檔案職業倫理問題研究

摘 要：本文分析了檔案從業者的職業倫理問題的現象及其成因，闡明了解決檔案職業倫理問題應當考慮的要素，并探討了檔案職業倫理規范的兩種結構模式，即以檔案職業道德規范的制定為代表的外在他律模式和以檔案職業德性的形成為標志的內在自律模式。

關鍵詞：檔案 職業 倫理

從根本上看，檔案職業倫理是從業人員檔案職業活動交往關系中的一個層面。檔案職業的特殊性在于，與從業人員相對應的對象，既有檔案，也有用戶。在日常檔案管理活動中，檔案從業人員服務于檔案：在檔案利用活動中，檔案從業人員服務于用戶，而檔案從業人員作為職業活動主體對待檔案與用戶的態度，直接反映了其道德倫理水平，這種道德倫理水平的好壞又直接關系到檔案職業的社會聲譽和未來發展。

1 檔案從業者的職業倫理問題及其成因

1．1 幾個違反檔案職業道德的現象及其分析

違反檔案職業道德的行為包括兩大方面：即按照檔案從業人員職責規定應該做的事，從業人員沒有做到，或者按照檔案從業人員職責規定不該做的事，從業人員卻做了。

現象一：某縣檔案庫房年久失修，檔案保管條件差，導致出現大量“檔案磚”。

現象二：礙于朋友情面，某單位管理人事檔案的人員私自將一個即將調離本單位的同事在本單位的一份處分決定抽出，封裝并移交新單位。

現象三：某檔案人員為求小利，將重份文件全部賣給廢品收購站。

在現象一中，該縣檔案館工作人員本該盡職盡責地保管好他們的職業對象——檔案，但他們卻沒有保管好，致使檔案實體嚴重受損。這是一種“不作為”，就是應該做的沒有做到，屬于違反檔案職業道德。

在現象二中，人事檔案管理人員抽出處分決定，隱去了檔案中對該同事不利的部分，不僅是破壞了該同事人事檔案的完整，而且也屬于有意篡改該同事的人事檔案；這是不該做的卻做了，也屬于違反檔案職業道德。

在現象三中，重份文件的確沒有保存價值，應當處理，但是處理的方式是有行規的，檔案的銷毀是在指定的地點，由指定的人員，履行嚴格的監銷手續完成的。該檔案人員私自變賣重份文件是違反職業道德的。

1．2 檔案從業者職業倫理問題成因

違反檔案職業道德的現象在檔案從業人員的職業生涯中并不少見，但很多從業人員卻不以為然。甚至認為檔案職業清貧，既不能赫然于世間，又不能顯榮于人前，做點這樣的事有什么大不了的。所以，他們從思想上就沒有意識到檔案職業倫理問題。

哈佛神學院的拉爾夫，波特博士設計的道德推理模式在社會倫理學中非常著名，被稱作波特圖式。該模式分為情景、價值、忠誠和原則四個方面。下面，借用這個理論剖析檔案從業者職業倫理問題的成因。

1．2．1 情景。即情景描述。一種情景是：檔案從業者服務的對象——檔案無非是為了機關管理或社會利用，而對它的后期利用相對又是較少的。從實用性的角度看，這種情景就容易導致檔案從業者責任心和義務觀念的淡薄，產生“保存檔案用處不大，做不做好這項工作無所謂”的想法，進而產生了檔案保管不善、從業者不珍惜檔案的狀況。另一種情景是：檔案作為一種原生性的社會資源，具有很強的憑證性，而它們卻是檔案從業者保管的，這種信息的不對稱，使得檔案從業者有了掌控檔案的優先權，這種情景可能會使某些從業者冒著道德風險為相關利益人謀取私利。

1．2．2 價值。即檔案從業者的價值取向和行為動機。檔案職業是以創造社會效益為主要職責的，創造經濟效益并不是它的主要職責。而在市場經濟浪潮中，利益最大化是很多人令人價值的重要取向。于是，經濟利益動機便成了職業倫理問題的基本誘因，尤其對于檔案部門這種“清水衙門”而言，這種利益導向在職業倫理與檔案從業者之間是很容易產生沖突的，一旦有利可圖，檔案從業者就很可能為一點小利而放棄職業倫理。

1．2．3 原則。即倫理原則。它是衡量從業者行為是否合理的重要尺度，是職業主體在采取行動時所依據的倫理準則，是道德推理過程的重要階段。不同的職業面對道德倫理問題時，最普遍的做法就是制定該職業共同遵守的規范。檔案職業道德規范在檔案部門是存在的，但是從業者能否自覺遵守這些規范，并以這些規范為職業活動的準則就很難說了。因為規范代替不了主體自身的正直和道德判斷。從規范的制定到規范的遵守，再到它成為檔案從業者內心的德性自覺將是一個長期的過程。

1．2．4 忠誠。即忠誠選擇。不同的利益取向在從業者心中會形成不同的立場，檔案從業者要忠誠于何種利益實體，與他的忠誠選擇是有關系的。按照常理，檔案職業行為理當選擇對檔案職業的忠誠，但這種忠誠也可能遭遇困境：例如，拒絕提供珍貴檔案原件利用服務，從利用者看是違反職業道德的行為，而從檔案部門來看，則可能是“為了更好地保護檔案”。這種不同立場導致了從業者道德的沖突。

2 解決檔案職業倫理問題應當考慮的要素

從檔案職業倫理問題的現象與成因分析中，我們可以看到這一問題的復雜性，概括而言，從構成要素上說，任何職業倫理問題都會存在八個方面：職業理想、職業紀律、職業義務、職業良心、職業榮譽、職業信譽、職業態度、職業技能。在解決檔案職業倫理問題時，同樣要考慮到這些要素，在這些要素的共同作用下，才可能有較為完善的檔案職業倫理體系，從職業規范約束機制的作用根源上看，可以把檔案職業倫理規范的結構分成外在他律和內在自律兩方面。以上八個方面的要素都含有這兩方面的性質，但相對來說，職業紀律、職業義務、職業態度、職業技能與外在他律聯系緊密，而職業理想、職業良心、職業榮譽、職業信譽與內在自律聯系緊密，下文將這兩方面對檔案職業倫理規范的結構作一些探討。

檔案職業外在他律是解決檔案職業倫理問題的一種調節機制，帶有一定的強制性，是職業倫理的維護者。例如，檔案職業紀律具體表現為檔案工作職責規定、檔案人員工作守則等規章制度。又如，檔案職業義務是指從業者在檔案職業活動中所承擔的道德上的使命和職責，是檔案職業對從業者的從業要求。檔案管理人員對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用等職業行為，就屬于職業義務，是他們之所以成為檔案從業者所不可不做的職責，也帶有強制性。

而檔案職業內在自律是解決檔案從業者內在價值觀的動力機制，沒有強制性，完全出于從業者的內心自覺。例如，檔案職業理想是從業者在檔案職業活動中對有可能實現的奮斗目標的設想和內心信念。又如，檔案職業良心是檔案從業者在職業活動中，把應遵守的職業紀律、應負的職業義務內化為自身的道德信念和自覺的道德責任感，檔案從業者如果能用職業良心來評判自己的職業行為，檔案職業倫理建設將會有顯著成效。從當前情況看，多數檔案從業者并未很好地樹立職業理想、職業良心等內在自律機制。

3 檔案職業倫理規范的結構模式

3．1 外在他律——檔案職業道德規范的制定

當前科學理性的發展對從業者的職業活動與職業行為有了新的要求，要求職業行為規范化和理性化，因而，建立一種規則性的職業道德體系就成了各行各業的迫切需要。如前文所述的檔案職業言行失范已經不容忽視。為使檔案職業道德在從業者職業活動與職業行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規章、制度、守則等外在紀律來約束從業者，這些他律條款告訴從業人員哪些行為符合職業道德、哪些行為不符合職業道德，同時會說明違反這些規定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。這種他律性的規范能起到外在的約束作用，在一定的社會歷史時期可以達到改善職業道德面貌的目的。所以，在檔案職業中制定檔案職業道德規范是必要的。

目前，各檔案館(室)都制定了檔案職業道德規范，但歸納而言，一些條文并不能體現檔案職業的特殊性。例如，“工作嚴謹、踏實、勤奮、求實，認真細致，減少差錯，提高工作效率和質量”這類規定雖然是正確的，但把它用在任何職業都是合適的，體現不出檔案職業的特點。

因此。檔案職業道德規范的制定應當注意：內容上，鮮明地表達出檔案職業行為特有的道德規范與準則；形式上具體、靈活，既可以通過嚴格的規章制度、嚴明的作風紀律表現，也可以通過簡單的標語口號、誓詞表現；調節范圍上，只用來指導檔案從業者的言行；功效上，既是檔案職業的道德保障，又是使從業者個人道德通過職業活動得到提升的途徑，亦即檔案職業道德規范應與社會道德要求一致，以便使從業者在自覺遵守職業道德的同時。形成良好的個人道德習慣。

1996年，第十三屆國際檔案大會頒布了《檔案職業人員職業道德準則》，其中規定了十條檔案職業道德準則。這十條準則從檔案職業行為的各方面對檔案從業者提出了規范性的要求，應當得到全球檔案從業者的共同遵守，也值得各國檔案部門在制定職業道德規范時加以借鑒。

下面，結合理論原則與實踐經驗，筆者設計了包括職業紀律、職業義務、職業態度、職業技能等內容的一組檔案職業道德規范。

3．1．1 檔案從業者對職業客體——檔案的行為規范。檔案是檔案職業客體，也是重要的物質依托，管理好檔案是對檔案從業者最基本的行為規范要求，所以，規范中應當包括妥善保管好檔案的條文，例如：檔案人員應當利用各種檔案管理技能完整安全地保管檔案，便于機關單位和社會的利用。這也可以以檔案人員工作制度的形式按檔案管理的程序分解成多個細則。

3．1．2 檔案從業者對職業服務對象——用戶的行為規范?！耙匀藶楸尽笔枪芾淼闹匾瓌t。用戶是檔案職業的服務對象，不為用戶服務，檔案事業就不可能有生命力。檔案從業者應當以用戶的合法需求為職業行為的最終準則。所以，規范中應當包括為用戶提供優質的檔案信息服務的條文。例如：檔案人員應當維護用戶的合法權益，及時開放檔案、公布檔案，提供檔案為用戶服務，尊重用戶的知情權、隱私權。

3．1．3 檔案從業者對所在的檔案館(室)或所屬單位的行為規范。檔案從業者都是在特定的單位和場所從事檔案職業活動的。不管是作為檔案館(室)的職業人員還是作為所屬單位隸屬的一個科室，從業者首先必須履行這個單位基本的規章制度，同時，根據單位性質的不同，其職業活動也應當有不同的側重。這些在規范中也應當有所規定。以某鋼鐵企業為例，它的檔案職業道德規范就應當包括：檔案人員應當遵守本公司的各項規章制度：檔案管理為鋼鐵生產服務等。

3．1．4 檔案從業者對檔案職業整體的行為規范。檔案職業的社會聲望如何與從業者的整體素質和他們的職業態度是極為相關的。檔案從業者應當努力工作以維護檔案職業整體的信譽，所以，規范中應當包括與從業者職業學習與職業態度相關的條文。例如：檔案人員應當加強業務學習，加強職業修養，忠誠檔案事業。

3．2 內在自律——檔案職業德性的形成

停留在他律階段的職業道德有很多局限性，作為職業道德規范，他律具有外在性、既定性，所以并不一定由主體意志支配，檔案職業主體——檔案從業者都有自己內在德性取向，而這種德性可能是與其職業要求相背離的，在職業活動中，他們遵守他律性的規范只是因為客觀的職業責任，是不得已而為之，也就是說，檔案從業者的內在動機與其外在的職業行為可能并不是一致的，所以，檔案職業倫理規范如果只有他律性的規范是不完善的，取得的效果可能停留在表面。美國倫理學家麥金太爾的《德性之后》一書就向人們提出了一個問題：如果在這個現代化即功利化的過程中，德性在生活中沒有位置，或德性的位置只在生活的邊緣，那還有沒有對人類而言或對個人而言的至善目標?在物質利益誘惑越來越多的現代社會，這種對自律性的倫理的憂慮不是沒有根據的，因此，這里需要對檔案職業倫理規范的內在自律機制作進一步研究。

自律性檔案職業倫理規范是他律性職業道德規范的升華，在職業倫理涉及的八個要素中，職業理想、職業良心、職業榮譽、職業信譽的養成都可以看作是從業者自律性德性的形成。而其中又以從業者職業良心的成熟為標志。當從業者把職業道德要求看成是內心的需要，就可以說他具備了真正的德性，良心是道德主體的內在的準則，是主體行為自我的自覺的調節機制，是職業道德、角色道德在個體當事人的主觀精神中存在的最高形式。

從他律義務型向自律良心型轉化需要一個過程。需要讓檔案從業者認識清楚的關鍵問題是：將他律性規范作為自律性規范對其自身有何益處?從個人的角度看，一個人從事職業活動最基本的目的是為了生存，這個目的可以驅使他工作，但這只是一種外在的利益，無法讓從業者真正體會到內心的充實，可是從另一方面看，在檔案職業活動中，從業者至少可以獲得以下兩種內在利益：一是優秀的職業成果，二是在追求優秀職業成果過程中，從業者所發現的生活的意義，這樣的兩種內在利益既是職業實踐本身的成果，又是內心的充實，是作為人而言的非常好的精神慰藉。因此，如果從業者在檔案職業活動中“與檔為善”、“與人為善”，那么他的職業實踐與其內心利益就是統一的。

但是緊接著的問題是：可能并不是所有的從業者都認為上述的內在利益是他們真正的需要，他們要的是外在經濟利益，內在利益太抽象。職業理想、職業良心、職業榮譽、職業信譽對他們而言只是一紙空文。這種觀念的變革當然非一日之功。這就需要考慮除了將外在檔案職業道德規范強制性地灌輸到從業者職業活動中外，還應當關注檔案職業人員的內心需要，他們不需要單調枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業的建設中，職業的價值要在與社會交往的過程中體現。一旦從業者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業的價值，這可以促進職業理想、職業榮譽感的形成。繼而，他會開始覺得為蠅頭小利去破壞自己的職業形象是愚蠢的，職業良心和職業信譽也將樹立起來，并能以自覺遵守的某種客觀的準則來評價職責需要及其現有的道德準則，并且愿意努力完備這些準則。正是在這個時候，職業規范才真正內化為他自身德性的一部分，檔案職業德性得以形成。

(作者單位：莆田學院中文系，中國人民大學信息資源管理學院)