有償整理檔案對歸檔率的影響

時下，隨著檔案服務(wù)領(lǐng)域的拓展、服務(wù)方式的創(chuàng)新，有償整理檔案的服務(wù)在縣區(qū)廣泛開展。立檔單位把每年應(yīng)該歸檔的文件(以文書檔案為例)全部送到檔案整理服務(wù)部門統(tǒng)一整理，包括裝訂、分類、鑒定、排序、編號、編目、裝盒等。

這一服務(wù)措施有效地扼制了基層單位歸檔文件多年不整理的現(xiàn)象，解決了基層檔案人員兼職過多無暇顧及歸檔文件整理和業(yè)務(wù)不熟的問題，避免了每個單位都購買裝訂機(jī)的不必要投入，使歸檔文件整理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度明顯提高。但有償整理也是一把雙刃劍，在提高歸檔文件整理水平的同時，也使文件的歸檔率逐年下滑。

筆者通過多方了解，獲悉某縣供銷部門從1996年至2005年未歸檔的暫存文件保存完好，而且是在2001年歸檔文件改革后，委托檔案整理服務(wù)部門整理的。筆者在該縣檔案局同志的協(xié)助下，對這個單位未歸檔的暫存文件和已歸檔的文件分別進(jìn)行了復(fù)查登記和逐年登記，將數(shù)據(jù)匯總后形成如下三表，

1 文件歸檔率下降情況

從表一可以看出，該單位1996-2000年的歸檔率基本平穩(wěn)，變化不大。在2001年實(shí)行有償整理后，其文件歸檔率則由2000年的95．3％下降到94．1％：到2005年則下降到92．5％，與2000年相比下降了2．8％。

從表二可以看出，不相隸屬的同級機(jī)關(guān)的文件歸檔率下降最為明顯，2000年的歸檔率為95．9％，到2005年下降到了85％，下降了10．9％。

從表三可以看出，在不同保管期限中，定期檔案(歸檔文件整理規(guī)則實(shí)行后，南陽改為兩個保管期限，分別為永久和定期)的歸檔率下降也很明顯，2000年的歸檔率為95．9％，到2005年下降到了89．8％，下降了6．1％。

2 文件歸檔率下降的原因

通過復(fù)查，我們發(fā)現(xiàn)該單位暫存有許多應(yīng)歸檔而未歸檔的文件。這些文件主要是各部門需要貫徹執(zhí)行的、同級或不相隸屬機(jī)關(guān)的普發(fā)文件，其次是本身產(chǎn)生的不太重要但需要?dú)w檔的文件，突出表現(xiàn)在非紅頭文件、會議記錄等非正式文件上。這類文件歸檔后一般都劃為定期保存，所以歸檔率下降主要表現(xiàn)在定期檔案的歸檔率下降。其主要原因是：

2．1 縣直單位的經(jīng)費(fèi)普遍比較緊張，因?yàn)槭怯袃斦恚瑲w檔文件越多花費(fèi)就越大，相反歸檔文件少就可以節(jié)約開支。因此，部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員就有意識或無意識地在收集來的文件中優(yōu)中選優(yōu)，把自己認(rèn)為重要的挑選出來送去整理，而把同級或不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的雖非針對立檔單位但需立檔單位貫徹執(zhí)行的法規(guī)、規(guī)章排除在歸檔范圍外。

2．2 實(shí)行有償整理后，有償整理服務(wù)部門為了提高工作效率，多數(shù)定人員、定任務(wù)，而任務(wù)完成的多少往往是看其完成了多少個單位的檔案整理任務(wù)。所以負(fù)責(zé)整理的人員為了趕任務(wù)，盡量壓縮歸檔文件的份數(shù)。

(作者單位：南陽市檔案局 組稿人：張懷珍)