綜合檔案館是否可以只接收永久檔案進館

滄海一粟：近日腦子里冒出了一個大膽的想法：“綜合檔案館是否可以只接收永久檔案進館?”

我認為綜合檔案館只接收永久檔案進館的好處主要有三：一是有利于綜合檔案館檔案接收工作的順利開展。從我了解的綜合檔案館檔案接收的情況看，對一級單位檔案的接收任務完成得較好，對二級單位檔案的接收存在較大差距，究其原因，主要是二級單位太多、面廣，工作量大，而綜合檔案館人手少，難以對其檔案全部接收。如果綜合檔案館只接收永久檔案進館的話，既可大大加快檔案接收工作的速度，又可擴大接收范圍，還可以對黨委政府等綜合部門的檔案適當提前接收，改變當前館藏檔案的滯后性，提高館藏檔案的利用率。二是有利于節(jié)省綜合檔案館的人力、物力和財力，當前，大批的長期檔案接收進館，極大地增加了綜合檔案館的負擔，從檔案的收集、整理、鑒定、編目、上架到提供利用，要經(jīng)過一系列的工作程序，使綜合檔案館顧不上對永久檔案進行更好的管理，不得不圍繞著大批的長期檔案轉，花去了大量的人力、物力和財力。綜合檔案館如果只接收永久檔案進館，毫無疑問會節(jié)省大量的人力、物力和財力。三是有利于綜合檔案館的建設和開發(fā)利用。如果綜合檔案館不接收長期檔案，就可以擴大永久檔案的接收范圍，增加永久檔案的數(shù)量，促使綜合檔案館人員在門類齊全、內容豐富、結構合理、管理科學和有效利用上下功夫，在改變館藏結構、提高檔案質量的同時，安排一定的人力從事檔案的研究與編研工作，深層次地開發(fā)檔案信息資源，提高服務質量，探索服務方法，使檔案工作更好地為本地區(qū)經(jīng)濟建設和其他各項事業(yè)服務。

綜合檔案館接收長期檔案進館的弊端，我認為也主要有三：一是綜合檔案館接收長期檔案進館與其地位不相適應。一般說來，長期檔案是不具有廣泛社會意義和科學歷史意義的，而屬于本機關較長時間內開展機關工作需要查考的文件材料，與綜合檔案館“永久保管檔案基地”的性質不符，不應被接收進館。二是綜合檔案館接收長期檔案進館，勢必妨礙有價值檔案的開發(fā)利用。三是綜合檔案館接收長期檔案進館，勢必會浪費綜合檔案館大量的人力、物力、財力和空間。

綜合檔案館只接收永久檔案進館，我認為是完全可行的。理由主要有二：一是綜合檔案館只接收永久檔案進館，并不影響立檔單位的主要職能活動和基本歷史面貌的反映。因為凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，都被列為永久檔案并接收進館。而長期檔案很多內容已被本單位、上級單位和下級單位的永久檔案內容所包含并重復。如下級單位的總結和年報，也已由下級單位永久保存：而上級單位頒發(fā)的需要下級單位長期保存的檔案，也已由上級單位永久保存了，所以綜合檔案館只接收永久檔案進館，仍能完整地反映立檔單位的主要職能活動和基本歷史面貌。二是基層檔案室的普遍建立，使基層單位檔案保管條件大為改變，長期檔案保留在基層檔案室提供利用安全可靠，是完全可行的。

Zhz：滄海一粟先生，作為綜合檔案館接收永久保存之外的檔案還是不可避免的，其一，每次機構改革就有一些機構撤銷或合并，對于撤銷機構的檔案包括短期的，甚至包括已超過保管時限的統(tǒng)統(tǒng)都得接收進館。其二，一些臨時機構工作過后，機構一撤，各個保管期限的檔案也都全部接收進館了。

我覺得為避免館藏過度重復，關鍵是需要站在全局的高度，對轄區(qū)所有立檔單位的歸檔范圍予以統(tǒng)籌考慮，然后再在劃分保管期限上做文章，以確保該進館的檔案都能進館，以方便社會各界的查詢需要，

成長中的小樹：在此也談談自己對這一問題的幾點想法：

第一點想法：對于黨委、政府、人大、政協(xié)四大班子，綜合檔案館在接收其檔案時是否應該永久檔案和長期檔案一并接收?

第二點想法：對于一些重要系統(tǒng)檔案的接收，我覺得這些系統(tǒng)的牽頭單位，綜合檔案館在接收其永久檔案的同時，對其長期檔案是否可以有重點地接收一部分?這些系統(tǒng)的非牽頭單位的檔案，綜合檔案館在接收其永久檔案的同時，對其長期檔案是否可以少接收一些或者不接收?

第三點想法：對于一級單位檔案的接收，我覺得綜合檔案館在接收其永久檔案的同時，對其長期檔案是否可以有重點地接收一部分?對于二級單位檔案的接收，我覺得綜合檔案館在接收其永久檔案的同時，對其長期檔案是否可以少接收一些甚至不接收?

第四點想法：對于一些性質相似或接近的企業(yè)單位檔案的接收，我覺得綜合檔案館是否可以只選擇其中一些有代表性的單位接收其永久檔案和部分重點長期檔案?對于其他性質相似或接近的企業(yè)單位檔案是否可以不接收?

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)