《檔案管理》調(diào)查報告統(tǒng)計分析

摘 要：《檔案管理》是目前檔案學(xué)檔案事業(yè)類13種核心期刊中唯一開辟有“調(diào)查報告”欄目的一家。本文通過對2002至2006年《檔案管理》調(diào)查報告欄目載文量、作者、研究主題、抽樣方法、資料收集方法、被引證情況的統(tǒng)計分析，得出《檔案管理》發(fā)表調(diào)查報告的一些規(guī)律和特點。

關(guān)鍵詞：檔案管理 調(diào)查研究 調(diào)查報告統(tǒng)計分析

《檔案管理》雜志的老總曾在2001年感慨地說。雜志社雖專門約請寫作專家介紹調(diào)查報告的寫法，然而至今沒有見到一篇真正高水平的調(diào)查報告。雜志社希望為職稱所困的基層檔案工作者下下工夫練練手，解剖它十幾只“小麻雀”。并熱情邀請身懷絕技的專家學(xué)者也不妨忙里偷閑下來走走，呼吸一下新鮮空氣，順便捉它幾只“麻雀”帶回去解剖………五六年過去了，現(xiàn)在的狀況如何呢?筆者試對《檔案管理》2002-2006年5年間發(fā)表的調(diào)查報告進行了統(tǒng)計分析，

1 調(diào)查報告欄目載文統(tǒng)計分析

據(jù)了解，在目前檔案學(xué)檔案事業(yè)類13種核心期刊中，《檔案管理》是唯一開辟有“調(diào)查報告”欄目的一家。自2002年第1期開辟“調(diào)查報告”欄目，截止2006年第6期，該專欄共發(fā)表各類調(diào)查報告95篇(各年發(fā)表情況見表1)，平均每期發(fā)表3，2篇，平均每期發(fā)表調(diào)查報告近5個版，平均每篇調(diào)查報告1，4頁。

如果以2005年雜志改版為界線來劃分，可以看出改版前后雜志每期拿出的版面基本未變，但是每期發(fā)表調(diào)查報告的篇數(shù)在減少(少了1篇)，相應(yīng)的調(diào)查報告的篇幅在增長(差不多長了半個版)。如果考慮到雜志改版后內(nèi)文由48頁增加到96頁的現(xiàn)實，可以看出，雖然調(diào)查報告的質(zhì)量有所提高(相對的篇幅長點更能說明問題)，但雜志社對調(diào)查研究的整體狀況是不滿意的。這從《檔案管理》專業(yè)版三個主要欄目。即理論探討、業(yè)務(wù)研究和調(diào)查報告2002至2006年載文情況的粗略對比統(tǒng)計中可以很清楚地看出來(見表2)，改版后理論探討欄目每期拿出的總頁數(shù)較改版前增加了9．36個版，期均載文量增加了2篇，平均每篇文章的長度增加了0，67個版，結(jié)論是雜志社對理論探討欄目更加重視，理論探討文章的質(zhì)量進一步提高。業(yè)務(wù)研究欄目每期拿出的總頁數(shù)較改版前增加了4．44個版，期均載文量減少了2，7篇，平均每篇文章的長度增加了0，79個版，結(jié)論是雜志社對業(yè)務(wù)研究欄目比較重視，業(yè)務(wù)研究文章的質(zhì)量有明顯提高。

如果細化到各期雜志，最多的一期發(fā)表調(diào)查報告10篇共10個版面，平均1篇1頁。最少的兩期，連1篇也沒有發(fā)(見圖1)。總的看來，雜志社對調(diào)查報告的態(tài)度是有好稿就發(fā)，沒好稿拉倒，照顧關(guān)系稿、人情稿的情況在逐年減少。

2 調(diào)查報告作者統(tǒng)計分析

2．1 《檔案管理》2002-2006年調(diào)查報告欄目所發(fā)的95篇調(diào)查報告，分別由82名作者(指第一作者，本文如無特別說明，合著者均統(tǒng)計第一作者)完成。其中發(fā)表調(diào)查報告2篇及以上的僅有5人(見表3)。這5位作者發(fā)表的18篇調(diào)查報告按發(fā)表年份統(tǒng)計，2002年1篇，2003年6篇，2004年6篇，2005年5篇，但2006年這5位作者均未在調(diào)查報告欄目內(nèi)發(fā)過稿。這說明《檔案管理》調(diào)查報告欄目對優(yōu)秀作者的吸引力還不夠強，優(yōu)秀調(diào)查報告作者也未將精力始終放在調(diào)查報告的寫作上。

2．2 《檔案管理》95篇調(diào)查報告第一作者，按系統(tǒng)(作者單位性質(zhì))進行統(tǒng)計。從表4大體看出，調(diào)查報告主要還是各級檔案行政管理部門和綜合檔案館的人在撰寫：在高等院校從事檔案專業(yè)教學(xué)科研的作者雖然少，但調(diào)查報告的質(zhì)量最高：大中專院校檔案館、室工作人員逐漸成為調(diào)查報告重要作者群：其他1篇作者為鄭州市城建檔案館工作人員。在高校檔案教學(xué)科研的7名作者中，有5名來自外省，我省高校作者僅有鄭州大學(xué)1人、洛陽大學(xué)1人；在綜合檔案館、檔案局作者完成的48篇調(diào)查報告中，有18篇為縣級檔案局館工作人員完成，有25篇為市地級檔案局館工作人員完成，有5篇為省級檔案局館工作人員完成(其中1篇為外省作者)。

2．3 《檔案管理》95篇調(diào)查報告第一作者，按地區(qū)進行統(tǒng)計(表5)。省內(nèi)作者分布在全省15個省轄市，三門峽、商丘、信陽三市沒有調(diào)查報告發(fā)表。筆者觀察發(fā)表調(diào)查報告比較多的市雖與有高產(chǎn)作者有關(guān)，但更主要的原因是這些地區(qū)學(xué)術(shù)氣氛濃，在整個檔案專業(yè)論文發(fā)表方面這幾個市都是領(lǐng)先的。值得關(guān)注的是，省外作者的稿件雖然較少，但稿件質(zhì)量較高，平均每篇達到2．7頁，遠遠超過了平均數(shù)。

3調(diào)查報告研究主題統(tǒng)計分析

筆者將《檔案管理》95篇調(diào)查報告按9個主題分類，即檔案利用、新領(lǐng)域檔案工作、單位檔案管理個案分析、檔案信息化建設(shè)、檔案人員素質(zhì)、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作、檔案論文文獻分析、工程檔案管理和其他(具體見表6)。經(jīng)過分析，有以下幾點認識：

3．1 館室藏檔案資料利用統(tǒng)計分析在所有調(diào)查報告中占比例最重，為26篇，占調(diào)查報告總數(shù)的27．4％。可以看到，不僅有館室藏檔案利用的調(diào)查，還有館藏資料、檔案編研成果、館藏二級單位檔案利用情況的調(diào)查，還有作者對館藏未利用檔案進行的統(tǒng)計分析。開封、新鄉(xiāng)、南陽館藏檔案利用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)達到了10年以上，南陽唐河縣檔案局郭煒的調(diào)查更是長達20年(1985—2004)，有力地增強了調(diào)查分析的可信性。

3．2 有關(guān)新領(lǐng)域檔案工作的調(diào)查研究也是比較多的，有15篇，占到15．8％。這說明調(diào)查報告作者對檔案工作領(lǐng)域的新生事物比較關(guān)注。對尚未引起檔案行政管理部門重視并加以指導(dǎo)的社會中介組織(會計師事務(wù)所、律師事務(wù)所等)檔案管理狀況的調(diào)查很有必要。但是，這些研究大多還是初步的，與檔案利用的深度調(diào)查研究相比，有關(guān)新領(lǐng)域檔案工作的調(diào)查研究主要還停留在對現(xiàn)狀的簡單描述上。

3．3 有關(guān)作者本人所在單位檔案管理工作現(xiàn)狀的個案調(diào)查，雖然數(shù)量不少，但總體質(zhì)量不高。平均每篇僅有1，03頁(版)，基本說明不了什么問題。

3．4 在調(diào)查報告數(shù)量不多的幾類中，有關(guān)文獻統(tǒng)計分析的5篇文章質(zhì)量最高，平均每篇達到2，66頁(版)，5位作者有4位是來自高等院校檔案專業(yè)的教學(xué)科研人員，有3位來自省外高校。另外，關(guān)于檔案用戶調(diào)查的3篇調(diào)查報告，以及《深圳市工程檔案管理失控狀況分析與對策》(2005年第3期)、《濮陽市檔案局(館)10年(1988-1997)形成的文件和檔案綜合統(tǒng)計分析》(2002年第4期)都是既有數(shù)據(jù)又有分析的質(zhì)量較高的調(diào)查報告。

4 調(diào)查抽樣方法統(tǒng)計分析

抽樣是從總體中按一定方式選擇或抽取樣本的過程。從大的方面看，各種抽樣都可以歸為概率抽樣與非概率抽樣兩大類，這是兩種有著本質(zhì)區(qū)別的抽樣類型。概率抽樣與非概率抽樣又可細分為不同的形式(見圖2)，但從《檔案管理》22篇抽樣調(diào)查報告來看，檔案界同行對抽樣方法掌握得并不好。

根據(jù)《檔案管理》調(diào)查報告的實際狀況，筆者將其簡單劃分為抽樣調(diào)查、個案調(diào)查、全面調(diào)查三種類型。所謂抽樣調(diào)查，是指在調(diào)查總體中按照一定的方法選取一定的樣本，通過對樣本調(diào)查所獲得的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，然后來推論欲調(diào)查對象的整體狀況：個案調(diào)查是通過對有代表性的一個單位的調(diào)查，來推論和揭示整個地區(qū)或行業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀；所謂的全面調(diào)查，也是相對意義上的，只是對想要調(diào)查的某一領(lǐng)域的全部對象進行調(diào)查，并不是普查。從表7可以看出，個案調(diào)查占了所有調(diào)查報告的一半還要多，這些調(diào)查基本上都是對作者所在單位檔案或者某一方面檔案工作的調(diào)查，很難說其調(diào)查具有代表性和典型性。

在本文寫作過程中，筆者還發(fā)現(xiàn)《檔案管理》的調(diào)查報告大都缺少對調(diào)查樣本抽取方法的描述，但如果少了這些必要的描述，開門見山就是“通過調(diào)查，筆者……”所得結(jié)論是難以讓人信服的，當然也有做得好的，像《社會保障檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查報告》 (2004年第3期)就專門有一段描述“調(diào)查樣本的抽取方法：在全市2689個參保單位中，市區(qū)按參保單位(1357個)名錄每隔10個單位抽取1個單位，隨機抽取10％，計135個單位：各縣按參保單位(1332個)名錄每隔20個單位抽取1個單位，隨機抽取5％，計65個單位：共計200個單位作為問卷調(diào)查對象。在此基礎(chǔ)上再在200個問卷調(diào)查對象中隨機抽取10％，計20個單位作為重點調(diào)查對象，調(diào)查共發(fā)出調(diào)查問卷200份，收回有效問卷144份，有效回收率為72％。”有了這一段作鋪墊。讀者的第一印象就是該文的調(diào)查結(jié)論是可信的，起碼它反映了開封市社會保障檔案管理的實際狀況。

5 調(diào)查資料收集方法統(tǒng)計分析

筆者將調(diào)查報告資料收集方法分為問卷法、結(jié)構(gòu)訪談、實地凋查、網(wǎng)絡(luò)查詢四種。問卷法，是采用一種預(yù)先設(shè)計好的結(jié)構(gòu)化、標準化的問卷作為資料收集工具的一種調(diào)查方式。結(jié)構(gòu)訪談類似于問卷調(diào)查，只不過它是調(diào)查者拿著事先擬定好的調(diào)查提綱(問卷)向被調(diào)查者提問，然后記錄整理。實地調(diào)查，主要是指調(diào)查報告作者根據(jù)自己平時的工作體會和記錄，結(jié)合單位的一些統(tǒng)計報表來進行統(tǒng)計分析。網(wǎng)絡(luò)查詢是通過互聯(lián)網(wǎng)，特別是一些專門的網(wǎng)站，如中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)等進行檢索查詢所需的調(diào)查資料。

從表8可以看出采用實地調(diào)查收集資料的最多，占到了57．9％：采用問卷法和結(jié)構(gòu)訪談來收集資料的占了21．1％，這與調(diào)查抽樣方法的統(tǒng)計是基本相符的，凡采用個案調(diào)查的大多采用實地調(diào)查的方法，采用抽樣方法的大多采用問卷法來收集資料。未說明資料收集方法的有12．6％，這也與“《檔案管理》調(diào)查報告大都缺少對調(diào)查樣本抽取方法的描述”是一致的。值得關(guān)注的是，采用網(wǎng)絡(luò)查詢撰寫的調(diào)查報告有8篇，其中2003年1篇，2004年1篇，2005年2篇，2006年4篇，呈逐年遞增趨勢；這8篇調(diào)查報告，有7篇為高校檔案專業(yè)教師、研究生、高校檔案館工作人員所寫。有4篇為省外作者所寫。

6 調(diào)查報告被引證情況統(tǒng)計分析

撰寫調(diào)查報告的目的是為了被采用。被采用有兩方面的含意，一是被有關(guān)主管部門采納，作為決策參考從而影響實踐，這不太好統(tǒng)計；二是其觀點或數(shù)據(jù)被其他學(xué)者采用，作為引文在其專業(yè)論文中出現(xiàn)，這也是評價期刊論文質(zhì)量和影響程度的一個重要指標。2006年12月2日，筆者通過中國知網(wǎng)(http：／／www．cnki．net／index，htm)的中國引文數(shù)據(jù)庫(http：／／ckrdl77．cnki．net／grid20／Navigator．a(chǎn)spx?id＝6)，檢索到“被引文獻來源”《檔案管理》2002至2006年共有133篇論文被引證，其中專業(yè)論文124篇，按欄目進行統(tǒng)計如表9。

表9 《檔案管》2002－2006年專業(yè)論文被引證情況統(tǒng)計表

從表9可以看出，調(diào)查報告的被引證量和比例都是比較低的。結(jié)合表2統(tǒng)計的2002至2006年《檔案管理》專業(yè)版3個主要欄目，即理論探討、業(yè)務(wù)研究和調(diào)查報告的發(fā)文量進行對比(見表10)，調(diào)查報告的被引證比例也是最低的。調(diào)查報告的質(zhì)量有待提高。

7 小結(jié)

7．1 《檔案管理》自2002年開辟“調(diào)查報告”專欄以來，發(fā)表了省內(nèi)外82名作者的95篇調(diào)查報告，受到了國內(nèi)檔案界的關(guān)注。作為檔案學(xué)檔案事業(yè)類核心期刊中唯一設(shè)置調(diào)查報告專欄的雜志，《檔案管理》應(yīng)把這一特色欄目堅持辦下去。

7．2 選擇了一個調(diào)查問題后，抽樣收集資料和對資料進行分析是完成調(diào)查研究的三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。前文中筆者對抽樣和資料收集方面存在的問題作了一些簡單分析，但對資料分析未作討論，主要是筆者對此也是一知半解，不敢妄加評論。總體看來，我們調(diào)查研究的水平、調(diào)查報告的質(zhì)量還不太高，希望專家學(xué)者對此作進一步研究，促進作者調(diào)查研究水平的不斷提高，把“調(diào)查報告”這個欄目辦得更好。

7．3 欄目名稱宜固定為“調(diào)查研究”。據(jù)筆者統(tǒng)計，2002至2006年，《檔案管理》共30期雜志有28期設(shè)有該專欄，可以說它是一個固定欄目。28期中，《檔案管理》調(diào)查報告欄目先后出現(xiàn)了3個名稱：調(diào)查報告、調(diào)查研究和調(diào)研報告。“調(diào)查報告”的名稱從2002年第1期沿用到2004年第3期，2005年第6期和2006年第1期又使用了這個名字，共16期發(fā)了53篇：“調(diào)查研究”僅在2005年第2期出現(xiàn)，發(fā)了1篇：“調(diào)研報告”的名稱在2004年第6期、2005年第1期、第3、4、5期、2006年第2至第6期出現(xiàn)，共9期發(fā)了29篇。另外，2004年第4期、第5期雜志目錄印的是“調(diào)研報告”，但內(nèi)文仍是“調(diào)查報告”，2期共發(fā)了12篇。縱觀2005年雜志改版后專業(yè)版的欄目名稱，理論探討、業(yè)務(wù)研究、工作園地大體是按論文研究的深入程度來劃分，正如雜志社老總常說：空對空是理論探討，空對地、地對空是業(yè)務(wù)研究，地對地是工作園地：調(diào)查報告和爭鳴、博士論壇、專題沙龍、業(yè)務(wù)答疑、文摘、書評等，主要是按文體的形式來劃分的。如果是這樣的話，欄目名稱就應(yīng)定為“調(diào)查報告”。因為調(diào)查報告是一種常用文體，而調(diào)研報告只是為了防止出現(xiàn)“調(diào)查就是數(shù)字羅列”現(xiàn)象，而對“研”額外加以強調(diào)而已。