建立電子文件（檔案）指導(dǎo)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的必要性分析

“國(guó)家數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程”項(xiàng)目建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，需要分階段有重點(diǎn)地抓好落實(shí)。特別是在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下，這項(xiàng)任務(wù)的完成還需要有專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)來(lái)組織實(shí)施。

1 檔案管理信息系統(tǒng)的建立雖然是一種領(lǐng)導(dǎo)行為，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視。在決策、協(xié)調(diào)軟硬件建設(shè)方面予以保障。但領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁多。不可能只為檔案信息化建設(shè)一件事操心。這就需要有向領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的機(jī)構(gòu)或人員。

2 因事設(shè)職(機(jī)構(gòu))符合現(xiàn)代行政管理學(xué)的基本原則?，F(xiàn)代行政管理學(xué)的行政組織原則中的職能目標(biāo)原則和適應(yīng)性原則是最重要的兩項(xiàng)原則。在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)日益普及、各級(jí)政府及企業(yè)辦公自動(dòng)化程度不斷提高、電子文件管理工作已經(jīng)擺在我們面前的今天，無(wú)論從職能目標(biāo)原則來(lái)說(shuō)，還是從適應(yīng)性原則來(lái)說(shuō)，在現(xiàn)有檔案行政管理部門(mén)中設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)電子文件的歸檔和電子檔案的管理進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督都是必要的。

3 組織落實(shí)是實(shí)現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)的基本保證。眾所周知，在實(shí)際工作中，無(wú)論做什么事，不但要明確做什么，怎么做，還必須明確誰(shuí)來(lái)做，否則即使目標(biāo)再好，計(jì)劃再完善，如果沒(méi)有具體的部門(mén)(或人)去實(shí)施，目標(biāo)照樣不能實(shí)現(xiàn)。

目前，在大多數(shù)省、市(地)、縣(市)檔案行政管理部門(mén)中，沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)信息化及電子文件與電子檔案管理的工作部門(mén)，甚至在全部所屬部門(mén)的職責(zé)范圍內(nèi)，也找不到這一項(xiàng)工作?！斑@就形成從上到下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都知道這項(xiàng)工作該抓，該早抓，該好好抓。但一落實(shí)到實(shí)際工作，卻沒(méi)人去抓、去作、去落實(shí)?！?/p>

“一方面，按以往的做法，要開(kāi)展一項(xiàng)新工作，都要先發(fā)文件，說(shuō)明要求，重要的工作還要培訓(xùn)學(xué)習(xí)，然后再開(kāi)展工作。但是，對(duì)指導(dǎo)開(kāi)展電子文件歸檔管理這樣技術(shù)含量高、復(fù)雜難度大的新工作，一沒(méi)有發(fā)文件要求做和如何做，二沒(méi)有培訓(xùn)，三沒(méi)有印發(fā)有關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于下級(jí)檔案行政管理部門(mén)，特別是基層檔案行政管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，沒(méi)有上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開(kāi)展對(duì)電子文件／檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的?！?/p>

另一方面，即使是在目前局館合一的體制下，多數(shù)省、市檔案館內(nèi)設(shè)的計(jì)算機(jī)處(室)也只是負(fù)責(zé)本館館藏檔案的計(jì)算機(jī)及檔案信息系統(tǒng)的管理，沒(méi)有指導(dǎo)所在行政轄區(qū)內(nèi)檔案信息化管理及電子文件管理的職能與權(quán)限。這就形成了下述現(xiàn)象：有資格管的沒(méi)能力管，有能力管的沒(méi)資格管。

所以，在現(xiàn)有檔案行政管理機(jī)構(gòu)中，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的指導(dǎo)與管理部門(mén)或賦予各檔案館內(nèi)設(shè)的計(jì)算機(jī)處(室)相應(yīng)的管理與指導(dǎo)職權(quán)，以便從組織上保證這一任務(wù)落實(shí)，這也是現(xiàn)實(shí)工作的需要。

4 實(shí)施專(zhuān)門(mén)管理亦是檔案信息化的客觀要求。對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與電子文件管理是檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容之一。計(jì)算機(jī)技術(shù)作為人類(lèi)有史以來(lái)發(fā)展速度最快的技術(shù)，其知識(shí)與技術(shù)的更新速度令人瞠目，常常使專(zhuān)門(mén)從事這項(xiàng)工作的人都感到應(yīng)接不暇，不敢懈怠。

電子文件作為一種信息的非人工識(shí)讀性、系統(tǒng)依賴(lài)性、信息與載體之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲(chǔ)的高密度性、多種信息媒體的集成性和信息的可操作性很強(qiáng)的檔案信息載體，對(duì)它的管理亦是一項(xiàng)技術(shù)性強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)工作。

因此，對(duì)計(jì)算機(jī)及電子文件的管理，是一項(xiàng)需要以檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)為基礎(chǔ)的工作，需要專(zhuān)門(mén)管理。從信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)看，設(shè)立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或(人員)對(duì)計(jì)算機(jī)和電子文件實(shí)施管理勢(shì)在必行。

(作者單位：開(kāi)封大學(xué))