文件與檔案

文件與檔案本為一物，抑或是不同性質的兩個事物?這似乎是個布滿各種陷阱、不斷讓各路英雄好漢紛紛自投羅網、或陰溝翻船的陰險問題。或者，從某種意義上說，也許這不過是一個偽問題。對于愛惜自己羽毛的腕兒來說，弄不好雖不至于一世英名毀于一旦，但也會在開屏之時不小心露出身后的光屁股蛋。因此，這一溝渾水可輕易趟不得。幸好，咱不是什么英雄好漢，所以也不妨渾水摸魚一番。 所謂“柿子要挑軟的捏”，咱先摸一摸捏一捏“文件”這物事。為啥?因為大伙對于文件概念基本上已達成了一定的共識，認為可以從狹義和廣義兩個方面去定義。

早期的文件就是指狹義的文件，即公文或文書(國內的更狹義，也就是指現行公共文件，而國外從來就沒有僅限于現行文件)。我們從國外文件定義的發展歷程就可以更明確地看出這樣的趨勢，原本只屬于行政機構產物的文件逐漸淡化其官方色彩，從公共文件向“社會記憶”拓展，文件的外延也相應越來越擴展。

一方面，關于狹義的文件定義可以是五花八門，而另一方面，廣義的文件定義正逐漸趨于一致。原因很簡單，只有廣義的文件定義才可能具備廣泛的認同性，才可能形成“在全世界普遍都能得到認可的、‘放之四海而皆準’的、可以反映事物本質和客觀規律的概念”。

“文件”的常用英文術語是“records”，而“record”的本來含義是“記錄”。文件就是人們在從事各種活動或事務中形成的“信息記錄”或“記錄信息(源)”(recorded information)。通俗點說，就是“辦事”之前的準備、開始、中間過程及完事之后，都有一整套相關程序及記錄。由此看來，所謂的直接形成、原始性等，不過是為了保證具備一種“正當”的證據性而已。

而據說，我們今天十分強調的檔案原件意識，在古代的檔案管理中還是模糊的、不自覺的，或者說所謂的原件意識是我們強加上去的。那時往往“僅注重檔案信息內容的真實可靠性，檔案保護的手段則通過‘修寫’”，——重抄一份或數份就足矣。在春秋戰國時期，群雄逐鹿熱血沸騰，人們內心的野性和本真還沒有被各種繁瑣禮教所束縛，只需要內心真實的情感流露，這不也是在追求內容的真實性嗎?那才是真正的“百花齊放百鳥爭鳴”啊。

相對而言，廣義的文件定義比較容易達成共識，并且這已經很接近廣義的檔案定義了，可能少的是“保存”二字。而國外不少的文件定義中也有“保存”字樣，因而在此意義上說“文件就是檔案”也算不得什么胡言亂語。當然，關鍵在于如何理解“保存價值”。

但話說回來，只有當文件可以作為檔案的屬概念之后，我們才能進一步討論，檔案是文件的一部分還是文件的全部?究竟什么樣的文件才是檔案?正是在這樣的前提下，國際檔案理事會的法語定義與英語定義才產生不同。

國外似乎不存在這樣的困擾，但在國內確實有不同觀點，認為文件不能涵蓋所有的檔案，比如“科技文件材料”的提法就很有意思。因為在某些人看來，文件外延擴展的同時，也有一些東西混進“革命隊伍”來了，而且這些非主流材料有不少還成了“先進分子”，還要“入檔”，比如圖書期刊、圖紙、照片、磁帶、磁脅、光盤等，甚至還有各種標本和模型。不能就這么輕易放過這些“知識分子(載體)”，至少也要帶個帽子吧，比如“可以改造好的”之類的尾巴，于是這些東西就用“文件材料”來稱呼，意思說你們還不是根正苗紅的“文件”。

另外，實物檔案、口述檔案的提法也值得關注?！皩嵨餀n案”就像“有腦人”的說法一樣顯得有點兒累贅，以至于可能使人產生疑問：難道有什么檔案不是實物?不過這倒也無傷大雅，只要它是信息記錄就行。但問題是，那些標本和模型是用何種人工標識符號記錄的呢?至于口述檔案，既然產生于口述活動，當然也是文件，成為檔案則屬正常。

這樣看來，文件是可以作為檔案的屬概念的。而對于什么樣的文件才能成為檔案，就集中在憑證性的保證及“保存”二字上了。 也就是說，如果文件的法定憑證性能通過各種管理手段確定下來，它就具備了檔案的“憑證價值”(或保存價值)，即可以轉化為檔案。至于何時，是在文件形成之時，還是經過“檔案化”處理或存檔，或須辦理嚴格的歸檔手續，甚至是進館?則不必苛求統一，也無法統一。

實際上，在工作實踐中也是如此。由于所有的文件都具有各自不同的保存價值和特定的保存地點，因此不同種類、不同類型文件何時轉化為檔案、保存在何處是差異較大的。進而言之，對于什么叫檔案，不僅古今中外有差異，就是在中國，針對不同種類、不同類型的文件，答案也可以是多種多樣的。最終目的只有一個：便于管理和有效地提供利用。

也許，這種基于文件概念普適性的特色，才是中國檔案學所應追求的特色，這比什么實物檔案、現行檔案之類的提法更實在些。

(作者單位：廣西民族學院管理學院)