唐河縣鄉鎮縣直機關文件歸檔情況的調查與分析

在2005年的鄉鎮機構改革和2006年的公務員登記期間，縣委、縣政府機關檔案室和縣檔案館門前車水馬龍，一派“生意興隆”的景象，僅檔案館平均每天接待59人次。查檔人員幾乎是清一色的各鄉鎮、縣直機關的檔案員，所要查閱復印的都是縣委、縣政府近幾年頒發或轉發上級機關政策法規和人事任免獎懲類的普發性文件。這一現象毋庸置疑地說明了各機關的文件歸檔工作存在著嚴重的問題。為了弄清情況、查明原因、研究對策，筆者對全縣20個鄉鎮、90個縣直一級單位2001－2005年的文件歸檔工作和檔案員的有關情況進行了調查。調查結果顯示，110個一級單位的142名檔案員竟有134人身兼數職且更換頻繁：110個單位僅有5個單位制定了本單位的《文書材料整理及歸檔辦法》與《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》：執行“隨辦隨歸”制度的單位為0。通過這次調查，筆者也真正認識到機關檔案員的重要性，因為他可以使一個單位的文件歸檔數量由幾百件銳減到幾十件，也可以由幾十件飆升到幾百件。

1 唐河縣一級單位檔案員情況

1．1 專業年限、文化水平及專業知識情況

從表一可以看出，在全縣110個一級單位的142名檔案人員中，從事檔案工作20年以上的僅有5人，占3．52％；從事檔案工作11～20年的16人，占11．27％：從事檔案工作6～10年的26人，占18．31％：從事檔案工作3～5年的27人，占19．01％：從事檔案工作1～2年的高達68人。占47．89％。在去年的鄉鎮機構改革中，20個鄉鎮就有9個鄉鎮更換了檔案員，占20個鄉鎮的45％。

從表一還可以看出，機關檔案員的文化水平、專業知識參差不齊。在這142名檔案人員中，大學本科畢業的僅13人(占9．15％)，專科畢業的33人(占23．24％)，中專畢業的79人(占55．63％)，高中畢業的9人(占6．34％)，初中畢業的8人(占5．64％)；檔案專業畢業的為0，經過省檔案局培訓的3人(占2．1l％)，經過市檔案局培訓的39人(占27．47％)，經過縣檔案局臨時以會代訓的65人(占45．77％)，沒有經過培訓的35人(占26．65％)。

機關檔案員的經常流動，使得唐河縣從事機關檔案工作的專業干部隊伍很難形成。目前，全縣一級單位的檔案員中具有專業技術職務的僅有8人(見表二)。

1．2 專、兼職情況

全縣110個縣直、鄉鎮一級單位的142名檔案員，專職的僅有8家8人，分別占單位總數、人員總數的7．27％和5．63％：身兼數職的多達102家134人，分別占單位總數、人員總數的92．73％和94．37％。兼職的134人中，兼辦公室主任或文秘與內勤工作的27人；兼收發、打印、機要、保密、計生等工作的35人；兼財務、通信員、工青婦、老干部、司機等工作的72人。

2 唐河縣一級單位文件歸檔工作情況

2．1 機關檔案工作制度建設情況

從表三可以看出，全縣110個縣直、鄉鎮機關僅有5家檔案室按照《細則》和機關檔案室升級要求建立健全了《文書材料整理及歸檔辦法》、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等各項機關檔案工作規章制度，占全縣一級單位的4．55％；按照機關檔案室升級要求建有五項制度的31家，占全縣一級單位的28．18％：制度不齊全的68家，占全縣一級單位的61．82％；沒有制度的6家，占全縣一級單位的5．45％。2，2 按照《細則》“隨辦隨歸”，做好平時歸檔工作的情況

從表四可以看出全縣一級單位中，機關檔案員按要求、按標準做到“隨辦隨歸”的為0：將已經處理完畢的文件材料粗略地按級別集中存放的12家，占一級單位總數的10．91％：平時將部分處理完畢的文件材料收集到檔案室，到第二年再把其余的文件材料收集齊全整理歸檔的69家，占一級單位總數的62．73％：平時一點也不收集，到第二年接到縣檔案局歸檔通知后才開始收集歸檔文件的29家，占一級單位總數的26．36％，

近年來，隨著唐河縣經濟社會的迅猛發展，各鄉鎮、機關的事務愈來愈多，服務功能愈來愈完善。按照常規思維，各單位相應歸檔的文件應該是愈來愈多，但實際情況卻不盡然。為此，我們特意選擇了近幾年機構穩定、單位規模有大中小之別的唐河縣教體局、水利局、氣象局、畜牧局和經濟實力最強的桐寨鋪鎮、經濟實力居中的張店鎮作為抽查對象，對其2001-2005年的文件歸檔數量進行了詳細統計。其結果使我們倍感意外和震驚，即本文開頭所說的“銳減與飆升”。

從表五、表六可以看出，上述單位歸檔文件數量呈總體下降趨勢。桐寨鋪鎮的歸檔文件數量由2001年的552件下降到2005年的410件，下降了25．72％；張店鎮由2001年的461件下降到2005年的175件，下降了62．04％：教體局由2001年的487件下降到2005年的440件，下降了9．65％：水利局由2001年的339件下降到2005年的216件，下降了36．28％：氣象局由2001年的66件下降到2005年的45件，下降了31．82％：畜牧局由2001年的229件下降到2005年的96件，下降了58．08％。

從表五、表六還可以看出，上述單位的歸檔文件數量不僅下降趨勢明顯，而且忽高忽低現象更為突出，如桐寨鋪鎮、張店鎮的永久檔案2001年分別為384件和320件，2003年分別為78件和36件，分別下降了79．69％和88．75％：教體局的定期檔案2001年為204件，2003年只有78件，下降了61．76％。

3 原因分析

唐河縣鄉鎮、縣直機關文件歸檔工作的問題是顯而易見的。其主要原因是：

3．1 機關檔案員的高頻性流動，低層次的專業知識，使其難以把握本機關的文件歸檔范圍。由于機關檔案人員更換頻繁，流動性大，導致縣檔案局每年雖然組織數十人參加市檔案局的檔案業務知識培訓班，但等到下一年度文件歸檔時又有許多新面孔，縣檔案局每年不得不采取以會代訓形式再進行臨時培訓。如此年復一年，“訓不勝訓”使得機關文件歸檔工作“常講常新”，機關檔案員的專業知識水平和機關的檔案工作水平始終處于“初級階段”，

3．2 絕大多數機關檔案員身兼數職的客觀現實，再加上責任心等方面的因素，使他們無暇顧及平時的文件收集歸檔工作。“隨辦隨歸”也只能是檔案部門的一廂情愿，

3．3 我們檔案部門自身的原因：一方面由于人員少、任務重，急于完成當年的歸檔任務，而忽視了文件歸檔齊全問題：另一方面也有個責任心和指導監督不到位的問題，假如遇到如上所述歸檔文件驟減的情況，多問幾個為什么，多與檔案員溝通一下，其文件歸檔數量也不至于由上一年度的幾百件減少到下一年度的幾十件。

(作者單位：唐河縣檔案局 組稿人：張懷珍)