綜合檔案館是否可以只接收永久檔案進(jìn)館

滄海一粟：近日腦子里冒出了一個(gè)大膽的想法：“綜合檔案館是否可以只接收永久檔案進(jìn)館?”

我認(rèn)為綜合檔案館只接收永久檔案進(jìn)館的好處主要有三：一是有利于綜合檔案館檔案接收工作的順利開展。從我了解的綜合檔案館檔案接收的情況看，對(duì)一級(jí)單位檔案的接收任務(wù)完成得較好，對(duì)二級(jí)單位檔案的接收存在較大差距，究其原因，主要是二級(jí)單位太多、面廣，工作量大，而綜合檔案館人手少，難以對(duì)其檔案全部接收。如果綜合檔案館只接收永久檔案進(jìn)館的話，既可大大加快檔案接收工作的速度，又可擴(kuò)大接收范圍，還可以對(duì)黨委政府等綜合部門的檔案適當(dāng)提前接收，改變當(dāng)前館藏檔案的滯后性，提高館藏檔案的利用率。二是有利于節(jié)省綜合檔案館的人力、物力和財(cái)力，當(dāng)前，大批的長期檔案接收進(jìn)館，極大地增加了綜合檔案館的負(fù)擔(dān)，從檔案的收集、整理、鑒定、編目、上架到提供利用，要經(jīng)過一系列的工作程序，使綜合檔案館顧不上對(duì)永久檔案進(jìn)行更好的管理，不得不圍繞著大批的長期檔案轉(zhuǎn)，花去了大量的人力、物力和財(cái)力。綜合檔案館如果只接收永久檔案進(jìn)館，毫無疑問會(huì)節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力。三是有利于綜合檔案館的建設(shè)和開發(fā)利用。如果綜合檔案館不接收長期檔案，就可以擴(kuò)大永久檔案的接收范圍，增加永久檔案的數(shù)量，促使綜合檔案館人員在門類齊全、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)和有效利用上下功夫，在改變館藏結(jié)構(gòu)、提高檔案質(zhì)量的同時(shí)，安排一定的人力從事檔案的研究與編研工作，深層次地開發(fā)檔案信息資源，提高服務(wù)質(zhì)量，探索服務(wù)方法，使檔案工作更好地為本地區(qū)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和其他各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

綜合檔案館接收長期檔案進(jìn)館的弊端，我認(rèn)為也主要有三：一是綜合檔案館接收長期檔案進(jìn)館與其地位不相適應(yīng)。一般說來，長期檔案是不具有廣泛社會(huì)意義和科學(xué)歷史意義的，而屬于本機(jī)關(guān)較長時(shí)間內(nèi)開展機(jī)關(guān)工作需要查考的文件材料，與綜合檔案館“永久保管檔案基地”的性質(zhì)不符，不應(yīng)被接收進(jìn)館。二是綜合檔案館接收長期檔案進(jìn)館，勢(shì)必妨礙有價(jià)值檔案的開發(fā)利用。三是綜合檔案館接收長期檔案進(jìn)館，勢(shì)必會(huì)浪費(fèi)綜合檔案館大量的人力、物力、財(cái)力和空間。

綜合檔案館只接收永久檔案進(jìn)館，我認(rèn)為是完全可行的。理由主要有二：一是綜合檔案館只接收永久檔案進(jìn)館，并不影響立檔單位的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的反映。因?yàn)榉彩欠从硻C(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的對(duì)本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，都被列為永久檔案并接收進(jìn)館。而長期檔案很多內(nèi)容已被本單位、上級(jí)單位和下級(jí)單位的永久檔案內(nèi)容所包含并重復(fù)。如下級(jí)單位的總結(jié)和年報(bào)，也已由下級(jí)單位永久保存：而上級(jí)單位頒發(fā)的需要下級(jí)單位長期保存的檔案，也已由上級(jí)單位永久保存了，所以綜合檔案館只接收永久檔案進(jìn)館，仍能完整地反映立檔單位的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。二是基層檔案室的普遍建立，使基層單位檔案保管條件大為改變，長期檔案保留在基層檔案室提供利用安全可靠，是完全可行的。

Zhz：滄海一粟先生，作為綜合檔案館接收永久保存之外的檔案還是不可避免的，其一，每次機(jī)構(gòu)改革就有一些機(jī)構(gòu)撤銷或合并，對(duì)于撤銷機(jī)構(gòu)的檔案包括短期的，甚至包括已超過保管時(shí)限的統(tǒng)統(tǒng)都得接收進(jìn)館。其二，一些臨時(shí)機(jī)構(gòu)工作過后，機(jī)構(gòu)一撤，各個(gè)保管期限的檔案也都全部接收進(jìn)館了。

我覺得為避免館藏過度重復(fù)，關(guān)鍵是需要站在全局的高度，對(duì)轄區(qū)所有立檔單位的歸檔范圍予以統(tǒng)籌考慮，然后再在劃分保管期限上做文章，以確保該進(jìn)館的檔案都能進(jìn)館，以方便社會(huì)各界的查詢需要，

成長中的小樹：在此也談?wù)勛约簩?duì)這一問題的幾點(diǎn)想法：

第一點(diǎn)想法：對(duì)于黨委、政府、人大、政協(xié)四大班子，綜合檔案館在接收其檔案時(shí)是否應(yīng)該永久檔案和長期檔案一并接收?

第二點(diǎn)想法：對(duì)于一些重要系統(tǒng)檔案的接收，我覺得這些系統(tǒng)的牽頭單位，綜合檔案館在接收其永久檔案的同時(shí)，對(duì)其長期檔案是否可以有重點(diǎn)地接收一部分?這些系統(tǒng)的非牽頭單位的檔案，綜合檔案館在接收其永久檔案的同時(shí)，對(duì)其長期檔案是否可以少接收一些或者不接收?

第三點(diǎn)想法：對(duì)于一級(jí)單位檔案的接收，我覺得綜合檔案館在接收其永久檔案的同時(shí)，對(duì)其長期檔案是否可以有重點(diǎn)地接收一部分?對(duì)于二級(jí)單位檔案的接收，我覺得綜合檔案館在接收其永久檔案的同時(shí)，對(duì)其長期檔案是否可以少接收一些甚至不接收?

第四點(diǎn)想法：對(duì)于一些性質(zhì)相似或接近的企業(yè)單位檔案的接收，我覺得綜合檔案館是否可以只選擇其中一些有代表性的單位接收其永久檔案和部分重點(diǎn)長期檔案?對(duì)于其他性質(zhì)相似或接近的企業(yè)單位檔案是否可以不接收?

(摘自《檔案界》網(wǎng)站)