文書檔案連鎖法與文件生命周期理論之比較

摘 要：本文就適用范圍、理論完整性、管理程序和處理環節、文件與檔案關系等方面對文書檔案連鎖法與文件生命周期理論進行了比較，并將兩者在實踐環節方面進行聯系和融合，借以深化理論學習，進一步提高檔案管理水平。

關鍵詞：文書檔案連鎖法 文件生命周期理論文檔一體化名檔案學大家吳寶康教授曾說：“應該說在80年代‘文件生命周期理論’傳人中國之前，早在50年代就已有研究，甚至可以追溯到更早些時候。”“可以追溯到30年代的行政效率運動中的文書檔案連鎖法。”那么，究竟文書檔案連鎖法與文件生命周期理論之間有著怎樣的聯系，筆者對此作了初步的分析。

1 “文書檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的區別

1．1 適用范圍的比較。文書檔案連鎖法是20世紀30年代我國文書檔案工作發展的結果，是針對政府機關文書檔案工作的種種弊端提出來的。它的推行就是要在一個機關范圍內統一文書檔案工作的程序，簡化手續，使原本相互脫節、各自為政的兩項工作融合在一起，以改變當時國民政府機關存在的收發文無總號數。行政(管理)不集中，遺失文書不易查考和新舊檔案不能劃一等弊端，以此提高機關的辦事效率。它注重的是機關內文書、檔案工作程序上、方法上的改革，所構筑的是機關內文書檔案合一的工作系統，而沒有考慮到該系統與其他機關和社會的廣泛聯系。

那什么是文件生命周期理論呢?著名檔案學者何嘉蓀先生指出：“文件從其形成到最后銷毀或作為檔案永久保存，經歷了一個完整的運動過程。研究文件運動的這一發展過程及規律的理論被稱為文件生命周期理論。”換言之，研究文件運動全過程的演變規律、階段劃分、各階段特點與聯系、以及相應管理行為的理論，就叫做文件生命周期理論。何嘉蓀先生曾如此評價：“文件生命周期理論是檔案學的基本理論”。該理論“是全世界檔案工作者的共同財富”，“是放之四海而皆準的”。我們不難判斷，文件生命周期理論是一個開放的系統。

1．2 理論完整性的比較。文書檔案連鎖法，概括地說，就是由總收發室按既定的分類方案，將本機關全部收發文進行分類編號，采用三聯單進行一次登記，然后把文件送至主辦單位，經辦完畢的公文隨即由機關檔案室進行立卷。根據連鎖法，似乎文件運轉到檔案室就是整個文書檔案工作的終結。而事實上，文件向檔案室歸檔只是檔案工作的開始。連鎖法根本沒涉及文件的檔案管理階段。因此，連鎖法不可能揭示文件運動全過程中不同階段的價值形態、服務對象、管理方式的不同特點。

文件生命周期理論的內涵之一就是：依據文件的不同價值及文件運動過程可將其劃分為不同的階段。文件在每一階段因其特定的功用和價值而與管理形式、保存場所之間存在一種內在的關。系，包括檔案室前的保管階段、檔案室階段、檔案館階段。文件生命周期作為文件——檔案運動的一種客觀存在，它既是對文件——檔案運動一個周期內變化特征的形象描述，也是對整個文件——檔案運動周而復始、連續不斷發展歷程的生動概括。因此，文件生命周期理論也就合理地解釋了一個運動周期內文件——檔案的內在邏輯性，科學地揭示了整個文件——檔案運動呈周期性無窮變化的必然規律性，是一個完整的理論體系。

1．3管理程序和處理環節的比較。仔細研究文書檔案連鎖法，不難發現，連鎖法指導下的文件運動依次呈現為文件的形成、文件的分類編號、文件的現行使用、文件的歸檔和檔案室管理四個階段。而文件生命周期理論與其則有明顯的區別。美國著名檔案學者詹姆斯，B，羅茲提出的文件運動過程的劃分模式比較具有代表性，即文件的形成階段、文件的使用與維護階段、文件的鑒定和選擇階段、文件的檔案管理階段。

連鎖法先對文件進行分類、編號、登記，再交由機關部門使用。它的理論基礎是：文件的分類立卷總是以文件的作者、通訊者、時間、地區、問題、名稱等不同特征為基本依據，這些特征在文件形成之時就已經具備了。所以，于文件收發之際就進行分類工作是完全行得通的。另外，編號和登記在文書工作和檔案工作相互脫節的情況下，是要重復進行的，每份文件經收發室、承辦單位、檔案室都要進行一次編號、登記。結果是同一份文件有多種編號，越編越亂。文書處理與檔案管理中的編號、登記都是針對同一份文件，它們的內容和功用又都大致相同，因此，層層編號登記也就失去了意義，由收發室采用三聯單的形式，統一編號登記就能滿足需要，可免除許多重復勞動，又避免了工作中的錯亂。文書檔案連鎖法以預計產生的文件為基礎。其中總收發室擬制的分類方案，與檔案室分類立卷原則(即以一組密切相關的全部歸檔文件為對象)相比較，實際上只起對單個文件的分類作用，而沒有考慮一組文件之間密不可分的立卷問題。這樣，檔案的保管單位成了“單份文件”，人為地割裂了文件問的聯系，從而容易給文件轉化為檔案之后的系統管理和提供利用帶來困難。

與之相對，文件生命周期理論以已經產生的文件為基礎，對發揮完現行效用的文件進行鑒定、選擇、著錄和標引，以至歸檔保管。這是由單份文件組成的一個具有相對系統性的有機體系。其中對文件的分類就是在這一組密不可分的文件整體所形成的案卷基礎上進行的，保證了館(室)藏檔案系統而完整，且便于檢索和利用。因此，我們說，文件生命周期理論是對文件線形運動過程的科學概括。

2 “文書檔案連鎖法”與“文件生命周期理論”的聯系

首先，兩者在文件與檔案關系的問題上相互印證、同出一宗。文書檔案連鎖法的思想理論依據是：文書和檔案本來就屬于同一個事物，是同一個事物的不同過程。文書檔案連鎖法的積極倡導者和組織者——內政部次長甘乃光等人就曾提出“文書收發與檔案管理之連鎖，概以文書和檔案本不能分，檔案原為歸檔之文書，文書即未歸檔之檔案，二而實一者也。何魯成在《檔案管理與整理》中也持同樣的觀點：“實則文書與檔案原為一物，所謂文書，所謂檔案，僅以表示一物之不同過程。收發與管卷，亦不過為同一物之不同處理，收發在傳遞文書，管卷在管理文書，責任不同，目的不同，而處理物之對象則皆為文書也”。“文書與梢案本是同根所生”成了文書檔案連鎖法的根本所在。

文件生命周期理論認為，文件的運動是一種呈線形的群體運動。文件從其產生經過現行執行效用的實現而被暫時保存起來，直到全部使用目的達到再無價值而被銷毀，或者因為還具有永久保存價值而轉化成檔案的全過程，就是文件的生命周期理論。因此，文件生命周期理論從文件運動的整體性出發，以“大文件”概念作為理論的出發點。所謂的“大文件”就是指文件從形成到銷毀或永久保存是一個完整的過程，文件生命周期理論就是以此為基礎，對文件、檔案進行科學處理與有效控制。由此可見，文件轉化為檔案不是文件本身發生了質的變化，文件與檔案在其物質形態、信息內容、本質屬性等方面是完全同一的。在這個問題上，文書檔案連鎖法和文件生命周期理論如出一轍。兩者都把文件到檔案的轉化視為一個緊密有序的銜接過程，文件和檔案只是同一樣東西在前后不同階段的不同表現形式。同時也表明了文書工作和檔案工作之間存在著的時間上的相繼關系。對文件、檔案運動規律的研究是文書檔案連鎖法和文件生命周期理論的共同點，也是我們研究的基礎。

其次，兩者在實踐的操作過程中都體現了“文檔一體化”的改革思路，即從文件處理和檔案管理的連續性和整體性規律出發，按照統一的規范和標準組成一個綜合的管理大系統，以實現對文件和檔案管理的整體優化，達到提高行政效率和工作質量，提高文件、檔案查全率和查準率等目的。

連鎖法和文件生命周期理論在文件與檔案管理統一性的認識基礎上實現了“文檔一體化”的管理，文件成為檔案的屬概念，檔案成為文件的一個子類、文檔一體化實際上就成了文件的全程管理。

3 由此引發的思考和構想

通過對文書檔案連鎖法和文件生命周期理論的比較，我們發現兩者之間既存在共性，又有差異。筆者的論述尚且淺薄，只希望能給我們帶來點啟示。

3．1 文書檔案連鎖法作為20世紀30年代國民政府文書檔案改革運動的主要內容，在特定的時代背景和條件下發揮了重要的作用。今天我們在研究文檔改革的過程中一而再、再而三地提及文書檔案連鎖法，并不厭其煩地將其與文件生命周期理論相比較，是因為連鎖法作為集中統一管理文書檔案工作流程的具體做法，其影響是深遠的，有很多地方值得我們借鑒。我們在深化學習和研究的過程中要去其糟粕，取其精華(——三個“統一”)，為機關檔案室所用。三個“統一”。是文書檔案連鎖法的具體實施思路。因此，我們要將三個“統一”的思想貫穿于機關檔案室工作，主要表現為：“統一分類”，即指由收發室根據既定的分類方案進行統一分類，機關檔案室則不再另行分類，且需根據其類別進行文件材料的歸檔：“統一編號”，即指由收發室統一編定全機關總收發號，取消機關內各承辦單位或部門的各自編號，檔案室亦需根據此統一的編號保管有關檔案：“統一登記”。即指由收發室采用三聯單對所有收發文進行一次性登記，其中一份存收發室，一份隨文傳閱后歸文書部門，一份歸檔案室。正如殷鐘麒在《中國檔案管理新論》中指出，實行三個“統一”具有以下二三個優點：“(一)收文號統一，檢查方便；(二)登記統一，減少重復錄由繁重手續；(三)分類統一，公開檔案，調閱敏捷。”

也許有些人會有此疑惑：各檔案室實施連鎖法的分類標準比較自由，沒有統一的要求，且各成體系。檔案館在將檔案接收進館的過程中往往要進行重新整理，要花費更多的精力，豈不更勞民傷財?這種擔心不無道理。但在實際工作中，我們發現，檔案室雖然與檔案局(館)之間存在業務指導火系，但由于行政隸屬關系的局限，檔案室的業務程序是缺乏與檔案館有效銜接的。就算檔案室不實施連鎖法，檔案室的許多工作成果也不能直接為檔案館所利用。檔案館不得不重新進行諸如檔號的編制、案卷的分類排列、檢索工具的編制等大量的低水平重復勞動，影響了檔案工作整體水平地提高。這是難以避免的。我們說“要在機關檔案室工作中借鑒文書檔案連鎖法的核心內容”，就是希望將文件、檔案工作相聯系的內容相配合、交融。精簡不必要的環節，將原本分做兩個階段進行的工作于文件收發之關口一次性完成，實現文件登記與檔案著錄同步同卡，提高機關檔案室的工作效率，縮減在整個文書——檔案生命運動過程中所消耗的勞動總量和花費的時間總額。

3．2 文件生命周期理論具有普遍的適用性，尤其對我們實現機關、企業事業單位“文檔一體化”的發展趨勢提出了具體要求：把現行文件的管理和檔案的管理納入到一個統一的管理系統內來進行。在該系統內，有統一的工作制度、統一的工作程序和統一的控制中心，使現行文件管理和檔案管理之間不再存在明顯的分野，使原本相對獨立又在不少環節上互相雷同的兩種管理體系真正從組織制度上和具體工作程序上交融在一起，從而發揮系統的整體功能，求得系統的最高效率。當今的“一體化”不僅是機關內文書、檔案工作程序、方法上的融合，而且涉及相關管理體制上的改革：不僅針對機關，而且涉及全國文書、檔案工作系統：不僅著眼于為機關工作服務，而且還要滿足檔案進入檔案館后社會利用的需求。因此，今日“一體化”的核心是綜合管理和全程控制，建立起全國規模的、統一的文書檔案管理體制。建立起文檔工作管理的開放型模式。我們在客觀分析該理論的基礎上要注意促進其普及、應用和進一步發展，進而結合我國文書檔案工作的實際，實現文檔生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化，并推動文檔一體化與其他多種信息資源(圖書、情報等)的一體化進程。正如吳寶康教授所言： “我相信文件與檔案管理的一體化，是我們檔案工作中的一項重大的根本的改革措施。它不僅是時代發展的需要，而且在文件運動周期理論或文件生命周期理論的指導下，它是終將會實現的。”

(作者單位：中國人民大學信息資源管理學院)