檔案工作知識管理實(shí)現(xiàn)的策略

1 鼓勵檔案工作管理人員的知識積累和創(chuàng)新，構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織

知識創(chuàng)新是知識管理的生命，是檔案工作持續(xù)發(fā)展的原動力，激發(fā)檔案工作人員的創(chuàng)新意識是知識管理的首要任務(wù)，因此，要把增強(qiáng)檔案工作的創(chuàng)新能力作為知識管理的一個關(guān)鍵目標(biāo)。知識管理的最大挑戰(zhàn)在于如何建立知識管理的共識并鼓勵檔案工作人員分享知識。檔案部門要對蘊(yùn)藏在組織管理流程中、組織文化中、組織成員頭腦中的隱性知識進(jìn)行積極的分析、識別，要與隱性知識存在的個體、組織、部門建立、保持一種密切友好的關(guān)系，并通過各種機(jī)制與途徑，鼓勵檔案工作人員之間交流經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)訣竅、思想火花，建立信任與合作以及培養(yǎng)互動學(xué)習(xí)的思維習(xí)慣，學(xué)習(xí)離退休人員的工作經(jīng)驗(yàn)，從而形成良好的檔案工作人員共同分享他們所擁有的知識的檔案部門文化與氛圍，并激勵他們不斷創(chuàng)新，發(fā)展自己的求異思維、全息思維和多向思維等創(chuàng)造性思維能力。

檔案工作人員的職責(zé)應(yīng)該是管理知識，而不僅僅是管理檔案。今天的知識經(jīng)濟(jì)時代對檔案工作人員提出了比以往任何時代都更高的要求，知識管理強(qiáng)調(diào)終生永續(xù)學(xué)習(xí)的重要性，管理知識的人應(yīng)具有更多的知識、更新的知識，必須終身學(xué)習(xí)。檔案部門正面臨著信息技術(shù)帶來的檔案管理理論與技術(shù)方面的難題，更需要建立學(xué)習(xí)型組織，營造個人、組織共同發(fā)展的良好組織環(huán)境，才能經(jīng)由不斷學(xué)習(xí)、成長、創(chuàng)新與轉(zhuǎn)化的過程，隨時適應(yīng)瞬息萬變的新環(huán)境發(fā)展需要。檔案部門內(nèi)部必須培養(yǎng)、形成一種知識共享、互利互惠的文化氛圍，努力創(chuàng)造良好的溝通情境。每個檔案工作人員不僅要具有科技素質(zhì)、人文素質(zhì)，還要有學(xué)習(xí)能力，即要有更新自己原有專業(yè)知識的能力，學(xué)習(xí)新知識的能力和綜合各門學(xué)科知識的能力，其關(guān)鍵是要掌握創(chuàng)新型學(xué)習(xí)方法，學(xué)會如何學(xué)習(xí)，只有檔案工作人員素質(zhì)提高了，才可能在檔案工作中實(shí)施知識管理。

2 加強(qiáng)檔案管理部門人力資源管理和建設(shè)

人力資源管理是知識管理的核心，“以人為本”是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的根本保證。實(shí)踐已經(jīng)證明，“以人為本”進(jìn)行的各種管理，是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位取得成功的根本保證，對檔案工作來說更是如此。在知識管理中，人是具有精神文化屬性的主體，而不是與其他要素或?qū)ο笠粯涌梢酝ㄟ^各種方法和制度來加以管理和控制的資源客體。因此，加強(qiáng)人力資源管理。首先要尊重檔案工作人員，把檔案工作人員視為檔案事業(yè)的主體，尊重檔案工作人員的勞動成果和知識貢獻(xiàn)，尊重檔案工作人員個人發(fā)展目標(biāo)，引導(dǎo)檔案工作人員為實(shí)現(xiàn)個人目標(biāo)和組織目標(biāo)相統(tǒng)一而努力，管理與社會文化、人的愿望、激情、意志等密切相關(guān)，不僅僅是一個物質(zhì)技術(shù)過程或一種制度安排。建立以精神鼓勵為主，精神、物質(zhì)相結(jié)合的激勵機(jī)制，促進(jìn)檔案工作人員之間的良性競爭，提高檔案工作人員對檔案工作實(shí)行知識管理的認(rèn)識，加強(qiáng)管理人才的培養(yǎng)和資金投入，為檔案工作人員的學(xué)習(xí)及成長創(chuàng)造良好條件。從而充分發(fā)揮檔案工作人員的智慧潛力，使檔案工作知識管理成功地達(dá)到人盡其才，物盡其用，來滿足檔案工作知識管理的需要。

檔案工作要實(shí)行知識管理，最基本的是建立一個能為檔案工作信息服務(wù)提供完好環(huán)境的基礎(chǔ)設(shè)施——網(wǎng)絡(luò)。當(dāng)代信息科技特別是互聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展，使個人電腦成為信息形成、處理、發(fā)布和傳輸?shù)闹饕巧岣吡巳伺c人之間交換信息及協(xié)調(diào)合作的水平，使眾多電腦組成的網(wǎng)絡(luò)得以在各種活動中起到最優(yōu)媒體的作用。運(yùn)用信息科技構(gòu)建一個開放的信息網(wǎng)絡(luò)，不僅可以協(xié)助檔案工作部門與作業(yè)流程的革新，更可以讓檔案工作人員彼此交流信息，建立雙向溝通的渠道，增進(jìn)相互了解，從而提高工作效率，因此，檔案工作必須適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的要求，逐步建立基于互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)字化服務(wù)體系，為知識管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

3 建立可行的知識管理體系

可行的知識管理需要人員和技術(shù)的結(jié)合，知識分享和利用需要做出艱苦的努力。所以面對當(dāng)今知識信息量的激增和社會需要的日益復(fù)雜多樣性，要求檔案工作部門在實(shí)行知識管理時必須走系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展道路，在建設(shè)檔案工作知識管理系統(tǒng)的過程中，要綜合考慮知識經(jīng)濟(jì)時代下檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略，信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用以及檔案數(shù)字化的建設(shè)、檔案中知識信息資源的有效開發(fā)等問題，要明確檔案工作部門的主要任務(wù)，增強(qiáng)主體功能。國家要通過政策、規(guī)劃，來指導(dǎo)、促進(jìn)檔案工作知識管理系統(tǒng)的建設(shè)，從而保障檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時代的健康發(fā)展。

(作者單位：河南財(cái)經(jīng)學(xué)院圖書館)