濮陽市衛生系統聲像檔案管理中存在的問題及對策

為了解濮陽市衛生系統聲像檔案管理的狀況，筆者對該系統128家鄉級以上醫療衛生機構進行了調查。這128家醫療衛生機構，其中市級14家，縣級38家，鄉級76家。這些機構從工作性質及職責劃分，主要包括全供行政事業單位，如市、縣(區)衛生局、疾病預防控制中心等；差額供給醫療保健機構，如醫院、婦幼保健院、衛校；自收自支機構，如濮陽市腫瘤醫院、濮陽市紅十字醫院等。

在128家機構中，縣級以上機構全部配備有不同的聲像設備，其中市衛生局、市疾病預防控制中心、市人民醫院、市中心血站等8家醫療衛生機構擁有先進的攝影、攝像器材，其他單位擁有小型攝像機、數碼相機等。鄉鎮衛生院擁有聲像設備的10家，其他66家盡管單位沒有設備，一旦有重大活動，也會利用不同渠道(如個人、外借其他單位等)開展攝影、攝像活動。這些單位共配備專兼職攝錄入員136人，其中，專職攝錄入員1人(濮陽市疾病預防控制中心)。這些單位雖配有聲像攝錄設備與攝錄入員，但聲像檔案的管理卻不容樂觀。其主要問題：一是管理制度不健全，聲像檔案難以集中統一管理：二是檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔；三是重大活動信息資料失控，聲像檔案流失嚴重：四是保管不科學，聲像檔案質量令人擔憂。

針對上述問題，筆者以為，應采取如下對策：

1 領導重視，強化對聲像檔案的認識。檔案管理人員要進一步宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》，積極爭取領導的重視與支持：將聲像檔案工作列入領導議事日程，納入單位工作計劃，確保一定的經費投入，按照有關規范化管理要求，配備必要的設備，為聲像檔案管理提供必不可少的條件。

2 建立健全管理制度，確保聲像檔案的完整、系統。一要建立聲像設備使用管理制度，把好采集關。聲像檔案資料的直接制作者是單位的攝錄入員，聲像設備使用要嚴格執行專機專人使用制度，為以后的收集、整理提供便利。二要制定聲像檔案的歸檔范圍、收集制度、管理標準以及相關人員崗位職責，以制度化、規范化的管理，為聲像檔案工作者創造良好的環境。在日常工作中，檔案管理人員要積極參與前期制作工作：活動結束后，要及時催收相關資料，變被動為主動，減少資料流失，保證聲像檔案的完整、系統。

3 加強對相關人員的業務培訓，提高管理水平。聲像檔案管理是一門科學。不經過系統培訓，不掌握相關理論和實踐技能，很難適應管理工作。因此，要盡快加強對檔案管理人員的系統培訓，使其掌握相關知識與技能。這是提高衛生系統聲像檔案管理水平的組織保障。

4 科學管理聲像檔案。聲像檔案的載體與其他檔案的載體不同。在管理上，應根據聲像檔案載體的化學成分、物理性能等，進行科學的管理。聲像檔案保管要專庫或專柜存放，庫房溫濕度應控制在最適合的范同內(溫度為14-24°C，相對濕度為40％－60％)，并做到防塵、防磁、防光、防火、防蛀等。聲像檔案工作者應定期檢查聲像檔案，對破損的聲像檔案應及時修復和復制：對長期保存且不常用的磁帶，每年要重繞一次，或刻錄光盤多套保存，確保聲像檔案的完好無損。

5 做好聲像檔案的開發利用工作。檔案的價值體現在應用中。因此要利用現代技術手段，進一步做好聲像檔案的開發、利用工作。對適合公開的聲像檔案可以拷貝、復制提供利用，也可以利用計算機建立聲像檔案數據庫，通過網上查閱的利用方式，實現聲像檔案信息的資源共享。檔案工作者平時要與業務部門密切配合，結合工作開展情況，最大限度地為各個部門提供完善的信息服務，也可以利用現有的聲像檔案資料，制作圖文并茂的宣傳版面、畫冊、DV等，開展衛生法律法規宣傳、疾病預防與控制大型活動等，使其在衛生事業發展中發揮積極的作用。

(作者單位：濮陽市疾病預防控制中心)