網絡環境下圖書、情報、檔案的一體化管理

1 實行圖書、情報、檔案一體化管理的必要性

1．1 圖書、情報、檔案一體化管理是社會發展的需要。“信息一體化”是圖書、情報、檔案工作和圖書館學、情報學、檔案學研究的重要內容，也是適應改革開放、創效益、求生存的現實需要。實現“信息一體化”就是要用系統論的觀點將圖書、情報、檔案作為一個系統，優化管理，綜合開發，探索出一條既符合精簡、效能、統一原則，又能達到宏觀管理、微觀放開、延伸范圍、參與改革的新路子。為了把科研成果推向社會，轉化為生產力，圖書、情報、檔案工作應加快實現“信息一體化”管理，建立起信息服務的新模式。

1．2 圖書、情報、檔案一體化管理是網絡技術發展的需要。現代技術的廣泛應用，為圖書、情報、檔案一體化管理提供了物質條件，隨著電子計算機技術、遠程通訊技術與數據庫技術的發展，以電子信息網絡技術為代表的現代信息處理和傳輸技術的飛速發展，圖書館與檔案館以及情報所應充分利用自身資源構建圖書、情報、檔案一體化網絡，促進信息服務的交叉與融合，并完成同國內信息基礎設施與國際互聯網的對接，才能共享全球信息資源，推動整個社會信息現代化。

1．3 圖書、情報、檔案一體化管理是信息管理一元化的需要。圖書、情報和檔案都是整個信息資源網絡系統的組成部分，應該改變孤立、封閉體系，加強橫向聯系，開展協調合作，組織全國和地區性的統一網絡，并與互聯網連接，既便于實現文獻交流與信息共享、優勢互補，也有利于節約網絡投資，統一信息管理。

1．4 圖書、情報、檔案一體化管理是用戶利用信息資源整體化的需要。高科技研究與成果創新對圖書、情報、檔案資源的需求都是整體化的，既需要比較系統的理論依據、參考資料，又需要原始的檔案資料，還需要最新的科學情報信息。這種需要不僅要求快、廣、精、準、全面系統，而且還要手續簡捷，利用方便，圖文并茂，手段先進。只有實現圖書情報檔案一體化，才能滿足用戶的迫切需求。

2 實現圖書、情報、檔案一體化管理的措施

2．1 建立三者統一的信息領導機構。建立圖書、情報、檔案三位一體的信息領導機構。對圖書館、檔案館、情報機構實行統一領導。按照“全局集中、局部分散，通用集中、專用分散”的原則建立縱向有層次，橫向協調多功能、高效益的立體型管理體系，對圖書、情報、檔案三個部門進行科學化的管理。合理配置三者的文獻資源，打破各自為政的狀態，建立圖書、情報、檔案三者聯合的文獻信息系統，發揮系統整體功能作用。加強三者之間的橫向聯系，從整體出發，兼顧各自的特殊性，調動圖書、情報、檔案各機構人員的積極性，使三者在相對獨立的基礎上，呈現出適應信息社會需要的更高程度的整體性、統一性、協調性。

2．2 實現圖書、情報、檔案信息管理網絡化。錢學森曾說過：“情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息。”它們都具有信息的屬性。實現圖書、情報、檔案一體化管理是建立在它們共有信息屬性基礎之上的。在網絡時代三者的各管理部門應借助計算機網絡技術和現代通信技術組建聯合信息網絡，把分散的圖書、情報、檔案信息資源連成一個集成信息網，把它視為一個系統工程，該信息網由信息資源采集、信息產品庫、用戶服務器及用戶終端等部分組成，用戶可通過與網絡終端相連的綜合信息目錄瀏覽器查找所需的信息，還可以實現館際互助互利。

2．3 加強圖書、情報、檔案工作標準化管理。圖書、情報、檔案的標準化工作是信息一體化管理的基礎。沒有統一的標準，綜合加工、信息檢索、信息一體化管理網絡的建立就無從談起，用計算機現代化設備和手段進行一體化信息服務更無法實現。例如，在信息的著錄、標引、分類、檢索以及計算機、通訊設備的通用性等方面都應實行標準化。圖書、情報界已普遍使用了《中國圖書館圖書分類法》、《漢語主題詞表》和《文獻著錄條例》等標準：檔案界頒布了《檔案著錄規則》、《中國檔案分類法》和《中國檔案主題詞表》等一系列標準；國家標準局發布的《情報與文獻工作詞匯基本術語》則適用于圖書、情報、檔案各部門。這為進一步實現標準化奠定了基礎，總之，標準化工作的進程應該更快，以便為圖書、情報、檔案信息的一體化管理創造良好的條件。

(作者單位：鄭州市圖書館)