從“收文”看文件生命周期理論和文件連續體理論的缺陷

摘 要：本文從“收文”的角度對文件生命周期理論和文件連續體理論進行了分析，認為從文件運動看，兩者都未解釋清楚“收文”的運動情況：從文件管理，特別是對電子文件管理看，兩者都難以解釋如何對“收文”進行“前端控制”和“全程管理”：從文件價值看，兩者都未解釋清“收文”的價值情況，

關鍵詞：收文文件 生命周期 理論文件連續體 理論缺陷

1 引言

文件生命周期理論被西方檔案學家稱為現代檔案學基本理論之一，然而，近年來由于電子文件大量的產生和其呈現的新特點，使文件生命周期理論受到了沖擊和質疑，因而國外檔案界又提出了文件連續體理論，該理論被認為是能實現“電子文件最優化管理”的一種檔案學理論，同時，也產生了兩種理論的優劣之爭。因此，有學者提出了電子文件生命周期的概念，對我國流行的文件生命階段“四分法”重新加以解釋，認為“必須把對所有各階段文件的管理看作是一項綜合性的系統工程，檔案部門必須自始至終、從頭到尾參與對電子文件的全程管理”。這里不探討兩者孰優孰劣，而是從“收文”的角度來看這兩者，是否能對其做出正確的解釋。因為，這兩者很明顯都是從“發文”的角度來描述文件的。當然，也有學者認為：對“‘形成者’的含義應作廣義的理解，既包括文件制作者，又包括受文者”。然而、該學者并未說明為什么要對形成者作廣義解釋，也未說明為什么受文者就包括在“形成者”之中。事實上，站在“收文”的角度看，文件生命周期理論和文件連續體理論都是有缺陷的。

2 從“收文”看文件生命周期理論和文件連續體理論的缺陷

為了能夠與同仁在一個平臺上探討問題，本文所采用的“收文”概念是《檔案學詞典》中的解釋，即： “亦稱‘收來文件’。本機關收到的從外機關發送來的文件。由外機關擬制作為傳達制成機關的意圖而發送到本機關。有上級機關發來的指示、規定、決定、通知、批示、批復，下級機關送來的請示、報告，以及屬公事性質的電報、信函，內部刊物和資料等。” “發文”概念同樣采用《檔案學詞典》中的解釋，即：“亦稱‘對外文件’。本機關對外發出的文件。由本機關擬制，對外傳達本機關的意圖，發給需要與其進行聯系的針對機關。有向上級機關的請示、報告，對下級機關的指示、規定、決定、批復、通報以及對平行機關的通知，公函、便函等。”

2．1 從文件運動看其缺陷

文件生命周期理論“把文件從其產生、成長到最終消亡或移交檔案館永久保存看成是一個不斷變化發展的完整的運動過程，”并“把文件的生命周期看成是一個連續不間斷的過程，在這一過程中，文件由于價值形態的變化而具有明顯的階段性特征，而各階段之間既有聯系，又有區別。”對于文件生命周期階段劃分，“陳兆祦教授的‘四分法’在我國有很大的影響，后來研究文件生命周期理論的學者有不少采用了這種劃分。” 陳兆祦教授認為：“文件的運動周期，大致可以分為四個階段：第一階段是文件制作(產生)階段，即書面文件的撰寫、表格文件的填寫，圖紙文件的繪制，音像文件的錄制，機讀文件的輸入等。文件的制作，通常是由各行業單位的領導人、業務人員、秘書人員以及其他各種工作人員來完成的”。“第二階段是文件的現實使用階段，或稱文件的現行效用階段。這時的文件處在傳遞、運轉、承辦和執行過程中，暫時存放在制作、收到和承辦的單位或個人手中。這一階段的工作。也是由領導人、業務人員，秘書人員以及其他各種工作人員來完成的。處于這一階段的文件，有時稱作現行文件”。“第三階段是文件的暫時保存階段”。“第四階段是文件的永久保存階段，即文件存人檔案館的階段”。陳教授劃分的文件生命周期四個階段可用圖一來表示，只看陳教授的文件生命周期“四階段”的劃分和圖一，我們都會認為文件生命周期完全符合文件的運動規律。但是，文件的實際運動并沒有這么簡單。文件可主要分為“發文”和“收文”，而如果分別站在“發文”和“收文”的角度再來看文件生命周期理論和文件運動階段劃分時，就會看出問題來。初看圖一，這個文件生命周期運動過程就是“發文”運動的真實寫照，但是卻沒有“收文”的位置，“收文”的生命周期的運動過程哪里去了呢?而如果結合陳教授對文件運動第一階段和第二階段的解釋，再結合“發文”和“收文”的概念，就會看出圖一的運動階段劃分又有問題，它既不符合“發文”，也不符合“收文”，因為“發文”對發文單位來說似乎沒有第二階段，因為“發文”“暫時存放在制作”者手中與“文件的暫時保存”沒有什么區別。而“收文”對收文單位來說就根本沒有第一階段。這種情況用圖二表示會看得更清楚。圖二應該才是文件運動的真實情況。也許文件生命周期理論認為的文件運動是將“收文”和“發文”運動的概括，但是，實際上這兩種文件的運動情況是不一樣的。文件生命周期理論是難以解釋清“收文”運動的情況，就按文件生命周期理論的文件運動是對“收文”與“發文”運動的概括，然而，如果我們再結合文件生命周期理論的其他認識，這種文件運動仍然有問題。“文件論認為圖書、報刊以及其他信息記錄材料形成之初，一般也經歷了作為文件的過程。”既然圖書、報刊以及其他信息記錄材料形成時經歷了作為文件的過程，那么它們就應該是文件。而“收文”中又有“內部刊物和資料等”，它們應該包括圖書、報刊以及其他信息記錄材料。所以，圖書、報刊以及其他信息記錄材料就有可能作為“收文”被收文單位收到。然而，這些圖書、報刊以及其他信息記錄材料與“內部刊物和資料等”是在文件運動的哪個階段呢?是由文件經制作第一階段到成為圖書、報刊以及其他信息記錄材料與“內部刊物和資料等”，而后被收到成為“收文”呢?還是它們被作為文件制作后發到收文單位，被收到后才成為圖書、資料呢?不論哪種情況，它們是文件運動階段中的什么階段呢?不知文件生命周期理論對這些“收文”是如何解釋的?

文件連續體理論認為：“從文件形成(包括形成前、文件管理系統的設計)到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。文件連續體理論最重要的特點是主張對所有的文件實行連續的一體化管理，認為沒有必要為文件劃分運動階段。然而，從其表述上可以看出，它只不過是對“發文”運動情況的人為理想化的描述，這里面根本就沒有“收文”的位置，“收文”是如何運動的?如何對“收文” “全過程中連貫一致的管理”呢?顯然，從“收文”角度看，它難以解釋清“收文”是如何運動的。

2．2 從文件管理看其缺陷

信息時代的到來產生了大量的電子文件。由于電子文件的一些特征，我們將面臨對其管理嚴峻的挑戰。這使文件生命周期理論受到了質疑。為了使文件生命周期理論適應對電子文件的管理，對其進行了修正，提出了電子文件生命周期理論。我國學者從電子文件生命周期的角度，對文件運動階段的“四分法”重新加以詮釋，認為：“第一階段，文件的孕育形成階段，是文件制作者從設想、設計，到最終草擬，制作、正式形成文件的過程”；“第二階段為文件的現實使用階段，即現行階段”：“第三階段是文件的暫存階段”：“第四階段是文件的永久保存階段或歷史階段”。并認為：“必須把對所有各階段文件的管理看作是一項綜合性的系統工程。檔案部門必須自始至終、從頭到尾參與對電子文件的全程管理”。這樣問題就出來了。這種四階段的劃分和全程管理，對于“發文”來說，可能是一種理想的模式，也有可能會實施。但是，對于“收文”來說就不那么簡單了。對“收文”，在其孕育形成階段，如何對其從設想、設計，到最終草擬，制作過程的管理控制?作為“收文”者是無法對這些進行管理的，也根本不可能做到。對于“收文”者來說，如果不能對“收文”進行孕育形成階段的管理，那么，也就做不到對其“全程管理”。這樣，電子文件生命周期理論的“全程管理”就變得毫無意義。

文件連續體理論就是為電子文件的管理而產生的。文件連續體理論最重要的特點，就是主張對所有的文件實行連續的一體化管理，強調前端控制和全程管理。很顯然，文件連續體理論就好像是專為“發文”設計的。因為對一個單位來說，只能對“發文”進行從其形成(包括形成前、文件管理系統的設計)到文件作為檔案保管和利用的全過程進行管理。而對于“收文”。收到單位是無法對其包括形成前的全過程進行管理的，也就無法對“收文”實行連續的一體化管理，因此，文件連續體理論對“收文”來說同樣是毫無意義的。

2．3 從文件價值看其缺陷

“文件的價值形態及其有規律的轉化，是提出文件生命周期理論的主要依據。”“美國檔案學家謝倫伯格的‘雙重價值’就很具代表性。在他看來，文件首先具有對形成機關的原始價值，”即“第一價值”。“其次，文件還具有對其他機關和個人利用的從屬價值，”即“第二價值。它包括證據價值和情報價值，統稱檔案價值”。文件的“‘現行價值’是第一價值”。“非現行價值” “既包括有第一價值，又包含有第二價值”。對于文件第一價值和第二價值以及現行價值和非現行價值的劃分，初看很是符合文件生命周期理論中對文件價值的劃分，也與其運動階段相吻合，但是，如果仔細分析，籠統地把文件分為具體的“發文”和“收文”就有問題。對于“發文”和發文單位來說，其“發文”的文件價值應屬于第一價值，亦即現行價值，但是，從圖二和“發文”的概念看，其現行價值并沒有在發文單位發揮和體現。而是直接進入文件的第三階段即文件的休眠階段，基本上也就是進入檔案階段，應該說體現的是文件的第二價值，也就是非現行價值即檔案價值。但這又與文件的第一價值概念相矛盾。而對于“收文”和收文單位來說，站在文件的現行作用上看，這時的文件正處在文件的第二階段即現實使用階段，發揮的是文件的現行價值和作用，應該屬于文件的第一價值即現行價值。但是，站在“收文”的角度來看，此文件不是對原發文形成機關的原始價值，也就不是文件的第一價值，而是對“發文”以外的其他機關和個人利用的從屬價值，即文件的第二價值(檔案價值)。此時“收文”對收文單位來說實際上是呈現文件的第二價值即檔案價值。這顯然與文件的雙重價值觀點相矛盾，不知是文件的雙重價值觀有問題?還是文件的現行價值和非現行價值劃分有問題?還是文件的價值形態及其規律的轉化有問題?還是文件生命周期理論有問題?當然，也有學者這樣解釋，對文件…形成者’的含義應作廣義的理解，既包括文件的制作者，又包括受文者。 然而，該學者既未說明為什么要對文件形成者作廣義理解，也未說明為什么文件的形成者就應該又包括受文者。但是，對照上述的問題，顯然是為了彌補上述的缺陷。對于這種解釋，筆者認為不妥。文件的形成者只能是文件的制作者。正如該學者所說：“文件的設計制作形成階段，即文件制作者從設想、設計到書面文件的撰寫，表格的填寫”等，“這是一個設計和積累、記錄信息、表達思想、意圖，賦予文件以現行價值的過程”。對“受文者”也就是收文單位，他們能在此“收文”中表達自己的思想和意圖嗎?能賦予其現行價值嗎?他們所能做的只是按照發文者的思想意圖辦理執行。“受文者”如何能成為文件的形成者呢?

文件連續體理論認為：“文件在形成時就有可能同時擁有了第一價值和第二價值兩種價值”。這顯然是對“發文”來說的，對“收文”來說，收到它時擁有什么價值?是第一價值，還是第二價值?還是有持續價值的文件?不得而知。

3 結語

文件生命周期理論和文件連續體理論傳入我國后得到了許多專家的關注和認可，然而對它的缺陷探討得不多。如果站在“收文”的角度來看兩者，我們可以明顯地看出兩者的缺陷，而且這些缺陷都是兩者不易解決的問題。究竟是文件生命周期理論和文件連續體理論錯了?還是“收文”的檔案身份錯了?就是站在“發文”的角度看文件生命周期理論也有問題。這些值得深入研究探討。

(作者單位：濮陽市檔案局)