對“銷毀檔案”的幾點思考

檔案學理論認為：“檔案價值鑒定工作，就是按照一定的目的、原則、標準和方法判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，并據此剔除失去保存價值的檔案予以銷毀的一項檔案業務工作”“鑒定解決檔案實體的存毀問題”，對經過鑒定“沒有保存價值的或者已經保管期滿的檔案就要進行銷毀”。《機關檔案工作條例》第十七條規定：“機關應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定……鑒定工作結束后，應提出工作報告，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經本機關領導人批準后銷毀。”第十‘八條規定：“機關銷毀檔案，應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。”《機關檔案工作業務建設規范》8．3規定：“銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經機關分管負責人批準后，由二人在指定地點銷毀，并存銷毀清冊上簽字。”《檔案館工作通則》第十四條規定：“檔案館對無須保存的檔案，必須經過鑒定，并征求有關部門的意見，報請主管機關批準，方能銷毀。”《科學技術檔案工作條例》第十七條規定：“要銷毀的科技檔案，必須造具清冊，經單位領導審查，報送上級主管機關備案。銷毀科技檔案，要指定監銷人。防止失密。”

筆者認為，現行檔案學理論和檔案工作規定中這種“非存即毀”的思想，給“檔案”的銷毀帶來了很多困惑。

1 “銷毀檔案”中的所謂檔案果真是檔案嗎?

按照檔案學理論和檔案銷毀工作的有關規定，檔案銷毀中所要銷毀的是一些曾經作為檔案保管，原本就無檔案保存價值或雖有檔案保存價值，但保管期滿無繼續保存必要的“檔案”。這些從現有檔案中剔除出來加以銷毀的“檔案”還是不是真正的檔案，這是我們不得不思考的一個問題。為弄清這個問題，我們有必要重溫一下檔案的定義。鄧紹興、陳智為在1986年版的《新編檔案管理學》中對檔案所下的定義是：“檔案是機關、社會組織和個人在禮會活動中形成的，作為原始記錄保存起來，以備查考的文字、圖表、聲像及其他各種形式和載體的文件材料。”這個定義說明具有查考利川價值是文件轉化為檔案的必要條件。《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)第二條對檔案所下的定義是：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這個定義說明對國家和社會具有保存價值是歷史記錄轉化為檔案的必要條件。對比以上兩個檔案定義，我們可以明顯感到，不管是把文件作為檔案上位概念的學理定義，還是把歷史記錄作為檔案上位概念的法定定義，都承認檔案是有價值的：是否具有查考或保存價值是區別檔案與文件(或歷史記錄)的基本標準。由此可知，銷毀檔案中的所謂檔案，其實已不是真正意義上的檔案，只是虛有“檔案”之名的文件(或歷史記錄)罷了。這就使人對“銷毀檔案”產生了疑問：既然“銷毀檔案”中的“檔案”已不是檔案，為什么還要稱“銷毀檔案”呢?把“銷毀檔案”這種名不副實且充滿了悖論色彩的概念堂而皇之地搬到檔案學中，納入檔案工作的有關規定，是否會讓人對檔案學理論和檔案工作規定的嚴謹性產生懷疑呢?

2 無保存價值或保管期已滿的所謂“檔案”必須要銷毀嗎?

對無保存價值或保管期已滿的所謂“檔案”的銷毀，檔案學理論認為：“必須采用徹底的方式”，“一般可將需要銷毀的檔案送造紙工廠作原料。離造紙工廠遠的檔案館(室)或被銷毀的檔案特別機密，亦可自行焚毀。為保守黨和國家的機密，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣”。可以說“保守機密”是檔案學理論主張對“檔案”銷毀的真正目的，這種用意從對檔案銷毀工作作出規定的《機關檔案工作條例》第十八條、《科學技術工作條例》第十七條也可以看出。為_，保密的需要，要求對鑒定出的無保存價值或保管期已滿的所有“檔案”都進行銷毀的思想是錯誤的，做法是不合適的。這種銷毀會讓人們產生以下疑問：

一是鑒定出的無保存價值或保管期已滿的“檔案”都需要保密嗎?對是否需要保密這個問題，我們可以做以下兩方面的分析：第一是對檔案館來說，按照《檔案法實施辦法》第十一三條的規定，市級以上國家綜合檔案館接收的是立檔單位保存20年的檔案，縣級國家綜合檔案館接收的是立檔單位保存10年的檔案。對這些在立檔單位已存10年、20年的檔案，到檔案館再保存一段時間后，按照《中華人民共和國保密法》(以下簡稱《保密法》)：“絕密事項保密30年、機密事項保密20年、秘密事項保密10年”的規定，又會有多少是需要保密的呢?在這些沒有多少保密價值的檔案中鑒定出的無保存價值的“檔案”又能有多少是保密的呢?第二是對各機關來說，需要保密的檔案也不會很多，因為需要保密的東西越多，越不容易保密，所以，為了達到真正保密的目的，任何社會都不會把保密的東兩規定得太多。更何況，隨著政務信息公開范圍的擴大，機關檔案中需要保密“檔案”會更少。既然對檔案館和機關檔案室來說，無保存價值但需保密的“檔案”很少，那么，我們有必要為保密而銷毀全部“檔案”嗎?這種為了保密而銷毀大量無須保密的“檔案”的做法合適嗎?在理論上說得過去嗎?

二是對鑒定出的無保存價值但需要保密的“檔案”，難道就應該銷毀嗎?按照《保密法》的規定，所謂的保密，也是“在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項”。保密也是在要求的時間內保密，不是需要永久保密。而對鑒定出無保存價值但需保密的“檔案”進行銷毀，不是把《保密法》規定的“一定時間”變成了永遠嗎?這是不是與《保密法》規定的保密的時間性相矛盾呢?

三是對這些鑒定出的無檔案保存價值，但需保密的“檔案”如何處置，是否該按《保密法》的有關規定執行呢?我們知道，鑒定出的無保存價值的“檔案”已不是真正的檔案，是虛有“檔案”之名的文件(或歷史記錄)。那么對這些需要保密的文件(或歷史記錄)如何進行處理，只能按照《保密法》的有關規定執行，該降密的降密，該解密的解密，而不能按照檔案工作的有關規定加以處置。既如此，檔案法規和檔案學有什么必要對“銷毀檔案”進行規定和闡述呢?檔案法規對此方面的規定不是越權嗎?

四是要求檔案保管部門對鑒定出的無保存價值的“檔案”進行銷毀，是否有壟斷信息之嫌呢?我們知道，檔案是信息的一個重要載體，檔案保管部門既是一個檔案保管機構，也是一個信息管理機構。檔案保管部門作為一個信息管理機構，在檔案保存中這種“非存即毀”的做法，是否會讓人對其產生壟斷信息之嫌呢?這種銷毀是不是對社會歷史信息的一種破壞呢?是不是會讓人對檔案保管部門產生有意制造歷史信息缺失的懷疑呢?

五是對“科技檔案”的銷毀是否是對社會財富的一種浪費呢?按照《科學技術檔案工作條例》的要求，為防止失密，對無保存價值的“科技檔案”要進行銷毀。對科技檔案知識稍有了解的人都知道，科技檔案是科技生產活動的記錄，與科技生產活動的關系非常密切，只要是需要保密的，一般都是具有相當市場價值的。對這些在本單位已無保存價值，而對社會具有使用價值的所謂“科技檔案”進行銷毀，難道不是一種對社會財富的浪費嗎?這種銷毀對單位和社會來說有什么好處呢?

筆者認為，對鑒定出的“檔案”予以銷毀是不合適的。我們沒有必要為了很少需要保密的所謂“檔案”，而要求把鑒定出的所有“檔案”都予以銷毀。退一步說，即使對鑒定出的需要保密的所謂“檔案”進行銷毀也不應由檔案工作的有關規定加以要求，而應由《保密法》加以調整。

3 對鑒定出的無保存價值的“檔案”進行銷毀會促進鑒定工作的開展嗎?

為提高檔案經費和檔案庫房的使用效率，多年來檔案行政管理部門一直在提倡和鼓勵檔案保管部門開展鑒定工作，但從實際來看，效果并不理想。筆者認為，以下兩個應是主要原因：一是鑒定工作難度大。我們知道，檔案就是對檔案價值的判斷。而檔案的價值是“隨著人類的科學、文化技術的發展，逐步顯現和實現的。因此，當社會進步和科學技術的發展未達到一定程度時，不要說相應的價值不能顯露出來，甚至根本不存在分析預測它所必須有的跡象和條件。”所以，對檔案來說，雖然其價值是客觀存在的，但在一定的社會條件下，全面揭示其價值難度很大，甚至是不可能的。二是“檔案的銷毀”阻礙了鑒定工作的開展，在鑒定出來的“檔案”要進行銷毀的情況下，由于對檔案的價值判斷很困難，很多檔案部門擔心鑒定出的檔案一旦銷毀，連挽回的余地都沒有，將來“萬一”有人查閱，要承擔責任而不敢鑒定，一些領導機關(包括領導人)由于同樣的擔心，也不敢承擔批準銷毀的責任，以致造成檔案的鑒定工作遲緩。可以說，“銷毀檔案”的存在是放大鑒定困難，阻礙鑒定開展的一個主要原因。試想一下，當對檔案價值的鑒定幾近緣木求魚，出現錯誤不可避免，但又無法挽回的情況下，哪個檔案部門敢積極主動地開展鑒定工作呢?在檔案價值難以鑒定的情況下，怎么能夠避免出現廣東那樣的“北水史料”事件(詳見《中國檔案》2003年第11期“關于檔案保管期限劃分進館范圍的思考——從‘北水史料’被發現想到的”)呢?在對檔案銷毀的規定下，又能有多少待銷檔案會有“北水史料”那樣幸運呢?

(作者單位：濮陽市檔案局)