信息時代油田檔案工作的開拓與發(fā)展

1 將油田信息數(shù)據(jù)庫與檔案部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，把以前的文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行修改和升級

以前的軟件主要采用MS-DOS操作系統(tǒng)進(jìn)行文檔軟件的開發(fā)、研制。但隨著科學(xué)的進(jìn)步，檔案館與油田綜合信息數(shù)據(jù)庫的聯(lián)網(wǎng)，要求對文檔系統(tǒng)進(jìn)行修改，才能在Window2000以及WindowsXP網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行，否則該系統(tǒng)將難以“上路”，難以跟上信息技術(shù)的發(fā)展和檔案工作的需要，限制檔案工作的管理水平，同時也抑制了油田檔案工作的發(fā)展。同時，這還涉及到管理軟件在升級的過程中所涉及到原始檔案的保留以及格式轉(zhuǎn)換過程中所涉及到的檔案的安全問題。這些都是需要通過技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的。

2 為方便工作，緩解檔案工作人員的壓力，檔案部門必須進(jìn)行計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)

每一個程序都有一個不斷提高的過程。文檔系統(tǒng)在應(yīng)用過程中應(yīng)不斷改動完善，以適應(yīng)統(tǒng)一的標(biāo)識和規(guī)范。若計(jì)算機(jī)沒有聯(lián)網(wǎng)，程序上有任何改變，幾臺計(jì)算機(jī)分別都要重裝一次，增加了編程人員的工作量，處理不好還會出現(xiàn)病毒等諸多問題。目前，各單位的硬件措施已基本到位，軟件開發(fā)也取得了一定的效果，所以檔案部門內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)也是當(dāng)務(wù)之急。內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)的同時還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全工作，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)病毒以及網(wǎng)絡(luò)黑客比較猖獗，我們在建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的同時一定要建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)機(jī)制。保護(hù)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的計(jì)算機(jī)不受病毒的騷擾，同時也要加強(qiáng)內(nèi)部人員的管理，做到存儲機(jī)密文件的計(jì)算機(jī)不上網(wǎng)，這是很重要的，因?yàn)楹袡C(jī)密信息的計(jì)算機(jī)上網(wǎng)的話很容易受到Spy間諜軟件的侵害和追蹤。

3 檔案信息的透明化，實(shí)現(xiàn)檔案信息與網(wǎng)絡(luò)的共享

大多數(shù)油田已經(jīng)做到了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)目錄索引。這些目錄是用戶查找利用檔案的橋梁，了解館藏的依據(jù)，是油田職工渴望了解而由于條件限制無法知曉的信息。為了使廣大油田職工掌握檔案館藏，加強(qiáng)檔案工作與用戶的聯(lián)系，更好地發(fā)揮檔案的作用，檔案館(室)可以將這些目錄及查找方法公布于網(wǎng)上，用戶通過任何一臺客機(jī)均可隨時查閱館藏檔案目錄信息，使用戶在未到檔案館之前就能了解館藏信息，確認(rèn)檔案館內(nèi)是否藏有他們所需的檔案。在公開查詢方式的同時一定要保證數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)庫有漏洞出現(xiàn)，進(jìn)而避免數(shù)據(jù)的惡意修改和毀壞。

4 異地查詢、全文檢索是檔案利用方向、是縮短檔案工作與用戶距離和體現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑

按照規(guī)定查閱檔案必須持本人身份證、單位介紹信，檔案部門才予接待。這些手續(xù)有利于保守企業(yè)的秘密，保證檔案的安全，但同時也限制了職工對檔案的利用。因?yàn)橛吞锫毠ぶ挥性诠ぷ餍枰獣r才到檔案部門來查閱檔案，使得大量檔案閑置，而過低的利用率是對檔案的一種浪費(fèi)，實(shí)際上在館藏檔案中有相當(dāng)一部分是可以公開的，對油田職工來說利用是不受限制的。檔案部門只有通過網(wǎng)絡(luò)化管理，采用光盤全文存儲、送檔案上門，實(shí)現(xiàn)異地、全文檢索，最大限度地方便用戶，才能縮短與用戶的距離，調(diào)動用戶用檔案的積極性，滿足用戶對檔案的需要，以此來體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值。

5 統(tǒng)一文件格式和應(yīng)用程序接口，為網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展做好準(zhǔn)備

在各油田內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的前提下，應(yīng)考慮到將來與集團(tuán)公司以及各兄弟油田聯(lián)網(wǎng)需要，在軟件開發(fā)當(dāng)中必須留有接口和其他外部聯(lián)網(wǎng)的硬、軟件技術(shù)。同時，為了文件傳輸以及安全的需要，文件的格式必須要統(tǒng)一，同時為了升級以及網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)充的需要，必須和應(yīng)用程序接口，為網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展做好準(zhǔn)備。

6 做好保密工作，查詢檔案要憑借專門的證件

檔案的內(nèi)容等涉及到油田以及國家機(jī)密，所以在進(jìn)行檔案電子化和聯(lián)網(wǎng)的過程以及以后的運(yùn)行中，一定要注意檔案的保密工作。檔案的保密工作包括計(jì)算機(jī)軟硬件的保密以及檔案工作室的保密工作。對于計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)保密工作應(yīng)該從設(shè)置管理員密碼以及管理權(quán)限等來人手。對于工作室的保密工作可以采用電子門卡等新型技術(shù)來保障。

網(wǎng)絡(luò)化管理不是醫(yī)治百病的良藥，在實(shí)施過程中還會有許多困難。但從目前情況看，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也給檔案工作發(fā)展提供了一個機(jī)遇。它可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理、調(diào)用，實(shí)現(xiàn)部分工作無紙辦公，提高檔案信息資源利用率，拉近檔案與用戶的距離，將有墻檔案館(室)變?yōu)闊o墻檔案館(室)，使用戶不出“家門”就能查到自己需要的信息，必將產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，樹立檔案工作的形象。

(作者單位：華北油田分公司研究院咸陽分院)