數(shù)字化存儲教育評估調(diào)研報(bào)告

斌 祝 潔 楊佳懌

摘 要：這個研究項(xiàng)目的提出源于歐洲電子資源保護(hù)和利用網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目(ERPANET)舉辦的研討會，研究結(jié)果顯示ERPANET項(xiàng)目的參與者認(rèn)為繼續(xù)教育是成功的，但卻只有很少的參與者能夠在自己的工作實(shí)踐中實(shí)施這項(xiàng)技能，本文詳細(xì)地分析了此項(xiàng)繼續(xù)教育的有效性以及如何評判其有效程度等。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息 存儲 教育

1 項(xiàng)目介紹

ERPANET項(xiàng)目要求研究組進(jìn)行長期的、深入掌握相關(guān)概念和能付諸實(shí)踐的研究，成為體現(xiàn)ERPANET活動影響的一個真實(shí)的評估。本文還通過觀察其他案例來評價(jià)數(shù)字化存儲繼續(xù)教育的成果。ERPANET項(xiàng)目的目標(biāo)包括：提供“一個在文化遺產(chǎn)和科學(xué)數(shù)字化對象保管領(lǐng)域的知識基地”以及促進(jìn)“數(shù)字化保存知識的提高及個體和機(jī)構(gòu)的專業(yè)技能的交換?！盓RPANET組織專題小組和研討會，并且在它的網(wǎng)站上提供相關(guān)信息，它支持各種數(shù)字化保存項(xiàng)目的教育實(shí)踐，包括：數(shù)字化，數(shù)字化保存和保護(hù)，XML與數(shù)字化保存，數(shù)據(jù)庫的長期保存，可信的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫以及數(shù)字化保存的審核和證明。

2 研究方法

本項(xiàng)研究主要使用了采訪和調(diào)查的方法。問卷調(diào)查表發(fā)放給了由ERPANET在2004年間組織的9次專題學(xué)術(shù)研討會的所有人員。出席了至少一次專題學(xué)術(shù)研討會的人都被調(diào)查收集數(shù)據(jù)。

2．1 問卷調(diào)查法。為了評估ER-PANET活動的成果和效率，我們請求所有登記的到會者參與完成1張網(wǎng)上問卷調(diào)查表。首先，我們寄了一封信給參加ERPANET活動的405個人，解釋這個項(xiàng)目并且告訴他們將在一個星期之內(nèi)收到另一封信，請求他們的參與。信件通過E-mail的方式發(fā)出，根據(jù)ER-PANET小組編制的名單發(fā)送給每一個人。第二封信在第一次聯(lián)絡(luò)后的一個星期發(fā)送給了358個人(復(fù)制品和不正確的電子郵件從第一份名單中去除了)。我們在兩個星期以后發(fā)出了第三封信，而且又有一些郵件被退回和從名單中去除了。最后有331個人成為了我們的調(diào)查對象，在這331個研究參加者之中，有120人給了我們回復(fù)，回復(fù)率為36.3％。

2．2 采訪法。為了加深我們對問卷調(diào)查表結(jié)果的理解，我們也采訪了ERPANET研討會的出席者。在這個采訪中，注意到了完成問卷調(diào)查表應(yīng)具備的專業(yè)知識背景，允許完成的形式，并且有一個持續(xù)大約50分鐘的錄音采訪。被采訪者都獲得大約15或20英鎊的報(bào)酬，以感謝他們的參與。這個采訪活動在多倫多進(jìn)行。

其中一個研究員為了采訪ERPANET研討會的參加者，在2004年5月10號和11號前往維也納出席ERPANET舉行的關(guān)于數(shù)字化保存的研討會。最后，在11個被采訪人中，4個通過電子郵件聯(lián)絡(luò)，5個在維也納通過面對面介紹，2個通過研究員進(jìn)行個人聯(lián)絡(luò)。

我們采用了一個采訪協(xié)議以確保每次采訪時(shí)間大約50分鐘，采訪是先用錄音然后再抄錄下來的。兩位研究員分別研究錄音記錄，以確保出現(xiàn)的主題和內(nèi)容。NVIVO定性分析軟件也被用來編碼數(shù)據(jù)和形成報(bào)告，由這些報(bào)告提取采訪調(diào)查中有價(jià)值的數(shù)據(jù)。

3 調(diào)查過程和結(jié)果

3．1 對參與者背景的調(diào)查。問卷調(diào)查表的第四部分旨在收集參與者背景的相關(guān)信息。調(diào)查結(jié)果顯示，不足1/3(31.7％)的被調(diào)查者是檔案管理員，23.3％是信息技術(shù)專家。另外，17.5％的人表示他們是信息專家，1596的人表示他們是圖書管理員，14.2％的人是項(xiàng)目經(jīng)理。

關(guān)于本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保管檔案資料的類型，他們明確表示在調(diào)查小組中所有資料的類型都是具有代表性的，最常見的有數(shù)據(jù)庫(71個)，圖像文件(70個)，辦公室文件(65個)，網(wǎng)絡(luò)資料(58個)，視聽文件(49個)，電子郵件(48個)。多媒體(48個)和科學(xué)數(shù)據(jù)(32個)。

研究組也試圖區(qū)分這些人工作的機(jī)構(gòu)類型。大多數(shù)人(占56％)服務(wù)于政府部門。服務(wù)于學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的只占3396。余下少于10％的人服務(wù)于商業(yè)性質(zhì)的公司或咨詢機(jī)構(gòu)。除了這些類別外，還有一些參與者服務(wù)于非政府組織、國際組織、文化組織和私人機(jī)構(gòu)。

在開始采訪之前，參與者完成了一個關(guān)于他們背景的問卷調(diào)查表。沒有參與者接受過數(shù)字化保存方面的正式訓(xùn)練，盡管8/11的參與者接受過信息技術(shù)方面的正式訓(xùn)練，他們有不同程度的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)。幾個參與者過去曾參加過ERPANET的研討會。大部分人表示對數(shù)字化保存有興趣，其中有1個人表示他對此的興趣多于10年；4個參與者的興趣只持續(xù)了6到10年，另外4個參與者的時(shí)間跨度為2到5年，只有1個參與者在數(shù)字化保存方面的興趣只有1年時(shí)間。

3．2 對ERPANET活動的評價(jià)調(diào)查。問卷調(diào)查表的第一部分主要是評估參與者出席ERPANET專題學(xué)術(shù)研討會的活動，調(diào)查參與者被要求用數(shù)字1到5來評估他們所出席的ERPANET活動，1代表不好的，5代表好的。結(jié)果，73％的應(yīng)答者對演講者的評價(jià)是4(占60％)或5(13％)。同樣，大多數(shù)應(yīng)答者對活動當(dāng)前項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)是相當(dāng)滿意的。73％的應(yīng)答者對組織結(jié)構(gòu)的評價(jià)是4(53％)或5(20％)。但是，對教材的評價(jià)不怎么高，只有14％的應(yīng)答者評價(jià)它為5；39％的應(yīng)答者對它評價(jià)是4.36％的應(yīng)答者對它的評價(jià)只有3。

調(diào)查參與者也提出了哪些主題是他們在研討會上非常重視的。他們大多注重與實(shí)踐應(yīng)用相關(guān)的內(nèi)容，并且這些就是他們期待能從ERPANET研討會中得到的，有6位參與者也對研討會主題的范圍深度進(jìn)行了評價(jià)。總之，調(diào)查顯示了參與者對研討會的組織方法評價(jià)較高，包括跨小組的信息交流。實(shí)際上，多數(shù)參與者認(rèn)為，ERPANET最可貴的方面是提供了互相學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會。

采訪使我們更深地了解ER-PANET項(xiàng)目教育活動的價(jià)值和缺點(diǎn)，而且，獲取實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和個案分析顯得更為重要了。幾乎所有的被采訪者非常重視同事介紹數(shù)字化保存工作的真實(shí)經(jīng)驗(yàn)，這是學(xué)術(shù)會議的一個新特點(diǎn)。另外，通過學(xué)習(xí)真實(shí)的案例，人們發(fā)現(xiàn)了不少問題和缺點(diǎn)，也有助于提高參與者的信心。

問卷調(diào)查表問他們最喜歡的工作組是什么，以及什么是他們不喜歡的。15個參與者表示，懷著相似問題的人有機(jī)會進(jìn)行自由討論。開放性的小組里有許多討論機(jī)會，并且另外5個參與者表示他們最喜歡開放性的小組。

同時(shí)，工作小組的網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)作的重要性也凸現(xiàn)出來。一些被調(diào)查者表示，網(wǎng)絡(luò)化機(jī)會幫助不同專業(yè)組織在數(shù)字化保存方面的成果得到溝通。一些人表示，“此類‘社交活動’是頗具專業(yè)性而富有成效的，它們是進(jìn)行非正式討論的好機(jī)會，”還有一些人表明，他們遇見了ERPANET就減少了與人面對面的交流。

被調(diào)查和采訪的人都提到與其他學(xué)科、其他國家的人互相交流的重要性。參與者的多樣性，以及能夠穿越文化的差異進(jìn)行合作和交流，被看作是活動的一個積極方面。“工作室——是一個不同國籍的人員的匯集地，不僅僅是不同的機(jī)關(guān)，而且是不同的國家和不同的經(jīng)驗(yàn)?！眳⑴c者非常贊許工作小組和研討會的國際性和專業(yè)性，12個參與者表明，他們喜歡傾聽和與國際專家交流，并且另外12個參與者認(rèn)為與會人員的不同背景相當(dāng)重要。

在被問及什么是他們希望活動涉及的問題時(shí)，兩個重要主題出現(xiàn)了：對文件背景信息的廣泛需求和對實(shí)際應(yīng)用信息的需求。有些人提到，“引入‘元數(shù)據(jù)在數(shù)字化保存中的應(yīng)用’這一主題將是非常有實(shí)用價(jià)值的”。其他人都同意這種看法，他們想要對主題進(jìn)行全文性的定位。除了背景信息的需求之外，許多人還認(rèn)為，項(xiàng)目如果包括更加實(shí)用的信息和關(guān)于主題的實(shí)例會更加有益。同時(shí)，對數(shù)字化存儲工具的需求也被提及。

除了以上優(yōu)點(diǎn)。ERPANET活動還存在一些問題。13個應(yīng)答者認(rèn)為開放性的小組是有問題的，因?yàn)椴荒茴A(yù)先選擇服務(wù)器，因而討論的主題比較分散，并且他們的小組成員沒有改變，只好和相同的人繼續(xù)討論。另外14個參與者反映，報(bào)道與會議“太具體”、“太復(fù)雜”、“太技術(shù)”、有太多“圖書館”或“歸檔”的內(nèi)容和題目。

3．3 ERPANET動對參與者的影響調(diào)查。

3．3．1 參與者訪問ERPANET網(wǎng)站的頻率。參與者被問到他們參加過研討會之后有沒有及時(shí)登錄ERPANET網(wǎng)站，81％的人給予了肯定的答復(fù)。參與者訪問網(wǎng)站的頻率有了很大的調(diào)整。大多數(shù)參與者每月登錄一次網(wǎng)站或者少于一個月一次。只有10％的參與者每天或一周訪問網(wǎng)站一次。

3．3．2 參與者與項(xiàng)目組專家的會后交流。調(diào)查表詢問參與者是否聯(lián)絡(luò)ERPANET項(xiàng)目組專家討論活動的進(jìn)展和方向。只有8％的參與者表示他們這樣做了。多數(shù)討論集中于電子文件、保存策略、數(shù)字圖書館體系和元數(shù)據(jù)等問題，所有與ERPANET項(xiàng)目組專家聯(lián)系的人認(rèn)為他們的討論對實(shí)際工作是很有幫助的。

3．3．3 數(shù)字化存儲知識在本單位的應(yīng)用。當(dāng)參與者回答什么是帶回工作單位的最有價(jià)值的知識時(shí)，他們的回答多種多樣。大約四分之一的人認(rèn)為最大的收獲是學(xué)到了實(shí)用知識。

參與者也被問到他們是否分享了他們在研討會上獲得的信息，絕大多數(shù)的回答是肯定的。86％的參與者以自由的形式分享了信息，45％的參與者把獲得的信息在他們的單位付諸實(shí)踐。

許多參與者描述了他們傳播在ERPANET活動中獲得的信息的方式，包括正式的書面報(bào)告。有一些信息的分享方式是非正式的，比如定期的通訊和交流。當(dāng)問到他們是否用到在活動中學(xué)到的信息時(shí)，60％的人予以肯定。有些人運(yùn)用這些信息來制定政策、制定本單位的工作目標(biāo)：83％的人聲稱他們用從ERPANET獲得的知識來改變他們單位的政策和慣例：有些人運(yùn)用這些信息來改進(jìn)工作流程，并且提出與數(shù)字化項(xiàng)目相關(guān)的建議：還有一些人把這些信息應(yīng)用于教學(xué)：其他的幾個人提到利用OAIS等模型來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲計(jì)劃。

3．3．4 參與者對數(shù)字化存儲的興趣。當(dāng)被問到他們在數(shù)字化存儲方面的興趣在參加研討會之后有沒有改變時(shí)，96％的人認(rèn)為，自從參加了研討會之后，他們對于數(shù)字化存儲方面的興趣提高了。關(guān)于興趣提高的原因，許多人認(rèn)為主要是由于他們現(xiàn)在對復(fù)雜的數(shù)字化存儲有了更深的了解，一些參與者認(rèn)為，研討會給了他們解決數(shù)字化存儲問題的信心，他們變得更自信是因?yàn)樗麄儗τ诖鎯栴}的解決方法有了更深的了解，并且他們意識到其他團(tuán)隊(duì)也面臨同樣的問題，而研討會給了他們一個基本框架，幫助他們的單位或者公司做更長期的數(shù)字化存儲。一些人認(rèn)為參加了ER-PANET活動后改變了他們工作的方法。還有一些人聲明他們對數(shù)字化存儲的興趣得到了很大的提高，因?yàn)樗麄儷@得了對數(shù)字化存儲的知識。然而，盡管他們認(rèn)為出席了ERPANET活動之后，他們的機(jī)構(gòu)和工作的模型有所改變。但他們并不確定這些改變跟他們參與ERPANET的活動直接相關(guān)。

3．3．5 參與者對ERPANET網(wǎng)站上信息的利用。有些參與者說自從參加了ERPANET活動以后，他們可以從ERPANET網(wǎng)站上搜索信息，對數(shù)字存儲變得更有把握了。ERPANET文獻(xiàn)的價(jià)值被認(rèn)為是培訓(xùn)班的一個優(yōu)勢。很多人說他們存儲了從ERPANET網(wǎng)站上得到的很多資料，而且他們會繼續(xù)參考它們。有人評價(jià)說從ER-PANET網(wǎng)站上獲得的一些信息和資料直接關(guān)系到他們現(xiàn)在的工作，是一種可以重復(fù)利用的信息資源。對于他們來說，已經(jīng)確信無疑地運(yùn)用了ERPANET中很多信息去解決工作中遇到的問題。

4 結(jié)論

我們總結(jié)得出ERPANET研討會已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了它的目標(biāo)，參與者對于這次會議的內(nèi)容和程序都很滿意。結(jié)果顯示，參與者都認(rèn)為對于實(shí)際案例的學(xué)習(xí)和與其他與會者的交流是研討會成功的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)化交流也很重要，因?yàn)檫@樣可以提高自信的水平，他們將來的合作也被認(rèn)為是工作小組最大的好處?？缧〗M的交流則更有可能獲得成功，通過盡可能多地向參與者提供互相交換意見的機(jī)會，他們可以學(xué)到一些實(shí)用經(jīng)驗(yàn)，但是必須對這些團(tuán)隊(duì)認(rèn)真組織管理，只有這樣才能適應(yīng)不同階段的工作。

第一，通過這次研究，我們認(rèn)為，研討會的方法和技巧應(yīng)在未來的數(shù)字化存儲會議中得以承襲。首先，我們提倡進(jìn)行多人、長達(dá)數(shù)日的面對面的交流。參與者可以從正式和非正式的討論、會議中學(xué)習(xí)。作為數(shù)字社區(qū)的一員，他們可以互相學(xué)習(xí)，與其他人分享共同的關(guān)注點(diǎn)和問題，這樣使他們感到更加自信。很多信息化專家需要對這些問題做一個基本的介紹，他們需要一個不受外界影響的環(huán)境來討論問題。參與者尤其注重那些來自不同學(xué)科專家的研討會，研討會可以促使專家們與一些團(tuán)隊(duì)人員進(jìn)行交流，可以獲得更加寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

第二，我們的研究結(jié)果表明，大家更傾向于基于實(shí)例的研究方法。通過對一些實(shí)例的學(xué)習(xí)，我們可以研究現(xiàn)實(shí)工作中數(shù)字化存儲的策略、程序和方法。研究表明，這種學(xué)習(xí)可以使大家更好地了解那些抽象的概念。

因此，我們應(yīng)該開展研討會和一些其他教育性的會議來強(qiáng)調(diào)實(shí)用的內(nèi)容。盡管如此，我們還是需要在教育過程中安排一些實(shí)例學(xué)習(xí)。INTERPARES和ERPANET開發(fā)了一系列的實(shí)例，但它們是否可以用于教學(xué)還需要進(jìn)一步驗(yàn)證。此外，我們還需要一個開放性的案例庫，可以提供清晰具體的案例。這些案例每年都要更新，為參加數(shù)字化存儲培訓(xùn)的學(xué)生提供有價(jià)值的資源。

第三，此項(xiàng)研究不僅指出評估培訓(xùn)活動的重要性，也提出了如何評價(jià)培訓(xùn)活動的影響這一問題。研究顯示培訓(xùn)班學(xué)員不一定回到自己的機(jī)構(gòu)去實(shí)施工作內(nèi)容，如果理念得不到實(shí)施，那么培訓(xùn)活動的真正價(jià)值是什么呢?

也許為期兩天的工作小組能夠增強(qiáng)數(shù)字化存儲的意識和信心。數(shù)字存儲是一個非常復(fù)雜的、不斷變化的領(lǐng)域，需要大量的知識來理解和駕馭它。深入學(xué)習(xí)課程的幾個星期或幾個月，在數(shù)字化存儲項(xiàng)目中實(shí)習(xí)就可能更為有效，可以解決數(shù)字化存儲方面的一些問題。

或許最重要的問題是如何評估這種教育的影響?本研究采用問卷調(diào)查的方法來評估參與者的信心、分享信息的程度和在實(shí)踐中應(yīng)用的觀念。有更深入的研究來評估參與者的知識，然后提供一個更好的評估此類教育的影響的標(biāo)準(zhǔn)?回顧員工參加一系列培訓(xùn)的前后過程，可以提供有價(jià)值的觀點(diǎn)?如果我們要開展對檔案、圖書和信息技術(shù)的數(shù)字化載體的培訓(xùn)活動，那么檢驗(yàn)一些教育活動的實(shí)際成果，評價(jià)他們是否成功地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，以及探究其成功或失敗的原因是非常必要的。

即使我們有許多懸而未決的問題，但我們認(rèn)為ERPANET培訓(xùn)活動對許多與會者提供了寶貴的學(xué)習(xí)機(jī)會。對個體而言，能夠認(rèn)識和學(xué)習(xí)數(shù)字化存儲的方法，找出數(shù)字化存儲的主要問題，并增強(qiáng)了解決問題的信心。然而，他們也需要得到其他培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，以適應(yīng)日新月異的計(jì)算機(jī)技術(shù)和無止境的存儲需求。

(作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院信息科學(xué)系)