效益可以根據分析層次、考察視角呈現出多種表現形態。

2．1 依據檔案利用活動的兩類主體對自身效益的追求，將檔案信息利用效益區別為社會檔案信息利用者追求的效益、檔案信息服務提供者追求的效益。

顯然，人類活動都是具有一定理性和意圖的，不同身份立場的檔案利用活動主體對于效益的考慮有不同側重，但是，檔案工作效益的社會性、隱蔽性和間接性決定了這兩類主體的活動效益并不完全割裂和對立，特別是在非經濟收益的實現上常常合二為

2．2 依據效益實現層次和檔案信息價值大小，將檔案信息利用效益劃分為宏觀效益和微觀效益。

從效益實現層次看，宏觀效益指從全社會利用檔案信息的投入和所得上整體考察，是一種跨部門、跨行業、跨地區的總體效益。具體體現為國家通過稅收向檔案信息部門的整體撥款投入、檔案機構的全部人力成本和設備消耗與社會對檔案信息利用需求的整體滿足度之間的對比關系。微觀效益指單個機構、部門、行業、地區的檔案信息利用效果和投入的對比關系。從檔案信息價值大小來看。宏觀效益是指多方面滿足國家及其系統工程的需求，國家各項政策的制訂，西部開發戰略的實施，衛星上天，導彈發射，長江三峽工程的設計與方案實施。微觀效益是指從多方面滿足社會人的多種具體需求，如一項技術成果救活一個企業。

2．3 依據檔案信息利用效益的貨幣化表現程度和檔案信息的作用，分為社會效益(這里的社會效益取狹義概念)與經濟效益，這也是目前檔案界利用效益研究的主要內容和檔案信息價值的突出表現，

社會效益主要是檔案用于社會文化、教育、歷史研究等社會生活、社會科學領域時產生的效益，具有隱性和增值特點，獲利者常常是并不擁有但能獲取檔案信息的社會成員和組織，難以用經濟數字表示，如利用檔案信息著書立說或舉辦展覽。經濟效益主要是檔案用于生產、經濟、科學技術等領域時產生的效益，具有顯性特點，在評估指標明確完整的基礎上，可以量化為具體數字表示，獲利者常常是檔案信息產生和擁有部門，如利用檔案信息節約生產費用、降低損耗或直接通過技術轉讓和知識傳播獲利。

2．4 依據檔案信息的效益發揮時間性來看，可以分為瞬間效益和潛在效益，即短期效益和長期效益。

“瞬間效益是指在短時間內表現出來的結果，潛在效益是指需要較長時間才能表現出來的結果”。

2．5 依據檔案信息利用的效果和受益主體，可劃分為直接效益和間接效益

檔案信息存在的成果型、素材型、交流性、增值性、共享性等特點，使檔案的利用既產生直接效果，又產生間接的效果。所謂直接效果，是指檔案被利用后，檔案的內容所直接解決的問題為個人、單位、社會帶來的有益結果。例如，利用征地文件解決土地糾紛。利用合同書處理生產經營和管理中的問題，所謂間接效果，是指檔案被利用后由直接效果引發的增值性效果。如利用合同書解決了經濟糾紛時直接效果，同時又維護了社會秩序，就是間接效果。直接效果、間接效果扣除成本后即直接效益、間接效益。一般而言，直接效果的受益主體是檔案信息的形成、保管和直接利用者，而間接效果受益主體則是廣大的社會人員。

2．6 依據檔案信息本體的特點，分別按載體和內容的差異，可以劃分為：科技檔案的利用效益、文書檔案的利用效益、紙質檔案的利用效益、數字化檔案(信息)的利用效益等。

人類活動的復雜性決定了效益是一個具有廣泛內涵的概念，其表現形態和類型構成多樣化。“檔案信息利用效益”的劃分是相對的、靜態的、抽象的、概念化的，而現實社會中利用檔案信息的效益是多層多維的，動態轉化的，社會效益在一定條件下可以轉化為經濟效益：各種劃分依據可以相互交叉和重組，如經濟效益按受益面可分為直接效益和間接效益：按層次可分為宏觀經濟效益和微觀經濟效益，按時間可分為短期效益和長期效益：按投入與產出的活躍程度可分為靜態經濟效益和動態經濟效益。數字環境、網絡環境的無邊界無障礙，數字化檔案信息的流動和傳播途徑增多。渠道更為暢通，主體需求變化頻繁，使得數字化檔案信息利用效益的多維性和模糊性更加突出。

沿用“單一視角”的研究思路不僅不符合數字化檔案信息利用特點，顯然也不是理想的“檔案信息利用效益”分析。然而綜觀我國目前檔案領域效益內涵和評估指標的研究成果，檔案機構角度的成本一收益分析是研究主流，社會整體效益研究的宏觀分析是主要視角。檔案界在強調“為利用者服務”、“滿足利用者需求”的同時卻未對社會用戶利用檔案的效益(尤其是個體利用行為效益)給予同樣的重視，也就無法更深層次地分析檔案利用需求轉變為利用行為的動力機制，無法給檔案利用服務質量的提高提供更為明確具體的指導準則，根據筆者所掌握的資料。目前僅有賈擁民、邱彩芳、閻香玲的《檔案利用的收益成本模型及其應用》利用經濟學中邊際收益和邊際成本的概念對個體用戶的利用行為進行了系統分析。此外，傅薇的碩士論文《檔案利用效益研究》中對利用者角度的效益評價有所涉及，其他大部分探討都僅僅從檔案組織或社會整體利用的視角探析檔案利用效益，以檔案工作勞動投入和社會檔案利用產出成效的比例關系作為分析思路，依托網絡飛速發展的數字化檔案信息利用更加突出了個體行為對整體功效的影響，無論從豐富原有檔案信息利用效益研究視角出發，還是從遵循數字化檔案信息利用特點和規律出發，都需要拓寬研究思路和角度。

(作者單位：中國人民大學信息資源管理學院)