論檔案形成在前

摘 要：本文通過人們認識到檔案是社會記憶，是記憶工具的觀點，對“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點進行了質疑和反思。提出了“檔案形成在前”的觀點。認為檔案是記憶工具，所以形成在前：檔案之義形成在前，而文件之意形成在后：檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件。

關鍵詞：檔案形成在前檔案 文件 關系 復制件

我國檔案界認為：“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿和精華”，“檔案是由文件轉化而來的”。“國外檔案界對檔案的來源已取得了共識，即檔案由文件轉化而來，或者說文件是檔案的前身”。然而，隨著對檔案的認識深入，許多學者認識到：“檔案未必來自文件”，“檔案中恐怕還會有不屬于文件范疇的東西”，“檔案不是文件的一部分”，“文件很難涵蓋檔案”。有學者對先秦的檔案思想進行研究，認為：“檔案之義先于文件”，“從文字的產生和發展來講，‘書’(記錄)為源而文件為流。即檔案在前文件在后。”由于越來越多的檔案現象無法用文件來涵蓋，一些學者便對“文件”概念進行廣義的解釋。有學者就指出：“廣義文件概念的引入仍不能使‘檔案來源于文件’的結論成立”，而且“過度擴展的廣義文件概念等同于信息記錄材料概念，從理論上講毫無意義。”

電子檔案的大量產生對“文件是檔案的前身”的觀點提出了挑戰。盡管國內外學者提出了“提前介入”、“前端控制”和“全程管理”的觀點，但問題并沒有解決。如我國學者楊霞“提出了‘文件生命周期管理’的概念”。“丁海斌博士針對楊霞博士提出的檔案館如同長江下游，而文件形成機構如同上游，檔案館應當參與上游的活動(政府信息公開職能)的觀點提出‘上游污染，為何要下游治理?下游如何參與上游的治理?’的問題。丁博士認為，檔案館不可能防止‘上游污染’并參與‘上游的治理’”兩位學者的爭論，實質上說的就是文件與檔案的關系，在“文件是檔案的前身”的觀點下，有許多問題是難以說清楚的。如前身(上游)污染，檔案(下游)能否治理?檔案工作者是什么角色?有沒有權力控制文件形成機構的文件形成?等等。

面對難以用“文件是檔案的前身”解釋的許多檔案現象，是不是該換一個角度來看檔案與文件的關系呢?

為了能與同仁在一個平臺上探討這個問題，本文采用的文件概念是《檔案學詞典》中的狹義文件概念，即：“僅指法定機關、團體、企事業單位等形成的具有完整體式和處理程序的公文。”所采用的檔案概念是陳兆祦、和寶榮主編的《檔案管理學基礎》中的檔案定義，即：“檔案是原始的歷史記錄。”

1 檔案是記憶工具，所以形成在前

“檔案是原始的歷史記錄”，檔案“以兼具原始性和記錄性二者于一體的特點，區別于其他資料”。按照“原始”即“最初的，第一手的”解釋，檔案一形成就是檔案，就該是最初的，根本不存在“前身”的問題。應該說對檔案的本質屬性是原始記錄性的認識在檔案界已基本形成共識。然而，人們并沒有停留在這種認識上，而是不斷地探索。20世紀90年代以來，隨著聯合國教科文組織倡議并實施的“世界記憶工程”項目的展開，“記憶”成為檔案界的一個重要概念，1996年在我國召開的第十三屆國際檔案大會上，“檔案記憶”成為理論熱點。“據王德俊先生統計，在大會的20篇主、輔報告中，涉及‘檔案記憶’的有9篇之多。”2000年在西班牙召開的第十四屆國際檔案大會上，西班牙國王胡安，卡洛斯在開幕式中指出：“檔案館是保存人類記憶的各種表現形式，保存社會記憶、個人記憶的最權威場所。”2004年在奧地利召開的第十五屆國際檔案大會的主題更是直接地指向記憶，大會圍繞“檔案、記憶與知識”這一主題，討論了“檔案記錄的是誰的記憶?從檔案中能找到過去的什么記憶?記憶是如何形成的?”等等。我國學者也從記憶的角度對檔案的本質進行了思考，一些學者提出了“檔案，本質上是一種記憶工具”。“檔案是社會記憶的工具或存在物”。“檔案，在現代社會里，已經成為人們社會生活中不可或缺的記憶工具”。檔案是原始記錄，“記錄”與“記憶”是一脈相承的。記憶是人腦的信息貯存功能，人類認識世界和改造世界的一切活動都是從記憶開始的，其他活動都是建立在記憶基礎之上的。也就是先有記憶活動后有其他活動，否則，其他活動將無法進行。但是，人的記憶能力是有限的，作為單個人的壽命也是有限的。因而，必須借助于工具來彌補這種局限。檔案作為記憶工具，就是為了滿足人類記憶備忘的要求而產生的，它的產生延伸了人腦信息的貯存記憶功能一“可以說人們的社會記憶的需要，發展和創造了檔案”。檔案不僅延伸了人腦的記憶功能，而且繼承了人腦記憶的特性。也就是先有檔案的記憶功能，然后才有其他功能，其他功能都是建立在檔案形成在前的記憶功能之上的。檔案是原始的歷史記錄，是記憶工具，記錄的是原始記憶，所以檔案形成在前。其有兩層含義：一是從概念的產生時間順序上講，檔案之義形成在前，而文件之意產生在后：二是從檔案與文件的具體關系上講，檔案形成在前，它是文件的前身，而文件是檔案的“后身”，確切地說是檔案的復制件。

2 檔案之義形成在前，而文件之意產生在后

“人類最早產生的比較完備的記錄形式當首推檔案了，而其他記錄形式則是隨著歷史的發展，適應社會需要逐步產生的，它們在某些方面取代或發展了檔案的功能”，“許多其他記錄形式部分地源于或派生于檔案”。也就是說檔案之義的形成先于文件。這可從檔案的雛形“結繩記事”和“刻本為契”中看出端倪。“結繩”和“刻契”就是記載過去發生的事，其記事的主要目的在于幫助人們記憶，起到備忘的作用。它只有檔案的作用，而沒有文件的功用。文字發明的最初功能是為了記錄語言、記憶備忘的。文字產生之初，用于記載發生過的事，同樣，也只有檔案的作用，而沒有文件的功用。所以，“文字產生后，早期檔案是不經過公文階段而直接形成的。如左右史之記言行，占卜中形成的卜辭、記事刻辭等”。再如“《尚書》中的典、漠、訓、誥、誓、命，大部分是號令，‘這些辭原來似乎只是說的話，并非寫出的文告：史官記錄意在存作檔案，以備后來查之用’，而無文件之意。”文件之意是后于檔案產生的，是隨著社會發展的需要而逐步產生的，是從檔案的功能中分化出來的。在古代曾出現過檔案、文件為一體的階段、在這一階段，社會發展使檔案有了文件的功能，但是由于記錄困難、管理范圍有限，使它們為兩位一體而沒有分離。再后來，由于管理職能的擴展，社會分工的細化，文件從檔案中分化出來而產生了文件的概念，而檔案仍承擔記憶工具的功能，文件則承擔交流信息、管理功能。也就是“檔案之義先于文件”，“檔案在前文件在后。”

3 檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件

雖然有學者提出了“檔案之義先于文件”的觀點，但卻并未對其與“文件是檔案的前身”的觀點有什么關聯作出任何解釋，這令人遺憾。當把這兩個觀點放在一起時就會使人們產生許多疑問：“檔案之義先于文件”怎樣變成了“文件是檔案的前身”了?也就是“流”(文件)怎樣變成“源”(檔案的前身)呢?形成在后的文件能變成形成在前的檔案的前身嗎?事實上，檔案之義不僅先于文件之意形成，而且，在檔案與文件的具體關系上，檔案仍是形成在前。“檔案是原始的歷史記錄”，它一形成就是檔案，根本不存在“前身”和“轉化”的問題。檔案“作為具有原始記錄性的文獻，其原始記錄性是在其形成過程中生而造就的，而不是后來轉化出來的。”檔案作為記憶工具是不存在“前身”的，先有記憶工具(檔案)，然后才有辦事、交流信息和管理的工具(文件)。“交流信息’的功能是以‘記憶信息’的功能為基礎和先決條件的”，檔案“其記錄首先要承擔記憶工具的職能，其后才能形成管理職能”。因此，具有記憶功能的檔案形成在前，而具有辦事管理功能的文件形成在后。雖然，古往今來檔案和文件的載體有了很大的變化，但是它們形成的先后次序的規律沒有變。

在檔案產生之初，只有檔案而沒有文件。隨著社會的發展，檔案又有了文件的功能，產生了文件之意。但是，限于當時制作條件困難，辦事簡單，管理對象有限，這時的檔案與文件是一體的。也就是一份檔案，既是檔案又是文件，既滿足記憶的需要，又滿足辦事管理的需要。在檔案與文件經歷了一個兩位一體的階段后，由于社會的發展，辦事開始復雜，管理對象增多，分工開始細化，文件從檔案中分化出來。其分化的原因，就是獨份的檔案無法滿足日益增多的辦事機構和管理對象，只有多制副本，也就是檔案的復制件，才能滿足社會需要。文件也就是從制作檔案副本——復制件的那一刻，正式登上歷史舞臺與檔案分道而行。文件經過由手工書寫復制，到手工書寫復制加蓋印信，再到油印、鉛印、有固定的版頭、規范的格式，文件從外觀上看與檔案的差距越來越大。但是，從實質內容上看，它仍舊是檔案的副本——復制件，因為所有的文件都是依照檔案手抄繕寫或印刷復制的。檔案實質上是文件的前身，文件不過是檔案的復制件。檔案與文件的這種復制與被復制的關系，從古至今就沒有改變。

對于文件是檔案復制件的現象，把它放到歷史長河中去考察，會看得更清楚。兩周時期，《周禮》中記載：“凡邦之大盟約，涖其盟書，而登之于天府。大史、內史、司會及六官，皆受其貳而藏之。”也就是國家大盟約(檔案)要存放到天府(檔案館)，并將盟約(檔案)復制成盟約文件發給“大史、內史、司會及六官”，分別保管，踐約執行。《周禮》中還記載：“司民，掌萬民之數，自生齒以上，皆書于版，……獻其數于王，王拜受之，登與天府，內史、司會、冢宰貳之，以贊王治。”也就是由掌管百姓的官，將人口統計數字，呈報給君王，君王將其作為人口統計檔案存放于天府(檔案館)，并將其復制成文件發給“內史、司會、冢宰”等官吏，讓他們協助君王管理百姓。在唐代，《舊庸書》記載：“凡尚書省施行制敕，案成則給程以抄之，若急速荇，不出其日，……凡文案既成，勾司行朱訖，皆書其上端，記年月日納諸庫。”由此可見，檔案形成后即入庫保管。需要辦理事務下發的則依照檔案謄抄復制成文件后，發往各地去執行。若是需要急速辦理的，則不出一天就可以復制成文件發出，到“宋代有三日歸檔說”。宋徽宗崇寧年間(公元1102—1106年)的慕容彥逢在上給皇帝的《理會架閣札子》中“提出：‘應令逐案承受文字，己結絕及無行遣，限三日發送上簿，接續結押。’這就是旗幟鮮明地提出了三日歸檔說。”“‘限二日發送上簿’，即向架閣庫歸檔”。需要說明的是“歸檔”不是檔案形成的條件。即使理解為“歸檔”是形成檔案的條件，三日“歸檔”也是檔案形成在前。因為，在900年前的宋代，三日辦理完畢的不可能是文件，只能完成檔案復制成文件的工作。即使在今天，不是特別緊急的文件，也難以辦理完畢。在古代由于交通不便由中央發到地方的文件，沒有十天半月的時間是很難收到的，別說辦理完畢了。

然而，到了近代，由于滾筒油印機和打字機的出現，改變了檔案的復制手段，使檔案的復制(也就是文件的印制)變得便利。它復制的文件統——樣，不易涂改。印制的文件也越來越規范，文件與檔案原件的差距越來越大，因而也就改變了對檔案和文件關系的認識，原來的檔案變成了定稿、底稿或文件定稿，原來的檔案副本——復制件(文件)變成了文件的正本，再加上檔案管理工作的滯后，一般一年后將所謂辦理完畢的諸多文件正本中的一件歸檔而“轉化”為“檔案”。從而有了“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”認識。但是，人們仍強調和認為檔案“是最原始的記錄，是原本、原稿，……它保留著原來活動的歷史真跡，如當事人的手書或簽字。”“檔案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本，”檔案“在形體上都是唯一的，這種唯一的形體對于檔案的‘原始記錄性’來說具有無法替代的獨特價值(即使照原樣絲毫不差地復制了也使其失去了原有的價值)”，“嚴格意義上的檔案實質上都是指文件的定稿以及已歸檔保存的草稿。”這些認識無疑是正確的。這里指的檔案，不可能是文件“轉化”的“檔案”。試問文件“轉化”的“檔案”，有哪份文件是原稿、原本?哪份文件上有當事人的手跡?哪份文件是唯一的?“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”觀點，顯然與此認識是相悖的。實質上，文件正是檔案的復制件(至于將文件作為“轉化”的“檔案”保存，則另有原因，下文將專門論述)，而且，有原始記錄性特征的文件定稿(或稱定稿件、底稿)才是原本、原稿，才是“檔案‘原件’”，“打印的正式文件是‘副本’，是原始檔案定稿的‘手抄件’或‘復制件’”“‘手抄件’出現在印刷技術落后的過去，‘復制件’則可被看成今天大批文件的印制”。在今天，文件是檔案的復制件的性質并沒有改變。其理由：第一，檔案依舊形成在前。今天，雖然是按照“文件”形成一年后歸檔的，但這并不能說明“文件是檔案的前身”。在日常工作中可以看到，檔案作為記憶工具，在其形成后即被保存了。一般情況下檔案形成后(文件定稿經簽發印制成文件后)，就將檔案(文件定稿、發文簽、印制的文件)存檔保存。在一些大的機關、企事業單位，其內部的文書處理部門和業務部門都配有專人負責“文件資料”，許多單位還建立了檔案管理網絡，他們實際上是最基層的檔案管理人員。小管他們的名稱叫什么，他們保管的復制印刷成文件后就存檔的原始記錄，就是檔案了，一般在第二年立卷(歸檔整理)歸檔交檔案室保管。一般的機關、企事業單位，大部分都是文書處理人員兼檔案員，當檔案復制印刷成義件后，直接就存檔了。當檔案復制印刷成文件后存檔保存時，檔案已體現它的記憶功能了。而文件此時才進入分發階段，還不能發揮它的辦事、管理的功能。而且，許多文件要等很長時間才能發揮它的現行作用。例如，由十屆人大常委會二十三次會議通過的新修訂的《中華人民共和國合伙企業法》，2006年8月27日公布，自2007年6月1日起施行。也就是《合伙企業法》在2007年6月1日前，按照一年一度的歸檔，早已是檔案了，而作為文件，它只能等到2007年6月1日后才能發揮其作用，下頁的繪圖是檔案與文件關系及流程，從圖中可以看出，檔案從形成后就沒有離開過檔案人員的保管。存檔、歸檔只是保管形式的不同，并不影響檔案的形成。而文件發往有關部門、單位后就再也沒有回到檔案人員的手中。怎么能說“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉化而來的”呢?第二，檔案是唯一的，而文件則有眾多的復制件。檔案是原始記錄，不管是文件定稿，還是底稿、原稿、原本、原件，它只有一件，而文件則有眾多的復制件。一般有數份至幾千份同樣的復制件。如果說“檔案是由文件轉化而來的”，那么為什么只有其中的一份“轉化”成“檔案”了?其他的都轉化成什么了?第三，檔案作為記憶工具，記錄著其形成的全部過程，而文件不具備這種功能。一般的檔案都記錄著其形成、修改和核稿、領導簽發的過程。重要的檔案還有草稿、一稿、二稿、三稿(甚至更多)到定稿，有擬稿、核稿、領導簽發的簽字，有的還需要多個領導的會簽。而文件所承載的內容只是定稿的內容，最多還有簽發人的名字。如果要說文件有記錄功能的話，只是轉錄了定稿的內容和簽發人的名字，而且也不是原稿和簽發人的手書簽字。檔案記錄的其他過程，文件根本就體現不出來。其實文件本身就不具備這種記錄功能。例如，正在制定中的《物權法》雖經六審而未通過，但是這六審的原稿或修改意見會作為檔案保存的。到通過的那一天，正式印制的《物權法》文件，一定是依據最后的定稿復制的，而此文件，肯定不可能記錄其六審直到通過的全過程，只有檔案能做到。

隨著計算機的廣泛應用，不僅使檔案的復制更加快捷，復制的技術更加完善，達到原件與復制件難以區別的程度。但是文件是檔案的復制件的本質并沒有改變。文件依舊是檔案的復制件。在計算機上形成的原始記錄，首先要保存到硬盤上。在計算機硬盤上保存的這份原始記錄實際上正是檔案，是檔案的原件。而要辦理或執行的，則必須將這份檔案復制成文件，可通過以下幾種途徑復制：一是通過連接的打印機直接打印成紙質文件，或打印到蠟紙上。再油印成紙質文件：二是通過局域網、政務網或互聯網復制到有關部門的計算機上，形成電子文件：三是通過復制到軟盤、優盤、光盤上形成電子文件，然后帶回到有關部門再轉錄復制到其計算機上辦理執行。

從上述的論述中，可以看出古往今來都是沿著檔案形成在前，是文件的前身，文件是檔案的復制件的規律進行著，從沒有改變過。但是，并不是所有的檔案都要復制成文件作為辦事工具去辦理執行的。有些檔案從它一形成，僅僅是為記憶備忘、為編史修志而保存。如封建時代記錄皇帝言行和日常生活的起居注，它一形成就是檔案，由于不需要用它去辦理執行，也就無需復制成文件。《五代會要》中記載：“今之左右起居郎，即古之左右史也，唐文宗朝，命其官執筆立于殿階螭頭之下，以紀政事，后則明宗朝，命端明殿及樞密院直學士，皆輪流日歷，旋送史館，以備纂修。”《清內閣庫貯舊檔輯刊敘錄》中記載：“起居注，六科史書，均以備修史之用者。”在現代，如機關的會議記錄、工作筆記、工作日志等，都是為記憶備忘而產生的檔案。

4 把文件與檔案看成是“前身”與“轉化”關系的原因

在現在，之所以把文件與檔案看成是“前身”與“轉化”關系的原因有三個方面：一是存在著“立卷歸檔”(歸檔文件整理)這一參照項。檔案界普遍認為：“歸檔和集中保存，既是文件向檔案轉化的一般程序和條件，又是文件轉化為檔案的一般標志和界限。”“歸檔”成為形成檔案的必要條件。其實，檔案并不是因為立卷歸檔才成為檔案的，立卷歸檔只是檔案管理工作的一項內容。而檔案與檔案管理工作是兩回事。把文件與檔案看成是“前身”和“轉化”的關系，恰恰是檔案管理工作造成的。作為檔案來說，立卷歸檔與未立卷的沒有任何區別。但作為檔案管理工作來說，不立卷歸檔就不便于查找利用，立卷歸檔是檔案組織管理的要求，而不是檔案形成的必要條件。二是由于檔案管理工作滯后造成了人們誤認為文件形成在前，而檔案形成在后。三是存在著紙質檔案的“雙軌制”。現實中存在著大量的“文件”性檔案，它給人們以檔案都是由文件“轉化”而來的錯覺。但這只是表面現象，其實質是現代印刷技術條件下紙質檔案實行的“雙軌制”現象。在以手工抄寫為主的年代定稿(檔案)與其復制件(文件)，并沒有太大的區別。但隨著印刷技術的發展，印制(復制)的文件越來越規范，定稿與文件的差距越來越大，文件有版頭和大印，而定稿卻不再用印，這就使歸檔管理的問題復雜化了。定稿是檔案的正宗原件，由于不再用印，加上約定俗成地只認文件版頭和大印，使得定稿的權威性受到挑戰，而印制的文件并不具有原始記錄性，將定稿與文件一同歸檔，正好彌補了各自的缺陷，這時兩者成為檔案的統一體，這并不是文件“轉化”為檔案了，而是紙質檔案的“雙軌制”現象。而且這份文件從來就沒有離開過檔案人員的保管，何來的“轉化”?文件之所以被認為“轉化”為“檔案”，“是因為它的背后有定稿在起作用。如果沒有文件定稿，人們就會對正式文件的真實性、準確性產生懷疑”，“定稿與正式文件是不可分割的統一體。”事實上，這只是檔案歷史長河中特殊階段的一種特殊現象。

5 檔案形成在前說對數字時代檔案管理的意義

數字時代的到來，給檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。面對電子“文件”對系統的依賴性特點，于是提出了“提前介入”、“前端控制”、“超前控制”和“全程管理”等觀點，要求把對“檔案”的管理向前延伸到“文件”管理系統設計階段。但未免都有“手伸得太長”，“種別人田”之嫌，而且你“后身” (檔案)憑什么管“前身”(文件)的事?不是有學者已經提出：“上游污染，為何要下游治理?下游如何參與上游的治理?”的問題嗎?事實上，在“文件是檔案的前身”觀點下，這些問題是難以解決的，而“檔案形成在前”的認識，還了檔案的本來面貌，它可以突出檔案“記憶”功能是第一位的地位，改變檔案管理滯后于檔案形成的現象。“檔案形成在前”說如果還用上下游作比喻的話，那么檔案形成就是上游，這樣就使檔案管理者可以名正言順地參與或以主角的身份，解決電子信息管理系統中的檔案管理問題。

6 結語

“檔案形成在前”說的提出，是基于對檔案在我國歷史長河中的種種現象及在現實工作中實際情況的考察而得出的結論。但是，由于筆者的學識和掌握的材料有限，沒能對國外的檔案現象，尤其是古代的四大文明古國和歐美的檔案工作實際進行考察。因此，筆者思考所得出的結論在世界范圍內未必是正確的，這有待于進一步探討。

“檔案形成在前”說提出的理論基礎是基于檔案的本質屬性是原始記錄性。而何嘉遜教授對世界范圍內的檔案概念進行了比較研究，認為：“原始的(真實的)歷史記錄和有一定的保存價值，是檔案與文件共有的特性，不能用作兩者的區分標準，剩下的只有一條，檔案是人們按照一定規律有意識保存下來的文件有機整體。”這就是說檔案能夠區別于其他事物的本質屬性是人為指定性。筆者認為對檔案的本質屬性是原始記錄性還是人為指定性，是一個兩難的選擇，是選擇哪一個，哪一個更接近檔案的本質屬性，還需要進一步地深入思考。當然能否將這兩種屬性結合起來做出合理的解釋，更需要深入研究。

就立檔單位來說，“收文”不符合“檔案形成在前”說，而恰恰符合“文件是檔案的前身”的觀點。然而，這里有許多問題值得思考：在立檔單位保存的“收文”是不是檔案?“收文”是立檔單位在其活動中直接形成的原始記錄嗎?為什么在“收文”中絕大部分都沒有“轉化”成“檔案”，而只有一小部分“轉化”成“檔案”呢?究竟是什么原因?

(作者單位：濮陽市檔案局)