關(guān)于檔案盒與檔案殼的優(yōu)劣對(duì)比思考

1 歸檔文件使用檔案盒進(jìn)行裝盒的弊端

1．1 難清點(diǎn)。由于歸檔文件是以件為單位進(jìn)行整理的，在檔案人員工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整和移交進(jìn)館時(shí)，接收方不得不一盒一盒地打開(kāi)，對(duì)照歸檔文件目錄，逐件清查是否加蓋歸檔章、歸檔章填寫(xiě)是否正確、盒內(nèi)件數(shù)及順序號(hào)與盒外標(biāo)注及歸檔文件目錄是否一致等，這將大大增加檔案員的工作量。另外，在對(duì)整盒歸檔文件進(jìn)行提供利用特別是開(kāi)放查閱的時(shí)候，在歸還時(shí)還得逐件清查，會(huì)耗費(fèi)時(shí)間，影響工作效率。

1．2 難歸位、易散亂。由于沒(méi)有對(duì)檔案盒內(nèi)的歸檔文件進(jìn)行多件的集中裝訂，在提取和存放單份歸檔文件的時(shí)候，還得逐件重新查找它原來(lái)的件號(hào)位置，會(huì)耗費(fèi)一定時(shí)間和精力，難于歸位。在提取歸檔文件的時(shí)候，會(huì)把整盒歸檔文件拿出柜外進(jìn)行暫時(shí)分堆放置，固然可以迅速地存放歸檔文件，但卻不便監(jiān)管，容易造成歸檔文件的散亂甚至遺失。

1．3 易倒伏。為方便檔案盒的填寫(xiě)和查看，在對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝盒的時(shí)候，一般都沒(méi)有進(jìn)行跨年度、跨保管期限和跨機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)裝盒。這樣，有些檔案盒就會(huì)裝得不夠飽滿(mǎn)，出現(xiàn)半盒或幾近空盒的現(xiàn)象，檔案盒如平放則不便于對(duì)歸檔文件進(jìn)行存取和清查，如立放則容易造成歸檔文件的倒伏，時(shí)間一長(zhǎng)，歸檔文件的紙張就會(huì)彎曲、變形，損害歸檔文件。

1．4 易丟失。由于歸檔文件在檔案盒里面是逐件疊放，在打開(kāi)檔案盒查閱歸檔文件的時(shí)候，容易造成盒內(nèi)歸檔文件的散亂、滑落乃至丟失。另外，基層檔案人員多為兼職，工作繁忙，事務(wù)眾多，監(jiān)管難以到位，歸檔文件容易被查閱人員抽取，如果當(dāng)場(chǎng)來(lái)不及清查就會(huì)導(dǎo)致歸檔文件的丟失。

1．5 易污損。在對(duì)單份歸檔文件進(jìn)行存取和查閱利用的過(guò)程中，由于缺少包裝殼的直接保護(hù)，人的雙手直接頻繁地觸摸和拿拈歸檔文件，時(shí)間一長(zhǎng)，就會(huì)造成歸檔文件的撕裂、折角、起縐和污染等現(xiàn)象，以致污染和損壞歸檔文件，對(duì)歸檔文件的使用壽命和外觀整潔造成一定的威脅。

歸檔文件使用檔案盒進(jìn)行散件裝盒既然會(huì)有這些弊端，那么也許有人會(huì)說(shuō)，歸檔文件干脆不用任何包裝，直接裸露存放不就行了嗎?

從《規(guī)則》的規(guī)定來(lái)看，一份歸檔文件的頁(yè)數(shù)通常也就幾頁(yè)而已，二三十頁(yè)的則很少。應(yīng)怎樣去保存這些成堆的歸檔文件，才能起到更好的保護(hù)作用，提高庫(kù)房空間的使用率，無(wú)疑是一個(gè)特別值得重視的問(wèn)題。很顯然，歸檔文件如果直接裸露上架排放，則達(dá)不到防光、防塵的要求，不便于實(shí)體的定位和查找，也不便于搬運(yùn)和轉(zhuǎn)移，嚴(yán)重影響歸檔文件的保存壽命和有效利用。因此，使用外包裝對(duì)歸檔文件進(jìn)行有效的保護(hù)，顯然是一種極有必要的手段。可見(jiàn)，外包裝的使用并非可有可無(wú)，而是必不可少，外包裝有多種多樣，究竟使用哪一種外包裝比較合適呢?在《規(guī)則》里規(guī)定了檔案盒作為歸檔文件的外包裝，并在其外包裝——檔案盒上作了具體的標(biāo)識(shí)，以便于對(duì)歸檔文件的實(shí)體定位和查找。

歸檔文件不使用外包裝顯然是不行的，而使用檔案盒對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝盒又有不少的弊端，那么，是否可以考慮更換另外一種外包裝呢?其實(shí)完全可以，改用檔案殼對(duì)歸檔文件進(jìn)行集中裝訂，我認(rèn)為其效果就比用檔案盒要理想一些。也許有人會(huì)說(shuō)。把檔案盒中的所有歸檔文件裝成一冊(cè)再放人盒中，不就行了嗎?但這樣做還是沒(méi)有徹底解決盒裝所帶來(lái)的系列弊端。那么，把檔案盒換成檔案殼，對(duì)歸檔文件進(jìn)行一盒一卷的整卷裝訂和排放，又會(huì)怎么樣呢?

2 歸檔文件改用檔案殼進(jìn)行整卷裝訂的優(yōu)點(diǎn)

2．1 易清點(diǎn)。由于采用了整卷裝訂，檔案人員在進(jìn)行歸檔文件的查閱歸還、移交和接收的時(shí)候，清點(diǎn)卷數(shù)就比較方便，快捷得多。

2．2 易歸位，不錯(cuò)亂。由于采用了整卷裝訂，檔案人員在查閱利用完畢，在把歸檔文件放人柜中的時(shí)候，不用再對(duì)卷中歸檔文件再進(jìn)行重新按序排列，沒(méi)有因歸檔文件前后排列順序錯(cuò)亂所帶來(lái)的麻煩。

2．3 不易倒伏。由于采用了整卷裝訂，裝訂線將歸檔文件與檔案殼緊緊地裝訂在一起，并前后緊密相靠，連為一體。在立放的時(shí)候，由于有了檔案殼的有效支撐，歸檔文件不易甚至沒(méi)有倒伏的現(xiàn)象，

2．4 不易丟失。由于采用了一盒一卷的整卷裝訂，歸檔文件在被存取和查閱利用的時(shí)候，卷中歸檔文件不會(huì)滑落，不易被抽取，大大降低歸檔文件丟失的幾率。

2．5 不易污損。由于采用了整卷裝訂，歸檔文件在被存取和查閱利用的過(guò)程當(dāng)中，因?yàn)橛辛藱n案殼的直接保護(hù)，歸檔文件與人手、桌面等的直接接觸將大大降低，因此不易造成歸檔文件的撕裂、折角、起縐和污染等現(xiàn)象。

歸檔文件在改用檔案殼進(jìn)行整卷裝訂之后，基本上可以克服使用檔案盒所帶來(lái)的各種弊端，而且，還可以保持《歸檔文件整理規(guī)則》的其他規(guī)定不變，只需把檔案盒上的有關(guān)設(shè)置項(xiàng)目相應(yīng)轉(zhuǎn)移到檔案卷殼上即可(注：此時(shí)對(duì)應(yīng)于盒底的相應(yīng)設(shè)置項(xiàng)目可取消)。而檔案殼所裝訂的厚度，也可根據(jù)具體的情況，調(diào)整為15mm、20mm、25mm、30mm等不同的厚度。

然而，在改用檔案殼對(duì)歸檔文件進(jìn)行整卷裝訂之后，又會(huì)不會(huì)帶來(lái)保密、鑒定、間接磨損、復(fù)印、掃描、出借、展覽、頁(yè)號(hào)等方面的問(wèn)題呢?

3 改用檔案殼進(jìn)行整卷裝訂的其他有關(guān)問(wèn)題

3．1 關(guān)于保密的問(wèn)題。改用檔案殼進(jìn)行整卷裝訂，在對(duì)歸檔文件進(jìn)行開(kāi)放式手工查閱時(shí)，當(dāng)卷中有一份屬于劃控使用或涉密的，則整卷都不能進(jìn)行開(kāi)放，影響歸檔文件手工查閱的范圍，如允許進(jìn)行整卷手工查閱，則又影響劃控、涉密內(nèi)容的保密。但是，隨著計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件的普及和應(yīng)用，歸檔文件目錄及文字信息被錄入和掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)之中，在查閱利用文字信息的時(shí)候，通過(guò)計(jì)算機(jī)就可直接進(jìn)行查閱和利用。這樣，通過(guò)控制檔案管理軟件的開(kāi)放、劃控和密級(jí)設(shè)置，就可以解決保密的問(wèn)題。而對(duì)于未開(kāi)放歸檔文件，不論其是否含有劃控使用和涉密內(nèi)容，按規(guī)定都不能進(jìn)行開(kāi)放查閱，需嚴(yán)格控制，自然不會(huì)給保密造成什么問(wèn)題。當(dāng)然，要全面普及計(jì)算機(jī)，并完全達(dá)到自動(dòng)化管理的程度，肯定還要待以時(shí)日，但應(yīng)該不會(huì)遙遠(yuǎn)。而就目前，在手工查閱的時(shí)候，如某卷中含有劃控使用和涉密內(nèi)容的，則可通過(guò)對(duì)該卷的查閱控制來(lái)達(dá)到保密的目的，而且，這種處理辦法還只是暫時(shí)的。

3．2 關(guān)于鑒定的問(wèn)題。對(duì)于長(zhǎng)期檔案或定期檔案，當(dāng)保管時(shí)間達(dá)到其保管期限之后，就需要對(duì)其進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，如需延期保存的，可直接通過(guò)拆卷把需要延期保存的歸檔文件按一定規(guī)律和順序排列，再集中裝訂，并重新填上件號(hào)等相應(yīng)項(xiàng)目。可見(jiàn)，改用檔案殼對(duì)歸檔文件進(jìn)行集中裝訂，同樣方便歸檔文件的鑒定。

3．3 關(guān)于間接磨損的問(wèn)題。改用檔案殼進(jìn)行整卷裝訂，在利用某份歸檔文件時(shí)，自然要提取到整卷歸檔文件，但由于對(duì)無(wú)關(guān)文件的直接接觸和翻動(dòng)較少，而最外層的歸檔文件又有檔案卷殼的直接保護(hù)，因此，對(duì)無(wú)關(guān)文件的間接磨損是極其輕微的。

3．4 關(guān)于復(fù)印和掃描的問(wèn)題。從我館多年的利用情況來(lái)看，對(duì)薄卷檔案進(jìn)行復(fù)印時(shí)，復(fù)印件效果不會(huì)有什么影響；對(duì)厚卷檔案(2厘米以上厚度)進(jìn)行復(fù)印時(shí)，在案卷夾縫位置，復(fù)印件底色會(huì)出現(xiàn)黑帶，效果雖略有欠缺，但仍然不會(huì)影響對(duì)文字的辨認(rèn)。而對(duì)于掃描，可進(jìn)行折卷掃描，完成后再依原樣進(jìn)行裝訂，即在原孔的位置用電鉆再打一遍穿線捆上就行，不會(huì)對(duì)檔案造成什么損害，而且用在重新裝訂上的時(shí)間和精力也很少。另外，在掃描一次過(guò)后，就可持續(xù)使用上一次的掃描數(shù)據(jù)，不用再進(jìn)行二次掃描。可見(jiàn)采用檔案殼進(jìn)行整卷裝訂，對(duì)復(fù)印效果、原件掃描和無(wú)關(guān)歸檔文件都沒(méi)多大影響。

3．5 關(guān)于出借的問(wèn)題。利用者要求出借的歸檔文件如屬劃控使用和涉密的，肯定不能出借。如利用者要求出借的歸檔文件不屬劃控使用和涉密內(nèi)容，則可能有兩種情況：第一種是查閱者僅僅只利用歸檔文件上的文字信息，如文字的內(nèi)容、字體、大小、排列等；第二種是查閱者不僅要利用歸檔文件上的文字信息，而且還要利用歸檔文件的載體信息，如紙張的尺寸、顏色、材質(zhì)等。對(duì)于第一種情況，通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱或直接到保存單位查閱即可，不用出借；對(duì)于第二種情況，則需慎重考慮，認(rèn)真研究，嚴(yán)格控制，可不借的堅(jiān)決不借，直接到保存單位查閱，有仿制件的可提供仿制件：對(duì)于非出借不可的，則要嚴(yán)格辦好出借手續(xù)，采取有效措施，如交押金、簽利用協(xié)議、合同等，以加強(qiáng)借閱人員的責(zé)任感，保護(hù)檔案的安全。但從我館多年的利用情況來(lái)看，全都屬于第一種情況的查閱，即不用出借，直接進(jìn)館查閱就可滿(mǎn)足利用者的需求。因此，只要我們認(rèn)真對(duì)待，慎重考慮，嚴(yán)格控制，辦好手續(xù)，采取有效措施，就可避免因出借某份文件而給整卷文件帶來(lái)的連帶問(wèn)題。

3．6 關(guān)于卷中歸檔文件實(shí)體查找和頁(yè)號(hào)的問(wèn)題。由于取消了頁(yè)號(hào)，在卷中對(duì)某份歸檔文件進(jìn)行實(shí)體查找時(shí)，查找速度會(huì)稍微慢一些，但這個(gè)問(wèn)題也很好解決，只要在每張歸檔文件的正面右上方寫(xiě)上相應(yīng)的件號(hào)，就可快速進(jìn)行查找。這樣，工作量雖然會(huì)有所增加。但增加的這點(diǎn)工作量其實(shí)并不多，而且也容易操作。

3．7 關(guān)于展覽的問(wèn)題。開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義教育基地展覽，是目前多數(shù)檔案館進(jìn)行的一項(xiàng)工作。如果是長(zhǎng)期展覽，可考慮用復(fù)印件來(lái)展覽，避免因某份文件的展出而連累到整卷文件，等以后有條件了再換成仿制件來(lái)展覽，這雖然沒(méi)有使用原件的效果好，但也還是可以的。如果是短期展覽，用原件進(jìn)行展覽，待展覽結(jié)束后再放回原處。在人流量集中的節(jié)假日，我們還可以考慮暫時(shí)把復(fù)印件換成原件(仿制件保持不動(dòng))來(lái)展出，以達(dá)到理想的效果。

綜上所述，我認(rèn)為歸檔文件改用檔案殼進(jìn)行整卷裝訂便于保管和利用，是一個(gè)更好的選擇。

(作者單位：貴州省施秉縣檔案局)